이메일 없는 세상 요약 및 리뷰 | 칼 뉴포트

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소개

이메일 없는 세상 는 이메일이 모든 직장에서 스트레스와 불안을 유발하는 가장 큰 요인 중 하나라는 점을 다룹니다. 대부분의 기업은 이메일 때문에 스트레스를 받는다는 것은 조직이나 관리가 부실하다는 신호라고 주장합니다.

 이메일 없는 세상 는 이러한 통념에 이의를 제기하고 이메일이 인간의 진화적 본성에 반한다는 연구 결과를 제시하는 것을 목표로 합니다. 하지만 뉴포트는 모든 직장에서 이메일을 근절해야 한다고 주장하는 것은 아닙니다. 그는 단지 우리가 이메일과 더 건강한 관계를 맺는 세상이 더 행복한 곳이 될 것이라고 믿습니다.

칼 뉴포트는 이메일이 현대 직장에서의 커뮤니케이션 도구로는 적합하지 않다고 주장하며, 이메일이 더 효과적인 방법으로 대체되는 세상에 대한 비전을 제시합니다. 그는 조직이 이메일에 대해 '기본값 해제' 정책을 채택하고, 업무별 커뮤니케이션 도구를 사용하고, 대면 회의를 장려하고, 비동기식 서면 커뮤니케이션을 사용하고, 커뮤니케이션에 대한 명확한 기대치를 설정할 것을 제안합니다. 뉴포트는 이러한 원칙을 통해 조직이 이메일 없는 세상으로 전환하고 생산성, 커뮤니케이션, 전반적인 복지를 개선할 수 있다고 주장합니다.

칼 뉴포트 소개

칼 뉴포트 는 조지타운 대학교의 컴퓨터 공학 교수입니다. 학술 연구 외에도 디지털 기술과 문화의 교차점에 관한 기사와 블로그 게시물을 작성하고 있습니다. 칼은 뉴요커와 뉴욕 타임즈에 글을 기고했습니다. 또한 연간 3백만 명 이상이 방문하는 Study Hacks라는 블로그를 오랫동안 운영하고 있습니다. 

칼 뉴포트는 이러한 주제에 대해 다음과 같은 여러 권의 책을 저술했습니다.딥 워크: 산만한 세상에서 집중해서 성공하기 위한 규칙", "너무 뛰어나서 무시할 수 없습니다: 좋아하는 일을 찾는 데 기술이 열정을 앞서는 이유," 및 "디지털 미니멀리즘: 시끄러운 세상에서 집중력 있는 삶 선택하기".

뉴포트는 생산성 및 기술 사용에 대한 파격적이고 직관적인 조언으로 유명합니다. 뉴포트의 작업은 뉴욕 타임즈, 월스트리트 저널, 포브스 등 다양한 언론 매체에 소개된 바 있습니다.

스토리샷 #1: 이메일에 대한 반론

뉴포트는 직장 내 이메일의 등장에 대해 설명하는 것으로 시작합니다. 그는 1980년대에 IBM이 사내 이메일 서버를 설치하기로 결정했다고 설명합니다. 그렇게 한 동기는 현재의 모든 커뮤니케이션을 통합하기 위해서였습니다. 당시 직원들은 메모, 음성 메일, 메모 남기기 등을 사용하고 있었습니다. 이메일은 이들을 통합하고 효율성을 개선할 수 있는 기회를 제공했습니다. 문제는 이메일이 도입된 첫 주에 커뮤니케이션의 양이 5배나 늘어날 정도로 효율성이 크게 향상되었다는 점입니다. 커뮤니케이션 도구로서 이메일이 간편해지자 직원들은 이전 커뮤니케이션 도구보다 더 많은 대화를 주고받는 데 이메일을 사용했습니다. 이 실험은 이메일의 가장 큰 문제 중 하나인 너무 빠르다는 점을 강조합니다.

이메일의 속도 또한 근로자가 연결을 끊는 것을 방지합니다. 뉴포트는 "연결 해제 권리"를 보호하는 프랑스 노동법이 2017년에 발효되었다고 설명합니다. 이 법은 기업이 업무 외 이메일 사용에 대해 더 엄격한 정책을 만들도록 장려하는 것을 목표로 합니다. 이 법을 제안한 사람들의 주장은 저녁이나 주말에 이메일에 답장을 보내야 한다는 기대감으로 인해 근로자들이 소진되고 있다는 것이었습니다. 뉴포트는 이 사례를 통해 이메일이 근로자를 비참하게 만든다는 점을 강조합니다. 과학적 연구 결과도 이를 뒷받침합니다. 캘리포니아 대학교의 연구원들은 40명의 직장인을 12일 동안 무선 심박수 모니터에 연결했습니다. 그 결과 참가자들이 주어진 시간 동안 이메일을 사용하는 시간이 길수록 스트레스 수준(심박수로 측정)이 높아지는 것으로 나타났습니다.

이러한 스트레스와 불행의 결과는 심각합니다. 비즈니스 차원에서 스트레스가 증가하면 팀 성과에 영향을 미칩니다. 또한 전 세계 대부분의 사람들이 건강과 웰빙에 해를 끼치는 이메일에 압도당하고 있다면 이는 실용적인 문제이기도 합니다. 뉴포트는 이메일의 부정적인 영향이 잘못된 습관 때문이라는 일반적인 비즈니스 관점에 도전합니다. 그는 이메일과 우리의 불일치가 진화적 본성 때문이라고 생각합니다. 그는 인간으로서 우리가 갈망하는 사회적 상호 작용을 식사에 비유합니다. 인간은 진화적으로 먹고 싶은 욕구를 가지고 있기 때문에 음식이 없을 때 배고픔을 경험합니다. 뉴포트는 사회적 관계를 맺으려는 인간의 진화적 욕구가 이러한 상호작용을 소홀히 할 때 불안감으로 이어진다고 주장합니다. 이메일의 속도 때문에 우리는 종종 이러한 상호작용을 따라잡기 힘들고, 저녁이나 주말에 이메일에 응답하지 않으면 불안감을 느끼게 됩니다. 뉴포트는 이것이 이메일의 핵심 문제라고 생각합니다.

스토리샷 #2: 직장에서의 이메일 불안을 해결하는 혁신적인 솔루션 

뉴포트는 이메일과 유사한 업무 기반 플랫폼에 대한 의존도가 자연스럽게 불안을 낳는다고 생각합니다. 구조가 도입되지 않으면 여러 업무에 걸쳐 처리해야 할 메시지가 엄청나게 많아집니다. 이를 파악하려면 이러한 채널을 지속적으로 모니터링해야 합니다. 문제는 집중력 부족으로 인해 인지능력이 저하되고 비참한 상황에 처하게 된다는 것입니다. 

뉴포트는 이메일의 불안감을 해소하기 위해 노력한 한 기업의 혁신적인 사례를 소개합니다. 아리아나 허핑턴의 회사인 Thrive Global은 '스라이브 어웨이'라는 서비스를 개발하기로 결정했습니다. 대부분의 회사에서는 사용자가 자리를 비울 때 자동으로 휴가 이메일이 발송됩니다. 문제는 휴가 중에도 여전히 소셜 인터랙션(이메일)을 수신하고 답장을 보낼 수 없다는 것입니다. 또한 휴가에서 돌아오면 이메일이 쌓여 감당할 수 없는 양이 될 수도 있습니다. 그래서 아리아나 허핑턴은 자동 응답이 제공되고 원본 이메일은 삭제되는 프로세스를 만들었습니다. 따라서 휴가 중인 직원들은 해결되지 않은 이메일에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

이것은 휴가 중일 때를 위한 솔루션입니다. 하지만 직장에 있는 동안에도 문제는 여전히 남아 있습니다. 직장에서는 여전히 저급한 불안감을 느끼고 서면 매체를 통해 자신을 잘 표현하지 못하기 때문에 오해가 생길 수 있습니다. 그래서 뉴포트는 공유 프로젝트 관리 시스템을 옹호합니다. 이러한 시스템은 누가 어떤 작업을 하고 있는지 파악하는 작업을 간소화하여 커뮤니케이션에 소요되는 시간을 줄여줍니다. 또한 뉴포트는 일부 회사에서 사용하고 있는 또 다른 혁신을 추천합니다. 구체적으로, 한 개인과 이메일 주소를 연결하는 방식에서 벗어나는 것입니다. 즉, 한 사람에게만 특정 요청을 하는 대신 여러 직원이 작업을 모니터링할 수 있는 통합 받은 편지함을 사용하는 것입니다. 이러한 변화만으로도 이메일과 관련된 불안감을 상당 부분 해소할 수 있습니다. 이는 현대의 비동기 메시징 유형에서 벗어나 동기 메시징이라는 진화의 원동력으로 되돌아가는 것입니다.

스토리샷 #3: 이메일 커뮤니케이션이 사무실 생산성에 미치는 부정적인 영향

2012년 글로리아 마크가 이끄는 연구팀은 직장에서 이메일이 미치는 영향에 대해 연구했습니다. 이 연구에서는 한 리서치 회사의 직원 13명을 대상으로 근무일 5일 동안 이메일을 차단했습니다.

 연구 과학자 중 한 명이 상사의 요청으로 인해 실험실 설정 중에 자주 방해를 받는 것을 관찰했습니다. 그는 하던 일을 멈추고 상사의 요청에 응해야 했기 때문에 실험실 설정 속도가 느려졌습니다. 하지만 이메일이 꺼진 후에도 복도 두 개를 걸어가야 하는 수고로움 때문에 상사가 더 이상 그를 귀찮게 하지 않았기 때문에 추가 업무를 떠넘기지 않았습니다. 마크는 혼자 남아서 설정을 마무리하는 그의 열정을 보고받았습니다.

이 실험은 이메일이 어떻게 더 많은 업무를 유발하고, 커뮤니케이션 마찰을 증가시키며, 요청을 감소시키는지 보여주었습니다. 이 실험은 커뮤니케이션을 이메일에 전적으로 의존하는 대신 물리적 접촉이 필요하다는 점을 강조합니다.

이메일 습관 모니터링

2005년에 마크와 곤잘레스가 선구적인 연구를 수행했을 때, 14명의 호주 통신회사 직원 그룹이 하루를 88개의 서로 다른 '에피소드'로 나누고 그 중 60개는 커뮤니케이션에 전념한다는 사실을 발견했습니다. 

11년 후, 글로리아 마크의 팀은 추적 소프트웨어를 사용하여 한 대기업의 연구 부서 직원들의 습관을 모니터링한 결과, 직원들이 하루 평균 77번 이메일을 확인하는 것으로 나타났습니다. 하루 평균 이메일 송수신 횟수를 측정한 결과, 2005년에는 하루 50건에서 2006년에는 69건, 2011년에는 92건으로 증가하는 등 커뮤니케이션이 증가하는 추세를 보였습니다. 

기술 리서치 회사인 Radicati Group에 따르면 2019년의 예상 수치는 하루 평균 126개의 메시지였습니다.

이메일이 심층 작업을 방해하는 방법

2018년의 데이터에 따르면 이메일 및 커뮤니케이션 애플리케이션이 심층 업무 수행 능력에 미치는 악영향이 밝혀졌습니다. 이 데이터에 따르면 사용자들은 평균적으로 6분 이내에 받은 편지함을 확인했으며, 가장 일반적인 간격은 1분에 한 번이었습니다. 또한 조사 대상 사용자의 절반이 경험한 가장 긴 무중단 시간은 40분을 넘지 않았으며, 가장 일반적인 시간은 20분이었습니다. 이는 이메일 및 커뮤니케이션 애플리케이션이 단 몇 분 이상 업무에 집중하는 데 방해가 되고 있음을 보여줍니다.

스토리샷 #4: 이메일 없는 세상을 위한 원칙

뉴포트는 과잉 활동적인 하이브 마인드 워크플로우에 대한 해독제로 네 가지 기본 원칙을 제시합니다:

주의 자본 원칙: 인간의 두뇌를 순차적으로 배치하는 것이 지식 업무의 핵심입니다.

뉴포트의 주의력 자본 원칙에 따르면 지식 업무의 생산성 향상은 두뇌의 사고 방식을 수용하는 워크플로우를 활용함으로써 달성할 수 있습니다. 여기에는 기존의 자율성에 구조를 추가하는 것이 포함되는데, 업무 실행은 실제 업무이고 워크플로는 이러한 업무 활동을 식별, 할당, 조정 및 검토하는 방식입니다.

"주의 자본 원칙 정보에 지속적으로 가치를 더하는 인간 두뇌의 능력을 더 잘 최적화하는 워크플로우를 파악하면 지식 부문의 생산성을 크게 높일 수 있습니다." - 칼 뉴포트

프로세스 원칙: 효율적인 프로세스를 사용하여 성능 최적화 및 모호성 감소

뉴포트의 프로세스 원칙은 효율적인 생산 프로세스를 지식 업무에 통합하면 성과를 높이고 필요한 에너지의 양을 줄일 수 있다고 제안합니다. 이는 모든 창작 프로세스를 단계별 레시피로 축소하는 것이 아니라 오히려 더 많은 구조와 조직을 추가하는 것을 의미합니다. 효과적인 제작 프로세스를 위해서는 작업 진행 상황을 검토하고, 커뮤니케이션 일정을 예약하고, 모호성을 줄이는 기능이 필요합니다. 또한 이러한 프로세스는 개인에 맞게 고도로 맞춤화되어야 합니다.

"프로세스 원칙 지식 업무에 스마트 생산 프로세스를 도입하면 성과를 획기적으로 높이고 업무의 피로도를 훨씬 줄일 수 있습니다." - 칼 뉴포트

프로토콜 원칙: 통신 프로토콜 설정으로 조정을 최적화하기

뉴포트의 프로토콜 원칙에 따르면 업무 공간 조정을 최적화하기 위해 미리 규칙을 설계하면 장기적인 이득을 얻을 수 있습니다. 회의 일정, 고객 프로토콜, 커뮤니케이션 가이드라인, 이메일 프로토콜 등이 그 예입니다. 이러한 프로토콜은 지식 업무의 인지적 비용을 줄이고 에너지 비용과 불편함의 균형을 맞추기 위해 고안되었습니다.

전문화 원칙: 몇 가지에 집중하면 생산성이 높아집니다.

전문화 원칙은 더 적은 일을 더 높은 품질과 더 많은 책임감으로 수행하면 생산성을 크게 향상시킬 수 있음을 시사합니다. 전문화 방법의 예로는 아웃소싱, 더 많은 자율성 부여, 스프린트, 예산 및 업무량 책정, 지원 인력 강화 등이 있습니다. 1인 팀에서는 책임에 따라 시간을 세분화하여 이를 모방할 수 있습니다.

"전문화 원칙 지식 부문에서는 더 적은 일을 하지만 각 일을 더 높은 품질과 책임감으로 수행하는 것이 생산성을 훨씬 더 높일 수 있는 토대가 될 수 있습니다." - 칼 뉴포트

스토리샷 #5: 이메일 없는 세상으로 전환하기 위한 조직을 위한 5가지 핵심 원칙

뉴포트에 따르면 이메일은 여러 가지 한계로 인해 커뮤니케이션을 위한 '형편없는 도구'입니다. 과부하가 걸리기 쉽고, 추적하기 어렵고, 오해가 생기기 쉽습니다. 또한 이메일은 멀티태스킹을 부추겨 깊이 있는 작업보다는 얕은 작업으로 이어지며, 스트레스와 주의 산만의 주요 원인이 될 수 있습니다.

뉴포트는 조직이 대면 회의, 업무별 커뮤니케이션 도구, '비동기식 서면 커뮤니케이션'(예: 서면 문서 또는 보고서) 등 보다 효과적인 커뮤니케이션 방법을 채택해야 한다고 제안합니다. 이러한 방법은 이메일보다 더 효율적이고 명확하며 스트레스가 적습니다.

이메일 없는 세상으로 전환하기 위해 뉴포트는 조직이 따라야 할 일련의 원칙을 제안합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

1. 이메일은 필요한 경우에만 사용하고 다른 커뮤니케이션 수단을 선호하는 이메일 '기본값 해제' 정책을 채택합니다.
2. 이메일에 의존하지 말고 특정 프로젝트나 업무에 맞는 커뮤니케이션 도구를 사용하세요.
3. 대면 회의가 더 효율적이고 원활한 의사소통이 가능하므로 가능하면 대면 회의를 장려하세요.
4. 중요하거나 복잡한 정보에는 비동기식 서면 커뮤니케이션(예: 문서 또는 보고서)을 사용합니다.
5. 직원이 언제, 얼마나 자주 연락할 수 있는지, 작업의 우선순위를 어떻게 정할지 등 커뮤니케이션에 대한 명확한 기대치를 설정하세요.

이러한 원칙을 따르면 조직은 이메일 없는 세상으로 전환하고 생산성, 커뮤니케이션 및 전반적인 웰빙을 개선할 수 있다고 뉴포트는 주장합니다.

최종 요약 및 검토

칼 뉴포트는 "이메일 없는 세상"에서 직장 내 주요 커뮤니케이션 수단으로 이메일에 의존하는 것이 생산성과 복지에 해를 끼친다고 주장합니다. 그는 조직이 대면 회의, 업무별 커뮤니케이션 도구, 비동기식 서면 커뮤니케이션과 같은 보다 효과적인 커뮤니케이션 방법을 채택하고 이메일에 대한 '디폴트 오프' 정책과 커뮤니케이션에 대한 명확한 기대치를 포함한 일련의 원칙을 따를 것을 제안합니다.

 뉴포트에 따르면 주의 자본 원칙, 프로세스 원칙, 프로토콜 원칙, 전문화 원칙 등 네 가지 원칙을 준수해야 합니다. 또한 이메일 대신 물리적 접촉을 사용하고, 워크플로우 간소화, 생산 프로세스 도입, 조율 최적화, 전문화 등의 방법을 활용해야 합니다.

이러한 원칙은 조직이 이메일 없는 세상으로 전환하고 생산성, 커뮤니케이션 및 전반적인 웰빙을 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

평가

이메일 없는 세상을 3.9/5점으로 평가합니다.

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