Świat bez poczty elektronicznej - podsumowanie i recenzja | Cal Newport

Życie staje się pracowite. Ma Świat bez poczty elektronicznej było na Twojej liście lektur? Poznaj kluczowe spostrzeżenia już teraz.

W tym miejscu zarysowujemy powierzchnię. Jeśli jeszcze nie masz popularnej książki Cala Newporta o biznesie i produktywności, zamów go tutaj lub pobierz audiobook za darmo aby poznać soczyste szczegóły.

Wstęp

Świat bez poczty elektronicznej zajmuje się tym, że e-maile są jednym z największych czynników powodujących stres i niepokój we wszystkich miejscach pracy. Większość firm twierdzi, że bycie zestresowanym przez e-maile jest oznaką złej organizacji lub zarządzania.

 Świat bez poczty elektronicznej ma na celu podważenie tego mitu i przedstawia wyniki badań, które sugerują, że e-maile są sprzeczne z naszą ewolucyjną naturą. Newport nie twierdzi jednak, że należy wyeliminować e-maile z wszystkich miejsc pracy. Uważa jedynie, że świat, w którym mamy zdrowszy stosunek do e-maili, byłby szczęśliwszym miejscem.

Cal Newport przekonuje, że poczta elektroniczna jest słabym narzędziem komunikacji we współczesnym miejscu pracy i przedstawia wizję świata, w którym zastępuje się ją bardziej efektywnymi metodami. Sugeruje, aby organizacje przyjęły politykę "domyślnego wyłączenia" poczty elektronicznej, używały narzędzi komunikacji specyficznych dla danego zadania, zachęcały do spotkań twarzą w twarz, używały asynchronicznej komunikacji pisemnej i ustalały jasne oczekiwania dotyczące komunikacji. Newport twierdzi, że te zasady mogą pomóc organizacjom w przejściu do świata bez poczty elektronicznej i poprawić produktywność, komunikację i ogólne samopoczucie.

O Cal Newport

Cal Newport jest profesorem informatyki na Uniwersytecie Georgetown. Oprócz badań akademickich pisze artykuły i wpisy na blogach na temat skrzyżowania technologii cyfrowych i kultury. Cal pisał dla New Yorkera i New York Timesa. Prowadzi również długoletni blog Study Hacks, który jest odwiedzany przez ponad 3 miliony osób rocznie. 

Cal Newport napisał kilka książek na te tematy, w tym "Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World (Zasady osiągania sukcesu w rozproszonym świecie)", "So Good They Can't Ignore You: Dlaczego umiejętności zwyciężają nad pasją w poszukiwaniu pracy, którą się kocha," i "Cyfrowy minimalizm: Wybór skupionego życia w hałaśliwym świecie".

Newport jest znany ze swoich niekonwencjonalnych i kontrintuicyjnych porad dotyczących produktywności i wykorzystania technologii. Jego prace były publikowane w wielu mediach, w tym w The New York Times, The Wall Street Journal i Forbes.

StoryShot #1: The Case Against Email

Newport zaczyna od opisu pojawienia się poczty elektronicznej w miejscu pracy. Wyjaśnia, że w latach 80. firma IBM postanowiła zainstalować wewnętrzny serwer poczty elektronicznej. Ich motywacją do tego było połączenie całej dotychczasowej komunikacji. W tamtym czasie używano notatek, poczty głosowej i zostawiania notatek. Email oferował możliwość połączenia ich i poprawy efektywności. Problem w tym, że e-mail znacznie zwiększył efektywność, co doprowadziło do pięciokrotnego zwiększenia ilości komunikacji w pierwszym tygodniu, w którym został wprowadzony. Łatwość korzystania z poczty elektronicznej jako narzędzia komunikacji oznaczała, że pracownicy używali jej do częstszej komunikacji tam i z powrotem, niż gdyby korzystali z poprzednich narzędzi komunikacji. Eksperyment ten podkreśla jeden z największych problemów z pocztą elektroniczną, który polega na tym, że jest ona zbyt szybka.

Szybkość wysyłania e-maili również uniemożliwia pracownikom rozłączenie się. Newport opisuje, że w 2017 roku weszło w życie francuskie prawo pracy, które zachowuje "prawo do rozłączania się". Prawo to miało na celu zachęcenie firm do stworzenia bardziej restrykcyjnych polityk otaczających osoby korzystające z poczty elektronicznej poza pracą. Argumentem wysuwanym przez osoby proponujące to prawo było to, że pracownicy byli wypaleni przez oczekiwanie odpowiadania na e-maile wieczorami lub w weekendy. Newport używa tego przykładu, aby podkreślić, że e-maile unieszczęśliwiają pracowników. Badania naukowe potwierdzają tę tezę. Naukowcy z Uniwersytetu Kalifornijskiego podłączyli czterdziestu pracowników biurowych do bezprzewodowych monitorów rytmu serca na 12 dni. Ich wyniki pokazały, że im dłużej uczestnicy spędzali nad pocztą elektroniczną w danej godzinie, tym wyższy był ich poziom stresu (mierzony tętnem).

Skutki tego stresu i nieszczęścia są znaczące. Na poziomie biznesowym zwiększony stres ma wpływ na wydajność zespołu. Jest to również kwestia utylitarna, jeśli większość świata jest przytłoczona e-mailami, które szkodzą ich zdrowiu i samopoczuciu. Newport kwestionuje powszechny pogląd biznesowy, że negatywny wpływ e-maili wynika ze złych nawyków. Uważa, że nasze niedopasowanie do maili wynika z naszej ewolucyjnej natury. Porównuje on interakcje społeczne, których pożądamy jako ludzie, do jedzenia. Mamy ewolucyjny popęd do jedzenia, dlatego odczuwamy głód w przypadku braku pożywienia. Newport twierdzi, że nasz ewolucyjny popęd do bycia społecznym prowadzi do uczucia niepokoju, gdy zaniedbujemy te interakcje. Szybkość wysyłania e-maili oznacza, że często trudno nam nadążyć za tymi interakcjami i czujemy niepokój, jeśli nie odpowiadamy na nie wieczorem lub w weekend. Newport uważa, że to jest właśnie główny problem związany z e-mailami.

StoryShot #2: Innowacyjne rozwiązania dla lęku przed pocztą elektroniczną w pracy 

Newport uważa, że nasza zależność od e-maili i podobnych platform opartych na pracy w naturalny sposób wytwarza niepokój. Kiedy nie wprowadzi się żadnej struktury, pojawi się ogromna ilość wiadomości dotyczących kilku zadań, którymi trzeba się zająć. Aby utrzymać się na szczycie, musisz stale monitorować te kanały. Problem w tym, że brak skupienia zmniejsza twoje zdolności poznawcze i zostajesz nieszczęśliwy. 

Newport oferuje innowacyjny przykład firmy, która starała się rozwiązać problem niepokoju związanego z e-mailami. Firma Arianny Huffington, Thrive Global, postanowiła opracować coś, co nazwała Thrive Away. W większości firm, w odpowiedzi na maila wysyłany jest automatyczny mail z informacją o urlopie, kiedy jesteś poza domem. Problem z tym jest taki, że kiedy jesteś na wakacjach, nadal martwisz się o otrzymywanie interakcji społecznych (e-maili) i nie jesteś w stanie odpowiedzieć. Te e-maile będą również piętrzyć się i oferować kwotę nie do opanowania po powrocie. Arianna Huffington stworzyła więc proces, w ramach którego udzielana jest automatyczna odpowiedź, a oryginalny e-mail jest usuwany. Dzięki temu pracownicy na wakacjach nie muszą się martwić o żadne nierozwiązane maile.

Jest to rozwiązanie, gdy jesteś na wakacjach. Ale, problem nadal pozostanie, gdy jesteś w pracy. W pracy nadal będziesz odczuwać niski poziom niepokoju i będziesz mieć nieporozumienia, ponieważ źle wyrażamy się w mediach pisanych. Tak więc Newport opowiada się również za wspólnymi systemami zarządzania projektami. Systemy te powinny upraszczać zadanie określania, kto nad czym pracuje, tak aby mniej czasu poświęcać na komunikację. Newport zaleca również inną innowację, którą zauważył, że niektóre firmy stosują. Konkretnie, odejście od kojarzenia adresów e-mail z jedną osobą. Zamiast więc kierować konkretną prośbę do jednej osoby, należy utworzyć wspólną skrzynkę odbiorczą, w której wielu pracowników monitoruje zadania. Sama ta zmiana może złagodzić wiele niepokojów związanych z e-mailami. To przesuwa się z powrotem w kierunku naszego ewolucyjnego napędu synchronicznego przesyłania wiadomości i z dala od nowoczesnych typów asynchronicznego przesyłania wiadomości.

StoryShot #3: Negatywny wpływ komunikacji e-mailowej na produktywność biura

Zespół badawczy pod kierownictwem Glorii Mark w 2012 roku badał wpływ poczty elektronicznej w miejscu pracy. W badaniu wzięło udział 13 pracowników firmy badawczej, którym wyłączono pocztę elektroniczną na pięć dni roboczych.

 Zaobserwowano, że jednemu z naukowców często przerywano pracę w laboratorium ze względu na prośby szefa. Musiał on przerywać pracę i odpowiadać na prośby szefa, co spowalniało jego pracę w laboratorium. Kiedy jednak wyłączono pocztę elektroniczną, szef nie przeszkadzał mu już, ponieważ ilość dodatkowego wysiłku wymagana do przejścia dwoje drzwi w dół korytarza wystarczyła, aby uniemożliwić szefowi przekazanie dodatkowej pracy. Jego entuzjazm z powodu pozostawienia mu możliwości dokończenia konfiguracji został odnotowany przez Marka.

Ten eksperyment pokazał, jak e-maile tworzą więcej pracy, zwiększają tarcie komunikacyjne i zmniejszają liczbę wniosków. Podkreśla potrzebę fizycznego kontaktu zamiast polegania całkowicie na e-mailach do komunikacji.

Monitorowanie nawyków związanych z pocztą elektroniczną

W 2005 roku, kiedy Mark i González przeprowadzili swoje pionierskie badania, odkryli, że grupa czternastu australijskich pracowników telekomunikacji podzieliła swój dzień pracy na osiemdziesiąt osiem odrębnych "epizodów", z których sześćdziesiąt poświęconych było komunikacji. 

Jedenaście lat później zespół Glorii Mark wykorzystał oprogramowanie śledzące do monitorowania nawyków pracowników działu badawczego dużej korporacji, stwierdzając, że sprawdzali oni pocztę elektroniczną średnio siedemdziesiąt siedem razy dziennie. Raporty mierzące średnią liczbę wysyłanych i otrzymywanych dziennie e-maili ujawniły trend rosnącej komunikacji, który wzrósł z pięćdziesięciu e-maili dziennie w 2005 roku do sześćdziesięciu dziewięciu w 2006 roku i dziewięćdziesięciu dwóch w 2011 roku. 

Według firmy zajmującej się badaniem technologii o nazwie Radicati Group, prognozowana liczba na rok 2019 to średnio 126 wiadomości dziennie.

Jak poczta elektroniczna osłabia głęboką pracę

Dane z 2018 roku ujawniły szkodliwy wpływ poczty elektronicznej i aplikacji komunikacyjnych na zdolność do wykonywania głębokiej pracy. Wykazały one, że średnio użytkownicy sprawdzali swoje skrzynki odbiorcze co sześć minut lub mniej, a najczęstszy interwał to raz na minutę. Co więcej, najdłuższy nieprzerwany czas, jakiego doświadczyła połowa badanych użytkowników, nie przekraczał czterdziestu minut, a najczęstszą długością było dwadzieścia minut. Świadczy to o tym, że poczta elektroniczna i aplikacje komunikacyjne utrudniają pracownikom skupienie się na głębokiej pracy przez dłużej niż kilka minut.

StoryShot #4: Zasady dla świata bez poczty elektronicznej

Newport przedstawia cztery podstawowe zasady jako antidotum na hiperaktywny hive mind workflow:

Zasada kapitału uwagi: Wykorzystanie ludzkich mózgów w sposób sekwencyjny jest kluczem do pracy opartej na wiedzy

Zasada kapitału uwagi Newporta sugeruje, że zwiększoną produktywność w pracy opartej na wiedzy można osiągnąć poprzez wykorzystanie przepływu pracy, który dostosowuje się do sposobu myślenia mózgu. Wiąże się to z dodaniem struktury do istniejącej autonomii, przy czym wykonanie pracy to rzeczywista praca, a przepływ pracy to sposób, w jaki te czynności są identyfikowane, przydzielane, koordynowane i przeglądane.

"Zasada kapitału uwagi Produktywność sektora wiedzy można znacznie zwiększyć, jeśli zidentyfikujemy przepływy pracy, które lepiej optymalizują zdolność ludzkiego mózgu do trwałego dodawania wartości do informacji." - Cal Newport

Zasada Procesu: Wykorzystanie efektywnych procesów w celu optymalizacji wydajności i ograniczenia niejednoznaczności

Zasada Procesu Newporta proponuje, aby włączenie efektywnych procesów produkcyjnych do pracy nad wiedzą zwiększyło wydajność i zmniejszyło ilość wymaganej energii. Nie musi to oznaczać zredukowania wszystkich procesów twórczych do przepisów krok po kroku, ale raczej dodanie większej struktury i organizacji. Efektywne procesy produkcyjne wymagają umiejętności przeglądania postępów pracy, planowania komunikacji i ograniczania niejednoznaczności. Dodatkowo, procesy te muszą być w dużym stopniu dostosowane do potrzeb poszczególnych osób.

"Zasada procesu Wprowadzenie do pracy z wiedzą inteligentnych procesów produkcyjnych może radykalnie zwiększyć wydajność i sprawić, że praca będzie znacznie mniej męcząca." - Cal Newport

Zasada protokołu: Ustanowienie protokołów komunikacyjnych optymalizuje koordynację.

Zasada protokołu Newporta mówi, że opracowanie z wyprzedzeniem zasad optymalizujących koordynację pracy prowadzi do długoterminowych korzyści. Przykłady obejmują planowanie spotkań, protokoły dla klientów, wytyczne dotyczące komunikacji i protokoły dotyczące poczty elektronicznej. Protokoły te mają na celu zmniejszenie kosztów poznawczych pracy opartej na wiedzy, równoważąc koszty energii z niedogodnościami.

Zasada specjalizacji: Skupienie się na kilku rzeczach zwiększa produktywność.

Zasada specjalizacji sugeruje, że robienie mniejszej ilości rzeczy przy wyższej jakości i większej odpowiedzialności może znacząco poprawić produktywność. Przykłady sposobów na specjalizację obejmują outsourcing, większą autonomię, sprint, budżetowanie uwagi i obciążenia pracą oraz doładowanie personelu pomocniczego. W zespołach indywidualnych można to naśladować, dzieląc czas według odpowiedzialności.

"Zasada specjalizacji W sektorze wiedzy praca nad mniejszą liczbą rzeczy, ale wykonywanie każdej z nich z większą jakością i odpowiedzialnością, może być podstawą znacznie większej produktywności." - Cal Newport

StoryShot #5: Pięć kluczowych zasad dla organizacji dotyczących przejścia do świata bez poczty elektronicznej

Według Newporta, e-mail jest "kiepskim narzędziem" do komunikacji ze względu na swoje liczne ograniczenia. Łatwo ją przeciążyć, trudno ją śledzić i jest podatna na nieporozumienia. E-mail zachęca również do wielozadaniowości, co prowadzi do płytkiej pracy zamiast głębokiej, i może być głównym źródłem stresu i rozproszenia.

Newport sugeruje, że organizacje powinny przyjąć bardziej efektywne metody komunikacji, takie jak spotkania twarzą w twarz, narzędzia komunikacyjne dostosowane do zadań oraz "asynchroniczna komunikacja pisemna" (np. pisemne dokumenty lub raporty). Metody te są bardziej wydajne, bardziej przejrzyste i mniej stresujące niż poczta elektroniczna.

Aby przejść do świata bez poczty elektronicznej, Newport proponuje zestaw zasad, którymi powinny kierować się organizacje. Należą do nich:

1. Przyjmij politykę "domyślnego wyłączenia" poczty elektronicznej, gdzie poczta elektroniczna jest używana tylko w razie konieczności, a inne metody komunikacji są preferowane.
2. Korzystaj z narzędzi komunikacyjnych dostosowanych do konkretnych projektów lub zadań, zamiast polegać na poczcie elektronicznej.
3. Zachęcaj do spotkań twarzą w twarz, kiedy tylko jest to możliwe, ponieważ są one bardziej efektywne i pozwalają na lepszą komunikację.
4. Używaj asynchronicznej komunikacji pisemnej (np. dokumentów lub raportów) w przypadku ważnych lub złożonych informacji.
5. Ustal jasne oczekiwania dotyczące komunikacji, w tym kiedy i jak często pracownicy powinni być dostępni oraz jak ustalać priorytety zadań.

Stosując się do tych zasad, Newport twierdzi, że organizacje mogą przejść do świata bez poczty elektronicznej i poprawić wydajność, komunikację i ogólne samopoczucie.

Końcowe podsumowanie i przegląd

W książce "Świat bez poczty elektronicznej" Cal Newport dowodzi, że poleganie na poczcie elektronicznej jako podstawowym środku komunikacji w miejscu pracy jest szkodliwe dla produktywności i dobrego samopoczucia. Sugeruje, by organizacje przyjęły bardziej efektywne metody komunikacji, takie jak spotkania twarzą w twarz, narzędzia komunikacyjne dostosowane do zadań i asynchroniczna komunikacja pisemna, a także przestrzegały zestawu zasad obejmujących politykę "wyłączania" poczty elektronicznej i jasne oczekiwania dotyczące komunikacji.

 Według Newporta należy przestrzegać czterech zasad: zasady kapitału uwagi, zasady procesu, zasady protokołu i zasady specjalizacji. Należy również stosować kontakt fizyczny zamiast e-maili, a także sposoby usprawniania przepływu pracy, wprowadzania procesów produkcyjnych, optymalizacji koordynacji i specjalizacji.

Zasady te mogą pomóc organizacjom przejść do świata bez poczty elektronicznej i poprawić produktywność, komunikację i ogólne samopoczucie. 

Ocena

A World Without Email oceniamy na 3,9/5.

Jak oceniasz książkę Cala Newporta?

PDF, Za darmo Audiobook, Infografika i Animowane streszczenie książki 

To był czubek góry lodowej. Aby zanurzyć się w szczegóły i wesprzeć Cal Newport, zamówić go tutaj lub zdobądź audiobooka dla bezpłatny.

Czy podobało Ci się to, czego się tutaj nauczyłeś? Podziel się, aby pokazać, że Ci zależy i daj nam znać, kontaktując się z naszym wsparciem.

Jesteś nowy w StoryShots? Pobierz PDF, audiobook i animowane wersje tego streszczenia A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload i setki innych bestsellerowych książek z dziedziny literatury faktu w naszej darmowa aplikacja z najwyższej półki. Została wyróżniona przez Apple, The Guardian, The UN i Google jako jedna z najlepszych na świecie aplikacji do czytania i nauki.

Streszczenia książek powiązanych

• Minimalizm cyfrowy przez Cala Newporta
• Zasada 80/20 przez Richarda Kocha
• Przepływ przez Mihaly Csikszentmihalyi
• 4-godzinny tydzień pracy przez Tima Ferrissa
• Przeróbka David Hansson i Jason Fried
• Essentialism Greg McKeown
• The One Thing Gary Keller i Jay Papasan
• Nieodłączny przez Nir Eyal
• Wojna o sztukę Steven Pressfield
• Samotnie razem Sherry Turkle
• Metoda Bullet Journal przez Rydera Carrolla
• Eat that Frog przez Briana Tracy 
• Tao Te Ching przez Lao Tzu
• Zdalnie David Hansson i Jason Fried
• Limitless Jim Kwik

• Zapisz