Світ без електронної пошти: резюме та огляд | Кел Ньюпорт

Життя стає напруженим. Має Світ без електронної пошти була у вашому списку для читання? Ознайомтеся з ключовими висновками зараз.

Тут ми лише дряпаємо поверхню. Якщо у вас ще немає популярної книги Кела Ньюпорта про бізнес і продуктивність, замовляйте тут або отримати аудіокнигу безкоштовно щоб дізнатися пікантні подробиці.

Вступ

Світ без електронної пошти розповідає про те, що електронні листи є одним із найбільших чинників стресу та тривоги на всіх робочих місцях. Більшість компаній стверджують, що стрес через електронну пошту є ознакою поганої організації чи управління.

 Світ без електронної пошти має на меті спростувати цей міф і пропонує результати досліджень, які свідчать про те, що електронна пошта суперечить нашій еволюційній природі. Ньюпорт не стверджує, що електронну пошту потрібно викорінити з усіх робочих місць. Він просто вважає, що світ, де ми маємо більш здорові стосунки з електронною поштою, був би щасливішим.

Кел Ньюпорт стверджує, що електронна пошта є поганим інструментом для комунікації на сучасному робочому місці, і представляє бачення світу, в якому вона буде замінена більш ефективними методами. Він пропонує організаціям прийняти політику "вимкнення" електронної пошти за замовчуванням, використовувати інструменти комунікації, орієнтовані на конкретні завдання, заохочувати особисті зустрічі, використовувати асинхронну письмову комунікацію та встановлювати чіткі очікування від комунікації. Ньюпорт стверджує, що ці принципи можуть допомогти організаціям перейти до світу без електронної пошти і покращити продуктивність, комунікацію та загальний добробут.

Про Кела Ньюпорта

Кел Ньюпорт професор комп'ютерних наук у Джорджтаунському університеті. Окрім академічних досліджень, він пише статті та дописи в блозі на перетині цифрових технологій та культури. Кел писав для New Yorker та New York Times. Крім того, він веде багаторічний блог Study Hacks, який отримує понад 3 мільйони відвідувань на рік. 

Кел Ньюпорт написав кілька книг на ці теми, зокрема "Глибинна робота: Правила цілеспрямованого успіху в розсіяному світі", "Настільки хороші, що вас не можуть ігнорувати: Чому навички перемагають пристрасть у пошуках улюбленої роботиі "Цифровий мінімалізм: Вибір зосередженого життя в галасливому світі".

Ньюпорт відомий своїми нестандартними та контрінтуїтивними порадами щодо продуктивності та використання технологій. Роботи Ньюпорта висвітлювалися в різних ЗМІ, включаючи The New York Times, The Wall Street Journal та Forbes.

StoryShot #1: Справа проти електронної пошти

Ньюпорт починає з опису появи електронної пошти на робочому місці. Він пояснює, що у 1980-х роках компанія IBM вирішила встановити внутрішній поштовий сервер. Мотивацією для цього було бажання об'єднати всі поточні комунікації. У той час вони використовували службові записки, голосову пошту та залишали нотатки. Електронна пошта давала можливість об'єднати їх і підвищити ефективність. Справа в тому, що електронна пошта значно підвищила ефективність, що призвело до п'ятикратного збільшення обсягу комунікації протягом першого тижня після її впровадження. Простота електронної пошти як інструменту комунікації призвела до того, що працівники використовували її для більшої кількості зворотного зв'язку, ніж за допомогою попередніх інструментів комунікації. Цей експеримент висвітлює одну з найбільших проблем електронної пошти, яка полягає в тому, що вона занадто швидка.

Швидкість електронної пошти також заважає працівникам відключатися. Ньюпорт розповідає, що у 2017 році набув чинності французький трудовий закон, який зберігає "право на відключення". Цей закон мав на меті заохотити компанії створювати суворішу політику щодо людей, які користуються електронною поштою поза роботою. Аргументом тих, хто пропонував цей закон, було те, що працівники виснажуються, очікуючи відповіді на електронні листи вечорами або на вихідних. Ньюпорт використовує цей приклад, щоб підкреслити, що електронні листи роблять працівників нещасними. Наукові дослідження підтверджують цю тезу. Дослідники з Каліфорнійського університету підключили сорок офісних працівників до бездротових пульсометрів на 12 днів. Результати показали, що чим довше учасники працювали з електронною поштою протягом години, тим вищим був рівень їхнього стресу (виміряний за частотою серцебиття).

Наслідки цього стресу та нещастя є значними. На рівні бізнесу підвищений рівень стресу впливає на продуктивність команди. Це також утилітарне питання, якщо більшість людей у світі завалені електронними листами, які шкодять їхньому здоров'ю та добробуту. Ньюпорт заперечує поширену в бізнесі думку про те, що негативний вплив електронної пошти пояснюється шкідливими звичками. Він вважає, що наша невідповідність електронній пошті зумовлена нашою еволюційною природою. Він порівнює соціальну взаємодію, якої ми прагнемо як люди, з їжею. У нас є еволюційний потяг до їжі, саме тому ми відчуваємо голод за відсутності їжі. Ньюпорт стверджує, що наше еволюційне прагнення до спілкування призводить до відчуття неспокою, коли ми нехтуємо цією взаємодією. Швидкість електронної пошти означає, що ми часто не встигаємо за цією взаємодією і відчуваємо занепокоєння, якщо не відповідаємо на листи ввечері або на вихідних. Ньюпорт вважає, що це основна проблема електронної пошти.

StoryShot #2: інноваційні рішення для боротьби із занепокоєнням через електронну пошту на роботі 

Ньюпорт вважає, що наша залежність від електронної пошти та подібних робочих платформ природно викликає занепокоєння. Якщо не запровадити жодної структури, з'являється величезна кількість повідомлень, пов'язаних з кількома завданнями, які вам потрібно вирішувати. Щоб впоратися з цим, вам доведеться постійно відстежувати ці канали. Проблема в тому, що відсутність фокусу знижує вашу когнітивну здатність, і ви залишаєтесь нещасними. 

Ньюпорт пропонує інноваційний приклад компанії, яка намагається подолати тривогу, пов'язану з електронними листами. Компанія Аріанни Хаффінгтон, Thrive Global, вирішила розробити те, що вони називають Thrive Away. У більшості компаній автоматичний лист про відпустку надсилається у відповідь на електронний лист, коли ви перебуваєте у відпустці. Проблема полягає в тому, що, перебуваючи у відпустці, ви все одно турбуєтесь про отримання соціальних повідомлень (електронних листів) і не маєте можливості відповісти на них. Ці листи також накопичуватимуться, і коли ви повернетеся, їхня кількість стане некерованою. Тому Аріанна Хаффінгтон створила процес, за допомогою якого надається автоматична відповідь, а оригінал листа видаляється. Це означає, що працівникам, які перебувають у відпустці, не потрібно турбуватися про невирішені електронні листи.

Це рішення для тих випадків, коли ви перебуваєте у відпустці. Але проблема все одно залишиться, поки ви на роботі. На роботі ви все одно будете відчувати низький рівень тривоги і матимете непорозуміння, оскільки ми погано висловлюємось у письмовій формі. Тому Ньюпорт також виступає за спільні системи управління проектами. Ці системи повинні спростити завдання визначення того, хто над чим працює, щоб менше часу витрачалося на спілкування. Ньюпорт також рекомендує ще одне нововведення, яке він помітив у деяких компаніях. А саме, відхід від асоціювання електронної адреси з конкретною особою. Тобто, замість того, щоб надсилати конкретний запит одній людині, створити спільну поштову скриньку, в якій кілька співробітників відстежуватимуть завдання. Одна лише ця зміна може зняти значну частину тривоги, пов'язаної з електронною поштою. Це повернення до нашого еволюційного прагнення до синхронного обміну повідомленнями і відхід від сучасних типів асинхронного обміну повідомленнями.

StoryShot #3: Негативний вплив електронної пошти на продуктивність офісу

Дослідницька група під керівництвом Глорії Марк у 2012 році вивчала вплив електронної пошти на робочому місці. У дослідженні взяли участь 13 працівників дослідницької фірми, яким вимкнули електронну пошту на п'ять робочих днів.

 Було помічено, що одного з науковців часто переривали під час проведення лабораторних досліджень через прохання його керівника. Він був змушений переривати свою роботу і відповідати на запити боса, що сповільнювало його лабораторні дослідження. Але, коли електронну пошту було вимкнено, начальник більше не турбував його, оскільки додаткових зусиль, необхідних для проходження двох дверей по коридору, було достатньо для того, щоб не давати йому додаткової роботи. Марк розповів про свій ентузіазм від того, що його залишили закінчити налаштування.

Цей експеримент показав, як електронні листи створюють більше роботи, збільшують тертя у спілкуванні та зменшують кількість запитів. Він підкреслює необхідність фізичного контакту замість того, щоб повністю покладатися на електронну пошту для комунікації.

Моніторинг email-звичок

У 2005 році, коли Марк і Гонсалес проводили своє новаторське дослідження, вони виявили, що група з чотирнадцяти австралійських працівників телекомунікаційної сфери ділить свій робочий день на вісімдесят вісім окремих "епізодів", шістдесят з яких присвячені спілкуванню. 

Одинадцять років потому команда Глорії Марк використовувала програмне забезпечення для моніторингу звичок співробітників дослідницького підрозділу великої корпорації і виявила, що вони перевіряють електронну пошту в середньому сімдесят сім разів на день. Звіти, що вимірювали середню кількість електронних листів, надісланих та отриманих щодня, виявили тенденцію до збільшення комунікації: з п'ятдесяти листів на день у 2005 році до шістдесяти дев'яти у 2006 році та дев'яноста двох у 2011 році. 

За даними дослідницької компанії Radicati Group, прогнозований показник на 2019 рік становив у середньому 126 повідомлень на день.

Як електронна пошта заважає глибокій роботі

Дані 2018 року виявили згубний вплив електронної пошти та комунікаційних додатків на здатність виконувати глибоку роботу. Вони показали, що в середньому користувачі перевіряли свої поштові скриньки кожні шість хвилин або рідше, а найпоширеніший інтервал - раз на хвилину. Крім того, найдовший час безперервної роботи у половини опитаних користувачів не перевищував сорока хвилин, а найпоширеніша тривалість - двадцяти хвилин. Це свідчить про те, що електронна пошта та комунікаційні додатки заважають працівникам зосередитися на роботі довше, ніж на кілька хвилин.

StoryShot #4: Принципи для світу без електронної пошти

Ньюпорт представляє чотири фундаментальні принципи як протиотруту від гіперактивного розумового процесу, що нагадує вулик:

Принцип капіталу уваги: Послідовне розгортання людського мозку - ключ до роботи над знаннями

Принцип капіталу уваги Ньюпорта припускає, що підвищення продуктивності в роботі зі знаннями досягається за рахунок використання робочих процесів, які враховують спосіб мислення мозку. Це передбачає додавання структури до існуючої автономії, де виконанням роботи є власне робота, а робочим процесом - спосіб визначення, призначення, координування та перегляду цієї робочої діяльності.

"Принцип капіталу уваги Продуктивність сектору знань можна значно підвищити, якщо визначити робочі процеси, які краще оптимізують здатність людського мозку стабільно додавати цінність інформації". - Кел Ньюпорт

Принцип процесу: Використовуйте ефективні процеси для оптимізації продуктивності та зменшення невизначеності

Принцип процесу Ньюпорта передбачає, що включення ефективних виробничих процесів у роботу над знаннями підвищує продуктивність і зменшує кількість необхідної енергії. Це не обов'язково означає зведення всіх творчих процесів до покрокових рецептів, а радше додавання більшої структурованості та організованості. Ефективні виробничі процеси вимагають здатності переглядати хід роботи, планувати комунікації та зменшувати невизначеність. Крім того, ці процеси мають бути максимально пристосовані до індивідуальних особливостей.

"Принцип процесу Впровадження розумних виробничих процесів у роботу зі знаннями може значно підвищити продуктивність і зробити роботу набагато менш виснажливою". - Кел Ньюпорт

Принцип протоколу: налаштування протоколів зв'язку оптимізує координацію

Принцип протоколу Ньюпорта стверджує, що заздалегідь розроблені правила для оптимізації координації на робочому місці призводять до довгострокових переваг. Приклади включають планування зустрічей, клієнтські протоколи, правила спілкування та протоколи електронної пошти. Ці протоколи покликані зменшити когнітивні витрати на роботу зі знаннями, балансуючи між витратами енергії та незручностями.

Принцип спеціалізації: Зосередженість на кількох речах підвищує продуктивність.

Принцип спеціалізації передбачає, що виконання меншої кількості завдань з вищою якістю та більшою відповідальністю може значно підвищити продуктивність. Прикладами способів спеціалізації є аутсорсинг, надання більшої автономії, спринт, бюджетування уваги та робочого навантаження, а також надмірне навантаження на допоміжний персонал. В окремих командах це можна імітувати шляхом сегментування часу за сферами відповідальності.

"Принцип спеціалізації У секторі знань робота над меншою кількістю справ, але з більшою якістю та відповідальністю, може стати основою для значно більшої продуктивності". - Кел Ньюпорт

StoryShot #5: П'ять ключових принципів переходу організацій до світу без електронної пошти

За словами Ньюпорта, електронна пошта є "поганим інструментом" для комунікації через її численні обмеження. Її легко перевантажити, важко відстежити і вона схильна до непорозумінь. Електронна пошта також заохочує до багатозадачності, що призводить до поверхневої, а не глибокої роботи, і може бути основним джерелом стресу та відволікання.

Ньюпорт пропонує організаціям впроваджувати більш ефективні методи комунікації, такі як зустрічі віч-на-віч, комунікаційні інструменти, орієнтовані на конкретні завдання, та "асинхронну письмову комунікацію" (наприклад, письмові документи або звіти). Ці методи є більш ефективними, зрозумілими та менш стресовими, ніж електронна пошта.

Для того, щоб перейти до світу без електронної пошти, Ньюпорт пропонує набір принципів, яких повинні дотримуватися організації. Вони включають в себе

1. Прийміть політику "вимкнення за замовчуванням" для електронної пошти, коли електронна пошта використовується лише за необхідності, а іншим методам комунікації надається перевага.
2. Використовуйте інструменти комунікації для конкретних проектів або завдань замість того, щоб покладатися на електронну пошту.
3. Заохочуйте особисті зустрічі, коли це можливо, оскільки вони є більш ефективними і дозволяють краще спілкуватися.
4. Використовуйте асинхронну письмову комунікацію (наприклад, документи або звіти) для важливої або складної інформації.
5. Встановіть чіткі очікування щодо комунікації, зокрема, коли і як часто співробітники мають бути на зв'язку та як розставляти пріоритети у виконанні завдань.

Дотримуючись цих принципів, стверджує Ньюпорт, організації можуть перейти до світу без електронної пошти і покращити продуктивність, комунікацію та загальний добробут.

Підсумковий звіт та огляд

У книзі "Світ без електронної пошти" Кел Ньюпорт стверджує, що залежність від електронної пошти як основного засобу комунікації на робочому місці шкодить продуктивності та добробуту. Він пропонує організаціям впроваджувати більш ефективні методи комунікації, такі як особисті зустрічі, комунікаційні інструменти для конкретних завдань та асинхронне письмове спілкування, а також дотримуватися низки принципів, включаючи політику "вимкнення" електронної пошти за замовчуванням та чіткі очікування від комунікації.

 За словами Ньюпорта, необхідно дотримуватися чотирьох принципів: принцип капіталу уваги, принцип процесу, принцип протоколу та принцип спеціалізації. Крім того, слід використовувати фізичний контакт замість електронних листів, а також впорядковувати робочі процеси, впроваджувати виробничі процеси, оптимізувати координацію та спеціалізацію.

Ці принципи можуть допомогти організаціям перейти до світу без електронної пошти та покращити продуктивність, комунікацію та загальний добробут. 

Рейтинг

Ми оцінюємо "Світ без електронної пошти" на 3,9/5.

Як би ви оцінили книгу Кела Ньюпорта?

PDF, безкоштовна аудіокнига, інфографіка та анімована анотація до книги 

Це була лише верхівка айсберга. Зануритися в деталі та підтримати Кела Ньюпорта, замовляйте тут або отримати аудіокнигу за вільний.

Вам сподобалося те, що ви дізналися тут? Поділіться, щоб показати свою небайдужість, і повідомте нам про це, зв'язавшись з нашою службою підтримки.

Новачок у StoryShots? Отримайте PDF, аудіокнигу та анімовану версію цього короткого огляду Світ без електронної пошти: Переосмислення роботи в епоху комунікаційного перевантаження та сотні інших нон-фікшн бестселерів у нашому безкоштовний топовий додаток. Apple, The Guardian, ООН та Google визнали його одним з найкращих у світі додатків для читання та навчання.

Анотації до книг, пов'язаних з темою

• Цифровий мінімалізм Кел Ньюпорт
• Принцип 80/20 Річард Кох
• Потік Міхалі Чіксентміхаї
• 4-годинний робочий тиждень Тіма Ферріса
• Переробка Девід Ханссон та Джейсон Фрід
• Есенціалізм Грег Маккін
• Єдине Гері Келлер та Джей Папасан
• Невідворотні Нір Еяль
• Війна мистецтв Стівен Пресфілд
• Поодинці Разом Шеррі Теркл
• Метод кульового журналу Райдер Керролл
• З'їж цю жабу Брайан Трейсі 
• Дао де цзин Лао-цзи
• Пульт дистанційного керування Девід Ханссон та Джейсон Фрід
• Безмежний Джим Квік

• Зберегти