Um mundo sem e-mail Resumo e Revisão | Cal Newport

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Introdução

Um mundo sem e-mail aborda como os e-mails estão entre os maiores motores de estresse e ansiedade em todos os locais de trabalho. A maioria das empresas argumenta que ser estressado por e-mails é um sinal de má organização ou administração.

 Um mundo sem e-mail visa desafiar este mito e oferece resultados de pesquisa que sugerem que os e-mails vão contra nossa natureza evolucionária. Newport não afirma que os e-mails devem ser erradicados de todos os locais de trabalho. Ele apenas acredita que um mundo onde tenhamos uma relação mais saudável com os e-mails seria um lugar mais feliz.

Cal Newport argumenta que o e-mail é uma ferramenta pobre para a comunicação no local de trabalho moderno e apresenta uma visão de um mundo no qual ele é substituído por métodos mais eficazes. Ele sugere que as organizações adotem uma política de "default-off" para e-mail, usem ferramentas de comunicação específicas para tarefas, incentivem reuniões presenciais, usem comunicação escrita assíncrona e estabeleçam expectativas claras para a comunicação. Newport argumenta que estes princípios podem ajudar as organizações a transitar para um mundo sem e-mail e melhorar a produtividade, a comunicação e o bem-estar geral.

Sobre a Cal Newport

Cal Newport é professor de ciências da computação na Universidade de Georgetown. Além de suas pesquisas acadêmicas, ele escreve artigos e postagens em blogs sobre a interseção da tecnologia e cultura digitais. Cal tem escrito para o New Yorker e para o New York Times. Além disso, ele tem um blog de longa data chamado Study Hacks, que recebe mais de 3 milhões de visitas por ano. 

Cal Newport escreveu vários livros sobre esses temas, incluindo "Trabalho profundo: Regras para o Sucesso Focado em um Mundo Distraído“, “Tão bom que eles não podem ignorá-lo: Por que as habilidades vencem a paixão na busca pelo trabalho que você amae "...Minimalismo digital: Escolhendo uma vida focada em um mundo barulhento“.

Newport é conhecido por seus conselhos não convencionais e contraintuitivos sobre produtividade e uso de tecnologia. O trabalho de Newport tem sido apresentado em vários veículos de comunicação, incluindo o The New York Times, The Wall Street Journal e Forbes.

StoryShot #1: O caso contra o e-mail

Newport começa descrevendo o surgimento de e-mails dentro do local de trabalho. Ele explica que a IBM decidiu, nos anos 80, instalar um servidor interno de e-mail. Sua motivação para fazer isso foi combinar todas as suas comunicações atuais. Naquela época, eles estavam usando memorandos, mensagens de voz e deixando notas. O e-mail oferecia a oportunidade de combiná-los e melhorar a eficiência. A questão é que o e-mail aumentou consideravelmente a eficiência, o que levou a cinco vezes mais comunicação na primeira semana em que foi introduzido. A facilidade do e-mail como ferramenta de comunicação significava que os funcionários estavam usando-o para mais comunicação para frente e para trás do que teriam feito com as ferramentas de comunicação anteriores. Esta experiência destaca um dos maiores problemas com o e-mail, que é o fato de ele ser muito rápido.

A velocidade dos e-mails também impede que os trabalhadores se desconectem. Newport descreve que em 2017 entrou em vigor uma lei trabalhista francesa que preserva o "direito à desconexão". Esta lei visava incentivar as empresas a criar políticas mais rígidas em torno das pessoas que utilizam o e-mail fora do trabalho. O argumento apresentado por aqueles que propuseram esta lei foi que os trabalhadores estavam sendo queimados pela expectativa de responder aos e-mails à noite ou no fim de semana. Newport usa este exemplo para destacar que os e-mails estão tornando os trabalhadores infelizes. A pesquisa científica apóia este ponto. Pesquisadores da Universidade da Califórnia conectaram quarenta trabalhadores de escritório a monitores de freqüência cardíaca sem fio por 12 dias. Seus resultados mostraram que quanto mais tempo os participantes passavam em e-mails em uma determinada hora, mais altos eram seus níveis de estresse (medido pelo ritmo cardíaco).

O resultado deste estresse e desta infelicidade é significativo. A nível empresarial, o aumento do estresse tem um impacto sobre o desempenho da equipe. É também uma questão utilitária se a maioria do mundo está sendo sobrecarregada por e-mails que estão prejudicando sua saúde e bem-estar. Newport desafia a visão empresarial comum de que os impactos negativos dos e-mails são atribuíveis a maus hábitos. Ele acredita que nosso descompasso com os e-mails se deve à nossa natureza evolucionária. Ele compara as interações sociais que desejamos como humanos à alimentação. Temos um impulso evolutivo para comer, e é por isso que sentimos fome na ausência de alimentos. Newport argumenta que nosso impulso evolutivo de ser social leva a um sentimento de mal-estar quando negligenciamos essas interações. A velocidade dos e-mails significa que frequentemente lutamos para acompanhar estas interações e ficamos ansiosos se não respondemos a elas à noite ou no fim de semana. Newport acredita que esta é a questão central dos e-mails.

StoryShot #2: Soluções Inovadoras para a Ansiedade no Trabalho 

Newport acredita que nossa confiança em e-mails e plataformas de trabalho similares produz naturalmente ansiedade. Quando nenhuma estrutura é introduzida, haverá uma enorme quantidade de mensagens através de várias tarefas que você tem que abordar. Para se manter atualizado, você tem que estar constantemente monitorando esses canais. O problema com isso é que sua falta de foco está reduzindo sua capacidade cognitiva e você fica miserável. 

Newport oferece um exemplo inovador de uma empresa que tem procurado enfrentar a ansiedade dos e-mails. A empresa de Arianna Huffington, Thrive Global, decidiu desenvolver o que eles chamam de Thrive Away. Na maioria das empresas, um e-mail automatizado de férias é enviado em resposta a um e-mail quando você está fora. O problema com isto é que enquanto você está de férias, você ainda se preocupa em receber interações sociais (e-mails) e não poder responder. Estes e-mails também se amontoam e oferecem uma quantidade incontrolável quando você retorna. Assim, Arianna Huffington criou um processo pelo qual uma resposta automatizada é fornecida e o e-mail original é excluído. Isto significa que os funcionários em férias não têm que se preocupar com e-mails não resolvidos.

Esta é uma solução para quando você estiver de férias. Mas, a questão ainda permaneceria enquanto você estiver trabalhando. No trabalho, você ainda terá ansiedade de baixo grau e terá mal-entendidos porque nos expressamos mal em meios escritos. Portanto, Newport também defende sistemas compartilhados de gerenciamento de projetos. Estes sistemas devem simplificar a tarefa de identificar quem está trabalhando em quê para que se passe menos tempo se comunicando. Newport também recomenda outra inovação que ele tem notado que algumas empresas estão utilizando. Especificamente, deixando de se associar com endereços de e-mail para um indivíduo. Assim, em vez de fazer um pedido específico a uma pessoa, tenha uma caixa de entrada combinada onde vários funcionários monitoram as tarefas. Esta mudança sozinha pode aliviar muito da ansiedade associada aos e-mails. Isto se volta para nosso impulso evolutivo de mensagens síncronas e se afasta dos tipos modernos de mensagens assíncronas.

StoryShot #3: Impacto Negativo da Comunicação por E-mail na Produtividade do Escritório

A equipe de pesquisa liderada por Gloria Mark em 2012 estudou o impacto do e-mail em um local de trabalho. O estudo envolveu 13 funcionários de uma empresa de pesquisa que tiveram seus e-mails fechados por cinco dias de trabalho.

 Observou-se que um dos cientistas de pesquisa era freqüentemente interrompido durante as instalações de seu laboratório devido a pedidos de seu chefe. Ele foi obrigado a interromper seu trabalho e atender aos pedidos do chefe, retardando a instalação de seu laboratório. Mas, quando os e-mails foram desligados, o chefe não continuou a incomodá-lo, pois a quantidade de esforço extra necessária para andar duas portas pelo corredor era suficiente para impedir que o chefe entregasse trabalho extra. Seu entusiasmo em ser deixado para terminar seu arranjo foi relatado por Mark.

Esta experiência mostrou como os e-mails criam mais trabalho, aumentam o atrito de comunicação e reduzem as solicitações. Ela enfatiza a necessidade de contato físico em vez de confiar completamente nos e-mails para a comunicação.

Monitoramento de hábitos de e-mail

Em 2005, quando Mark e González conduziram suas pesquisas pioneiras, descobriram que um grupo de catorze funcionários australianos de telecomunicações dividiu seu dia de trabalho em oitenta e oito "episódios" distintos, dos quais sessenta foram dedicados à comunicação. 

Onze anos depois, a equipe de Gloria Mark usou um software de rastreamento para monitorar os hábitos dos funcionários de uma divisão de pesquisa em uma grande corporação, descobrindo que eles verificavam os e-mails em média setenta e sete vezes ao dia. Relatórios medindo a média de e-mails enviados e recebidos diariamente revelaram uma tendência de comunicação crescente, aumentando de cinqüenta e-mails por dia em 2005 para sessenta e nove em 2006 e noventa e dois em 2011. 

De acordo com uma empresa de pesquisa tecnológica chamada Radicati Group, o número projetado para 2019 era uma média de 126 mensagens por dia.

Como o Email Diminui o Trabalho Profundo

Os dados de 2018 revelaram os efeitos prejudiciais das aplicações de e-mail e comunicação sobre a capacidade de realizar um trabalho profundo. Mostrou que, em média, os usuários estavam verificando suas caixas de entrada a cada seis minutos ou menos, e o intervalo mais comum era uma vez por minuto. Além disso, o tempo ininterrupto mais longo experimentado pela metade dos usuários estudados não era superior a quarenta minutos, sendo o mais comum o tempo de relógio em vinte minutos. Isto demonstra que as aplicações de e-mail e comunicação estão dificultando a capacidade dos trabalhadores de se concentrar no trabalho profundo por mais do que apenas alguns minutos.

StoryShot #4: Princípios para um mundo sem e-mail

Newport apresenta quatro princípios fundamentais como antídotos para o fluxo de trabalho hiperativo da mente da colméia:

Princípio do Capital de Atenção: Implantar cérebros humanos sequencialmente é a chave para o trabalho do conhecimento

O Princípio do Capital de Atenção de Newport sugere que a melhoria da produtividade no trabalho do conhecimento é alcançada através da utilização de fluxos de trabalho que acomodam a maneira como os cérebros pensam. Isto envolve acrescentar estrutura à autonomia existente, sendo a execução do trabalho o trabalho real e o fluxo de trabalho a forma como essas atividades de trabalho são identificadas, atribuídas, coordenadas e revisadas.

"O princípio do Capital de Atenção A produtividade do setor do conhecimento pode ser significativamente aumentada se identificarmos fluxos de trabalho que otimizem melhor a capacidade do cérebro humano de agregar valor à informação de forma sustentável". - Cal Newport

Princípio do processo: Utilizar processos eficientes para otimizar o desempenho e reduzir a ambigüidade

O Princípio do Processo de Newport propõe que a incorporação de processos de produção eficientes no trabalho de conhecimento aumenta o desempenho e reduz a quantidade de energia necessária. Isto não significa necessariamente reduzir todos os processos criativos a receitas passo a passo, mas sim acrescentar mais estrutura e organização. Processos de produção eficazes exigem a capacidade de rever o progresso do trabalho, programar comunicações e reduzir a ambigüidade. Além disso, estes processos precisam ser altamente personalizados para os indivíduos.

"O princípio do processo A introdução de processos de produção inteligentes ao trabalho do conhecimento pode aumentar drasticamente o desempenho e tornar o trabalho muito menos drenante". - Cal Newport

Princípio do Protocolo: Estabelecimento de Protocolos de Comunicação Otimiza a Coordenação

O Princípio do Protocolo de Newport afirma que a elaboração prévia de regras para otimizar a coordenação no local de trabalho leva a ganhos a longo prazo. Exemplos incluem a programação de reuniões, protocolos de clientes, diretrizes de comunicação e protocolos de e-mail. Estes protocolos são projetados para reduzir os custos cognitivos do trabalho de conhecimento, equilibrando os custos de energia com os inconvenientes.

Princípio da Especialização: Foco em poucas coisas aumenta a produtividade.

O Princípio da Especialização sugere que fazer menos coisas com maior qualidade e mais responsabilidade pode melhorar significativamente a produtividade. Exemplos de formas de especialização incluem a terceirização, dando mais autonomia, sprinting, atenção orçamentária e cargas de trabalho, e pessoal de suporte de supercarga. Em equipes individuais, isto pode ser imitado pela segmentação do tempo por responsabilidade.

"O princípio da especialização No setor do conhecimento, trabalhar em menos coisas, mas fazer cada coisa com mais qualidade e responsabilidade, pode ser a base para uma produtividade significativamente maior". - Cal Newport

StoryShot #5: Cinco princípios-chave para organizações de trânsito para um mundo sem e-mail

De acordo com Newport, o e-mail é uma "má ferramenta" de comunicação devido a suas muitas limitações. É fácil de sobrecarregar, difícil de acompanhar e propenso a mal-entendidos. O e-mail também encoraja a multitarefa, levando ao trabalho superficial em vez de trabalho profundo, e pode ser uma grande fonte de estresse e distração.

Newport sugere que as organizações deveriam adotar métodos de comunicação mais eficazes, tais como reuniões presenciais, ferramentas de comunicação específicas para tarefas e "comunicação escrita assíncrona" (por exemplo, documentos escritos ou relatórios). Estes métodos são mais eficientes, mais claros e menos estressantes do que o e-mail.

Para a transição para um mundo sem e-mail, Newport propõe um conjunto de princípios a serem seguidos pelas organizações. Estes incluem:

1. Adotar uma política de "default-off" para e-mail, onde o e-mail é usado somente quando necessário e outros métodos de comunicação são preferidos.
2. Usar ferramentas de comunicação específicas para tarefas ou projetos específicos, em vez de depender de e-mail.
3. Incentivar as reuniões presenciais sempre que possível, pois são mais eficientes e permitem uma melhor comunicação.
4. Utilizar comunicação escrita assíncrona (por exemplo, documentos ou relatórios) para obter informações importantes ou complexas.
5. Estabelecer expectativas claras para a comunicação, incluindo quando e com que freqüência os funcionários devem estar disponíveis e como priorizar as tarefas.

Seguindo estes princípios, argumenta Newport, as organizações podem fazer a transição para um mundo sem e-mail e melhorar a produtividade, a comunicação e o bem-estar geral.

Resumo e revisão final

Em "Um mundo sem e-mail", Cal Newport argumenta que a dependência do e-mail como principal meio de comunicação no local de trabalho é prejudicial à produtividade e ao bem-estar. Ele sugere que as organizações adotem métodos de comunicação mais eficazes, tais como reuniões presenciais, ferramentas de comunicação específicas para tarefas e comunicação escrita assíncrona, e sigam um conjunto de princípios, incluindo uma política de "default-off" para e-mail e expectativas claras para comunicação.

 De acordo com Newport, quatro princípios devem ser seguidos: o Princípio do Capital de Atenção, Princípio do Processo, Princípio do Protocolo e Princípio da Especialização. Além disso, o contato físico deve ser usado ao invés de e-mails, bem como formas de agilizar os fluxos de trabalho, introduzir processos de produção, otimizar a coordenação e especializar-se.

Estes princípios podem ajudar as organizações na transição para um mundo sem e-mail e melhorar a produtividade, a comunicação e o bem-estar geral. 

Classificação

Classificamos A World Without Email 3.9/5.

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