Een wereld zonder e-mail samenvatting en recensie | Cal Newport

Het leven wordt druk. Heeft Een wereld zonder e-mail op uw leeslijst stond? Leer nu de belangrijkste inzichten.

We zijn nog maar aan het oppervlak. Als je Cal Newports populaire boek over zaken en productiviteit nog niet hebt.., bestel het hier of krijg het luisterboek gratis om de sappige details te horen.

Inleiding

Een wereld zonder e-mail pakt aan hoe e-mails behoren tot de grootste veroorzakers van stress en angst op alle werkplekken. De meeste bedrijven beweren dat stress door e-mails een teken is van slechte organisatie of management.

 Een wereld zonder e-mail wil deze mythe ontkrachten en biedt onderzoeksresultaten die suggereren dat e-mails tegen onze evolutionaire natuur ingaan. Newport beweert echter niet dat e-mails op alle werkplekken moeten worden uitgebannen. Hij gelooft alleen dat een wereld waarin we een gezondere relatie met e-mails hebben een gelukkiger plaats zou zijn.

Cal Newport betoogt dat e-mail een slecht communicatiemiddel is op de moderne werkplek en presenteert een visie op een wereld waarin e-mail wordt vervangen door effectievere methoden. Hij stelt voor dat organisaties een "default-off"-beleid voeren voor e-mail, taakspecifieke communicatiemiddelen gebruiken, persoonlijke ontmoetingen aanmoedigen, asynchrone schriftelijke communicatie gebruiken en duidelijke verwachtingen stellen voor communicatie. Newport stelt dat deze principes organisaties kunnen helpen bij de overgang naar een wereld zonder e-mail en de productiviteit, communicatie en het algemeen welzijn kunnen verbeteren.

Over Cal Newport

Cal Newport is hoogleraar computerwetenschappen aan de Georgetown University. Naast zijn academisch onderzoek schrijft hij artikelen en blog posts over het snijvlak van digitale technologie en cultuur. Cal heeft geschreven voor de New Yorker en de New York Times. Bovendien heeft hij een langlopende blog genaamd Study Hacks, die meer dan 3 miljoen bezoeken per jaar ontvangt. 

Cal Newport heeft verschillende boeken over deze onderwerpen geschreven, waaronder "Diep werk: Regels voor gefocust succes in een afgeleide wereld.", "Zo goed dat ze je niet kunnen negeren: Waarom vaardigheden belangrijker zijn dan passie in de zoektocht naar werk waarvan je houdt," en "Digitaal minimalisme: Kiezen voor een gefocust leven in een rumoerige wereld".

Newport staat bekend om zijn onconventionele en contra-intuïtieve adviezen over productiviteit en technologiegebruik. Newports werk is in diverse media gepubliceerd, waaronder The New York Times, The Wall Street Journal en Forbes.

StoryShot #1: De zaak tegen e-mail

Newport begint met een beschrijving van de opkomst van e-mail op de werkplek. Hij legt uit dat IBM in de jaren tachtig besloot een interne e-mailserver te installeren. Hun motivatie daarvoor was om al hun huidige communicatie te bundelen. In die tijd maakten ze gebruik van memo's, voicemails en het achterlaten van notities. E-mail bood de mogelijkheid deze te combineren en de efficiëntie te verbeteren. Het probleem is dat e-mail de efficiëntie aanzienlijk verhoogde, wat leidde tot vijf keer zoveel communicatie in de eerste week dat het werd ingevoerd. Het gemak van e-mail als communicatiemiddel betekende dat de werknemers het gebruikten voor meer communicatie over en weer dan zij met de vorige communicatiemiddelen zouden hebben gedaan. Dit experiment benadrukt een van de grootste problemen met e-mail, namelijk dat het te snel is.

Ook de snelheid van e-mails verhindert werknemers om de verbinding te verbreken. Newport beschrijft dat er in 2017 een Franse arbeidswet van kracht werd die het "recht om de verbinding te verbreken" in stand houdt. Deze wet was bedoeld om bedrijven aan te moedigen een strenger beleid op te stellen rond het gebruik van e-mail buiten het werk. Het argument van degenen die deze wet voorstelden, was dat werknemers een burn-out kregen door de verwachting dat ze 's avonds of in het weekend e-mails moesten beantwoorden. Newport gebruikt dit voorbeeld om te benadrukken dat e-mails werknemers ongelukkig maken. Wetenschappelijk onderzoek ondersteunt dit punt. Onderzoekers van de Universiteit van Californië sloten veertig kantoormedewerkers twaalf dagen lang aan op draadloze hartslagmeters. Uit hun resultaten bleek dat hoe langer de deelnemers in een bepaald uur aan e-mail besteedden, hoe hoger hun stressniveau (gemeten aan de hand van de hartslag) was.

De gevolgen van deze stress en dit ongeluk zijn aanzienlijk. Op zakelijk niveau heeft de toegenomen stress gevolgen voor de prestaties van het team. Het is ook een kwestie van nut als het grootste deel van de wereld wordt overspoeld door e-mails die hun gezondheid en welzijn schaden. Newport bestrijdt de gangbare bedrijfsopvatting dat de negatieve gevolgen van e-mails zijn toe te schrijven aan slechte gewoonten. Hij gelooft dat onze mismatch met e-mails te wijten is aan onze evolutionaire aard. Hij vergelijkt de sociale interacties waarnaar wij als mensen hunkeren met eten. Wij hebben een evolutionaire drang om te eten, en daarom ervaren wij honger bij gebrek aan voedsel. Newport betoogt dat onze evolutionaire drang om sociaal te zijn leidt tot een gevoel van onbehagen wanneer we deze interacties verwaarlozen. Door de snelheid van e-mails hebben we vaak moeite om deze interacties bij te houden en worden we ongerust als we 's avonds of in het weekend niet reageren. Volgens Newport is dit het kernprobleem van e-mails.

StoryShot #2: Innovatieve oplossingen voor e-mailangst op het werk 

Newport gelooft dat onze afhankelijkheid van e-mails en soortgelijke werkplatforms van nature angst veroorzaakt. Als er geen structuur in zit, komt er een enorme hoeveelheid berichten over verschillende taken die je moet afhandelen. Om daar bovenop te blijven, moet je deze kanalen voortdurend in de gaten houden. Het probleem hiermee is dat je gebrek aan focus je cognitieve capaciteit vermindert en je ellendig achterblijft. 

Newport biedt een innovatief voorbeeld van een bedrijf dat de angst voor e-mails heeft willen aanpakken. Het bedrijf van Arianna Huffington, Thrive Global, besloot wat zij noemen Thrive Away te ontwikkelen. In de meeste bedrijven wordt een geautomatiseerde vakantiemail gestuurd als reactie op een e-mail wanneer je weg bent. Het probleem hiermee is dat terwijl je op vakantie bent, je je nog steeds zorgen maakt over het ontvangen van sociale interacties (e-mails) en niet in staat bent om te reageren. Deze e-mails stapelen zich ook op en bieden een onhandelbare hoeveelheid wanneer je terugkomt. Dus creëerde Arianna Huffington een proces waarbij automatisch wordt gereageerd en de oorspronkelijke e-mail wordt verwijderd. Dit betekent dat werknemers op vakantie zich geen zorgen hoeven te maken over onopgeloste e-mails.

Dit is een oplossing voor als u op vakantie bent. Maar het probleem blijft bestaan wanneer u aan het werk bent. Op het werk heb je nog steeds een lage angst en misverstanden omdat we ons slecht uitdrukken in geschreven media. Newport pleit dus ook voor gedeelde projectbeheersystemen. Deze systemen moeten het eenvoudiger maken om vast te stellen wie waar aan werkt, zodat er minder tijd aan communicatie wordt besteed. Newport beveelt ook een andere innovatie aan die sommige bedrijven gebruiken. In het bijzonder het niet langer koppelen van e-mailadressen aan één individu. Dus, in plaats van een specifiek verzoek te richten aan één persoon, een gecombineerde inbox waar meerdere medewerkers taken volgen. Deze verandering alleen al kan veel van de bezorgdheid over e-mails wegnemen. Dit gaat terug naar onze evolutionaire drijfveer van synchrone berichtgeving en weg van de moderne vormen van asynchrone berichtgeving.

StoryShot #3: Negatieve gevolgen van e-mailcommunicatie voor de productiviteit op kantoor

Het onderzoeksteam onder leiding van Gloria Mark onderzocht in 2012 de impact van e-mail op een werkplek. De studie betrof 13 werknemers van een onderzoeksbureau die gedurende vijf werkdagen hun e-mails lieten afsluiten.

 Een van de onderzoekers werd tijdens zijn laboratoriumopstellingen vaak onderbroken door verzoeken van zijn baas. Hij moest zijn werk staken om aan de verzoeken van de baas te voldoen, waardoor zijn laboratoriumopstelling werd vertraagd. Maar toen de e-mails werden uitgezet, bleef de baas hem niet lastig vallen, omdat de hoeveelheid extra moeite die het kostte om twee deuren verder te lopen voldoende was om de baas ervan te weerhouden extra werk af te staan. Zijn enthousiasme over het feit dat hij zijn opstelling kon afmaken, werd door Mark gerapporteerd.

Dit experiment toonde aan hoe e-mails meer werk opleveren, de communicatie frictie verhogen en het aantal verzoeken verminderen. Het benadrukt de noodzaak van fysiek contact in plaats van volledig te vertrouwen op e-mails voor communicatie.

Controle van e-mail gewoonten

In 2005, toen Mark en González hun baanbrekende onderzoek uitvoerden, ontdekten zij dat een groep van veertien Australische telecommunicatiemedewerkers hun werkdag in achtentachtig verschillende "episodes" verdeelde, waarvan er zestig aan communicatie waren gewijd. 

Elf jaar later gebruikte het team van Gloria Mark tracking software om de gewoonten van werknemers in een onderzoeksafdeling van een groot bedrijf te volgen, en ontdekte dat zij gemiddeld zevenenzeventig keer per dag e-mail controleerden. Uit rapporten waarin het gemiddelde aantal dagelijks verzonden en ontvangen e-mails werd gemeten, bleek een trend van toenemende communicatie: van vijftig e-mails per dag in 2005 tot negenenzestig in 2006 en tweeënnegentig in 2011. 

Volgens een technologisch onderzoeksbureau, de Radicati Group, werd voor 2019 een gemiddelde van 126 berichten per dag verwacht.

Hoe e-mail het diepe werk vermindert

Gegevens uit 2018 onthulden de schadelijke effecten van e-mail- en communicatietoepassingen op het vermogen om diepgaand werk te verrichten. Daaruit bleek dat gebruikers gemiddeld elke zes minuten of minder hun inbox checkten, en het meest voorkomende interval was één keer per minuut. Bovendien bedroeg de langste ononderbroken tijd die door de helft van de onderzochte gebruikers werd ervaren niet meer dan veertig minuten, waarbij de meest voorkomende duur op twintig minuten lag. Hieruit blijkt dat e-mail- en communicatietoepassingen het vermogen van werknemers om zich langer dan een paar minuten op hun werk te concentreren in de weg staan.

StoryShot #4: Principes voor een wereld zonder e-mail

Newport presenteert vier fundamentele principes als tegengif voor een hyperactieve hive mind workflow:

Aandachtskapitaalprincipe: Het inzetten van menselijke hersenen is de sleutel tot kenniswerk.

Het aandachtskapitaalprincipe van Newport suggereert dat verbeterde productiviteit bij kenniswerk wordt bereikt door werkstromen te gebruiken die aansluiten bij de manier waarop hersenen denken. Dit houdt in dat structuur wordt toegevoegd aan bestaande autonomie, waarbij werkuitvoering het eigenlijke werk is, en werkstroom de manier waarop die werkactiviteiten worden geïdentificeerd, toegewezen, gecoördineerd en beoordeeld.

"The Attention Capital Principle De productiviteit van de kennissector kan aanzienlijk worden verhoogd als we workflows identificeren die het vermogen van het menselijk brein om duurzaam waarde toe te voegen aan informatie beter optimaliseren." - Cal Newport

Procesbeginsel: gebruik efficiënte processen om prestaties te optimaliseren en ambiguïteit te verminderen

Het procesprincipe van Newport stelt dat het opnemen van efficiënte productieprocessen in kenniswerk de prestaties verhoogt en de hoeveelheid benodigde energie vermindert. Dit betekent niet noodzakelijk dat alle creatieve processen worden teruggebracht tot stapsgewijze recepten, maar eerder dat er meer structuur en organisatie wordt toegevoegd. Effectieve productieprocessen vereisen de mogelijkheid om de voortgang van het werk te beoordelen, de communicatie te plannen en ambiguïteit te verminderen. Bovendien moeten deze processen in hoge mate worden aangepast aan individuele personen.

"Het procesprincipe Het introduceren van slimme productieprocessen bij kenniswerk kan de prestaties drastisch verhogen en het werk veel minder uitputtend maken." - Cal Newport

Protocolprincipe: het opzetten van communicatieprotocollen optimaliseert de coördinatie

Het Protocol Principe van Newport stelt dat het vooraf ontwerpen van regels om de coördinatie op de werkplek te optimaliseren leidt tot winst op lange termijn. Voorbeelden hiervan zijn het plannen van vergaderingen, klantprotocollen, communicatierichtlijnen en e-mailprotocollen. Deze protocollen zijn ontworpen om de cognitieve kosten van kenniswerk te verminderen, waarbij energiekosten en ongemak tegen elkaar worden afgewogen.

Specialisatie Principe: Focussen op een paar dingen verhoogt de productiviteit.

Het specialisatiebeginsel suggereert dat minder dingen doen met een hogere kwaliteit en meer verantwoordelijkheid de productiviteit aanzienlijk kan verbeteren. Voorbeelden van manieren om te specialiseren zijn uitbesteden, meer autonomie geven, sprinten, aandacht en werkdruk budgetteren, en ondersteunend personeel superchargen. In soloteams kan dit worden nagebootst door tijd te segmenteren naar verantwoordelijkheid.

"Het specialisatieprincipe In de kennissector kan werken aan minder dingen, maar elk ding doen met meer kwaliteit en verantwoordelijkheid, de basis zijn voor aanzienlijk meer productiviteit." - Cal Newport

StoryShot #5: Vijf belangrijke principes voor organisaties voor de overgang naar een wereld zonder e-mail

Volgens Newport is e-mail een "slecht instrument" voor communicatie vanwege de vele beperkingen. Het is gemakkelijk te overladen, moeilijk bij te houden en vatbaar voor misverstanden. E-mail moedigt ook multitasking aan, wat leidt tot oppervlakkig werk in plaats van diepgaand werk, en het kan een belangrijke bron van stress en afleiding zijn.

Newport stelt voor dat organisaties effectievere communicatiemethoden invoeren, zoals persoonlijke vergaderingen, taakspecifieke communicatiemiddelen en "asynchrone schriftelijke communicatie" (bv. geschreven documenten of rapporten). Deze methoden zijn efficiënter, duidelijker en minder stressvol dan e-mail.

Voor de overgang naar een wereld zonder e-mail stelt Newport een aantal principes voor die organisaties moeten volgen. Deze omvatten:

1. Een "default-off"-beleid voor e-mail aannemen, waarbij e-mail alleen wordt gebruikt wanneer dat nodig is en andere communicatiemethoden de voorkeur genieten.
2. Gebruik taakspecifieke communicatiemiddelen voor specifieke projecten of taken, in plaats van te vertrouwen op e-mail.
3. Moedig waar mogelijk persoonlijke ontmoetingen aan, omdat die efficiënter zijn en een betere communicatie mogelijk maken.
4. Gebruik asynchrone schriftelijke communicatie (bv. documenten of rapporten) voor belangrijke of complexe informatie.
5. Stel duidelijke verwachtingen op voor de communicatie, inclusief wanneer en hoe vaak werknemers beschikbaar moeten zijn en hoe ze taken moeten prioriteren.

Door deze principes te volgen, stelt Newport, kunnen organisaties overgaan naar een wereld zonder e-mail en de productiviteit, communicatie en het algemeen welzijn verbeteren.

Definitieve samenvatting en evaluatie

In "Een wereld zonder e-mail" stelt Cal Newport dat de afhankelijkheid van e-mail als primair communicatiemiddel op de werkplek schadelijk is voor de productiviteit en het welzijn. Hij stelt voor dat organisaties effectievere communicatiemethoden invoeren, zoals face-to-face vergaderingen, taakspecifieke communicatiemiddelen en asynchrone schriftelijke communicatie, en een aantal principes volgen, waaronder een "default-off" beleid voor e-mail en duidelijke verwachtingen voor communicatie.

 Volgens Newport moeten vier principes worden gevolgd: het Aandachtskapitaalprincipe, het Procesprincipe, het Protocolprincipe en het Specialisatieprincipe. Ook moet fysiek contact worden gebruikt in plaats van e-mails, evenals manieren om werkstromen te stroomlijnen, productieprocessen in te voeren, coördinatie te optimaliseren en te specialiseren.

Deze principes kunnen organisaties helpen bij de overgang naar een wereld zonder e-mail en bij het verbeteren van de productiviteit, de communicatie en het algehele welzijn. 

Beoordeling

Wij geven A World Without Email 3.9/5.

Wat vindt u van het boek van Cal Newport?

PDF, gratis luisterboek, infographic en geanimeerde samenvatting van het boek 

Dit was het topje van de ijsberg. Om in de details te duiken en Cal Newport te steunen, bestel het hier of krijg het audioboek voor gratis.

Vond je het leuk wat je hier leerde? Deel om te laten zien dat u om ons geeft en laat het ons weten door contact op te nemen met onze support.

Nieuw bij StoryShots? Ontvang de PDF, audioboek en geanimeerde versies van deze samenvatting van Een wereld zonder e-mail: Werk opnieuw vormgeven in een tijdperk van communicatie-overbelasting en honderden andere best verkochte non-fictie boeken in onze gratis top-ranking app. Het is door Apple, The Guardian, de VN en Google genoemd als een van 's werelds beste lees- en leerapps.

Gerelateerde boeksamenvattingen

• Digitaal minimalisme door Cal Newport
• Het 80/20 principe door Richard Koch
• Stroom door Mihaly Csikszentmihalyi
• De 4-urige werkweek door Tim Ferriss
• Herwerken door David Hansson en Jason Fried
• Essentialisme door Greg McKeown
• The One Thing door Gary Keller en Jay Papasan
• Onweerstaanbaar door Nir Eyal
• De oorlog van de kunst door Steven Pressfield
• Alleen Samen door Sherry Turkle
• De Bullet Journal Methode door Ryder Carroll
• Eat that Frog door Brian Tracy 
• Tao Te Ching door Lao Tzu
• Remote door David Hansson en Jason Fried
• Grenzeloos door Jim Kwik

• Sla