Un monde sans courriel : résumé et critique | Cal Newport

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Introduction

Un monde sans courriel s'attaque à la façon dont les courriels sont parmi les plus grands facteurs de stress et d'anxiété sur tous les lieux de travail. La plupart des entreprises affirment qu'être stressé par les e-mails est un signe de mauvaise organisation ou de mauvaise gestion.

 Un monde sans courriel vise à remettre en question ce mythe et présente des résultats de recherche qui suggèrent que les courriels vont à l'encontre de notre nature évolutive. Newport ne prétend pas pour autant que les courriels doivent être éradiqués de tous les lieux de travail. Il pense simplement qu'un monde où nous aurions une relation plus saine avec les e-mails serait plus heureux.

Cal Newport soutient que le courrier électronique est un mauvais outil de communication sur le lieu de travail moderne et présente une vision d'un monde dans lequel il est remplacé par des méthodes plus efficaces. Il suggère aux organisations d'adopter une politique de "mise hors service" du courrier électronique, d'utiliser des outils de communication spécifiques à chaque tâche, d'encourager les réunions en face à face, d'utiliser la communication écrite asynchrone et de définir des attentes claires en matière de communication. Newport affirme que ces principes peuvent aider les organisations à faire la transition vers un monde sans courrier électronique et à améliorer la productivité, la communication et le bien-être général.

À propos de Cal Newport

Cal Newport est professeur d'informatique à l'université de Georgetown. En plus de ses recherches universitaires, il écrit des articles et des billets de blog sur l'intersection de la technologie numérique et de la culture. Cal a écrit pour le New Yorker et le New York Times. De plus, il tient depuis longtemps un blog intitulé Study Hacks, qui reçoit plus de 3 millions de visites par an. 

Cal Newport a écrit plusieurs ouvrages sur ces sujets, dont "Deep Work : Règles pour une réussite ciblée dans un monde distrait", "Si bon qu'ils ne peuvent pas vous ignorer : Pourquoi les compétences l'emportent sur la passion dans la quête d'un travail que vous aimezet "Minimalisme numérique : Choisir une vie concentrée dans un monde bruyant".

Newport est connu pour ses conseils non conventionnels et contre-intuitifs sur la productivité et l'utilisation des technologies. Le travail de M. Newport a été présenté dans de nombreux médias, dont le New York Times, le Wall Street Journal et Forbes.

StoryShot #1 : Les arguments contre l'email

Newport commence par décrire l'émergence du courrier électronique sur le lieu de travail. Il explique qu'IBM a décidé, dans les années 1980, d'installer un serveur de courrier électronique interne. La motivation de cette décision était de combiner toutes leurs communications actuelles. À l'époque, ils utilisaient des mémos, des messages vocaux et laissaient des notes. Le courrier électronique offrait la possibilité de les combiner et d'améliorer l'efficacité. Le problème est que l'e-mail a considérablement augmenté l'efficacité, ce qui a conduit à cinq fois plus de communication au cours de la première semaine où il a été introduit. La facilité d'utilisation de l'e-mail en tant qu'outil de communication a fait que les employés l'ont utilisé pour plus de communication dans les deux sens qu'ils ne l'auraient fait avec les outils de communication précédents. Cette expérience met en évidence l'un des plus grands problèmes de l'e-mail, à savoir qu'il est trop rapide.

La rapidité des emails empêche également les travailleurs de se déconnecter. Newport décrit qu'une loi française sur le travail est entrée en vigueur en 2017 qui préserve le "droit à la déconnexion." Cette loi visait à encourager les entreprises à créer des politiques plus strictes entourant les personnes utilisant les emails en dehors du travail. L'argument avancé par ceux qui proposaient cette loi était que les travailleurs étaient épuisés par l'attente de répondre aux emails le soir ou le week-end. Newport utilise cet exemple pour souligner que les e-mails rendent les travailleurs malheureux. Des recherches scientifiques confirment ce point. Des chercheurs de l'université de Californie ont branché quarante employés de bureau à des moniteurs cardiaques sans fil pendant 12 jours. Leurs résultats ont montré que plus les participants passaient de temps sur leurs courriels dans une heure donnée, plus leur niveau de stress (mesuré par la fréquence cardiaque) était élevé.

Les conséquences de ce stress et de ce mal-être sont importantes. Au niveau de l'entreprise, l'augmentation du stress a un impact sur les performances de l'équipe. C'est également une question d'ordre utilitaire si la plupart des gens sont submergés par des courriels qui nuisent à leur santé et à leur bien-être. Newport remet en question l'opinion courante dans le monde des affaires selon laquelle les effets négatifs des courriels sont attribuables à de mauvaises habitudes. Il pense que notre inadéquation avec les e-mails est due à notre nature évolutive. Il compare les interactions sociales que nous recherchons en tant qu'êtres humains à la nourriture. L'évolution nous pousse à manger, c'est pourquoi nous ressentons la faim en l'absence de nourriture. Newport affirme que notre besoin évolutif d'être social entraîne un sentiment de malaise lorsque nous négligeons ces interactions. La rapidité des courriers électroniques fait que nous avons souvent du mal à suivre ces interactions et que nous sommes anxieux si nous ne leur répondons pas le soir ou le week-end. Newport estime que c'est là le problème fondamental des e-mails.

StoryShot #2 : Solutions innovantes contre l'anxiété liée aux e-mails au travail 

Newport estime que notre dépendance à l'égard des courriels et des plates-formes de travail similaires est naturellement source d'anxiété. Lorsqu'aucune structure n'est mise en place, il y a une énorme quantité de messages sur plusieurs tâches que vous devez traiter. Pour ne pas perdre le fil, vous devez surveiller constamment ces canaux. Le problème, c'est que votre manque de concentration réduit votre capacité cognitive et vous rend malheureux. 

Newport offre un exemple innovant d'une entreprise qui a cherché à s'attaquer à l'anxiété liée aux e-mails. La société d'Arianna Huffington, Thrive Global, a décidé de développer ce qu'elle appelle Thrive Away. Dans la plupart des entreprises, un courriel de vacances automatisé est envoyé en réponse à un courriel lorsque vous êtes absent. Le problème est que, pendant que vous êtes en vacances, vous vous inquiétez toujours de recevoir des interactions sociales (e-mails) et de ne pas pouvoir y répondre. De plus, ces e-mails s'accumulent et offrent une quantité ingérable à votre retour. Arianna Huffington a donc créé un processus par lequel une réponse automatique est fournie et l'e-mail original est supprimé. Ainsi, les employés en vacances n'ont pas à se soucier des courriels non résolus.

C'est une solution pour quand vous êtes en vacances. Mais le problème reste entier lorsque vous êtes au travail. Au travail, vous aurez toujours une anxiété de faible intensité et des malentendus parce que nous nous exprimons mal par écrit. Newport plaide donc également en faveur de systèmes de gestion de projets partagés. Ces systèmes devraient simplifier la tâche consistant à identifier qui travaille sur quoi, de sorte que l'on passe moins de temps à communiquer. Newport recommande également une autre innovation qu'il a remarqué que certaines entreprises utilisent. Plus précisément, il s'agit de ne plus associer plusieurs adresses électroniques à une seule personne. Ainsi, au lieu d'adresser une demande spécifique à une personne, il est préférable d'avoir une boîte de réception combinée où plusieurs employés surveillent les tâches. Ce seul changement peut soulager une grande partie de l'anxiété associée aux e-mails. Cela nous ramène à notre évolution vers la messagerie synchrone et nous éloigne des types modernes de messagerie asynchrone.

StoryShot #3 : Impact négatif de la communication par e-mail sur la productivité du bureau

L'équipe de recherche dirigée par Gloria Mark a étudié en 2012 l'impact du courrier électronique sur le lieu de travail. L'étude a porté sur 13 employés d'un cabinet de recherche qui ont vu leurs courriels fermés pendant cinq jours de travail.

 Il a été observé que l'un des chercheurs était souvent interrompu pendant la préparation de son laboratoire en raison des demandes de son patron. Il était obligé d'arrêter son travail pour répondre aux demandes de son patron, ce qui ralentissait l'installation de son laboratoire. Mais lorsque les courriels ont été désactivés, le patron n'a pas continué à le déranger, car l'effort supplémentaire requis pour passer deux portes plus loin dans le couloir était suffisant pour empêcher le patron de lui confier du travail supplémentaire. Mark a rapporté son enthousiasme à l'idée qu'on le laisse terminer son installation.

Cette expérience a montré comment les courriels créent plus de travail, augmentent les frictions de communication et réduisent les demandes. Elle souligne la nécessité d'un contact physique au lieu de se fier entièrement aux courriels pour communiquer.

Suivi des habitudes de messagerie

En 2005, lorsque Mark et González ont mené leur recherche pionnière, ils ont constaté qu'un groupe de quatorze employés australiens du secteur des télécommunications divisait leur journée de travail en quatre-vingt-huit "épisodes" distincts, dont soixante étaient consacrés à la communication. 

Onze ans plus tard, l'équipe de Gloria Mark a utilisé un logiciel de suivi pour surveiller les habitudes des employés d'une division de recherche d'une grande entreprise, et a constaté qu'ils consultaient leur courrier électronique en moyenne soixante-dix-sept fois par jour. Les rapports mesurant le nombre moyen d'e-mails envoyés et reçus quotidiennement ont révélé une tendance à l'augmentation de la communication, passant de cinquante e-mails par jour en 2005 à soixante-neuf en 2006 et quatre-vingt-douze en 2011. 

Selon une société de recherche technologique appelée Radicati Group, le chiffre prévu pour 2019 était une moyenne de 126 messages par jour.

Comment le courrier électronique nuit au travail en profondeur

Des données de 2018 ont révélé les effets néfastes des applications de messagerie et de communication sur la capacité à effectuer un travail en profondeur. Elles ont montré qu'en moyenne, les utilisateurs consultaient leur boîte de réception toutes les six minutes ou moins, et que l'intervalle le plus courant était d'une fois par minute. En outre, le temps ininterrompu le plus long ressenti par la moitié des utilisateurs étudiés ne dépassait pas quarante minutes, la durée la plus courante étant de vingt minutes. Ces résultats montrent que les applications de messagerie et de communication entravent la capacité des travailleurs à se concentrer sur un travail approfondi pendant plus de quelques minutes.

StoryShot #4 : Principes pour un monde sans courriel

Newport présente quatre principes fondamentaux comme antidotes au flux de travail hyperactif de l'esprit de ruche :

Le principe du capital d'attention : Le déploiement séquentiel des cerveaux humains est la clé du travail de la connaissance

Le principe du capital d'attention de Newport suggère que l'on peut améliorer la productivité du travail intellectuel en utilisant des flux de travail qui s'adaptent à la façon de penser des cerveaux. Cela implique d'ajouter une structure à l'autonomie existante, l'exécution du travail étant le travail réel et le flux de travail étant la manière dont ces activités sont identifiées, attribuées, coordonnées et examinées.

"Le principe du capital d'attention La productivité du secteur de la connaissance peut être considérablement accrue si nous identifions des flux de travail qui optimisent mieux la capacité du cerveau humain à ajouter durablement de la valeur à l'information." - Cal Newport

Principe de processus : Utiliser des processus efficaces pour optimiser la performance et réduire l'ambiguïté

Le principe de processus de Newport propose que l'intégration de processus de production efficaces dans le travail de la connaissance augmente les performances et réduit la quantité d'énergie nécessaire. Il ne s'agit pas nécessairement de réduire tous les processus créatifs à des recettes étape par étape, mais plutôt d'ajouter plus de structure et d'organisation. Pour être efficaces, les processus de production doivent permettre d'examiner la progression du travail, de planifier les communications et de réduire l'ambiguïté. En outre, ces processus doivent être hautement personnalisés en fonction des individus.

"Le principe de processus L'introduction de processus de production intelligents dans le travail de connaissance peut augmenter considérablement les performances et rendre le travail beaucoup moins épuisant." - Cal Newport

Principe du protocole : la mise en place de protocoles de communication optimise la coordination

Le principe du protocole de Newport stipule que la conception de règles à l'avance pour optimiser la coordination du lieu de travail entraîne des gains à long terme. Les exemples incluent la planification des réunions, les protocoles clients, les directives de communication et les protocoles de courrier électronique. Ces protocoles sont conçus pour réduire les coûts cognitifs du travail intellectuel, en équilibrant les coûts énergétiques et les inconvénients.

Principe de spécialisation : Se concentrer sur un petit nombre de choses augmente la productivité.

Le principe de spécialisation suggère que faire moins de choses avec une meilleure qualité et plus de responsabilité peut améliorer considérablement la productivité. Parmi les exemples de spécialisation, citons l'externalisation, l'octroi d'une plus grande autonomie, le sprint, la budgétisation de l'attention et de la charge de travail, et la surcharge du personnel de soutien. Dans les équipes individuelles, on peut imiter ce principe en segmentant le temps par responsabilité.

"Le principe de spécialisation Dans le secteur de la connaissance, travailler sur moins de choses, mais faire chaque chose avec plus de qualité et de responsabilité, peut être le fondement d'une productivité nettement supérieure." - Cal Newport

StoryShot #5 : Cinq principes clés pour les organisations pour la transition vers un monde sans courriel

Selon Newport, le courrier électronique est un "mauvais outil" de communication en raison de ses nombreuses limites. Il est facile à surcharger, difficile à suivre et sujet à des malentendus. Le courrier électronique encourage également le multitâche, ce qui conduit à un travail superficiel plutôt qu'à un travail approfondi, et il peut être une source majeure de stress et de distraction.

Newport suggère que les organisations adoptent des méthodes de communication plus efficaces, telles que les réunions en face à face, les outils de communication spécifiques aux tâches et la "communication écrite asynchrone" (par exemple, les documents écrits ou les rapports). Ces méthodes sont plus efficaces, plus claires et moins stressantes que le courrier électronique.

Afin d'assurer la transition vers un monde sans courrier électronique, Newport propose aux organisations un ensemble de principes à suivre. Ces principes sont les suivants

1. Adoptez une politique de "désactivation par défaut" du courrier électronique, selon laquelle le courrier électronique n'est utilisé qu'en cas de nécessité et d'autres méthodes de communication sont préférées.
2. Utilisez des outils de communication spécifiques pour des projets ou des tâches précises, plutôt que de vous en remettre au courrier électronique.
3. Encouragez les réunions en face à face chaque fois que possible, car elles sont plus efficaces et permettent une meilleure communication.
4. Utiliser la communication écrite asynchrone (par exemple, des documents ou des rapports) pour les informations importantes ou complexes.
5. Définissez des attentes claires en matière de communication, notamment le moment et la fréquence auxquels les employés doivent être disponibles et la manière de hiérarchiser les tâches.

Selon Newport, en suivant ces principes, les organisations peuvent passer à un monde sans courrier électronique et améliorer la productivité, la communication et le bien-être général.

Résumé et examen final

Dans "A World Without Email", Cal Newport affirme que la dépendance à l'égard du courrier électronique comme principal moyen de communication sur le lieu de travail nuit à la productivité et au bien-être. Il suggère que les organisations adoptent des méthodes de communication plus efficaces, telles que les réunions en face à face, les outils de communication spécifiques aux tâches et la communication écrite asynchrone, et qu'elles suivent un ensemble de principes, notamment une politique de "mise hors service" du courrier électronique et des attentes claires en matière de communication.

 Selon Newport, quatre principes doivent être suivis : le principe du capital d'attention, le principe du processus, le principe du protocole et le principe de la spécialisation. Il faut également privilégier les contacts physiques plutôt que les courriels, ainsi que les moyens de rationaliser les flux de travail, d'introduire des processus de production, d'optimiser la coordination et de se spécialiser.

Ces principes peuvent aider les organisations à passer à un monde sans courrier électronique et à améliorer la productivité, la communication et le bien-être général. 

Classement

Nous attribuons à Un monde sans courriel une note de 3.9/5.

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Résumés de livres connexes

• Le minimalisme numérique par Cal Newport
• Le principe 80/20 par Richard Koch
• Débit par Mihaly Csikszentmihalyi
• La semaine de travail de 4 heures par Tim Ferriss
• Retravailler par David Hansson et Jason Fried
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