Toisten aivojen rakentaminen yhteenveto ja arvostelu | Tiago Forte

Todistettu menetelmä digitaalisen elämäsi järjestämiseen ja luovan potentiaalisi vapauttamiseen

Elämä on kiireistä. On Toisten aivojen rakentaminen ollut lukulistallasi? Opi tärkeimmät oivallukset nyt.

Raapaisemme tässä pintaa. Jos sinulla ei vielä ole Tiago Forten suosittua kirjaa johtamisesta, päätöksenteosta ja tuottavuudesta, tilaa se. täällä tai hanki äänikirja ilmainen saadaksesi tietää mehukkaat yksityiskohdat.

Johdanto

Onko sinulla vaikeuksia olla tuottava? Onko sinun vaikea oppia ja muistaa asioita? Onko vaikea keskittyä eikä viivytellä? Sinun on ehkä rakennettava toiset aivot. 

Tiago Forten Toisten aivojen rakentaminen tarjoaa järjestelmän ajatusten, ideoiden ja tiedon tallentamiseen, järjestämiseen ja tallentamiseen. Kirjassa ehdotetaan, että rakentamalla "toiset aivot" voit parantaa muistiasi, lisätä tuottavuuttasi ja tehdä parempia päätöksiä.

Toiset aivot ovat henkilökohtainen tietopohja. Sen avulla voit paremmin tallentaa, käsitellä ja hyödyntää tietämystäsi ja kokemustasi. Kuvittele, että voisit tallentaa uutta tietoa tehokkaasti päähäsi kuin hyvin järjestetty arkistokaappi. Voisit sitten käyttää tätä kaappia resurssina, joka auttaa sinua saamaan asioita tehtyä.

Kirja on jaettu kolmeen pääosaan. Ensimmäisessä keskitytään henkilökohtaisen tiedonhallinnan (PKM) periaatteisiin. Niihin kuuluvat kasvumielialan ja uteliaisuuden kehittäminen oppimisessa ja henkilökohtaisessa kehityksessä. PKM osoittaa, mitä hyötyä on kehittää järjestelmä tiedon taltioimiseksi ja organisoimiseksi.

Toisessa osassa käsitellään erilaisia työkaluja ja tekniikoita, joita voidaan käyttää toisen aivojen rakentamiseen. Näihin kuuluvat tiedon tallentamisen ja järjestämisen menetelmät, kuten muistiinpanojen tekeminen, indeksointi ja merkitseminen. Opimme myös tekniikoita tiedon syntetisoimiseksi ja tiivistämiseksi, kuten mind mapping ja concept mapping.

Viimeisessä osassa käsitellään PKM:n soveltamista eri yhteyksissä, kuten työssä, koulutuksessa ja henkilökohtaisessa kehityksessä. Opit, miten PKM:n periaatteita ja tekniikoita voidaan soveltaa näissä eri yhteyksissä erityisten tavoitteiden ja tulosten saavuttamiseksi.

Tiago Forte

Tiago Forte on tuottavuusasiantuntija ja yrittäjä. Hän on käyttänyt yli vuosikymmenen tutkiessaan ja tutkiessaan parhaita käytäntöjä henkilökohtaisen tiedon ja informaation keräämiseen, järjestämiseen ja käyttöön.

Forte on työskennellyt suunnittelun ja koulutuksen parissa. Hän on työskennellyt muun muassa Googlen, IDEO:n ja Stanfordin yliopiston kanssa. Hän perusti Forte Labs -yrityksen, joka tarjoaa tuottavuuteen, luovuuteen ja henkilökohtaiseen kehitykseen liittyviä koulutus- ja konsultointipalveluja.

Lisäksi Toisten aivojen rakentaminenForte on kirjoittanut useita muita kirjoja tuottavuudesta, luovuudesta ja henkilökohtaisesta kehityksestä. Hän on suosittu puhuja ja bloggaaja, ja häntä on esitelty useissa eri tiedotusvälineissä, kuten Forbes, Fast Companyja New York Times.

Forte tunnetaan käytännöllisistä ja toimivista neuvoistaan sekä uskostaan jatkuvan oppimisen ja parantamisen arvoon. Hän kannattaa kasvuajattelua ja ennakoivaa lähestymistapaa henkilökohtaiseen kehitykseen. Tämän saavuttamiseksi hän jakaa järjestelmänsä, jolla hän kerää ja organisoi tietoa. 

StoryShot #1: Käytä todistettua menetelmää digitaalisen elämäsi järjestämiseen ja luovan potentiaalisi vapauttamiseen.

Aivomme eivät sovellu hyvin suurten tietomäärien tallentamiseen. Lisäksi meitä pommitetaan jatkuvasti häiriötekijöillä, jotka vaikeuttavat keskittymistä ja selkeää ajattelua. Tarvitsemme siis järjestelmän ajatustemme, ideoidemme ja tietojemme tallentamiseen ja järjestämiseen.

Toisten aivojen rakentamisprosessi tiivistyy CODE-menetelmään. Se koostuu neljästä keskeisestä vaiheesta:

1. Capture: Tallenna ajatuksesi, ideasi ja tietosi sitä mukaa kuin ne tulevat sinulle. Voit tehdä tämän kirjoittamalla, puhumalla tai käyttämällä digitaalisia työkaluja, kuten muistiinpanosovelluksia tai äänitallennusohjelmia. Tee tämä välittömästi sen sijaan, että yrität muistella ideoita. Aivojamme ei ole suunniteltu pitkäaikaiseen varastointiin. Tallentamalla ideasi heti, kun ne tulevat mieleesi, voit varmistaa, ettet hukkaa niitä ja voit viitata niihin myöhemmin.
2. Järjestä: Järjestä kerätyt ideat tavalla, joka on sinulle mielekäs ja jonka avulla pääset niihin helposti käsiksi. Voit käyttää apuvälineitä, kuten muistikirjoja, kansioita tai digitaalisia muistiinpanosovelluksia. Järjestäminen auttaa sinua löytämään etsimäsi helpommin. Sinun ei tarvitse tuhlata aikaa tiedon etsimiseen.
3. Kehitä: Pidä keskitetty paikka, jossa voit säilyttää kaikki tallentamasi ja järjestämäsi tiedot. Tämä voi olla fyysinen paikka, kuten arkistokaappi, tai digitaalinen paikka, kuten pilvipohjainen tallennusjärjestelmä. Toisten aivojen keskitetty sijainti auttaa sinua pitämään ideasi ja tietosi yhdessä paikassa.
4. Arvioi: Pohdi keräämiäsi ja järjestämiäsi tietoja. Tarkastele muistiinpanojasi säännöllisesti. Käytä toisia aivojasi päätöksentekoon ja uusien ideoiden luomiseen. Pohdinta on tärkeä osa prosessia. Sen avulla voit miettiä, mitä olet oppinut ja miten voit soveltaa sitä elämässäsi. Arvioi tiedon hyödyllisyyttä ja päätä, pidätkö vai hylkäätkö sen. Jos tieto on hyödyllistä, voit tallentaa sen toisiin aivoihin. Jos ei, voit hylätä sen. Tavoitteena on säilyttää vain kaikkein arvokkain tieto ja hylätä loput.

Tätä CODE-menetelmää noudattamalla pystyt käsittelemään ja ymmärtämään keräämäsi tiedot. Tämä auttaa sinua tekemään parempia päätöksiä. Järjestä tiedot asiaankuuluviin luokkiin. Pohdi, miten sitä voidaan käyttää tavoitteidesi tukemiseen. Arvioi tiedon hyödyllisyyttä. Näillä vaiheilla varmistat, että saat kerätyistä tiedoista irti arvoa ja hyödynnät niitä.

Tärkeimpiä vinkkejä ja strategioita toisen aivojen rakentamiseen ovat erilaisten työkalujen ja tekniikoiden käyttö, tavoitteiden ja prioriteettien asettaminen sekä itsereflektio. Ota tavaksi tallentaa ja organisoida ajatuksiasi. Tämä voi auttaa sinua ajattelemaan tehokkaammin ja tekemään parempia päätöksiä.

StoryShot #2: Henkilökohtaisen tietämyksen hallinnan (PKM) viisi keskeistä periaatetta

PKM:n tulisi perustua viiteen keskeiseen periaatteeseen. Ne auttavat sinua rakentamaan toiset aivosi, jotta voit kaapata ja organisoida tietoa tehokkaammin. Nämä viisi periaatetta ovat: 

1. Kehitä kasvumielialaa. Ole valmis oppimaan, kasvamaan ja sopeutumaan. Etsi uutta tietoa ja kokemuksia ja ole avoin uusille ideoille ja näkökulmille.
2. Ole utelias ja tutki. omaksua aktiivinen, tutkiva lähestymistapa oppimiseen ja henkilökohtaiseen kehittymiseen. Uteliaisuus ja ennakkoluulottomuus. Ole valmis etsimään uusia kokemuksia ja haastamaan oletuksia.
3. Tarkoitus ja keskittyminen. Aseta selkeät tavoitteet ja painopisteet. Keskity arvokkaimpiin ja olennaisimpiin tietoihin.
4. Kehitä järjestelmä. Rakenna henkilökohtainen tietopohja tietojen keräämistä ja järjestämistä varten. Tämä järjestelmä auttaa sinua käsittelemään ja säilyttämään tietoa tehokkaammin ja käyttämään sitä tehokkaammin.
5. Opi ja paranna. Tavoitteena on lisätä tietämystä, taitoa ja tehokkuutta ajan myötä.

StoryShot #3: Työkalujen ja tekniikoiden käyttö toisen aivon rakentamiseen.

Henkilökohtaisen tietopohjan tai toisen aivojen rakentamiseen voidaan käyttää erilaisia välineitä ja tekniikoita. Joitakin näistä ovat mm:

• Muistiinpanojen tekeminen. Tämä tarkoittaa tietojen keräämistä jäsennellysti ja järjestäytyneesti. Voit käyttää hahmotelmia, luetteloita tai kaavioita. Muistiinpanojen tekeminen auttaa sinua käsittelemään ja säilyttämään tietoa tehokkaammin ja käyttämään sitä tehokkaammin.
• Indeksointi. Tähän liittyy tietojen luokittelu ja järjestäminen loogisella ja mielekkäällä tavalla. Voit päättää käyttää tunnisteita tai tarroja. Tämä auttaa sinua löytämään ja käyttämään tiettyjä tietoja helpommin.
• Mind mapping. Tähän liittyy tietojen ja ajatusten visuaalinen esittäminen. Oksat ja solmut edustavat erilaisia käsitteitä ja yhteyksiä. Mind mapping voi auttaa sinua yhdistämään eri tietojen välisiä pisteitä. Se auttaa myös yksinkertaistamaan monimutkaisia ajatuksia.
• Konseptikartoitus. Tämä on samankaltaista kuin mielikartoitus. Siinä kartoitetaan suhteet erilaiset käsitteet tai ideat. Käsitekartat voivat auttaa sinua ymmärtämään ja esittämään monimutkaisia järjestelmiä ja prosesseja.
• Yhteenveto ja yhteenveto. Tämä tarkoittaa tiedon tiivistämistä ja yksinkertaistamista, jotta se voidaan ymmärtää ja muistaa paremmin. Voit käyttää tekniikoita, kuten korostamista, alleviivaamista tai tiivistelmämuistiinpanojen tekemistä.

Nämä työkalut ja tekniikat auttavat sinua keräämään, järjestämään ja käyttämään tietämystäsi ja tietojasi tehokkaammin. Voit yhdistellä ja muokata niitä omien tarpeidesi ja mieltymystesi mukaan.

StoryShot #4: PKM:n soveltaminen työssä, koulutuksessa ja henkilökohtaisessa kehityksessä

PKM:ää voidaan soveltaa eri yhteyksissä. Näitä ovat mm:

• Työpaikka. PKM työpaikoilla voi parantaa tuottavuutta, tehokkuutta ja innovointia. Se voi auttaa yksilöitä pysymään organisoituneina, pysymään ajan tasalla olennaisista tiedoista ja kommunikoimaan tehokkaasti muiden kanssa.
• Koulutus. PKM voi parantaa oppimistuloksia ja akateemista suoritusta. Se voi auttaa opiskelijoita ymmärtämään ja säilyttämään tietoa paremmin. Se auttaa heitä myös kehittämään kriittistä ajattelua ja ongelmanratkaisutaitoja.
• Henkilökohtainen kehitys. PKM henkilökohtaisessa kehityksessä voi parantaa taitoja, tietoja ja yleistä hyvinvointia. Se voi auttaa sinua asettamaan ja saavuttamaan henkilökohtaisia tavoitteita sekä oppimaan ja kasvamaan tarkoituksellisemmin ja itseohjautuvammin.

PKM:n periaatteet ja tekniikat ovat monipuolisia ja mukautettavissa erilaisiin tilanteisiin. PKM:n periaatteiden ja tekniikoiden soveltaminen tarkoituksenmukaisesti ja kohdennetusti. Voit saavuttaa erityisiä tavoitteita ja tuloksia henkilökohtaisessa ja ammatillisessa elämässäsi.

StoryShot #5: Käytä näitä viittä keskeistä periaatetta ja menetelmää toisen aivojen luomiseen.

Toiset aivosi ovat järjestelmäsi, jonka avulla voit tallentaa, organisoida ja tarkastella ideoitasi ja tietojasi. Luodaksesi tehokkaat toiset aivot sinun tulisi:

1. Kerää kaikki. Ota talteen kaikki sinulle tärkeä. Tähän kuuluvat ideat, muistiinpanot, artikkelit ja muut tietolähteet. Voit käyttää työkaluja, kuten muistiinpanosovellusta, kirjanmerkintätyökalua tai asiakirjahallintajärjestelmää.

2. Järjestä tarkoituksella. Kun olet kerännyt ideasi ja tietosi, järjestä ne tavalla, joka on sinulle mielekäs ja hyödyllinen. Voit luoda luokkia, tunnisteita tai muita metatietoja, joiden avulla voit löytää ja käyttää tietoja helpommin.

3. Tarkastele säännöllisesti. Jos haluat ottaa kaiken irti toisesta aivostasi, tarkista ajatuksiasi ja tietojasi säännöllisesti. Varaa joka päivä tai viikko aikaa toisen aivosi tarkasteluun ja pohdintaan. Voit käyttää tarkistustyökaluja ja -tekniikoita, kuten Zettelkasten-menetelmää (tästä kerrotaan StoryShot #7:ssä).

4. Käytä toisia aivojasi uusien ideoiden luomiseen. Toiset aivosi eivät ole vain tietovarasto, vaan myös väline uusien ideoiden luomiseen. Tarkastele ja syntetisoi ideoitasi ja tietojasi luovuuden ja innovaation synnyttämiseksi.

5. Laita toiset aivosi työskentelemään puolestasi. Käytä toisia aivojasi, jotta voit tallentaa ja käyttää ideoitasi ja tietojasi helpommin ja tehokkaammin. Voit yhdistää toiset aivosi muihin työkaluihin.

Toisen aivomenetelmän avulla voit järjestää ja hallita tietoa, jota kohtaat jokapäiväisessä elämässäsi. Se voi auttaa sinua olemaan tuottavampi, luovempi ja tehokkaampi.

StoryShot #6: Tietojen tallentaminen ja tallentaminen

Tiedon tallentaminen ja tallentaminen on ensimmäinen askel toisen aivojen rakentamisessa. Voit käyttää työkaluja ja tekniikoita tietojen keräämiseen ja tallentamiseen keskitettyyn paikkaan.

Yksi tehokkaimmista työkaluista on muistiinpanosovellus, kuten Evernote, Ilmoitustai OneNote. Näillä sovelluksilla voit tehdä muistiinpanoja eri aiheista, kuten tekstistä, kuvista ja äänitallenteista. Voit myös käyttää näitä sovelluksia muistiinpanojen järjestämiseen muistikirjoihin ja kansioihin. Voit lisätä tunnisteita ja muita metatietoja, jotka auttavat sinua löytämään ja luokittelemaan muistiinpanosi.

Siirrä muistiinpanoja näiden viiden kerroksen läpi, kun tarkastelet niitä orgaanisesti päivittäisessä työssäsi. Kukin näistä kerroksista lisää tiivistämisen tasoa ja tiivistää sen merkitystä:

1. Raakamuistiinpanot
2. Lihavoidut kohdat
3. Kohokohdat
4. Olennainen yhteenveto
5. Remix alkuperäiseen luomukseen

Muistiinpanojen tulisi olla:

• henkilökohtainen: optimoitu sinulle, epävirallinen, eikä sitä ole tarkoitettu julkiseen esitykseen;
• julkaisematon: sotkuista, satunnaista, järjetöntä, eikä sillä pyritä tiettyyn lopputulokseen; 
• avoin: lisäämällä ja rakentamalla tietopohjaasi jatkuvasti; 
• ja eri medioissa: kuvia, ääntä, videoita, twiittejä, kirjoja, artikkeleita, musiikkia, kaavioita, luonnoksia, koodia, demoja, dioja, verkkosivuja, podcasteja ja paljon muuta!

Toinen tehokas kaappaustyökalu on kirjanmerkkisovellus, kuten Pocket tai Instapaper. Näiden sovellusten avulla voit tallentaa verkkosivuja myöhempää käyttöä varten ja järjestää ne luokkiin tai tunnisteisiin. Tämä on hyödyllinen tapa tallentaa tietoa internetistä myöhempää käyttöä varten.

Myös asiakirjojen hallintajärjestelmät, kuten Google Drive tai Dropbox, voivat olla hyödyllisiä tietojen tallentamisessa ja säilyttämisessä. Näiden järjestelmien avulla voit ladata ja järjestää asiakirjoja, taulukkolaskentataulukoita ja muita tiedostotyyppejä keskitettyyn paikkaan. Tämä on kätevä tapa tallentaa ja käyttää tärkeitä asiakirjoja ja muunlaisia tietoja.

Tietojen keräämisen ja tallentamisen tavoitteena on kerätä mahdollisimman paljon raaka-aineistoa ja tallentaa se keskitettyyn paikkaan myöhempää käyttöä varten. Voit saavuttaa tämän esimerkiksi muistiinpanosovellusten, kirjanmerkkisovellusten ja asiakirjahallintajärjestelmien kaltaisten työkalujen ja tekniikoiden avulla.

StoryShot #7: Järjestä ja luokittele tietoa.

Tietojen järjestäminen ja luokittelu on toinen vaihe toisen aivojen rakentamisessa. Näin voit saada kerätystä raakamateriaalista tolkkua. Se auttaa sinua myös löytämään sen nopeasti ja helposti, kun tarvitset sitä. 

Yksi suosittu organisointitapa on "Asioiden hoitaminen" (GTD) -järjestelmä. Siinä luodaan joukko kansioita ja alikansioita tietojen tallentamista varten. Voit esimerkiksi luoda pääkansion nimeltä "Työ". Sen jälkeen voit luoda alikansioita kullekin projektille, jonka parissa työskentelet. Näin voit pitää tietosi järjestyksessä ja helposti saatavilla.

Toinen suosittu organisointitapa on "Zettelkasten"-järjestelmä. Siinä luodaan verkko toisiinsa kytketyistä muistiinpanoista, jotka on yhdistetty toisiinsa tunniste- ja viittausjärjestelmän avulla. Näin voit luoda toisiinsa liittyvien ideoiden verkon, jota voit helposti selata ja tutkia. Tämä järjestelmä voi olla erityisen hyödyllinen monimutkaisen tiedon järjestämisessä.

StoryShot #8: Pohdiskele ja tarkastele uudelleen

Pohdinta ja tarkistaminen on kolmas vaihe toisen aivojen rakentamisessa. Tarkastele säännöllisesti toisen aivosi tietoja. Silloin voit saada oivalluksia ja muodostaa yhteyksiä eri tietojen välille. 

Yksi tehokas menetelmä on "viikkokatsaus", jossa otat joka viikko aikaa tarkastella ja pohtia toisessa aivossasi olevia tietoja. Tämä voi olla hyödyllinen tapa käsitellä ja koota yhteen kuluneen viikon aikana kerättyjä tietoja ja tunnistaa hyödyllisiä oivalluksia tai yhteyksiä.

Toinen menetelmä on "päivittäinen tarkastelu", jossa käytät joka päivä muutaman minuutin tarkastellaksesi ja pohdit keräämiäsi ja tallentamiasi tietoja. Tämä voi olla hyödyllinen tapa seurata edistymistäsi ja tunnistaa alueet, joihin sinun on ehkä kiinnitettävä enemmän huomiota.

Ajatuspäiväkirja on myös hyödyllinen väline. Voit kirjoittaa ylös ajatuksiasi ja ideoitasi toisen aivosi sisältämistä tiedoista. Näin voit käsitellä ja syntetisoida keräämiäsi tietoja ja tunnistaa oivalluksia tai yhteyksiä.

StoryShot #9: Käsittele ja syntetisoi tietoa.

Tiedon käsittely ja syntetisointi on neljäs vaihe toisen aivojen rakentamisessa. Voit muuntaa toisessa aivossasi olevan tiedon hyödyllisempään ja käyttökelpoisempaan muotoon. 

Työkalut ja tekniikat, kuten miellekartoitus ja tiivistäminen, voivat olla tässä hyödyllisiä. Näistä opimme aiemmin. 

Myös ideointitekniikat, kuten aivoriihi tai lateraalinen ajattelu, voivat olla hyödyllisiä tiedon käsittelyssä ja syntetisoinnissa. Näissä tekniikoissa tuotetaan mahdollisimman paljon ideoita tietystä aiheesta. Tämä auttaa sinua herättämään uusia oivalluksia ja yhteyksiä.

StoryShot #10: Tietojen käyttö ja soveltaminen

Toisten aivojen tietojen käyttäminen arvon tuottamiseen on viimeinen askel toisen aivojen rakentamisessa. Voit käyttää tätä tietoa luodaksesi arvoa itsellesi tai muille. 

Yksi tapa on käyttää sitä ongelmien ratkaisemiseen tai kysymyksiin vastaamiseen. Voit esimerkiksi tunnistaa ongelman yrityksessäsi tai toimialallasi. Sitten voit kehittää ratkaisun, joka ratkaisee ongelman ja tuottaa lisäarvoa asiakkaillesi tai asiakkaillesi.

Voit myös käyttää toisen aivosi tietoja uusien tuotteiden tai palvelujen luomiseen. Voit käyttää saamiasi oivalluksia ja yhteyksiä havaitaksesi tyydyttämättömiä tarpeita tai aukkoja markkinoilla. Voit sitten kehittää innovatiivisia ratkaisuja, jotka luovat arvoa muille. Voisit esimerkiksi käyttää toisen aivosi tietoja tunnistamaan uuden tuotteen tai palvelun tarpeen omalla toimialallasi. Sitten voit kehittää ratkaisun, joka vastaa tähän tarpeeseen ja luo arvoa asiakkaillesi tai asiakkaillesi.

Voit tuottaa arvoa myös jakamalla tietoa muiden kanssa. Tämä voi tapahtua joko kirjoittamalla, puhumalla tai muilla viestintämuodoilla. Voit esimerkiksi kirjoittaa artikkelin tai pitää esityksen tietystä aiheesta. Jaa näkemyksesi muiden kanssa, jotta voit osallistua keskusteluun ja luoda arvoa yleisöllesi.

StoryShot #11: Jaa ja tee yhteistyötä

Jaa ja tee yhteistyötä muiden kanssa toisen aivosi sisältämien tietojen kanssa. Tämä auttaa sinua saamaan uusia oivalluksia ja näkökulmia. Se tarkoittaa myös, että voit käyttää toisen aivosi tietoja tehokkaammin.

Yksi tapa tehdä tämä on käyttää verkkotyökaluja ja -alustoja, joiden avulla voit jakaa ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa reaaliajassa. Voit esimerkiksi käyttää Google Docsin tai Slackin kaltaisia työkaluja asiakirjojen jakamiseen ja yhteistyöhön. Tai voit käyttää ClickUpin tai Asanan kaltaisia työkaluja projektien ja tehtävien jakamiseen ja yhteistyöhön.

Käytä sosiaalisen median alustoja ja muita verkkoyhteisöjä jakaaksesi näkemyksiäsi ja yhteyksiäsi muiden kanssa. Voit käyttää myös perinteisempiä keinoja, kuten henkilökohtaisia tapaamisia tai työpajoja. Kokoamalla ihmiset yhteen henkilökohtaisesti keskustelemaan ja tekemään yhteistyötä tietystä aiheesta tai kysymyksestä voit saada uusia oivalluksia ja näkökulmia, joita et ehkä olisi voinut saada verkossa.

StoryShot #12: Jatkuva parantaminen ja optimointi

Toisten aivojen järjestelmän jatkuva parantaminen ja optimoiminen on tärkeä askel toisen aivojen rakentamisessa. Sen avulla voit tehdä järjestelmästäsi tehokkaamman ja toimivamman ajan myötä.

Tarkastele ja arvioi järjestelmääsi säännöllisesti, jotta voit tunnistaa parannuskohteet. Näin varmistat, että se toimii aina parhaalla mahdollisella tavalla.

Käytä teknologiaa ja työkaluja prosessien automatisointiin ja virtaviivaistamiseen. Käyttämällä Zapierin tai IFTTT:n kaltaisia työkaluja toistuvien tehtävien automatisoimiseksi tai käyttämällä Evernoten tai OneNoten kaltaisia tuottavuustyökaluja tietojesi organisoimiseksi ja hallitsemiseksi voit tehdä järjestelmästäsi tehokkaamman ja toimivamman.

Etsi myös uusia oppimismahdollisuuksia ja pysy ajan tasalla alasi viimeisimmästä kehityksestä. 

StoryShot #13: Järjestä elämäsi PARA-menetelmän avulla 

PARA on tehokas menetelmä tietojen järjestämiseen ja jäsentämiseen. PARA-menetelmässä on neljä vaihetta:

1. Hankkeet. Jaottele työ- ja yksityiselämäsi tiettyihin tavoitteisiin tai tehtäviin, joiden parissa työskentelet. Esimerkkejä ovat kirjan kirjoittaminen, uuden tuotteen lanseeraus tai loman suunnittelu. Projektit ovat erityisiä tavoitteita tai tehtäviä, joiden parissa työskentelet.
2. Alueet. Ryhmittele projektisi laajempiin luokkiin. Nämä kattavat yleisiä elämänalueita. Näitä ovat esimerkiksi työ, henkilökohtainen kehitys ja terveys. 
3. Resurssit. Tunnista hankkeittesi tueksi tarvitsemasi välineet ja tiedot. Nämä ovat resurssisi. Niitä voivat olla esimerkiksi kirja kirjoittamistekniikoista, projektinhallintaohjelmisto tai matkasuunnitelmamalli.
4. Arkisto. Luo arkisto, johon voit tallentaa aiempia projekteja ja tietoja, jotka haluat pitää saatavilla. Tallenna valmiit projektit ja niihin liittyvät resurssit ja muistiinpanot, jotta voit palata niihin myöhemmin.

Seuraamalla tätä PARA-menetelmää voit luoda "toiset aivot", joissa kaikki tietosi ja ideasi ovat yhdessä, helposti saatavilla olevassa paikassa. Tämä auttaa sinua ajattelemaan tehokkaammin ja tekemään parempia päätöksiä.

StoryShot #14: Käytännön työnkulkujen strategiat projektien suunnitteluun ja digitaalisen elämän hallintaan

Tietotyön tekeminen nykyisessä taloudessa tarkoittaa, että jokainen hanke on oma ainutlaatuinen lumihiutaleensa. On ratkaisevan tärkeää, että meillä on joustavat strategiat, ei staattisia työnkulkuja. Ajattele kolmea vaihetta:

• Diagnoosi. Mikä on ongelma?
• Ohjaava politiikka/suunta. Millä lähestymistavalla etsimme ratkaisua?
• Toimintasuunnitelma. Miten tämä ratkaisu toteutetaan?
  

Suunnitteluhankkeet

Käytä näitä vinkkejä projektien tehokkaaseen suunnitteluun:

• Luo metasuunnitelma, jossa esitetään halutut tulokset. Laajenna kukin lopputulos hankkeisiin, joita tarvitaan sen saavuttamiseksi. 
• Määrittele pienet hankkeet. Jaa suuret hankkeet pieniksi, hallittaviksi projekteiksi, jotka voit systemaattisesti käydä läpi. Se säästää sinut ylivoimaisuudelta ja viivyttelyltä!
• Järjestä projektit loogiseen järjestykseen. Mitä on tehtävä ensin? Etsi keskinäisiä riippuvuuksia. 
• Sukella aikapaloihin. Se auttaa sinua pysymään virrassa ja helpottaa jatkamaan siitä, mihin jäit.
• Meta-suunnitelma kutakin pienempää hanketta varten. Kerää kaikki lähteet, muistiinpanot ja resurssit yhteen paikkaan. 

Työnkulun strategiat

Saatat törmätä kompastuskiviin, jotka häiritsevät työn kulkua. Voit käyttää tekniikoita, joilla voit voittaa nämä ongelmat ja pitää työsi etenemässä. Tarkastellaan joitakin ongelmia ja niiden ratkaisemista:

1. Etkö tiedä mistä aloittaa? 

• Luo ideoiden saaristo. Täytä asiakirja kaikista ideoistasi ja niihin liittyvistä resursseista.
• Luettele otsikot ensin. Luettele kaikki otsikot ja alaotsikot, jotka voit täyttää myöhemmin.

2. Pelottaako laajuus?

• Meta-suunnitelma. Suunnittele työ, toteuta suunnitelma, mutta suunnittele myös työ.
• Vähennä sitä. Tee suurista, kunnianhimoisista ideoista pieniä, toteutettavissa olevia ideoita.

3. Onko sinulla vaikeuksia muistaa, mihin jäit?

• Käytä väliaikaisia tunnisteita. Lisää tilatunnisteet muistiinpanoihin.
• Tallenna tilannekatsaus. Kirjoita itsellesi yhteenveto siitä, mihin jäit.

4. Ettekö ymmärrä, miten tämä kaikki liittyy yhteen?

• Vaihda kontekstia. Tutustu aineistoon eri paikoissa.
• Muuta lomaketta. Lajittele ajatuksesi ja lähteet eri tavoin.

5. Etkö saa lähdettä selväksi mielessäsi?

• Kokeile värikommentteja. Lisää omat kommenttisi ja ajatuksesi riviin toisella värillä.
• Hakkeri lauseet. Korosta suoraan ja piirrä yhteyksiä muistiinpanon yli suurempien teemojen esiin saamiseksi.

Loppuyhteenveto ja tarkastelu

Yhteenvetona, Toisten aivojen rakentaminen on arvokas resurssi, jos haluat parantaa muistia, lisätä tuottavuutta ja tehdä parempia päätöksiä. Se tarjoaa käytännön ohjeita ja työkaluja, joiden avulla voit kehittää ja ylläpitää järjestelmää, jolla voit tallentaa, organisoida ja käyttää henkilökohtaista tietämystä tehokkaammin.

Käydään vielä kerran läpi joitakin keskeisiä kohtia:

1. Rakenna toiset aivot hallitsemalla ajatuksiasi, ideoitasi ja tietämystäsi. Tätä varten sinun tulisi kaapata, tallentaa ja pohtia tietojasi CODE-menetelmällä.
2. Noudata henkilökohtaisen tiedonhallinnan (PKM) viittä periaatetta. Kehitä kasvuhakuinen ajattelutapa. Ole utelias ja tutki. Ole valmis etsimään uusia kokemuksia ja haastamaan oletuksia. Ole tarkoituksenmukainen ja keskity. Opi ja paranna.
3. Käytä apunasi viittä keskeistä työkalua tai menetelmää. Tee muistiinpanoja. Hakemistoi tiedot loogisesti ja mielekkäästi. Käytä mind mappingia tietojen ja ideoiden visuaalisen esityksen luomiseen. Käytä käsitekartoitusta visualisoidaksesi suhteet erilaiset käsitteet tai ideat. Syntetisoida ja tiivistää uutta tietoa. 
4. PKM:llä on monia sovellusmahdollisuuksia muun muassa työpaikoilla, koulutuksessa ja henkilökohtaisessa kehityksessä.
5. Käytä viittä keskeistä menetelmää toisen aivosi luomiseen. Ota talteen kaikki sinulle tärkeä. Järjestä tarkoituksella. Tarkastele säännöllisesti. Käytä toisia aivojasi uusien ideoiden luomiseen. Laita toiset aivosi työskentelemään puolestasi.
6. Tallenna uudet tiedot välittömästi tekemällä muistiinpanoja tai käyttämällä sovelluksia tai ohjelmistoja. 
7. Järjestä tiedot niin, että voit palata niihin helposti. "Getting Things Done" (GTD) tai Zettelkasten-järjestelmä voi auttaa.
8. Tarkastele uusia tietoja päivittäin tai viikoittain. Voit käyttää ajatuspäiväkirjaa. 
9. Käsittele tietoa tiivistämällä tai miellekartoituksella. 
10. Hyödynnä tietojasi ratkaisemalla ongelmia itsellesi tai muille.
11. Jaa ja tee yhteistyötä muiden kanssa, jotta näet uusia näkökulmia ja saat enemmän aikaan. 
12. Paranna ja optimoi aina. Ohjelmistotyökalut voivat auttaa automatisoimalla toistuvia tehtäviä tai hallinnoimalla tuottavuutta.  
13. Järjestä tietosi ja organisoi elämäsi PARA-menetelmän avulla.
14. Ota käyttöön käytännöllisiä strategioita työnkulun suunnittelemiseksi. Diagnosoi ongelma. Muodosta ohjaava toimintatapa. Seuraa toimintasuunnitelmaa.

Merkitse meidät sosiaalisessa mediassa ja kerro meille, mikä näistä on mielestäsi hyödyllinen!

Yksi kirjan vahvuuksista on sen selkeä ja tiivis kirjoitustyyli. Käsitellyt käsitteet ja tekniikat on helppo ymmärtää ja soveltaa. Kirja on myös hyvin organisoitu, ja jokainen jakso rakentuu edellisen jakson pohjalle ja tarjoaa kattavan yleiskatsauksen PKM:stä.

Opimme monenlaisia työkaluja ja tekniikoita, joita voidaan käyttää toisen aivojen rakentamiseen. Näitä ovat esimerkiksi muistiinpanojen tekeminen, indeksointi, mind mapping ja concept mapping. Saamme myös selville, miten PKM:n periaatteita ja tekniikoita voidaan soveltaa eri yhteyksissä, kuten työssä, koulutuksessa ja henkilökohtaisessa kehityksessä.

Kaiken kaikkiaan "Toisten aivojen rakentaminen" tarjoaa runsaasti käytännön neuvoja sekä hyödyllisiä vinkkejä ja tekniikoita henkilökohtaisen tietopohjan kehittämiseen ja ylläpitämiseen.

Luokitus

Arvostelemme Building a Second Brain 4,2/5.

Millaisen arvosanan antaisit Tiago Forten kirjalle?

Infografiikka

Hanki korkealaatuinen versio sovelluksessamme.

PDF, ilmainen äänikirja ja animoitu kirjan tiivistelmä 

Tämä oli jäävuoren huippu. Sukeltaa yksityiskohtiin ja tukea Tiago Forte, Tilaa se täältä tai saat äänikirjan ilmaiseksi.

Piditkö siitä, mitä opit täällä? Jaa osoittaaksesi, että välität ja kerro meille ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Uusi StoryShots? Hanki PDF-, äänikirja- ja animaatioversiot tästä tiivistelmästä. Toisten aivojen rakentaminen ja satoja muita myydyimpiä tietokirjoja meidän ilmainen, huippusijoitettu sovellus. Apple, The Guardian, The UN ja Google ovat pitäneet sitä yhtenä maailman parhaista luku- ja oppimissovelluksista.

Aiheeseen liittyvät kirjan tiivistelmät

• PARA-menetelmä Tiago Forte
• Mindset kirjoittanut Carol Dweck
• Rajattomat Jim Kwik
• 80/20-periaate Richard Koch
• Tee työ kirjoittanut Steven Pressfield
• Essentialismi Greg McKeown
• Asioiden hoitaminen David Allen
• Bullet Journal -menetelmä Ryder Carroll 
• Asioiden hoitaminen David Allen
• Ensimmäiset 20 tuntia Josh Kaufman
• Kuinka tehdä älykkäitä muistiinpanoja kirjoittanut Sönke Ahrens

• Tallenna