Un mundo sin correo electrónico Resumen y crítica | Cal Newport

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Introducción

Un mundo sin correo electrónico aborda cómo el correo electrónico es uno de los principales factores de estrés y ansiedad en todos los lugares de trabajo. La mayoría de las empresas sostienen que el estrés causado por el correo electrónico es señal de mala organización o gestión.

 Un mundo sin correo electrónico pretende poner en tela de juicio este mito y ofrece resultados de investigaciones que sugieren que los correos electrónicos van en contra de nuestra naturaleza evolutiva. Sin embargo, Newport no afirma que los correos electrónicos deban ser erradicados de todos los lugares de trabajo. Simplemente cree que un mundo en el que tengamos una relación más sana con los correos electrónicos sería un lugar más feliz.

Cal Newport sostiene que el correo electrónico no es una buena herramienta de comunicación en el lugar de trabajo moderno y presenta una visión de un mundo en el que se sustituye por métodos más eficaces. Sugiere que las organizaciones adopten una política de "desactivación" del correo electrónico, utilicen herramientas de comunicación específicas para cada tarea, fomenten las reuniones cara a cara, utilicen la comunicación escrita asíncrona y establezcan expectativas claras en materia de comunicación. Newport sostiene que estos principios pueden ayudar a las organizaciones en la transición a un mundo sin correo electrónico y mejorar la productividad, la comunicación y el bienestar general.

Sobre Cal Newport

Cal Newport es profesor de informática en la Universidad de Georgetown. Además de su investigación académica, escribe artículos y entradas de blog sobre la intersección de la tecnología digital y la cultura. Cal ha escrito para el New Yorker y el New York Times. Además, tiene un blog desde hace tiempo llamado Study Hacks, que recibe más de 3 millones de visitas al año. 

Cal Newport ha escrito varios libros sobre estos temas, entre ellos "Trabajo en profundidad: Reglas para el éxito en un mundo distraído", "Tan bueno que no pueden ignorarte: Por qué las habilidades triunfan sobre la pasión en la búsqueda del trabajo que amasy "Minimalismo digital: Elegir una vida centrada en un mundo ruidoso".

Newport es conocido por sus consejos poco convencionales y contrarios a la intuición sobre productividad y uso de la tecnología. Su trabajo ha aparecido en diversos medios de comunicación, como The New York Times, The Wall Street Journal y Forbes.

StoryShot #1: El caso contra el correo electrónico

Newport comienza describiendo la aparición del correo electrónico en el lugar de trabajo. Explica que IBM decidió en los años 80 instalar un servidor de correo electrónico interno. Su motivación para hacerlo era combinar todas sus comunicaciones actuales. En aquella época, utilizaban memos, mensajes de voz y dejaban notas. El correo electrónico ofrecía la oportunidad de combinarlos y mejorar la eficiencia. La cuestión es que el correo electrónico aumentó considerablemente la eficiencia, lo que llevó a quintuplicar las comunicaciones en la primera semana en que se introdujo. La facilidad del correo electrónico como herramienta de comunicación hizo que los empleados lo utilizaran para una mayor comunicación de ida y vuelta de lo que habrían hecho con las herramientas de comunicación anteriores. Este experimento pone de manifiesto uno de los mayores problemas del correo electrónico, que es que es demasiado rápido.

La rapidez de los correos electrónicos también impide a los trabajadores desconectarse. Newport describe que en 2017 entró en vigor una ley laboral francesa que preserva el "derecho a desconectar". Esta ley pretendía animar a las empresas a crear políticas más estrictas en torno al uso del correo electrónico por parte de las personas fuera del trabajo. El argumento esgrimido por quienes propusieron esta ley fue que los trabajadores estaban siendo quemados por la expectativa de responder a los correos electrónicos por las noches o durante el fin de semana. Newport utiliza este ejemplo para subrayar que los correos electrónicos están haciendo que los trabajadores se sientan miserables. La investigación científica apoya este punto. Investigadores de la Universidad de California conectaron a cuarenta oficinistas a monitores inalámbricos de ritmo cardíaco durante 12 días. Los resultados mostraron que cuanto más tiempo pasaban los participantes con el correo electrónico en una hora determinada, más altos eran sus niveles de estrés (medidos por el ritmo cardíaco).

El resultado de este estrés e infelicidad es significativo. A nivel empresarial, el aumento del estrés repercute en el rendimiento del equipo. También es una cuestión utilitaria si la mayor parte del mundo se ve abrumada por correos electrónicos que perjudican su salud y bienestar. Newport desafía la opinión empresarial común de que los impactos negativos de los correos electrónicos son atribuibles a los malos hábitos. Cree que nuestro desajuste con los correos electrónicos se debe a nuestra naturaleza evolutiva. Compara las interacciones sociales que anhelamos como humanos con la alimentación. Tenemos un impulso evolutivo para comer, por lo que experimentamos hambre en ausencia de alimentos. Newport argumenta que nuestro impulso evolutivo de ser sociales nos lleva a una sensación de malestar cuando descuidamos estas interacciones. La velocidad de los correos electrónicos hace que a menudo nos cueste seguir el ritmo de estas interacciones y que nos sintamos ansiosos si no respondemos a ellas por la noche o el fin de semana. Newport cree que éste es el principal problema de los correos electrónicos.

StoryShot #2: Soluciones innovadoras a la ansiedad por el correo electrónico en el trabajo 

Newport cree que nuestra dependencia del correo electrónico y de otras plataformas de trabajo similares produce naturalmente ansiedad. Cuando no se introduce ninguna estructura, habrá una enorme cantidad de mensajes a través de varias tareas que tienes que atender. Para estar al tanto de todo esto, hay que estar constantemente supervisando estos canales. El problema con esto es que tu falta de concentración reduce tu capacidad cognitiva y te sientes miserable. 

Newport ofrece un ejemplo innovador de una empresa que ha tratado de hacer frente a la ansiedad de los correos electrónicos. La empresa de Arianna Huffington, Thrive Global, decidió desarrollar lo que llaman Thrive Away. En la mayoría de las empresas, se envía un correo electrónico automático de vacaciones en respuesta a un correo electrónico cuando se está fuera. El problema con esto es que mientras estás de vacaciones, sigues preocupándote por recibir interacciones sociales (correos electrónicos) y no poder responder. Además, estos correos electrónicos se acumulan y ofrecen una cantidad inabarcable a tu regreso. Por eso, Arianna Huffington creó un proceso por el que se da una respuesta automática y se elimina el correo electrónico original. De este modo, los empleados que están de vacaciones no tienen que preocuparse por ningún correo electrónico sin resolver.

Esta es una solución para cuando estás de vacaciones. Pero el problema persistirá en el trabajo. En el trabajo, seguirás teniendo ansiedad de bajo grado y habrá malentendidos porque nos expresamos mal en los medios escritos. Por eso, Newport también aboga por sistemas de gestión de proyectos compartidos. Estos sistemas deben simplificar la tarea de identificar quién está trabajando en qué, de modo que se dedique menos tiempo a la comunicación. Newport también recomienda otra innovación que ha observado que utilizan algunas empresas. En concreto, dejar de asociar las direcciones de correo electrónico a una sola persona. Así, en lugar de hacer una petición específica a una persona, tener una bandeja de entrada combinada en la que varios empleados supervisen las tareas. Este cambio por sí solo puede aliviar gran parte de la ansiedad asociada a los correos electrónicos. Esto retrocede hacia nuestro impulso evolutivo de mensajería sincrónica y se aleja de los tipos modernos de mensajería asincrónica.

StoryShot #3: Impacto negativo de la comunicación por correo electrónico en la productividad de la oficina

El equipo de investigación dirigido por Gloria Mark estudió en 2012 el impacto del correo electrónico en un lugar de trabajo. En el estudio participaron 13 empleados de una empresa de investigación a los que se les desconectó el correo electrónico durante cinco días laborables.

 Se observó que uno de los investigadores era interrumpido a menudo durante la preparación de su laboratorio debido a las peticiones de su jefe. Se veía obligado a interrumpir su trabajo para atender las peticiones del jefe, lo que ralentizaba la preparación del laboratorio. Pero, cuando se apagaban los correos electrónicos, el jefe no seguía molestándole, ya que el esfuerzo extra que suponía caminar dos puertas por el pasillo era suficiente para evitar que el jefe le diera trabajo extra. Mark informó de su entusiasmo al ver que le dejaban terminar su trabajo.

Este experimento demostró cómo los correos electrónicos generan más trabajo, aumentan la fricción en la comunicación y reducen las solicitudes. Pone de relieve la necesidad del contacto físico en lugar de depender por completo de los correos electrónicos para comunicarse.

Seguimiento de los hábitos de correo electrónico

En 2005, cuando Mark y González realizaron su investigación pionera, descubrieron que un grupo de catorce empleados australianos de telecomunicaciones dividían su jornada laboral en ochenta y ocho "episodios" distintos, sesenta de los cuales estaban dedicados a la comunicación. 

Once años más tarde, el equipo de Gloria Mark utilizó un software de seguimiento para controlar los hábitos de los empleados de una división de investigación de una gran empresa, y descubrió que consultaban el correo electrónico una media de setenta y siete veces al día. Los informes que medían el número medio de correos electrónicos enviados y recibidos diariamente revelaron una tendencia al aumento de la comunicación, pasando de cincuenta correos electrónicos diarios en 2005 a sesenta y nueve en 2006 y noventa y dos en 2011. 

Según una empresa de investigación tecnológica llamada Radicati Group, la cifra prevista para 2019 era de una media de 126 mensajes al día.

Cómo el correo electrónico merma el trabajo en profundidad

Datos de 2018 revelaron los efectos perjudiciales del correo electrónico y las aplicaciones de comunicación en la capacidad de realizar un trabajo profundo. Mostraron que, de media, los usuarios consultaban sus bandejas de entrada cada seis minutos o menos, y el intervalo más común era de una vez por minuto. Además, el mayor tiempo ininterrumpido experimentado por la mitad de los usuarios estudiados no superaba los cuarenta minutos, y la duración más común era de veinte minutos. Esto demuestra que el correo electrónico y las aplicaciones de comunicación están obstaculizando la capacidad de los trabajadores para concentrarse en un trabajo profundo durante más de unos pocos minutos.

StoryShot #4: Principios para un mundo sin correo electrónico

Newport presenta cuatro principios fundamentales como antídotos contra el flujo de trabajo hiperactivo de la mente colmena:

El principio del capital atención: Desplegar secuencialmente los cerebros humanos es clave para el trabajo del conocimiento

El principio del capital de atención de Newport sugiere que la mejora de la productividad en el trabajo del conocimiento se consigue utilizando flujos de trabajo que se adapten a la forma de pensar de los cerebros. Esto implica añadir estructura a la autonomía existente, siendo la ejecución del trabajo el trabajo real y el flujo de trabajo la forma en que se identifican, asignan, coordinan y revisan esas actividades laborales.

"El principio del capital de atención La productividad del sector del conocimiento puede aumentar considerablemente si identificamos flujos de trabajo que optimicen mejor la capacidad del cerebro humano para añadir valor a la información de forma sostenible." - Cal Newport

Principio de proceso: utilizar procesos eficientes para optimizar el rendimiento y reducir la ambigüedad

El Principio de Proceso de Newport propone que la incorporación de procesos de producción eficientes al trabajo del conocimiento aumenta el rendimiento y reduce la cantidad de energía necesaria. Esto no significa necesariamente reducir todos los procesos creativos a recetas paso a paso, sino añadir más estructura y organización. Los procesos de producción eficaces requieren la capacidad de revisar el progreso del trabajo, programar las comunicaciones y reducir la ambigüedad. Además, estos procesos deben ser muy personalizados para cada persona.

"El principio del proceso Introducir procesos de producción inteligentes en el trabajo del conocimiento puede aumentar drásticamente el rendimiento y hacer que el trabajo sea mucho menos agotador". - Cal Newport

Principio de protocolo: establecer protocolos de comunicación optimiza la coordinación

El principio de protocolo de Newport afirma que diseñar normas de antemano para optimizar la coordinación en el lugar de trabajo genera beneficios a largo plazo. Algunos ejemplos son la programación de reuniones, los protocolos con los clientes, las directrices de comunicación y los protocolos de correo electrónico. Estos protocolos están diseñados para reducir los costes cognitivos del trabajo del conocimiento, equilibrando los costes energéticos con los inconvenientes.

Principio de especialización: Centrarse en pocas cosas aumenta la productividad.

El Principio de Especialización sugiere que hacer menos cosas con mayor calidad y responsabilidad puede mejorar significativamente la productividad. Ejemplos de formas de especialización son la subcontratación, la concesión de más autonomía, el sprinting, la presupuestación de la atención y las cargas de trabajo, y la sobrecarga del personal de apoyo. En los equipos en solitario, esto puede imitarse segmentando el tiempo por responsabilidades.

"El principio de especialización En el sector del conocimiento, trabajar en menos cosas, pero hacer cada cosa con más calidad y responsabilidad, puede ser la base de una productividad significativamente mayor." - Cal Newport

StoryShot #5: Cinco principios clave para que las organizaciones transiten hacia un mundo sin correo electrónico

Según Newport, el correo electrónico es una "herramienta pobre" para la comunicación debido a sus muchas limitaciones. Es fácil de sobrecargar, difícil de controlar y propenso a malentendidos. El correo electrónico también fomenta la multitarea, lo que conduce a un trabajo superficial en lugar de profundo, y puede ser una fuente importante de estrés y distracción.

Newport sugiere que las organizaciones adopten métodos de comunicación más eficaces, como reuniones cara a cara, herramientas de comunicación específicas para cada tarea y "comunicación escrita asíncrona" (por ejemplo, documentos o informes escritos). Estos métodos son más eficaces, claros y menos estresantes que el correo electrónico.

Para pasar a un mundo sin correo electrónico, Newport propone una serie de principios que deben seguir las organizaciones. Entre ellos figuran:

1. Adopte una política de "desactivación por defecto" del correo electrónico, según la cual sólo se utilice cuando sea necesario y se prefieran otros métodos de comunicación.
2. Utilice herramientas de comunicación específicas para proyectos o tareas concretas, en lugar de depender del correo electrónico.
3. Fomente las reuniones cara a cara siempre que sea posible, ya que son más eficaces y permiten una mejor comunicación.
4. Utilizar la comunicación escrita asíncrona (por ejemplo, documentos o informes) para la información importante o compleja.
5. Establezca expectativas claras de comunicación, como cuándo y con qué frecuencia deben estar disponibles los empleados y cómo priorizar las tareas.

Siguiendo estos principios, sostiene Newport, las organizaciones pueden pasar a un mundo sin correo electrónico y mejorar la productividad, la comunicación y el bienestar general.

Resumen y revisión final

En "Un mundo sin correo electrónico", Cal Newport sostiene que la dependencia del correo electrónico como principal medio de comunicación en el lugar de trabajo es perjudicial para la productividad y el bienestar. Sugiere que las organizaciones adopten métodos de comunicación más eficaces, como las reuniones cara a cara, las herramientas de comunicación para tareas específicas y la comunicación escrita asíncrona, y que sigan una serie de principios que incluyan una política de "desactivación" del correo electrónico y unas expectativas claras de comunicación.

 Según Newport, deben seguirse cuatro principios: el Principio de Capital de Atención, el Principio de Proceso, el Principio de Protocolo y el Principio de Especialización. También hay que utilizar el contacto físico en lugar de los correos electrónicos, así como formas de agilizar los flujos de trabajo, introducir procesos de producción, optimizar la coordinación y especializarse.

Estos principios pueden ayudar a las organizaciones en la transición a un mundo sin correo electrónico y mejorar la productividad, la comunicación y el bienestar general. 

Clasificación

Calificamos Un mundo sin correo electrónico con un 3,9/5.

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