Getting Things Done -yhteenvedon huijauslista PDF | David Allen

Stressittömän tuottavuuden taito

Elämä on kiireistä. On Asioiden hoitaminen joka on pölyttynyt kirjahyllyssäsi? Opettele sen sijaan joitakin keskeisiä oivalluksia nyt.

Raaputamme pintaa tässä Getting Things Done -huijarissa. Jos sinulla ei vielä ole kirjaa, tilaa se. täällä tai hanki äänikirja ilmaiseksi Amazonissa saadaksesi tietää mehukkaat yksityiskohdat.

Vastuuvapauslauseke: Tämä on epävirallinen yhteenveto ja analyysi.

David Allenin näkökulma

David Allen on kirjailija, konsultti, kansainvälinen luennoitsija ja David Allen Companyn perustaja. Forbes tunnusti David Allenin yhdeksi Yhdysvaltojen viidestä parhaasta johtajavalmentajasta. Leadership Magazine noteerasi hänet yhtenä "sadan tärkeimmän ajatusjohtajan" joukosta. Fast Company kutsui David Allenia "yhdeksi maailman vaikutusvaltaisimmista ajattelijoista" henkilökohtaisen tuottavuuden alalla.

Ilmainen äänikirjan tiivistelmä

Johdanto

Asioiden hoitaminen selvittää, miten voit maksimoida kykysi suunnitella ja toteuttaa tehtäviä ja projekteja. GTD:stä on nyt tullut suosittu lähestymistapa ammatillisten ja henkilökohtaisten tehtävien hoitamiseen johtamisen piirissä. Tästä huolimatta Allenin lähestymistavat on tarkoitettu yleistettäviksi kaikkiin elämän osa-alueisiin. 

StoryShot #1: Ota elämäsi hallintaasi

Hallitsemattoman elämän takia on mahdotonta ajatella strategisesti tai suunnitella tehokkaasti. Allen suositteleekin, että saat päivittäiset tehtävät hallintaan, ennen kuin keskityt isompaan kuvaan. Asioiden hoitaminen on alhaalta ylöspäin suuntautuva lähestymistapa tuottavuuteen. Tämän lähestymistavan tavoitteena on luoda tunne siitä, että hallitset työtäsi. Tämä hallinta vapauttaa henkistä energiaa, jota tarvitaan elinikäisten tavoitteiden pohtimiseen.

StoryShot #2: Määrittele käsityksesi valmiista tuotteesta

Jotta saat asiat valmiiksi, sinun on ymmärrettävä oma määritelmäsi siitä, mitä tarkoittaa jonkin asian loppuun saattaminen. Useimmilla ihmisillä on lista tehtäviä, joilla ei ole edes selkeää näkemystä siitä, miltä valmis tehtävä näyttää. Tämä lähestymistapa ei vastaa luontaisia taipumuksiasi. Aivosi on suunniteltu ratkaisemaan ongelmia, joissa ymmärrät, mikä on päätepiste. Tämä tarkoittaa, että sinun pitäisi aina pyrkiä luomaan selkeä pysähdyspiste. Jos sinulla on vaikeuksia edistyä, varmista, että olet edelleen tietoinen siitä, miltä valmis näyttää.

StoryShot #3: Tehokkaan työn viisi vaihetta

Kerääminen

Työsi on huomattavasti tehokkaampaa, jos sinulla on kaikki tarvittavat resurssit yhdessä paikassa ennen kuin aloitat. Hyödynnät myös käytettävissä olevia panoksia paremmin, jos kaikki resurssit ovat yhdessä. Ryhdy siis keräämään. Kokoaminen on resurssien, tiedon ja tehtävien keräämistä.

Käsittely

Sen lisäksi, että keräät kaikki tarvittavat resurssit, sinun on myös määritettävä, mitä voit tehdä käytettävissäsi olevilla resursseilla. Allen kutsuu tätä prosessoinniksi. Erottele ja jaa resurssit, jotta voit priorisoida, mitä aiot tehdä seuraavaksi. Tämä voidaan tehdä tehtävän, projektin tai suunnitelman mukaan. Käsittely tarkoittaa laatikon tai laatikon tyhjentämistä ja seuraavan toteutettavissa olevan toimen määrittelemistä kaikille ensimmäisessä vaiheessa keräämillesi kohteille. Useimpien ihmisten on vaikea toimia tietyn tehtävän suhteen, koska he eivät tiedä, mitä heidän on tehtävä seuraavaksi. Ilman määrittelyä askare on vain abstrakti ajatus, ja se putkahtaa jatkuvasti esiin ajatuksissasi.

Järjestäminen

Käsittelyn jälkeen sinun on otettava tulokset ja siirrettävä ne luotettuun järjestelmään. Tämän järjestelmän merkitys on siinä, että sinun ei tarvitse muistaa kaikkia käsittelytuloksia. Järjestämisen avulla voit sijoittaa nämä tulokset käyttökelpoiseen muotoon. Allen suosittelee tehtävien sijoittamista tehtävälistoille ja projektien sijoittamista projektilistoille. Sijoita sitten tulevaisuuden suunnitelmat seurantajärjestelmään ja viitetiedot tiedostoon tai tietokantaan. 

Doing

"Tekeminen" on yksinkertaisesti jo laatimiesi suunnitelmien toteuttamista. Tekeminen tarkoittaa siis niiden tehtävien läpikäyntiä, jotka voit suorittaa juuri nyt.

Tarkistetaan

Kun olet ryhtynyt toimiin, sinun on tarkasteltava työsi tuloksia. Tarkastelun jälkeen voit tarkistaa strategiaasi vastaavasti ja parantaa järjestelmiäsi parempien tulosten saavuttamiseksi. Tässä vaiheessa varmistat säännöllisesti, että olet määritellyt oikeat tehtävät ja sisällyttänyt niihin kaiken, mitä on tehtävä. Tämän tarkasteluvaiheen pitäisi kestää noin yksi tai kaksi minuuttia päivittäiseen tarkasteluun. Viikoittaiseen tarkasteluun voi käyttää kymmenen minuuttia.

StoryShot #4: Lopeta asioiden tallentaminen päähäsi

Ihmisillä on taipumus yrittää tallentaa kaikki asiat mieleensä. Aivojamme ei ole optimoitu muistin tallentamiseen. Ne on optimoitu nopeaan päätöksentekoon. 

Yritä siis välttää tietojen jonglööraamista päässäsi. Maksimaalisen tehokkuuden saavuttamiseksi aivojen on keskityttävä 100% käsillä olevaan tehtävään. Älä koskaan mieti keskeneräisiä projekteja tai muita asiaan liittymättömiä asioita. Yksi tapa tehdä tämä on pysähtyä hetkeksi ja laittaa kaikki tärkeät tallennetut tiedot paperille. Jotkut ihmiset haluavat kirjoittaa nämä tiedot, kun taas toiset haluavat piirtää. Oli miten oli, haluat saada tallennetut tiedot ulos aivoista. Kun olet tehnyt tämän, sinun on paljon helpompi tehdä päätöksiä näiden tietojen perusteella. 

Tämä lähestymistapa täydentää aivojasi, mutta sen pitäisi myös ehkäistä stressiä. Jos vähennät kitkaa, jota koet ideoita vangitessasi, saat luonnollisesti enemmän ideoita. 

StoryShot #5: Projektit ja tehtävät ovat erilaisia

Yleinen virhe on seurata projekteja ja tehtäviä samalla tavalla. Toinen virhe on projektien ja tehtävien sekoittaminen keskenään samassa tarkasteluprosessissa. Näiden kahden asian sekoittaminen on varma tapa hukuttaa itsesi. Pitkän aikavälin hankkeiden sisällyttäminen päivittäisten tehtävien rinnalle saa sinut tuntemaan itsesi epäonnistuneeksi. Omissa silmissäsi epäonnistut tässä pitkäaikaisessa hankkeessa niiden kuukausien tai vuosien ajan, jotka sen loppuunsaattaminen kestää.

Projektien ja tehtävien erilaisten aikarajojen vuoksi sinun on seurattava niitä eri tavalla ja eri tilassa. Käytä esimerkiksi post-it-lappuja tehtäville ja päiväkirjaa projekteille.

StoryShot #6: Etsi aina seuraava toimi

Suuret hankkeet voivat monimutkaisen luonteensa vuoksi muuttua nopeasti ylivoimaisiksi. Sen sijaan, että keskittyisit kaukaisiin menneisiin tavoitteisiin, sinun pitäisi yksinkertaisesti keskittyä seuraavaan toimenpiteeseen, jota tarvitaan eteenpäin pääsemiseksi. Tämän kohdan pohjalta keskity aina vain toimiin, jotka voit tehdä juuri nyt. Jos jokin tehtävä on tällä hetkellä mahdoton, sitä on turha murehtia.

StoryShot #7: Hyödynnä 2 minuutin sääntöä

Allen suosittelee tehtävien seurantaa. Tämä sääntö ei koske pieniä tehtäviäsi. Tehtäviä, jotka kestävät enintään kaksi minuuttia, ei pitäisi koskaan seurata. Jos alat seurata näitä lyhyitä tehtäviä, käytät enemmän aikaa seurattujen aikojen kirjaamiseen kuin varsinaiseen toimintaan. Delegoi tehtäviä, kun sinusta tuntuu, että toinen henkilö voisi tehdä tehtävän nopeammin ja/tai paremmin kuin sinä. Kaikki loput askareet tulisi järjestää järjestelmään. Järjestelmä voi sisältää erityyppisiä luetteloita. Ihmiset, joille pitää soittaa, ihmiset, joille pitää kirjoittaa sähköpostia, ja luettelo eri projekteihin liittyvistä toimista, joiden parissa työskentelet. Suunnittele kalenteriisi välittömästi tehtäviä, jotka ovat aikasidonnaisia.

Getting Things Done -huijarilehti PDF

Lataa Getting Things Done Cheat Sheet PDF täällä.

Getting Things Done -sovellus

Kokeile GTD:n käyttöönottoa suosikkituottavuusohjelmamme ClickUp.

Getting Things Done PDF, ilmainen äänikirja ja animoitu kirjan tiivistelmä

Kommentoi alle ja kerro muille, mitä olet oppinut tai jos sinulla on muita ajatuksia.

Uusi StoryShots? Hanki PDF- ja animoitu versio tästä tiivistelmästä ja analyysistä, joka käsittelee kirjaa Getting Things Done ja satoja muita bestsellereitä tietokirjoista. ilmainen huippusijoitettu sovellus. Apple, The Guardian, The UN ja Google ovat pitäneet sitä yhtenä maailman parhaista luku- ja oppimissovelluksista.

Tämä oli jäävuoren huippu. Jos haluat tietää yksityiskohdat ja tukea kirjoittajaa, tilaa se... täällä tai hanki äänikirja ilmaiseksi Amazonissa.

Aiheeseen liittyvät kirjan tiivistelmät

80-20-periaate Richard Koch

Tottumuksen voima Charles Duhigg

Neljän tunnin työviikko Tim Ferriss

Essentialismi Greg McKeown

Pomodoro-tekniikka Francisco Cirillo

Siivoamisen taika muuttaa elämäni Marie Kondo

Syö tuo sammakko Brian Tracy

Syvä työ Cal Newport

Kaukosäädin David Hansson ja Jason Fried

Kytkin Chip Heath ja Dan Heath

Yhdistelmävaikutus Darren Hardy

10 päivää nopeampaan lukemiseen Abby Marks-Beale

Erittäin tehokkaiden ihmisten 7 tapaa ja tottumusta Stephen Covey