Un mondo senza e-mail - Riassunto e recensione - Cal Newport

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Introduzione

Un mondo senza e-mail affronta come le e-mail siano tra i maggiori fattori di stress e ansia in tutti gli ambienti di lavoro. La maggior parte delle aziende sostiene che essere stressati dalle e-mail è un segno di cattiva organizzazione o gestione.

 Un mondo senza e-mail mira a sfidare questo mito e offre risultati di ricerca che suggeriscono che le e-mail vanno contro la nostra natura evolutiva. Newport non sta sostenendo che le e-mail devono essere sradicate da tutti i luoghi di lavoro, però. Egli crede semplicemente che un mondo in cui abbiamo un rapporto più sano con le e-mail sarebbe un posto più felice.

Cal Newport sostiene che la posta elettronica è uno strumento inadeguato per la comunicazione sul posto di lavoro moderno e presenta una visione di un mondo in cui viene sostituita da metodi più efficaci. Suggerisce che le organizzazioni adottino una politica di "default-off" per le e-mail, utilizzino strumenti di comunicazione specifici per le attività, incoraggino le riunioni faccia a faccia, utilizzino la comunicazione scritta asincrona e stabiliscano chiare aspettative per la comunicazione. Newport sostiene che questi principi possono aiutare le organizzazioni a passare a un mondo senza e-mail, migliorando la produttività, la comunicazione e il benessere generale.

Informazioni su Cal Newport

Cal Newport è professore di informatica alla Georgetown University. Oltre alla ricerca accademica, scrive articoli e blog sull'intersezione tra tecnologia e cultura digitale. Cal ha scritto per il New Yorker e il New York Times. Inoltre, ha un blog di lunga data chiamato Study Hacks, che riceve oltre 3 milioni di visite all'anno. 

Cal Newport ha scritto diversi libri su questi argomenti, tra cui "Lavoro profondo: Regole per il successo focalizzato in un mondo distratto", "Così bravi che non possono ignorarvi: Perché le competenze prevalgono sulla passione nella ricerca del lavoro che ami," e "Minimalismo digitale: Scegliere una vita concentrata in un mondo rumoroso".

Newport è noto per i suoi consigli anticonvenzionali e controintuitivi sulla produttività e sull'uso della tecnologia. Il lavoro di Newport è stato pubblicato da numerosi media, tra cui il New York Times, il Wall Street Journal e Forbes.

StoryShot #1: Il caso contro l'e-mail

Newport inizia descrivendo l'emergere della posta elettronica sul posto di lavoro. Spiega che IBM decise negli anni '80 di installare un server di posta elettronica interno. La motivazione per farlo era quella di combinare tutte le loro attuali comunicazioni. A quel tempo, usavano memo, messaggi vocali e lasciavano note. L'e-mail offriva l'opportunità di combinarli e migliorare l'efficienza. Il problema è che l'e-mail ha aumentato considerevolmente l'efficienza, che ha portato a cinque volte più comunicazione nella prima settimana in cui è stata introdotta. La facilità dell'e-mail come strumento di comunicazione ha fatto sì che i dipendenti la usassero per più comunicazioni avanti e indietro di quanto avrebbero fatto con gli strumenti di comunicazione precedenti. Questo esperimento mette in evidenza uno dei maggiori problemi con l'e-mail, che è troppo veloce.

La velocità delle e-mail impedisce anche ai lavoratori di disconnettersi. Newport descrive che una legge francese sul lavoro è entrata in vigore nel 2017 che preserva il "diritto a disconnettersi". Questa legge mirava a incoraggiare le aziende a creare politiche più severe che circondano le persone che utilizzano le e-mail al di fuori del lavoro. L'argomento addotto da coloro che proponevano questa legge era che i lavoratori venivano bruciati dall'aspettativa di rispondere alle e-mail la sera o nel fine settimana. Newport usa questo esempio per evidenziare che le email stanno rendendo i lavoratori infelici. La ricerca scientifica supporta questo punto. I ricercatori dell'Università della California hanno collegato quaranta impiegati a dei monitor wireless per la frequenza cardiaca per 12 giorni. I loro risultati hanno mostrato che più a lungo i partecipanti trascorrevano sulle e-mail in una data ora, più alti erano i loro livelli di stress (misurati dalla frequenza cardiaca).

Il risultato di questo stress e infelicità è significativo. A livello aziendale, l'aumento dello stress ha un impatto sul rendimento del team. È anche una questione utilitaristica se la maggior parte del mondo è sommersa da e-mail che stanno danneggiando la loro salute e il benessere. Newport sfida la visione comune di business che gli impatti negativi delle e-mail sono attribuibili a cattive abitudini. Egli crede che il nostro disadattamento con le e-mail è dovuto alla nostra natura evolutiva. Egli paragona le interazioni sociali che bramiamo come esseri umani al mangiare. Abbiamo un impulso evolutivo per mangiare, che è il motivo per cui sperimentiamo la fame in assenza di cibo. Newport sostiene che la nostra spinta evolutiva ad essere sociale porta ad una sensazione di disagio quando trascuriamo queste interazioni. La velocità delle e-mail significa che spesso facciamo fatica a tenere il passo con queste interazioni e rimaniamo in ansia se non rispondiamo alla sera o nel fine settimana. Newport ritiene che questo sia il problema principale delle e-mail.

StoryShot #2: Soluzioni innovative all'ansia da e-mail sul lavoro 

Newport ritiene che la nostra dipendenza dalle e-mail e da simili piattaforme basate sul lavoro produca naturalmente ansia. Quando non viene introdotta alcuna struttura, ci sarà un'enorme quantità di messaggi attraverso diversi compiti che si devono affrontare. Per stare in cima a tutto questo, bisogna monitorare costantemente questi canali. Il problema è che la tua mancanza di concentrazione riduce la tua capacità cognitiva e ti lascia infelice. 

Newport offre un esempio innovativo di una società che ha cercato di affrontare l'ansia delle e-mail. L'azienda di Arianna Huffington, Thrive Global, ha deciso di sviluppare quello che chiamano Thrive Away. Nella maggior parte delle aziende, un'email automatica di vacanza viene inviata in risposta ad un'email quando si è assenti. Il problema con questo è che mentre si è in vacanza, ci si preoccupa ancora di ricevere interazioni sociali (email) e di non essere in grado di rispondere. Queste email si accumulano e offrono una quantità ingestibile quando si ritorna. Così, Arianna Huffington ha creato un processo in cui viene fornita una risposta automatica e l'email originale viene cancellata. Questo significa che i dipendenti in vacanza non devono preoccuparsi delle email irrisolte.

Questa è una soluzione per quando si è in vacanza. Ma il problema rimane anche quando si è al lavoro. Al lavoro, l'ansia è ancora bassa e si verificano malintesi perché ci esprimiamo male in forma scritta. Newport sostiene quindi la necessità di sistemi di gestione condivisa dei progetti. Questi sistemi dovrebbero semplificare il compito di identificare chi sta lavorando su cosa, in modo da ridurre il tempo dedicato alla comunicazione. Newport raccomanda anche un'altra innovazione che ha notato essere utilizzata da alcune aziende. In particolare, di non associare più gli indirizzi e-mail a una sola persona. Quindi, invece di fare una richiesta specifica a una persona, si può avere una casella di posta combinata in cui più dipendenti controllano i compiti. Questo cambiamento, da solo, può alleviare gran parte dell'ansia associata alle e-mail. In questo modo si torna alla nostra spinta evolutiva della messaggistica sincrona e ci si allontana dai moderni tipi di messaggistica asincrona.

StoryShot #3: Impatto negativo della comunicazione via e-mail sulla produttività dell'ufficio

Nel 2012, il team di ricerca guidato da Gloria Mark ha studiato l'impatto delle e-mail sul posto di lavoro. Lo studio ha coinvolto 13 dipendenti di una società di ricerca a cui è stata chiusa la posta elettronica per cinque giorni lavorativi.

 È stato osservato che uno dei ricercatori veniva spesso interrotto durante l'allestimento del laboratorio a causa delle richieste del suo capo. Era costretto a interrompere il suo lavoro per rispondere alle richieste del capo, rallentando l'allestimento del laboratorio. Tuttavia, quando le e-mail sono state spente, il capo non ha continuato a disturbarlo, poiché lo sforzo supplementare richiesto per camminare due porte in fondo al corridoio è stato sufficiente per evitare che il capo gli consegnasse del lavoro extra. Il suo entusiasmo per essere stato lasciato libero di finire l'allestimento è stato riportato da Mark.

Questo esperimento ha dimostrato come le e-mail creino più lavoro, aumentino l'attrito della comunicazione e riducano le richieste. Sottolinea la necessità di un contatto fisico invece di affidarsi completamente alle e-mail per comunicare.

Monitoraggio delle abitudini e-mail

Nel 2005, quando Mark e González hanno condotto la loro ricerca pionieristica, hanno scoperto che un gruppo di quattordici dipendenti australiani del settore delle telecomunicazioni suddivideva la propria giornata lavorativa in ottantotto "episodi" distinti, sessanta dei quali erano dedicati alla comunicazione. 

Undici anni dopo, il team di Gloria Mark ha utilizzato un software di tracciamento per monitorare le abitudini dei dipendenti di una divisione di ricerca di una grande azienda, scoprendo che controllavano le e-mail in media settantasette volte al giorno. I rapporti che misuravano il numero medio di e-mail inviate e ricevute ogni giorno hanno rivelato una tendenza all'aumento della comunicazione, passando da cinquanta e-mail al giorno nel 2005 a sessantanove nel 2006 e novantadue nel 2011. 

Secondo una società di ricerca tecnologica chiamata Radicati Group, la cifra prevista per il 2019 è una media di 126 messaggi al giorno.

Come l'e-mail riduce il lavoro profondo

I dati del 2018 hanno rivelato gli effetti dannosi delle applicazioni di posta elettronica e comunicazione sulla capacità di svolgere un lavoro profondo. È emerso che, in media, gli utenti controllavano la propria casella di posta ogni sei minuti o meno, e l'intervallo più comune era di una volta al minuto. Inoltre, il tempo ininterrotto più lungo vissuto dalla metà degli utenti studiati non superava i quaranta minuti, mentre la durata più comune era di venti minuti. Ciò dimostra che le applicazioni di posta elettronica e di comunicazione ostacolano la capacità dei lavoratori di concentrarsi su un lavoro profondo per più di qualche minuto.

StoryShot #4: Principi per un mondo senza e-mail

Newport presenta quattro principi fondamentali come antidoti al flusso di lavoro iperattivo della mente alveare:

Il principio del capitale di attenzione: L'impiego sequenziale dei cervelli umani è la chiave del lavoro sulla conoscenza

Il principio del capitale di attenzione di Newport suggerisce che una maggiore produttività nel lavoro di conoscenza si ottiene utilizzando flussi di lavoro che si adattano al modo di pensare dei cervelli. Ciò comporta l'aggiunta di una struttura all'autonomia esistente: l'esecuzione del lavoro è il lavoro vero e proprio, mentre il flusso di lavoro è il modo in cui le attività lavorative vengono identificate, assegnate, coordinate e riviste.

"Il principio del capitale di attenzione La produttività del settore della conoscenza può essere aumentata in modo significativo se identifichiamo flussi di lavoro che ottimizzano meglio la capacità del cervello umano di aggiungere valore in modo sostenibile alle informazioni". - Cal Newport

Principio di processo: utilizzare processi efficienti per ottimizzare le prestazioni e ridurre l'ambiguità

Il principio del processo di Newport propone che l'incorporazione di processi produttivi efficienti nel lavoro di conoscenza aumenti le prestazioni e riduca la quantità di energia necessaria. Ciò non significa necessariamente ridurre tutti i processi creativi a ricette passo-passo, ma piuttosto aggiungere più struttura e organizzazione. Processi produttivi efficaci richiedono la capacità di rivedere l'avanzamento del lavoro, di programmare le comunicazioni e di ridurre l'ambiguità. Inoltre, questi processi devono essere altamente personalizzati per i singoli individui.

"Il principio del processo L'introduzione di processi produttivi intelligenti nel lavoro di conoscenza può aumentare drasticamente le prestazioni e rendere il lavoro molto meno faticoso". - Cal Newport

Principio del protocollo: l'impostazione dei protocolli di comunicazione ottimizza il coordinamento.

Il principio del protocollo di Newport afferma che la progettazione di regole in anticipo per ottimizzare il coordinamento sul posto di lavoro porta a vantaggi a lungo termine. Tra gli esempi vi sono la programmazione delle riunioni, i protocolli per i clienti, le linee guida per la comunicazione e i protocolli per la posta elettronica. Questi protocolli sono progettati per ridurre i costi cognitivi del lavoro di conoscenza, bilanciando i costi energetici con i disagi.

Principio di specializzazione: Concentrarsi su poche cose aumenta la produttività.

Il principio di specializzazione suggerisce che fare meno cose con maggiore qualità e responsabilità può migliorare significativamente la produttività. Esempi di specializzazione sono l'esternalizzazione, la concessione di maggiore autonomia, lo sprint, la definizione di un budget per l'attenzione e i carichi di lavoro e il potenziamento del personale di supporto. Nei team di soli collaboratori, questo può essere imitato segmentando il tempo in base alle responsabilità.

"Il principio di specializzazione Nel settore della conoscenza, lavorare su un numero minore di cose, ma fare ciascuna cosa con maggiore qualità e responsabilità, può essere la base per una produttività significativamente maggiore." - Cal Newport

StoryShot #5: Cinque principi chiave per le organizzazioni per passare a un mondo senza e-mail

Secondo Newport, l'e-mail è uno "strumento povero" per la comunicazione a causa dei suoi numerosi limiti. È facile sovraccaricarla, è difficile tenerne traccia ed è soggetta a fraintendimenti. L'e-mail incoraggia inoltre il multitasking, portando a un lavoro superficiale piuttosto che profondo, e può essere una fonte importante di stress e distrazione.

Newport suggerisce che le organizzazioni dovrebbero adottare metodi di comunicazione più efficaci, come le riunioni faccia a faccia, gli strumenti di comunicazione specifici per le attività e la "comunicazione scritta asincrona" (ad esempio, documenti o rapporti scritti). Questi metodi sono più efficienti, più chiari e meno stressanti della posta elettronica.

Per passare a un mondo senza e-mail, Newport propone una serie di principi da seguire per le organizzazioni. Questi includono:

1. Adottare una politica di "default-off" per l'e-mail, che prevede l'utilizzo dell'e-mail solo quando necessario e la preferenza per altri metodi di comunicazione.
2. Utilizzate strumenti di comunicazione specifici per progetti o compiti specifici, piuttosto che affidarvi alla posta elettronica.
3. Incoraggiate le riunioni faccia a faccia ogni volta che è possibile, perché sono più efficienti e consentono una migliore comunicazione.
4. Utilizzare la comunicazione scritta asincrona (ad esempio, documenti o relazioni) per informazioni importanti o complesse.
5. Stabilite aspettative chiare per la comunicazione, tra cui quando e quanto spesso i dipendenti devono essere disponibili e come dare priorità ai compiti.

Seguendo questi principi, sostiene Newport, le organizzazioni possono passare a un mondo senza e-mail e migliorare la produttività, la comunicazione e il benessere generale.

Riassunto finale e revisione

In "Un mondo senza e-mail", Cal Newport sostiene che la dipendenza dalle e-mail come mezzo di comunicazione principale sul posto di lavoro è dannosa per la produttività e il benessere. Suggerisce che le organizzazioni adottino metodi di comunicazione più efficaci, come le riunioni faccia a faccia, gli strumenti di comunicazione specifici per le attività e la comunicazione scritta asincrona, e che seguano una serie di principi, tra cui una politica di "default-off" per la posta elettronica e chiare aspettative per la comunicazione.

 Secondo Newport, è necessario seguire quattro principi: il principio del capitale di attenzione, il principio del processo, il principio del protocollo e il principio della specializzazione. Inoltre, è necessario utilizzare il contatto fisico al posto delle e-mail, nonché i modi per snellire i flussi di lavoro, introdurre processi di produzione, ottimizzare il coordinamento e specializzarsi.

Questi principi possono aiutare le organizzazioni a passare a un mondo senza e-mail e a migliorare la produttività, la comunicazione e il benessere generale. 

Valutazione

Valutiamo Un mondo senza e-mail 3,9/5.

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