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Le point de vue de Cal Newport
Cal Newport est professeur d'informatique à l'université de Georgetown. En plus de ses recherches universitaires, il écrit des articles et des billets de blog sur l'intersection de la technologie numérique et de la culture. Il a écrit pour le New Yorker et le New York Times. De plus, il tient depuis longtemps un blog intitulé Study Hacks, qui reçoit plus de 3 millions de visites par an.
Introduction
A World Without Email aborde le fait que les e-mails sont parmi les plus grands facteurs de stress et d'anxiété sur tous les lieux de travail. La plupart des entreprises affirment qu'être stressé par les e-mails est un signe de mauvaise organisation ou de mauvaise gestion. Un monde sans courriel vise à remettre en question ce mythe et présente des résultats de recherche qui suggèrent que les courriels vont à l'encontre de notre nature évolutive. Newport ne prétend pas pour autant que les courriels doivent être éradiqués de tous les lieux de travail. Il pense simplement qu'un monde où nous aurions une relation plus saine avec les e-mails serait plus heureux.
Partie 1 - Les arguments contre le courrier électronique
Newport commence par décrire l'émergence du courrier électronique sur le lieu de travail. Il explique qu'IBM a décidé, dans les années 1980, d'installer un serveur de courrier électronique interne. La motivation de cette décision était de combiner toutes leurs communications actuelles. À l'époque, ils utilisaient des mémos, des messages vocaux et laissaient des notes. Le courrier électronique offrait la possibilité de les combiner et d'améliorer l'efficacité. Le problème est que l'e-mail a considérablement augmenté l'efficacité, ce qui a conduit à cinq fois plus de communication au cours de la première semaine où il a été introduit. La facilité d'utilisation de l'e-mail en tant qu'outil de communication a fait que les employés l'ont utilisé pour plus de communication dans les deux sens qu'ils ne l'auraient fait avec les outils de communication précédents. Cette expérience met en évidence l'un des plus grands problèmes de l'e-mail, à savoir qu'il est trop rapide.
La rapidité des emails empêche également les travailleurs de se déconnecter. Newport décrit qu'une loi française sur le travail est entrée en vigueur en 2017 qui préserve le "droit à la déconnexion." Cette loi visait à encourager les entreprises à créer des politiques plus strictes entourant les personnes utilisant les emails en dehors du travail. L'argument avancé par ceux qui proposaient cette loi était que les travailleurs étaient épuisés par l'attente de répondre aux emails le soir ou le week-end. Newport utilise cet exemple pour souligner que les e-mails rendent les travailleurs malheureux. Des recherches scientifiques confirment ce point. Des chercheurs de l'université de Californie ont branché quarante employés de bureau à des moniteurs cardiaques sans fil pendant 12 jours. Leurs résultats ont montré que plus les participants passaient de temps sur leurs courriels dans une heure donnée, plus leur niveau de stress (mesuré par la fréquence cardiaque) était élevé.
Les conséquences de ce stress et de ce mal-être sont importantes. Au niveau de l'entreprise, l'augmentation du stress a un impact sur les performances de l'équipe. C'est également une question d'ordre utilitaire si la plupart des gens sont submergés par des courriels qui nuisent à leur santé et à leur bien-être. Newport remet en question l'opinion courante dans le monde des affaires selon laquelle les effets négatifs des courriels sont attribuables à de mauvaises habitudes. Il pense que notre inadéquation avec les e-mails est due à notre nature évolutive. Il compare les interactions sociales que nous recherchons en tant qu'êtres humains à la nourriture. L'évolution nous pousse à manger, c'est pourquoi nous ressentons la faim en l'absence de nourriture. Newport affirme que notre besoin évolutif d'être social entraîne un sentiment de malaise lorsque nous négligeons ces interactions. La rapidité des courriers électroniques fait que nous avons souvent du mal à suivre ces interactions et que nous sommes anxieux si nous ne leur répondons pas le soir ou le week-end. Newport estime que c'est là le problème fondamental des e-mails.
Partie 2 - Principes pour un monde sans courriel
Newport estime que notre dépendance à l'égard des courriels et des plates-formes de travail similaires est naturellement source d'anxiété. Lorsqu'aucune structure n'est mise en place, il y a une énorme quantité de messages sur plusieurs tâches que vous devez traiter. Pour ne pas perdre le fil, vous devez surveiller constamment ces canaux. Le problème, c'est que votre manque de concentration réduit votre capacité cognitive et vous rend malheureux.
Newport offre un exemple innovant d'une entreprise qui a cherché à s'attaquer à l'anxiété liée aux e-mails. La société d'Arianna Huffington, Thrive Global, a décidé de développer ce qu'elle appelle Thrive Away. Dans la plupart des entreprises, un courriel de vacances automatisé est envoyé en réponse à un courriel lorsque vous êtes absent. Le problème est que, pendant que vous êtes en vacances, vous vous inquiétez toujours de recevoir des interactions sociales (e-mails) et de ne pas pouvoir y répondre. De plus, ces e-mails s'accumulent et offrent une quantité ingérable à votre retour. Arianna Huffington a donc créé un processus par lequel une réponse automatique est fournie et l'e-mail original est supprimé. Ainsi, les employés en vacances n'ont pas à se soucier des courriels non résolus.
C'est une solution pour quand vous êtes en vacances. Mais le problème reste entier lorsque vous êtes au travail. Au travail, vous aurez toujours une anxiété de faible intensité et des malentendus parce que nous nous exprimons mal par écrit. Newport plaide donc également en faveur de systèmes de gestion de projets partagés. Ces systèmes devraient simplifier la tâche consistant à identifier qui travaille sur quoi, de sorte que l'on passe moins de temps à communiquer. Newport recommande également une autre innovation qu'il a remarqué que certaines entreprises utilisent. Plus précisément, il s'agit de ne plus associer plusieurs adresses électroniques à une seule personne. Ainsi, au lieu de faire une demande spécifique à une personne, il est préférable d'avoir une boîte de réception combinée où plusieurs employés surveillent les tâches. Ce seul changement peut soulager une grande partie de l'anxiété associée aux e-mails. Cela nous ramène à notre évolution vers la messagerie synchrone et nous éloigne des types modernes de messagerie asynchrone.
Classement
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