عالم بلا بريد إلكتروني ملخص ومراجعة | كال نيوبورت
الحياة مشغولة لديها عالم بلا بريد إلكتروني على قائمة القراءة الخاصة بك؟ تعرّف على الأفكار الرئيسية الآن.
نحن نخدش السطح هنا. إذا لم يكن لديك بالفعل كتاب كال نيوبورت الشهير عن الأعمال والإنتاجية, اطلبها هنا أو احصل على الكتاب الصوتي مجاناً لمعرفة التفاصيل المثيرة
مقدمة
عالم بلا بريد إلكتروني يتناول كيف أن رسائل البريد الإلكتروني من بين أكبر مسببات التوتر والقلق في جميع أماكن العمل. وترى معظم الشركات أن التعرض للتوتر بسبب رسائل البريد الإلكتروني هو علامة على سوء التنظيم أو الإدارة.
عالم بلا بريد إلكتروني يهدف إلى تحدي هذه الأسطورة ويقدم نتائج الأبحاث التي تشير إلى أن رسائل البريد الإلكتروني تتعارض مع طبيعتنا التطورية. ومع ذلك، لا يدعي نيوبورت أنه يجب القضاء على رسائل البريد الإلكتروني من جميع أماكن العمل. إنه يعتقد فقط أن العالم الذي تربطنا فيه علاقة صحية أكثر مع رسائل البريد الإلكتروني سيكون مكاناً أكثر سعادة.
يجادل كال نيوبورت بأن البريد الإلكتروني أداة ضعيفة للتواصل في مكان العمل الحديث ويقدم رؤية لعالم يتم فيه استبداله بوسائل أكثر فعالية. ويقترح أن تتبنى المؤسسات سياسة "عدم استخدام البريد الإلكتروني"، واستخدام أدوات تواصل خاصة بالمهام، وتشجيع الاجتماعات وجهاً لوجه، واستخدام التواصل الكتابي غير المتزامن، ووضع توقعات واضحة للتواصل. يجادل نيوبورت بأن هذه المبادئ يمكن أن تساعد المؤسسات على الانتقال إلى عالم خالٍ من البريد الإلكتروني وتحسين الإنتاجية والتواصل والرفاهية بشكل عام.
عن كال نيوبورت
كال نيوبورت أستاذ علوم الحاسوب في جامعة جورجتاون. وبالإضافة إلى أبحاثه الأكاديمية، يكتب مقالات وتدوينات حول تقاطع التكنولوجيا الرقمية والثقافة. كتب كال لمجلة نيويوركر ونيويورك تايمز. بالإضافة إلى ذلك، لديه مدونة طويلة الأمد تسمى Study Hacks، والتي تتلقى أكثر من 3 ملايين زيارة سنويًا.
كتب كال نيوبورت العديد من الكتب حول هذه المواضيع، بما في ذلك "العمل العميق: قواعد للنجاح المركّز في عالم مشتت الانتباه", "جيد جداً لدرجة أنهم لا يستطيعون تجاهلك: لماذا تتفوق المهارات على الشغف في البحث عن العمل الذي تحبه"،" و "البساطة الرقمية: اختيار حياة مركزة في عالم صاخب".
يشتهر نيوبورت بنصائحه غير التقليدية وغير البديهية حول الإنتاجية واستخدام التكنولوجيا. وقد ظهرت أعمال نيوبورت في مجموعة متنوعة من وسائل الإعلام، بما في ذلك صحيفة نيويورك تايمز وصحيفة وول ستريت جورنال ومجلة فوربس.
ستوري شوت #1: القضية ضد البريد الإلكتروني
يبدأ نيوبورت بوصف ظهور البريد الإلكتروني في مكان العمل. ويوضح أن شركة IBM قررت في الثمانينيات تثبيت خادم بريد إلكتروني داخلي. وكان دافعهم للقيام بذلك هو الجمع بين جميع اتصالاتهم الحالية. في ذلك الوقت، كانوا يستخدمون المذكرات والبريد الصوتي وترك الملاحظات. وقد أتاح البريد الإلكتروني الفرصة للجمع بينها وتحسين الكفاءة. تكمن المشكلة في أن البريد الإلكتروني زاد من الكفاءة إلى حد كبير، مما أدى إلى زيادة التواصل خمسة أضعاف في الأسبوع الأول الذي تم إدخاله فيه. إن سهولة البريد الإلكتروني كأداة تواصل تعني أن الموظفين كانوا يستخدمونه في التواصل ذهابًا وإيابًا أكثر مما كانوا سيفعلون مع أدوات التواصل السابقة. تسلط هذه التجربة الضوء على واحدة من أكبر مشاكل البريد الإلكتروني، وهي أنه سريع للغاية.
كما أن سرعة رسائل البريد الإلكتروني تمنع العمال من قطع الاتصال. ويصف نيوبورت أن قانون العمل الفرنسي دخل حيز التنفيذ في عام 2017 الذي يحفظ "الحق في قطع الاتصال". يهدف هذا القانون إلى تشجيع الشركات على وضع سياسات أكثر صرامة فيما يتعلق باستخدام الأشخاص للبريد الإلكتروني خارج العمل. كانت الحجة التي قدمها مقترحو هذا القانون هي أن العمال كانوا يتعرضون للإرهاق بسبب توقع الرد على رسائل البريد الإلكتروني في المساء أو في عطلة نهاية الأسبوع. يستخدم نيوبورت هذا المثال لتسليط الضوء على أن رسائل البريد الإلكتروني تجعل العمال بائسين. يدعم البحث العلمي هذه النقطة. فقد قام باحثون في جامعة كاليفورنيا بتوصيل أربعين موظفًا في المكاتب بأجهزة مراقبة لاسلكية لمراقبة معدل ضربات القلب لمدة 12 يومًا. وقد أظهرت نتائجهم أنه كلما طالت المدة التي قضاها المشاركون في تصفح البريد الإلكتروني في ساعة معينة، ارتفعت مستويات التوتر لديهم (مقاسة بمعدل ضربات القلب).
إن نتيجة هذا التوتر والتعاسة كبيرة. فعلى مستوى العمل، يؤثر الإجهاد المتزايد على أداء الفريق. كما أنها قضية نفعية إذا كان معظم الناس في العالم غارقين في رسائل البريد الإلكتروني التي تضر بصحتهم ورفاهيتهم. يتحدى نيوبورت وجهة النظر الشائعة في مجال الأعمال بأن التأثيرات السلبية لرسائل البريد الإلكتروني تعزى إلى العادات السيئة. فهو يعتقد أن عدم توافقنا مع رسائل البريد الإلكتروني يرجع إلى طبيعتنا التطورية. فهو يقارن التفاعلات الاجتماعية التي نتوق إليها كبشر بتناول الطعام. لدينا دافع تطوري لتناول الطعام، ولهذا السبب نشعر بالجوع في غياب الطعام. ويجادل نيوبورت بأن دافعنا التطوري إلى أن نكون اجتماعيين يؤدي إلى شعورنا بعدم الارتياح عندما نهمل هذه التفاعلات. فسرعة رسائل البريد الإلكتروني تعني أننا غالبًا ما نكافح لمواكبة هذه التفاعلات ونشعر بالقلق إذا لم نرد عليها في المساء أو في عطلة نهاية الأسبوع. يعتقد نيوبورت أن هذه هي المشكلة الأساسية في رسائل البريد الإلكتروني.
ستوري شوت #2: حلول مبتكرة لقلق البريد الإلكتروني في العمل
يعتقد نيوبورت أن اعتمادنا على رسائل البريد الإلكتروني وما شابهها من المنصات القائمة على العمل ينتج عنه بطبيعة الحال القلق. عندما لا يكون هناك هيكلية في العمل، سيكون هناك كم هائل من الرسائل عبر العديد من المهام التي عليك معالجتها. ولمواكبة ذلك، عليك أن تراقب هذه القنوات باستمرار. والمشكلة في ذلك هو أن عدم تركيزك يقلل من قدرتك الإدراكية وتصبح بائسًا.
تقدم نيوبورت مثالاً مبتكرًا لشركة سعت إلى معالجة القلق من رسائل البريد الإلكتروني. فقد قررت شركة أريانا هافينغتون، ثرايف غلوبال، تطوير ما تسميه "ثرايف أواي". في معظم الشركات، يتم إرسال بريد إلكتروني آلي أثناء الإجازة ردًا على رسالة بريد إلكتروني عندما تكون بعيدًا. تكمن المشكلة في هذا الأمر في أنك أثناء عطلتك، ستظل قلقًا بشأن تلقي التفاعلات الاجتماعية (رسائل البريد الإلكتروني) وعدم قدرتك على الرد. كما أن هذه الرسائل الإلكترونية ستتراكم وتتراكم لتعرض كمية لا يمكن السيطرة عليها عند عودتك. لذا، ابتكرت أريانا هافينغتون عملية يتم بموجبها الرد الآلي وحذف البريد الإلكتروني الأصلي. وهذا يعني أن الموظفين في إجازة لا داعي للقلق بشأن أي رسائل بريد إلكتروني لم يتم الرد عليها.
هذا هو الحل عندما تكون في إجازة. ولكن، ستظل المشكلة قائمة أثناء وجودك في العمل. في العمل، ستظل تعاني من قلق منخفض الدرجة وسوء فهم لأننا نعبر عن أنفسنا بشكل سيء في وسائل مكتوبة. لذا، تدعو نيوبورت أيضًا إلى أنظمة إدارة المشاريع المشتركة. يجب أن تبسّط هذه الأنظمة مهمة تحديد من يعمل على ماذا بحيث يتم قضاء وقت أقل في التواصل. يوصي نيوبورت أيضًا بابتكار آخر لاحظ أن بعض الشركات تستخدمه. على وجه التحديد، الابتعاد عن ربط عناوين البريد الإلكتروني بفرد واحد. لذا، بدلاً من تقديم طلب محدد لشخص واحد، اجعل صندوق بريد وارد مشترك حيث يراقب العديد من الموظفين المهام. هذا التغيير وحده يمكن أن يخفف الكثير من القلق المرتبط برسائل البريد الإلكتروني. وهذا يعيدنا إلى مسارنا التطوري للرسائل المتزامنة ويبتعد عن الأنواع الحديثة من الرسائل غير المتزامنة.
StoryShot #3: Negative Impact of Email Communication on Office Productivity
The research team led by Gloria Mark in 2012 studied the impact of email in a workplace. The study involved 13 employees at a research firm who had their emails shut down for five workdays.
It was observed that one of the research scientists was often interrupted during his laboratory setups due to requests from his boss. He was made to stop his work and attend to the boss’s requests, slowing down his laboratory setup. But, when the emails were turned off, the boss did not continue to bother him, as the amount of extra effort required to walk two doors down the hall was enough to prevent the boss from handing off extra work. His enthusiasm at being left to finish his setup was reported by Mark.
This experiment showed how emails create more work, increase communication friction and reduce requests. It emphasizes the need for physical contact instead of relying completely on emails for communication.
Monitoring Email Habits
In 2005, when Mark and González conducted their pioneering research, they found that a group of fourteen Australian telecommunications employees divided their workday into eighty-eight distinct “episodes”, sixty of which were dedicated to communication.
Eleven years later, Gloria Mark’s team used tracking software to monitor the habits of employees in a research division at a large corporation, finding that they checked email an average of seventy-seven times a day. Reports measuring the average number of emails sent and received daily revealed a trend of increasing communication, rising from fifty emails per day in 2005 to sixty-nine in 2006 and ninety-two by 2011.
According to a technology research firm called the Radicati Group, the projected figure for 2019 was an average of 126 messages per day.
How Email Diminishes Deep Work
Data from 2018 revealed the damaging effects of email and communication applications on the ability to perform deep work. It showed that, on average, users were checking their inboxes every six minutes or less, and the most common interval was once per minute. Furthermore, the longest uninterrupted time experienced by half of the users studied was no more than forty minutes, with the most common length clocking in at twenty minutes. This demonstrates that email and communication applications are hindering workers’ ability to focus on deep work for more than just a few minutes.
StoryShot #4: Principles for a World Without Email
Newport presents four fundamental principles as antidotes to hyperactive hive mind workflow:
Attention Capital Principle: Deploying Human Brains Sequentially Is Key to Knowledge Work
Newport’s Attention Capital Principle suggests that improved productivity in knowledge work is achieved by utilizing workflows that accommodate the way brains think. This involves adding structure to existing autonomy, with work execution being the actual work, and work flow being the way those work activities are identified, assigned, coordinated, and reviewed.
“The Attention Capital Principle The productivity of the knowledge sector can be significantly increased if we identify workflows that better optimize the human brain’s ability to sustainably add value to information.” – Cal Newport
Process Principle: Use Efficient Processes to Optimize Performance and Reduce Ambiguity
Newport’s Process Principle proposes that incorporating efficient production processes into knowledge work increases performance and reduces the amount of energy required. This does not necessarily mean reducing all creative processes down to step-by-step recipes, but rather adding more structure and organization. Effective production processes require the ability to review work progress, scheduling communications, and reducing ambiguity. Additionally, these processes need to be highly customized for individuals.
“The Process Principle Introducing smart production processes to knowledge work can dramatically increase performance and make the work much less draining.” – Cal Newport
Protocol Principle: Setting up Communication Protocols Optimizes Coordination
Newport’s Protocol Principle states that designing rules in advance to optimize workplace coordination leads to long-term gains. Examples include meetings scheduling, client protocols, communication guidelines, and email protocols. These protocols are designed to reduce the cognitive costs of knowledge work, balancing energy costs with inconvenience.
Specialization Principle: Focusing on a Few Things Increases Productivity.
The Specialization Principle suggests that doing fewer things with higher quality and more accountability can significantly improve productivity. Examples of ways to specialize include outsourcing, giving more autonomy, sprinting, budgeting attention and workloads, and supercharging support staff. On solo teams, this can be mimicked by segmenting time by responsibility.
“The Specialization Principle In the knowledge sector, working on fewer things, but doing each thing with more quality and accountability, can be the foundation for significantly more productivity.” – Cal Newport
StoryShot #5: Five Key Principles for Organizations for Transiting to a World without Email
According to Newport, email is a “poor tool” for communication due to its many limitations. It is easy to overload, difficult to keep track of, and prone to misunderstandings. Email also encourages multitasking, leading to shallow work rather than deep work, and it can be a major source of stress and distraction.
Newport suggests that organizations should adopt more effective communication methods, such as face-to-face meetings, task-specific communication tools, and “asynchronous written communication” (e.g. written documents or reports). These methods are more efficient, clearer, and less stressful than email.
In order to transition to a world without email, Newport proposes a set of principles for organizations to follow. These include:
- Adopt a “default-off” policy for email, where email is used only when necessary and other communication methods are preferred.
- Use task-specific communication tools for specific projects or tasks, rather than relying on email.
- Encourage face-to-face meetings whenever possible, as they are more efficient and allow for better communication.
- Use asynchronous written communication (e.g. documents or reports) for important or complex information.
- Set clear expectations for communication, including when and how often employees should be available and how to prioritize tasks.
By following these principles, Newport argues, organizations can transition to a world without email and improve productivity, communication, and overall well-being.
الملخص النهائي والمراجعة
In “A World Without Email,” Cal Newport argues that the reliance on email as a primary means of communication in the workplace is damaging to productivity and well-being. He suggests that organizations adopt more effective communication methods, such as face-to-face meetings, task-specific communication tools, and asynchronous written communication, and follow a set of principles including a “default-off” policy for email and clear expectations for communication.
According to Newport, four principles must be followed: the Attention Capital Principle, Process Principle, Protocol Principle, and Specialization Principle. Also, physical contact should be used instead of emails, as well as ways to streamline workflows, introduce production processes, optimize coordination, and specialize.
These principles can help organizations transition to a world without email and improve productivity, communication, and overall well-being.
التقييم
نقيم عالم بلا بريد إلكتروني 3.9/5.
ما هو تقييمك لكتاب كال نيوبورت؟
ملف PDF، وكتاب صوتي مجاني، ورسم بياني وملخص كتاب متحرك
كان هذا غيض من فيض. للغوص في التفاصيل ودعم كال نيوبورت, اطلبها هنا أو احصل على الكتاب الصوتي لـ مجاناً.
هل أعجبك ما تعلمته هنا؟ شارك لإظهار اهتمامك وإعلامنا من خلال التواصل مع فريق الدعم.
هل أنت جديد على ستوري شوتس؟ احصل على إصدارات PDF، والكتاب الصوتي، والنسخ المتحركة من هذا الملخص لـ عالم بلا بريد إلكتروني: إعادة تخيل العمل في عصر الحمل الزائد على الاتصالات والمئات من الكتب غير الخيالية الأخرى الأكثر مبيعًا في تطبيق مجاني من الدرجة الأولى. وقد اختارته كل من Apple وThe Guardian وThe UN وGoogle كأحد أفضل تطبيقات القراءة والتعلم في العالم.
ملخصات الكتب ذات الصلة
- البساطة الرقمية بواسطة كال نيوبورت
- مبدأ 80/20 بقلم ريتشارد كوخ
- التدفق بقلم ميهالي تشيكسينتميهالي
- أسبوع العمل 4 ساعات عمل 4 ساعات في الأسبوع بقلم تيم فيريس
- إعادة العمل بقلم ديفيد هانسون وجايسون فرايد
- الأصولية بقلم جريج ماكيون
- الشيء الوحيد بقلم غاري كيلر وجاي باباسان
- غير قابل للسحب بقلم نير إيال
- حرب الفن بقلم ستيفن بريسفيلد
- وحدنا معًا بقلم شيري توركل
- طريقة المجلة النقطية بقلم رايدر كارول
- كل هذا الضفدع بقلم براين تريسي
- تاو تي تشينغ بقلم لاو تزو
- جهاز التحكم عن بُعد بقلم ديفيد هانسون وجايسون فرايد
- بلا حدود بقلم جيم كويك
