電子メールのない世界』概要とレビュー｜Cal Newport（カルフォルニア ニューポート

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はじめに

電子メールのない世界 は、すべての職場において、電子メールがストレスや不安の最大の要因の一つであることを説明しています。ほとんどの企業は、電子メールでストレスを感じるのは、組織やマネジメントがうまくいっていない証拠だと主張しています。

 電子メールのない世界 は、この神話に挑戦し、電子メールが人間の進化的な本質に反することを示唆する研究結果を提供することを目的としています。しかし、ニューポートは、すべての職場から電子メールを根絶しなければならないと主張しているわけではありません。ただ、電子メールとより健全な関係を築ける世界は、より幸せな場所になるだろうと信じているのです。

Cal Newportは、現代の職場において電子メールはコミュニケーションツールとしては不十分であると主張し、電子メールがより効果的な方法に取って代わられる世界のビジョンを提示している。彼は、組織が電子メールの「デフォルトオフ」ポリシーを採用し、タスクに特化したコミュニケーションツールを使用し、対面会議を奨励し、非同期の文書コミュニケーションを使用し、コミュニケーションに対する明確な期待を設定することを提案しています。ニューポートは、これらの原則は、組織が電子メールのない世界に移行し、生産性、コミュニケーション、そして全体的な幸福を向上させるのに役立つと主張しています。

Cal Newportについて

カルフォルニア ニューポート ジョージタウン大学コンピューターサイエンス学部教授。学術的な研究に加え、デジタル技術と文化の接点に関する記事やブログ記事を執筆している。New Yorker』や『New York Times』に寄稿している。さらに、Study Hacksというブログを長年続けており、年間300万以上のアクセスがある。 

カル・ニューポートは、このようなテーマでいくつかの本を書いています。ディープ・ワークディープ・ワーク：雑念の多い世の中で集中的に成功するためのルール", "優秀だから無視されない。なぜスキルは情熱に勝るのか？," と "です。デジタル・ミニマリズム。騒がしい世の中で集中する生き方を選択する".

ニューポートは、生産性やテクノロジーの活用に関する型破りで直感的なアドバイスで知られています。ニューポートの仕事は、ニューヨークタイムズ、ウォールストリートジャーナル、フォーブスなど、さまざまなメディアで紹介されています。

StoryShot #1:電子メールに反対するケース

ニューポートは、まず職場に電子メールが出現したことを説明する。1980年代にIBMが社内に電子メールサーバーを設置することを決定したという。その動機は、現在のすべてのコミュニケーションを統合することであった。当時は、メモやボイスメールを使ったり、メモを残したりしていた。電子メールは、それらを統合し、効率化する機会を提供した。問題は、電子メールがかなり効率を上げたことで、導入して最初の1週間で5倍のコミュニケーション量になったことだ。電子メールをコミュニケーションツールとして使いやすくしたことで、社員は以前のコミュニケーションツールを使った場合よりも、より多くのやり取りをするようになったのです。この実験は、電子メールの最大の問題点である「速すぎる」という点を浮き彫りにしています。

メールのスピードも、労働者の切断を妨げている。ニューポートは、2017年にフランスの労働法が施行され、"切断する権利 "が保持されるようになったと説明しています。この法律は、仕事以外でメールを使う人を取り巻くより厳しいポリシーを作成するよう、企業に促すことを目的としていました。この法律を提案した人たちの主張は、夕方や週末にメールに返信することを期待されて、労働者が燃え尽きてしまうというものでした。ニューポートはこの例を使って、電子メールが労働者を惨めにさせていることを強調しました。この点は、科学的な研究でも裏付けられています。カリフォルニア大学の研究者たちは、40人のサラリーマンにワイヤレスの心拍数モニターを12日間装着させました。その結果、1時間にEメールに費やす時間が長いほど、ストレスレベル（心拍数で測定）が高くなることがわかりました。

このストレスや不幸がもたらす結果は重大です。ビジネスレベルでは、ストレスの増大はチームのパフォーマンスに影響を及ぼします。また、世の中のほとんどの人が電子メールに圧倒され、健康や幸福に害を与えているとすれば、それは実用上の問題でもあります。ニューポートは、電子メールの悪影響は悪い習慣に起因するという一般的なビジネス観に異議を唱えます。彼は、私たちの電子メールとのミスマッチは、私たちの進化的な性質によるものだと考えています。彼は、私たちが人間として切望する社会的相互作用を、食事に例えています。私たちには食べるという進化的な欲求があり、だからこそ食べ物がないと空腹を感じるのです。ニューポートは、社会的な交流を求める進化的な欲求が、こうした交流を怠ると不安な気持ちになると論じています。電子メールのスピードが速いため、こうした交流についていけず、夕方や週末に返事をしないと不安な気持ちになることが多いのです。ニューポートは、これがEメールの核心的な問題だと考えています。

StoryShot #2: 職場でのメール不安に対する革新的な解決策 

ニューポートは、私たちが電子メールや同様の仕事上のプラットフォームに依存することで、自然に不安が生まれると考えています。何の構造も導入されていない場合、対応しなければならない複数のタスクにまたがる膨大な量のメッセージが発生することになります。そのため、これらのチャンネルを常に監視しなければなりません。この場合、集中力の欠如が認知能力を低下させ、惨めな気持ちになります。 

ニューポートは、電子メールの不安に取り組もうとした企業の革新的な事例を提供しています。Arianna Huffingtonの会社Thrive Globalは、Thrive Awayと呼ばれるものを開発することにしました。多くの企業では、留守にする際に自動で休暇メールが送信されます。これの問題点は、休暇中も、社会的なやりとり（メール）が届いて、返信できない心配があることです。また、これらのメールは、帰ってきたときに積み重なり、手に負えない量になります。そこで、アリアナ・ハフィントンは、自動返信が行われ、元のメールは削除される、というプロセスを作りました。これにより、休暇中の社員は未解決のメールに悩まされることがなくなります。

これは、休暇中の解決策です。しかし、職場にいる間はまだ問題が残るでしょう。仕事中は、低級な不安を抱えたままですし、文章媒体での表現が乏しいので、誤解も生じます。そこで、ニューポートは、プロジェクト管理システムの共有化も提唱している。このシステムは、誰が何に取り組んでいるかを識別する作業を簡素化し、コミュニケーションに費やす時間を少なくするものです。さらに、ニューポートは、いくつかの企業で実践されている、もうひとつのイノベーションを推奨しています。具体的には、メールアドレスを一人の個人に関連付けることをやめることです。つまり、一人の人間に特定の依頼をするのではなく、複数の社員がタスクを監視する受信トレイを統合するのです。これだけで、メールにまつわる不安はかなり解消されます。これは、私たちの進化の原動力である同期的なメッセージングと、現代的な非同期的なメッセージングに戻ることなのです。

StoryShot #3：メールでのコミュニケーションがオフィスの生産性に与える悪影響について

2012年、グロリア・マーク率いる研究チームは、職場における電子メールの影響について調査しました。この研究では、ある調査会社の社員13名が、5日間の勤務期間中、メールをシャットダウンされました。

 ある研究者は、上司の要求で実験室のセットアップが中断されることがしばしばあった。そのため、彼は仕事を中断して上司の要求に応えなければならず、研究室の準備に支障をきたしていた。しかし、メールの送信を止めても、2つ先のホールを歩くだけの手間で、上司から余計な仕事を振られることはない。 セットアップを終えるのを任された彼の熱意は、マークによって報告された。

この実験では、電子メールがいかに仕事を増やし、コミュニケーションの摩擦を増やし、要望を減らしているかを示しました。コミュニケーションを完全にメールに依存するのではなく、物理的な接触の必要性を強調しています。

メール習慣のモニタリング

2005年、マークとゴンザレスが先駆的な研究を行ったとき、オーストラリアの通信会社で働く14人の社員が、1日を88の異なる「エピソード」に分け、そのうち60はコミュニケーションに特化していたことがわかりました。 

それから11年後、グロリア・マークのチームがトラッキングソフトを使って、ある大企業の研究部門の社員の習慣をモニターしたところ、1日に平均77回メールをチェックしていることがわかりました。また、1日の平均メール送受信数を測定したレポートでは、2005年には1日50通だったものが、2006年には69通、2011年には92通と、コミュニケーションが増加する傾向にあることが明らかになりました。 

Radicati Groupという技術調査会社によると、2019年の予測値は1日平均126通だったそうです。

電子メールはいかにして深い仕事を減少させるか

2018年のデータから、メールやコミュニケーション・アプリケーションが深い仕事をする能力に与える弊害が明らかになりました。それによると、ユーザーは平均して6分以内ごとに受信トレイをチェックしており、最も多い間隔は1分間に1回でした。さらに、半数のユーザーが経験した最も長い無休時間は40分以下であり、最も一般的な長さは20分であった。これは、電子メールやコミュニケーションアプリケーションが、数分以上の深い作業に集中することを妨げていることを示しています。

StoryShot #4:電子メールのない世界を実現するための原則

ニューポートは、ハイパーアクティブなハイブマインドのワークフローに対する解毒剤として、4つの基本原則を提示しています。

アテンション・キャピタルの原理。人間の脳を順次活用することがナレッジワークの鍵である

ニューポートの「アテンション・キャピタルの原理」は、知識労働の生産性を向上させるには、脳の思考法に対応したワークフローを活用することが重要であるとしています。これは、既存の自律性に構造を加えることであり、仕事の実行は実際の仕事であり、ワークフローはそれらの仕事活動を特定し、割り当て、調整し、レビューする方法である。

"アテンション・キャピタルの原理 情報に持続的に付加価値を与える人間の脳の能力をより最適化するワークフローを特定すれば、知識部門の生産性を大幅に向上させることができる。"- カル・ニューポート

プロセス原則：パフォーマンスを最適化し、曖昧さを減らすために効率的なプロセスを使用する。

ニューポートのプロセス原理は、知識労働に効率的な生産プロセスを取り入れることで、パフォーマンスを上げ、必要なエネルギー量を減らすことを提案している。これは、必ずしもすべての創造的なプロセスを段階的なレシピに落とし込むということではなく、より多くの構造と組織を追加することを意味します。効率的な生産プロセスには、作業の進捗状況を確認する能力、コミュニケーションのスケジューリング、曖昧さを減らすことなどが必要です。さらに、これらのプロセスは、個人に合わせて高度にカスタマイズされる必要があります。

"プロセス原理 知識労働にスマートな生産プロセスを導入することで、パフォーマンスを劇的に向上させ、仕事の消耗を大幅に減らすことができます。"- カル・ニューポート

プロトコル原理：通信プロトコルを設定することで協調を最適化する

ニューポートのプロトコル原理は、職場の調整を最適化するために、あらかじめルールを設計することが長期的な利益につながるというものです。例えば、会議のスケジューリング、クライアントのプロトコ ル、コミュニケーションのガイドライン、Eメールのプロトコ ルなどです。これらのプロトコルは知識労働の認知コストを削減し、エネルギーコストと不便さのバランスをとるために設計されています。

専門化の原則。少数のことに集中することが生産性を高める。

専門化原理は、より少ないことをより高い品質と責任で行うことで、生産性を大幅に向上させることができることを示唆しています。専門化する方法の例としては、アウトソーシング、より多くの自主性を与える、スプリント、注意と作業負荷の予算化、サポートスタッフのスーパーチャージなどがあります。単独チームでは、責任ごとに時間を区切ることで、これを真似ることができます。

"The Specialization Principle ナレッジセクターでは、取り組む事柄は少なくても、それぞれの事柄をより高い品質と説明責任で行うことが、生産性を大幅に向上させる基盤となり得る。"- カル・ニューポート

StoryShot #5：電子メールのない世界へ移行するための組織の5つの重要な原則

ニューポートによれば、電子メールはその多くの限界から、コミュニケーションのための「悪いツール」である。メールには多くの制約があるため、コミュニケーションツールとしてふさわしくない。また、マルチタスクを助長し、深い仕事ではなく浅い仕事になり、ストレスや気晴らしの大きな原因になることもあります。

ニューポートは、組織は、対面での会議、タスクに特化したコミュニケーションツール、「非同期型文書コミュニケーション」（文書や報告書など）など、より効果的なコミュニケーション手段を採用すべきだと提案しています。これらの方法は、電子メールよりも効率的で、明確で、ストレスの少ない方法です。

電子メールのない世界へ移行するために、ニューポートは組織が従うべき一連の原則を提案している。その内容は以下の通りです。

1. 電子メールは必要なときだけ使用し、他のコミュニケーション手段を優先する「デフォルトオフ」ポリシーを採用する。
2. 電子メールに頼らず、特定のプロジェクトやタスクに特化したコミュニケーションツールを使用する。
3. 可能な限り対面での会議を奨励する。その方が効率的で、より良いコミュニケーションが取れるからだ。
4. 重要な情報や複雑な情報には、非同期の文書コミュニケーション（文書や報告書など）を使用する。
5. 社員がいつ、どれくらいの頻度で連絡を取るべきか、どのように仕事の優先順位をつけるかなど、コミュニケーションに対する期待値を明確にする。

これらの原則に従うことで、組織は電子メールのない世界に移行し、生産性、コミュニケーション、そして全体的な幸福感を向上させることができるとニューポートは主張している。

最終的なまとめとレビュー

キャル・ニューポートは、「電子メールのない世界」の中で、職場における主要なコミュニケーション手段として電子メールに依存することは、生産性と幸福感を損なうと論じている。また、電子メールの「デフォルトオフ」ポリシーや、コミュニケーションに対する明確な期待など、一連の原則に従うことを提案しています。

 ニューポート社によると、「アテンションキャピタルの原則」「プロセスの原則」「プロトコルの原則」「専門化の原則」の4つの原則を守る必要があるという。また、電子メールではなく、物理的な接触をすること、ワークフローの合理化、生産プロセスの導入、調整の最適化、専門化の方法も必要であるとしている。

これらの原則は、組織が電子メールのない世界へと移行し、生産性、コミュニケーション、そして全体的な幸福感を向上させるのに役立ちます。 

評価

我々は、電子メールのない世界を3.9/5を評価する。

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