En värld utan e-post - sammanfattning och granskning | Cal Newport

Livet är hektiskt. Har En värld utan e-post stått på din läslista? Lär dig de viktigaste insikterna nu.

Vi skrapar bara på ytan här. Om du inte redan har Cal Newports populära bok om företagande och produktivitet, Beställ den här eller få ljudboken gratis för att få reda på de saftiga detaljerna.

Introduktion

En värld utan e-post tar upp hur e-post är en av de största orsakerna till stress och oro på alla arbetsplatser. De flesta företag hävdar att stress på grund av e-post är ett tecken på dålig organisation eller ledning.

 En värld utan e-post syftar till att ifrågasätta denna myt och presenterar forskningsresultat som tyder på att e-post strider mot vår evolutionära natur. Newport hävdar dock inte att e-post måste utrotas från alla arbetsplatser. Han anser bara att en värld där vi har ett sundare förhållande till e-post skulle vara en lyckligare plats.

Cal Newport hävdar att e-post är ett dåligt verktyg för kommunikation på den moderna arbetsplatsen och presenterar en vision av en värld där e-post ersätts av effektivare metoder. Han föreslår att organisationer ska anta en policy för att stänga av e-post, använda uppgiftsspecifika kommunikationsverktyg, uppmuntra personliga möten, använda asynkron skriftlig kommunikation och ställa tydliga förväntningar på kommunikationen. Newport menar att dessa principer kan hjälpa organisationer att övergå till en värld utan e-post och förbättra produktiviteten, kommunikationen och det allmänna välbefinnandet.

Om Cal Newport

Cal Newport är professor i datavetenskap vid Georgetown University. Förutom sin akademiska forskning skriver han artiklar och blogginlägg om skärningspunkten mellan digital teknik och kultur. Cal har skrivit för New Yorker och New York Times. Dessutom har han en mångårig blogg som heter Study Hacks och som får över 3 miljoner besök per år. 

Cal Newport har skrivit flera böcker om dessa ämnen, bland annat "Djupt arbete: Regler för fokuserad framgång i en distraherad värld", "Så bra att de inte kan ignorera dig: Varför färdigheter trumfar passion i jakten på ett arbete du älskar," och "Digital minimalism: Att välja ett fokuserat liv i en högljudd värld".

Newport är känd för sina okonventionella och kontraintuitiva råd om produktivitet och teknikanvändning. Newports arbete har presenterats i en mängd olika medier, bland annat New York Times, Wall Street Journal och Forbes.

StoryShot #1: Argumentet mot e-post

Newport börjar med att beskriva e-postens framväxt på arbetsplatsen. Han förklarar att IBM på 1980-talet beslutade att installera en intern e-postserver. Deras motiv för att göra detta var att kombinera all deras nuvarande kommunikation. På den tiden använde de sig av minnesanteckningar, röstbrevlådor och anteckningar. E-post erbjöd möjligheten att kombinera dem och förbättra effektiviteten. Problemet är att e-post ökade effektiviteten avsevärt, vilket ledde till fem gånger så mycket kommunikation under den första veckan som den infördes. Att e-post var ett enkelt kommunikationsverktyg innebar att de anställda använde det för mer kommunikation fram och tillbaka än vad de skulle ha gjort med de tidigare kommunikationsverktygen. Detta experiment belyser ett av de största problemen med e-post, nämligen att det är för snabbt.

E-postens snabbhet hindrar också arbetstagarna från att koppla bort sina kontakter. Newport beskriver att en fransk arbetslag trädde i kraft 2017 som bevarar "rätten att koppla bort". Lagen syftade till att uppmuntra företag att skapa strängare policyer kring personer som använder e-post utanför arbetet. Argumentet från dem som föreslog denna lag var att arbetstagarna blev utbrända av förväntningarna på att svara på e-post på kvällar eller helger. Newport använder detta exempel för att belysa att e-post gör arbetstagarna olyckliga. Vetenskaplig forskning stöder detta. Forskare vid University of California kopplade 40 kontorsarbetare till trådlösa pulsmätare under 12 dagar. Deras resultat visade att ju längre tid deltagarna ägnade åt e-post under en timme, desto högre var deras stressnivå (mätt med hjälp av hjärtfrekvensen).

Resultatet av denna stress och olycka är betydande. På företagsnivå har ökad stress en inverkan på teamets prestationer. Det är också en nyttofråga om större delen av världen blir överväldigad av e-post som skadar deras hälsa och välbefinnande. Newport ifrågasätter den gängiga uppfattningen inom näringslivet att e-postens negativa effekter beror på dåliga vanor. Han anser att vår missanpassning med e-post beror på vår evolutionära natur. Han jämför de sociala interaktioner som vi människor längtar efter med att äta. Vi har en evolutionär drivkraft att äta, vilket är anledningen till att vi upplever hunger i avsaknad av mat. Newport hävdar att vår evolutionära drivkraft att vara social leder till en känsla av obehag när vi försummar dessa interaktioner. E-postens snabbhet innebär att vi ofta kämpar för att hålla jämna steg med dessa interaktioner och blir oroliga om vi inte svarar på dem på kvällar eller helger. Newport anser att detta är kärnproblemet med e-post.

StoryShot #2: Innovativa lösningar på e-postångest på jobbet 

Newport anser att vårt beroende av e-post och liknande arbetsbaserade plattformar naturligt skapar oro. När ingen struktur införs kommer det att finnas en enorm mängd meddelanden från flera olika uppgifter som du måste ta itu med. För att hålla koll på detta måste man ständigt övervaka dessa kanaler. Problemet med detta är att din brist på fokus minskar din kognitiva kapacitet och du blir olycklig. 

Newport är ett innovativt exempel på ett företag som har försökt ta itu med den oro som e-post innebär. Arianna Huffingtons företag, Thrive Global, beslutade sig för att utveckla det de kallar Thrive Away. I de flesta företag skickas ett automatiserat semestermejl som svar på ett mejl när du är borta. Problemet med detta är att när du är på semester oroar du dig fortfarande för att få sociala interaktioner (e-post) och inte kunna svara. Dessa e-postmeddelanden kommer också att staplas på hög och erbjuda en ohanterlig mängd när du kommer tillbaka. Så Arianna Huffington skapade en process där ett automatiskt svar ges och det ursprungliga mejlet raderas. Detta innebär att anställda på semester inte behöver oroa sig för några olösta e-postmeddelanden.

Detta är en lösning för när du är på semester. Men problemet kvarstår fortfarande när du är på jobbet. På jobbet kommer du fortfarande att ha låg grad av ångest och missförstånd eftersom vi uttrycker oss dåligt i skriftliga medier. Därför förespråkar Newport också gemensamma projektledningssystem. Dessa system bör förenkla arbetet med att identifiera vem som arbetar med vad, så att mindre tid går åt till att kommunicera. Newport rekommenderar också en annan innovation som han har märkt att vissa företag använder. Det handlar om att inte längre koppla ihop flera e-postadresser med en person. I stället för att göra en specifik begäran till en person kan man ha en kombinerad inkorg där flera anställda kan övervaka uppgifter. Enbart denna förändring kan lindra mycket av den oro som är förknippad med e-post. Detta rör sig tillbaka mot vår evolutionära drivkraft av synkrona meddelanden och bort från de moderna typerna av asynkrona meddelanden.

StoryShot #3: E-postkommunikationens negativa inverkan på produktiviteten på kontoret

Forskargruppen som leddes av Gloria Mark 2012 undersökte hur e-post påverkar arbetsplatsen. I studien deltog 13 anställda på ett forskningsföretag som fick sin e-post stängd under fem arbetsdagar.

 Det observerades att en av forskarna ofta blev avbruten under sina laborationer på grund av önskemål från sin chef. Han tvingades avbryta sitt arbete för att ta hand om chefens önskemål, vilket gjorde att hans laborationer blev långsammare. Men när e-postmeddelandena stängdes av fortsatte chefen inte att besvära honom, eftersom den extra ansträngning som krävdes för att gå två dörrar längre ner i korridoren var tillräcklig för att hindra chefen från att ge honom extra arbete. Hans entusiasm över att få fortsätta med sin installation rapporterades av Mark.

Experimentet visade hur e-post skapar mer arbete, ökar friktionen i kommunikationen och minskar antalet förfrågningar. Det understryker behovet av fysisk kontakt i stället för att helt förlita sig på e-post för kommunikation.

Övervakning av e-postvanor

När Mark och González genomförde sin banbrytande forskning 2005 fann de att en grupp på fjorton australiensiska telekommunikationsanställda delade upp sin arbetsdag i åttioåtta olika "episoder", varav sextio var avsedda för kommunikation. 

Elva år senare använde Gloria Marks team en spårningsprogramvara för att övervaka de anställdas vanor på en forskningsavdelning på ett stort företag och fann att de kollade e-post i genomsnitt sjuttiosju gånger om dagen. Rapporter som mäter det genomsnittliga antalet e-postmeddelanden som skickas och tas emot dagligen visade en tendens till ökad kommunikation, från femtio e-postmeddelanden per dag 2005 till sextionio år 2006 och nittiotvå år 2011. 

Enligt ett teknikforskningsföretag som heter Radicati Group var den beräknade siffran för 2019 i genomsnitt 126 meddelanden per dag.

Hur e-post minskar djupgående arbete

Uppgifter från 2018 visade att e-post och kommunikationsprogram har en skadlig inverkan på förmågan att utföra djupgående arbete. Den visade att användarna i genomsnitt kollade sin inkorg var sjätte minut eller mindre, och det vanligaste intervallet var en gång per minut. Dessutom var den längsta oavbrutna tiden som upplevdes av hälften av de studerade användarna inte mer än fyrtio minuter, och den vanligaste längden var tjugo minuter. Detta visar att e-post- och kommunikationsapplikationer hindrar arbetstagarna från att fokusera på djupt arbete i mer än några minuter.

StoryShot #4: Principer för en värld utan e-post

Newport presenterar fyra grundläggande principer som motmedel mot ett hyperaktivt arbetsflöde i en hive mind:

Uppmärksamma kapitalprincipen: Att använda mänskliga hjärnor sekventiellt är nyckeln till kunskapsarbete

Enligt Newports princip om uppmärksamhetskapital kan man förbättra produktiviteten i kunskapsarbete genom att använda arbetsflöden som är anpassade till hjärnans sätt att tänka. Detta innebär att man lägger till struktur till befintlig autonomi, där arbetsutförandet är det faktiska arbetet och arbetsflödet är det sätt på vilket dessa arbetsaktiviteter identifieras, tilldelas, samordnas och granskas.

"Principen om uppmärksamhetskapital Produktiviteten inom kunskapssektorn kan ökas avsevärt om vi identifierar arbetsflöden som bättre optimerar den mänskliga hjärnans förmåga att på ett hållbart sätt lägga till värde till information." - Cal Newport

Processprincip: Använd effektiva processer för att optimera prestanda och minska oklarheter.

Newports processprincip innebär att om man införlivar effektiva produktionsprocesser i kunskapsarbetet ökar prestationen och minskar energibehovet. Detta innebär inte nödvändigtvis att alla kreativa processer måste reduceras till steg-för-steg-recept, utan snarare att man lägger till mer struktur och organisation. Effektiva produktionsprocesser kräver förmåga att granska arbetets framskridande, planera kommunikationen och minska tvetydigheten. Dessutom måste dessa processer i hög grad anpassas till enskilda individer.

"Processprincipen Genom att införa smarta produktionsprocesser för kunskapsarbete kan man dramatiskt öka prestationen och göra arbetet mycket mindre ansträngande." - Cal Newport

Protokollprincipen: Att upprätta kommunikationsprotokoll optimerar samordningen.

Newports protokollprincip innebär att det leder till långsiktiga vinster att utforma regler i förväg för att optimera samordningen på arbetsplatsen. Exempel på detta är mötesplanering, kundprotokoll, riktlinjer för kommunikation och e-postprotokoll. Dessa protokoll är utformade för att minska de kognitiva kostnaderna för kunskapsarbete och balansera energikostnader med olägenheter.

Principen om specialisering: Att fokusera på ett fåtal saker ökar produktiviteten.

Enligt specialiseringsprincipen kan man genom att göra färre saker med högre kvalitet och större ansvarstagande avsevärt förbättra produktiviteten. Exempel på sätt att specialisera sig är outsourcing, mer autonomi, sprinting, budgetering av uppmärksamhet och arbetsbelastning samt att ge stödpersonal mer resurser. I sologrupper kan detta efterliknas genom att dela upp tiden efter ansvarsområde.

"Specialiseringsprincipen Inom kunskapssektorn kan det vara grunden för betydligt högre produktivitet att arbeta med färre saker, men med högre kvalitet och ansvarstagande." - Cal Newport

StoryShot #5: Fem nyckelprinciper för organisationer som vill övergå till en värld utan e-post

Enligt Newport är e-post ett "dåligt verktyg" för kommunikation på grund av dess många begränsningar. Det är lätt att överbelasta, svårt att hålla reda på och lätt att missförstå. E-post uppmuntrar också till multitasking, vilket leder till ytligt arbete snarare än djupt arbete, och det kan vara en stor källa till stress och distraktion.

Newport föreslår att organisationer bör införa effektivare kommunikationsmetoder, t.ex. personliga möten, uppgiftsspecifika kommunikationsverktyg och "asynkron skriftlig kommunikation" (t.ex. skriftliga dokument eller rapporter). Dessa metoder är effektivare, tydligare och mindre stressande än e-post.

För att kunna övergå till en värld utan e-post föreslår Newport en rad principer som organisationer kan följa. Dessa omfattar följande:

1. Anta en policy för att stänga av e-post, där e-post endast används när det är nödvändigt och andra kommunikationsmetoder är att föredra.
2. Använd uppgiftsspecifika kommunikationsverktyg för specifika projekt eller uppgifter, i stället för att förlita dig på e-post.
3. Uppmuntra personliga möten när det är möjligt, eftersom de är effektivare och ger bättre kommunikation.
4. Använd asynkron skriftlig kommunikation (t.ex. dokument eller rapporter) för viktig eller komplex information.
5. Ställ tydliga förväntningar på kommunikationen, inklusive när och hur ofta de anställda ska vara tillgängliga och hur de ska prioritera uppgifter.

Genom att följa dessa principer, menar Newport, kan organisationer övergå till en värld utan e-post och förbättra produktiviteten, kommunikationen och det allmänna välbefinnandet.

Slutsammanfattning och granskning

I "A World Without Email" hävdar Cal Newport att användningen av e-post som primärt kommunikationsmedel på arbetsplatsen är skadlig för produktiviteten och välbefinnandet. Han föreslår att organisationer ska införa effektivare kommunikationsmetoder, t.ex. personliga möten, uppgiftsrelaterade kommunikationsverktyg och asynkron skriftlig kommunikation, och följa en rad principer, bl.a. en policy om att inte använda e-post och tydliga förväntningar på kommunikationen.

 Enligt Newport måste fyra principer följas: principen om uppmärksamhetskapital, processprincipen, protokollprincipen och specialiseringsprincipen. Dessutom bör fysisk kontakt användas i stället för e-post, liksom sätt att effektivisera arbetsflöden, införa produktionsprocesser, optimera samordning och specialisering.

Dessa principer kan hjälpa organisationer att övergå till en värld utan e-post och förbättra produktiviteten, kommunikationen och det allmänna välbefinnandet. 

Betyg

Vi betygsätter En värld utan e-post 3.9/5.

Hur skulle du bedöma Cal Newports bok?

PDF, gratis ljudbok, infografik och animerad boksammanfattning 

Detta var toppen av isberget. För att dyka ner i detaljerna och stödja Cal Newport, beställa den här eller köp ljudboken för gratis.

Gillade du det du lärde dig här? Dela det för att visa att du bryr dig och låt oss veta genom att kontakta vår support.

Är du ny på StoryShots? Få PDF-, ljudboks- och animerade versioner av denna sammanfattning av En värld utan e-post: En värld utan e-post: Att tänka nytt om arbetet i en tid av överbelastning av kommunikation och hundratals andra bästsäljande fackböcker i vårt gratis topprankad app. Apple, The Guardian, FN och Google har nämnt appen som en av världens bästa läs- och inlärningsappar.

Sammanfattningar av relaterade böcker

• Digital minimalism av Cal Newport
• 80/20-principen av Richard Koch
• Flöde av Mihaly Csikszentmihalyi
• 4 timmars arbetsvecka av Tim Ferriss
• Omarbetning av David Hansson och Jason Fried
• Essentialism av Greg McKeown
• Den enda saken av Gary Keller och Jay Papasan
• Oförnekbar av Nir Eyal
• Konstens krig av Steven Pressfield
• Ensam tillsammans av Sherry Turkle
• Bullet Journal-metoden av Ryder Carroll
• Ät den där grodan av Brian Tracy 
• Tao Te Ching av Lao Tzu
• Fjärrkontroll av David Hansson och Jason Fried
• Gränslös av Jim Kwik

• Spara