Eine Welt ohne E-Mail Zusammenfassung und Bewertung | Cal Newport

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Einführung

Eine Welt ohne E-Mail setzt sich damit auseinander, dass E-Mails zu den größten Verursachern von Stress und Ängsten am Arbeitsplatz gehören. Die meisten Unternehmen argumentieren, dass der Stress durch E-Mails ein Zeichen für schlechte Organisation oder Management ist.

 Eine Welt ohne E-Mail will diesen Mythos widerlegen und stellt Forschungsergebnisse vor, die darauf hindeuten, dass E-Mails unserer evolutionären Natur zuwiderlaufen. Newport behauptet jedoch nicht, dass E-Mails an allen Arbeitsplätzen abgeschafft werden müssen. Er glaubt lediglich, dass eine Welt, in der wir ein gesünderes Verhältnis zu E-Mails haben, ein glücklicherer Ort wäre.

Cal Newport vertritt die Ansicht, dass E-Mail ein schlechtes Kommunikationsmittel für den modernen Arbeitsplatz ist, und entwirft die Vision einer Welt, in der sie durch effektivere Methoden ersetzt wird. Er schlägt vor, dass Unternehmen eine "Standard-Aus"-Richtlinie für E-Mails einführen, aufgabenspezifische Kommunikationsmittel verwenden, persönliche Treffen fördern, asynchrone schriftliche Kommunikation verwenden und klare Erwartungen an die Kommunikation stellen. Newport vertritt die Ansicht, dass diese Grundsätze Unternehmen beim Übergang zu einer Welt ohne E-Mail helfen und die Produktivität, die Kommunikation und das allgemeine Wohlbefinden verbessern können.

Über Cal Newport

Cal Newport ist Professor für Informatik an der Georgetown University. Neben seiner akademischen Forschung schreibt er Artikel und Blogbeiträge über die Schnittmenge von digitaler Technologie und Kultur. Cal hat für den New Yorker und die New York Times geschrieben. Außerdem hat er einen langjährigen Blog namens Study Hacks, der jährlich über 3 Millionen Mal besucht wird. 

Cal Newport hat mehrere Bücher zu diesen Themen geschrieben, darunter "Deep Work: Regeln für konzentrierten Erfolg in einer abgelenkten Welt", "So gut, dass sie dich nicht ignorieren können: Warum Fähigkeiten die Leidenschaft übertreffen, wenn es darum geht, die Arbeit zu finden, die man liebt," und "Digitaler Minimalismus: Die Entscheidung für ein konzentriertes Leben in einer lauten Welt".

Newport ist bekannt für seine unkonventionellen und kontraintuitiven Ratschläge zu Produktivität und Technologieeinsatz. Newports Arbeit wurde in einer Vielzahl von Medien veröffentlicht, darunter die New York Times, das Wall Street Journal und Forbes.

StoryShot #1: Der Fall gegen E-Mail

Newport beginnt mit einer Beschreibung der Entstehung von E-Mail am Arbeitsplatz. Er erklärt, dass IBM in den 1980er Jahren beschloss, einen internen E-Mail-Server zu installieren. Die Motivation dafür war, die gesamte Kommunikation zu bündeln. Zu dieser Zeit wurden Memos, Sprachnachrichten und Notizen verwendet. E-Mail bot die Möglichkeit, diese zu kombinieren und die Effizienz zu steigern. Das Problem ist, dass die E-Mail die Effizienz erheblich steigerte, was zu einer Verfünffachung der Kommunikation in der ersten Woche nach ihrer Einführung führte. Die Einfachheit von E-Mail als Kommunikationsmittel bedeutete, dass die Mitarbeiter es für mehr Hin- und Her-Kommunikation nutzten, als sie es mit den vorherigen Kommunikationsmitteln getan hätten. Dieses Experiment verdeutlicht eines der größten Probleme mit der E-Mail, nämlich dass sie zu schnell ist.

Die Schnelligkeit von E-Mails hindert Arbeitnehmer auch daran, die Verbindung zu unterbrechen. Newport beschreibt, dass 2017 ein französisches Arbeitsgesetz in Kraft getreten ist, das das "Recht auf Unterbrechung der Verbindung" bewahrt. Dieses Gesetz sollte Unternehmen dazu ermutigen, strengere Richtlinien für die Nutzung von E-Mails außerhalb des Arbeitsplatzes einzuführen. Das Argument derjenigen, die dieses Gesetz vorschlugen, war, dass die Arbeitnehmer durch die Erwartung, abends oder am Wochenende auf E-Mails zu antworten, ausgebrannt seien. Newport verwendet dieses Beispiel, um zu verdeutlichen, dass E-Mails die Arbeitnehmer unglücklich machen. Wissenschaftliche Untersuchungen unterstützen diesen Punkt. Forscher der Universität von Kalifornien schlossen vierzig Büroangestellte 12 Tage lang an drahtlose Herzfrequenzmessgeräte an. Ihre Ergebnisse zeigten, dass der Stresspegel (gemessen an der Herzfrequenz) umso höher war, je länger die Teilnehmer in einer bestimmten Stunde mit E-Mails beschäftigt waren.

Die Folgen von Stress und Unzufriedenheit sind erheblich. Auf Unternehmensebene wirkt sich erhöhter Stress auf die Teamleistung aus. Es ist auch eine Frage des Nutzens, wenn ein Großteil der Welt von E-Mails überwältigt wird, die ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden beeinträchtigen. Newport stellt die in der Wirtschaft verbreitete Ansicht in Frage, dass die negativen Auswirkungen von E-Mails auf schlechte Gewohnheiten zurückzuführen sind. Er glaubt, dass unsere Unzufriedenheit mit E-Mails auf unsere evolutionäre Natur zurückzuführen ist. Er vergleicht die sozialen Interaktionen, nach denen wir uns als Menschen sehnen, mit dem Essen. Wir haben einen evolutionären Drang zu essen, weshalb wir in Abwesenheit von Nahrung Hunger verspüren. Newport argumentiert, dass unser evolutionärer Drang, sozial zu sein, zu einem Gefühl des Unbehagens führt, wenn wir diese Interaktionen vernachlässigen. Die Geschwindigkeit von E-Mails führt dazu, dass wir mit diesen Interaktionen oft nicht Schritt halten können und uns unwohl fühlen, wenn wir abends oder am Wochenende nicht auf sie antworten. Newport glaubt, dass dies das Kernproblem von E-Mails ist.

StoryShot #2: Innovative Lösungen für E-Mail-Angst am Arbeitsplatz 

Newport ist der Ansicht, dass unsere Abhängigkeit von E-Mails und ähnlichen arbeitsbezogenen Plattformen natürlich Ängste erzeugt. Wenn keine Struktur eingeführt wird, gibt es eine riesige Menge an Nachrichten, die sich auf mehrere Aufgaben verteilen, die man erledigen muss. Um hier den Überblick zu behalten, müssen Sie diese Kanäle ständig überwachen. Das Problem dabei ist, dass Ihre mangelnde Konzentration Ihre kognitiven Fähigkeiten einschränkt und Sie unglücklich zurückbleiben. 

Newport bietet ein innovatives Beispiel für ein Unternehmen, das versucht hat, die Angst vor E-Mails zu bekämpfen. Das Unternehmen von Arianna Huffington, Thrive Global, beschloss, das so genannte Thrive Away zu entwickeln. In den meisten Unternehmen wird als Antwort auf eine E-Mail eine automatische Urlaubsnachricht verschickt, wenn man nicht da ist. Das Problem dabei ist, dass man sich im Urlaub immer noch Sorgen macht, dass man soziale Interaktionen (E-Mails) erhält und nicht in der Lage ist, darauf zu antworten. Außerdem stapeln sich diese E-Mails und bieten eine unüberschaubare Menge, wenn man zurückkommt. Deshalb hat Arianna Huffington ein Verfahren entwickelt, bei dem eine automatische Antwort erfolgt und die ursprüngliche E-Mail gelöscht wird. Das bedeutet, dass sich Mitarbeiter, die im Urlaub sind, keine Gedanken über ungelöste E-Mails machen müssen.

Dies ist eine Lösung, wenn Sie im Urlaub sind. Aber das Problem bleibt bestehen, wenn Sie bei der Arbeit sind. Bei der Arbeit werden Sie immer noch unter Ängsten leiden und Missverständnisse haben, weil wir uns in schriftlichen Medien schlecht ausdrücken können. Deshalb plädiert Newport auch für gemeinsame Projektmanagementsysteme. Diese Systeme sollten die Aufgabe vereinfachen, festzustellen, wer woran arbeitet, so dass weniger Zeit für die Kommunikation aufgewendet werden muss. Newport empfiehlt auch eine andere Innovation, die er bei einigen Unternehmen beobachtet hat. Nämlich die Abkehr von der Verknüpfung von E-Mail-Adressen mit einer Person. Anstatt also eine bestimmte Anfrage an eine Person zu richten, sollte man einen kombinierten Posteingang einrichten, in dem mehrere Mitarbeiter die Aufgaben überwachen. Allein diese Änderung kann einen Großteil der mit E-Mails verbundenen Ängste beseitigen. Dies führt zurück zu unserem evolutionären Antrieb der synchronen Nachrichtenübermittlung und weg von den modernen Arten der asynchronen Nachrichtenübermittlung.

StoryShot #3: Negative Auswirkungen der E-Mail-Kommunikation auf die Büroproduktivität

Das Forschungsteam unter der Leitung von Gloria Mark untersuchte 2012 die Auswirkungen von E-Mail am Arbeitsplatz. An der Studie nahmen 13 Mitarbeiter eines Forschungsunternehmens teil, die ihre E-Mails für fünf Arbeitstage abschalten mussten.

 Es wurde beobachtet, dass einer der Forscher bei der Einrichtung seines Labors häufig durch Anfragen seines Chefs unterbrochen wurde. Er wurde gezwungen, seine Arbeit zu unterbrechen, um den Anfragen seines Chefs nachzukommen, was seine Laborarbeit verlangsamte. Als die E-Mails abgestellt wurden, störte der Chef ihn jedoch nicht mehr, da der zusätzliche Aufwand, der nötig war, um zwei Türen weiter zu gehen, ausreichte, um den Chef davon abzuhalten, zusätzliche Arbeit abzugeben. Mark berichtete, wie begeistert er war, dass er seine Arbeit zu Ende bringen konnte.

Dieses Experiment hat gezeigt, dass E-Mails mehr Arbeit verursachen, die Kommunikation erschweren und die Zahl der Anfragen verringern. Es unterstreicht die Notwendigkeit eines physischen Kontakts, anstatt sich bei der Kommunikation vollständig auf E-Mails zu verlassen.

Überwachung der E-Mail-Gewohnheiten

Als Mark und González 2005 ihre bahnbrechende Studie durchführten, stellten sie fest, dass eine Gruppe von vierzehn australischen Telekommunikationsangestellten ihren Arbeitstag in achtundachtzig verschiedene "Episoden" unterteilte, von denen sechzig der Kommunikation gewidmet waren. 

Elf Jahre später setzte das Team von Gloria Mark eine Tracking-Software ein, um die Gewohnheiten der Mitarbeiter einer Forschungsabteilung eines großen Unternehmens zu überwachen, und stellte fest, dass diese im Durchschnitt siebenundsiebzig Mal pro Tag E-Mails abrufen. Berichte, in denen die durchschnittliche Anzahl der täglich gesendeten und empfangenen E-Mails gemessen wurde, zeigten einen Trend zur zunehmenden Kommunikation, der von fünfzig E-Mails pro Tag im Jahr 2005 auf neunundsechzig im Jahr 2006 und zweiundneunzig im Jahr 2011 anstieg. 

Nach Angaben des Technologieforschungsunternehmens Radicati Group wird für das Jahr 2019 mit durchschnittlich 126 Nachrichten pro Tag gerechnet.

Wie E-Mail die Tiefenarbeit beeinträchtigt

Daten aus dem Jahr 2018 zeigten die schädlichen Auswirkungen von E-Mail- und Kommunikationsanwendungen auf die Fähigkeit, intensive Arbeit zu leisten. Es zeigte sich, dass die Nutzer ihren Posteingang im Durchschnitt alle sechs Minuten oder weniger überprüften, wobei das häufigste Intervall einmal pro Minute war. Darüber hinaus betrug die längste ununterbrochene Zeit, die die Hälfte der untersuchten Nutzer verbrachte, nicht mehr als vierzig Minuten, wobei die häufigste Dauer zwanzig Minuten betrug. Dies zeigt, dass E-Mail- und Kommunikationsanwendungen die Fähigkeit der Arbeitnehmer beeinträchtigen, sich länger als nur ein paar Minuten auf ihre Arbeit zu konzentrieren.

StoryShot #4: Grundsätze für eine Welt ohne E-Mail

Newport stellt vier Grundprinzipien als Gegenmittel zu hyperaktiven Arbeitsabläufen in Bienenstöcken vor:

Das Prinzip Aufmerksamkeitskapital: Der sequentielle Einsatz des menschlichen Gehirns ist der Schlüssel zur Wissensarbeit

Newports Prinzip des Aufmerksamkeitskapitals besagt, dass eine höhere Produktivität bei der Wissensarbeit durch die Verwendung von Arbeitsabläufen erreicht wird, die der Denkweise des Gehirns Rechnung tragen. Dies bedeutet, dass der bestehenden Autonomie eine Struktur hinzugefügt wird, wobei die Arbeitsausführung die eigentliche Arbeit ist und der Arbeitsablauf die Art und Weise, wie diese Arbeitsaktivitäten identifiziert, zugewiesen, koordiniert und überprüft werden.

"Das Aufmerksamkeitskapital-Prinzip Die Produktivität des Wissenssektors kann erheblich gesteigert werden, wenn wir Arbeitsabläufe finden, die die Fähigkeit des menschlichen Gehirns, Informationen nachhaltig zu verwerten, besser optimieren. - Cal Newport

Prozessprinzip: Effiziente Prozesse nutzen, um die Leistung zu optimieren und Unklarheiten zu beseitigen

Das Newportsche Prozessprinzip besagt, dass die Einbeziehung effizienter Produktionsprozesse in die Wissensarbeit die Leistung erhöht und den Energieaufwand verringert. Dies bedeutet nicht unbedingt, dass alle kreativen Prozesse auf Schritt-für-Schritt-Rezepte reduziert werden müssen, sondern vielmehr, dass mehr Struktur und Organisation hinzugefügt wird. Effiziente Produktionsprozesse erfordern die Fähigkeit, den Arbeitsfortschritt zu überprüfen, die Kommunikation zu planen und Unklarheiten zu reduzieren. Außerdem müssen diese Prozesse in hohem Maße auf den Einzelnen zugeschnitten sein.

"Das Prozessprinzip Die Einführung intelligenter Produktionsprozesse für die Wissensarbeit kann die Leistung drastisch erhöhen und die Arbeit weniger anstrengend machen. - Cal Newport

Protokoll-Prinzip: Die Einrichtung von Kommunikationsprotokollen optimiert die Koordinierung

Das Newportsche Protokollprinzip besagt, dass die Aufstellung von Regeln im Voraus zur Optimierung der Koordination am Arbeitsplatz zu langfristigen Gewinnen führt. Beispiele hierfür sind die Planung von Sitzungen, Kundenprotokolle, Kommunikationsrichtlinien und E-Mail-Protokolle. Diese Protokolle sind darauf ausgerichtet, die kognitiven Kosten der Wissensarbeit zu senken, wobei Energiekosten und Unannehmlichkeiten ausgeglichen werden.

Das Prinzip der Spezialisierung: Die Konzentration auf einige wenige Dinge erhöht die Produktivität.

Das Prinzip der Spezialisierung besagt, dass die Produktivität erheblich gesteigert werden kann, wenn weniger Aufgaben mit höherer Qualität und mehr Verantwortlichkeit erledigt werden. Beispiele für Spezialisierung sind Outsourcing, mehr Autonomie, Sprinting, Budgetierung von Aufmerksamkeit und Arbeitspensum sowie die Aufstockung des Supportpersonals. In Soloteams kann dies durch die Aufteilung der Zeit nach Zuständigkeiten nachgeahmt werden.

"Das Prinzip der Spezialisierung Im Wissenssektor kann die Arbeit an weniger Dingen, dafür aber mit mehr Qualität und Verantwortung, die Grundlage für deutlich mehr Produktivität sein." - Cal Newport

StoryShot #5: Fünf Schlüsselprinzipien für Unternehmen für den Übergang zu einer Welt ohne E-Mail

Newport zufolge ist die E-Mail aufgrund ihrer vielen Einschränkungen ein "schlechtes Werkzeug" für die Kommunikation. Sie ist leicht zu überfrachten, schwer zu überblicken und anfällig für Missverständnisse. E-Mail fördert auch das Multitasking, was zu oberflächlicher statt tiefgründiger Arbeit führt, und sie kann eine große Quelle von Stress und Ablenkung sein.

Newport schlägt vor, dass Unternehmen effektivere Kommunikationsmethoden wie persönliche Treffen, aufgabenspezifische Kommunikationsmittel und "asynchrone schriftliche Kommunikation" (z. B. schriftliche Dokumente oder Berichte) einsetzen sollten. Diese Methoden sind effizienter, klarer und weniger stressig als E-Mail.

Um den Übergang zu einer Welt ohne E-Mail zu schaffen, schlägt Newport eine Reihe von Grundsätzen vor, die Unternehmen befolgen sollten. Dazu gehören:

1. Verabschieden Sie eine "Default-Off"-Politik für E-Mail, bei der E-Mail nur im Bedarfsfall verwendet wird und andere Kommunikationsmethoden bevorzugt werden.
2. Verwenden Sie aufgabenspezifische Kommunikationsmittel für bestimmte Projekte oder Aufgaben, anstatt sich auf E-Mails zu verlassen.
3. Fördern Sie persönliche Treffen, wann immer dies möglich ist, da diese effizienter sind und eine bessere Kommunikation ermöglichen.
4. Verwenden Sie asynchrone schriftliche Kommunikation (z. B. Dokumente oder Berichte) für wichtige oder komplexe Informationen.
5. Legen Sie klare Erwartungen an die Kommunikation fest, z. B. wann und wie oft die Mitarbeiter erreichbar sein sollten und wie die Aufgaben zu priorisieren sind.

Durch die Befolgung dieser Grundsätze, so Newport, können Unternehmen zu einer Welt ohne E-Mail übergehen und ihre Produktivität, Kommunikation und ihr allgemeines Wohlbefinden verbessern.

Abschließende Zusammenfassung und Überprüfung

In "A World Without Email" argumentiert Cal Newport, dass die Abhängigkeit von der E-Mail als primärem Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz der Produktivität und dem Wohlbefinden abträglich ist. Er schlägt vor, dass Unternehmen effektivere Kommunikationsmethoden wie persönliche Besprechungen, aufgabenspezifische Kommunikationsmittel und asynchrone schriftliche Kommunikation einführen und eine Reihe von Grundsätzen befolgen, darunter eine "Default-off"-Richtlinie für E-Mails und klare Erwartungen an die Kommunikation.

 Newport zufolge müssen vier Prinzipien befolgt werden: das Aufmerksamkeitskapitalprinzip, das Prozessprinzip, das Protokollprinzip und das Spezialisierungsprinzip. Außerdem sollten physische Kontakte anstelle von E-Mails genutzt werden, sowie Möglichkeiten zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen, Einführung von Produktionsprozessen, Optimierung der Koordination und Spezialisierung.

Diese Grundsätze können Unternehmen dabei helfen, den Übergang zu einer Welt ohne E-Mail zu schaffen und die Produktivität, die Kommunikation und das allgemeine Wohlbefinden zu verbessern. 

Bewertung

Wir bewerten Eine Welt ohne E-Mail mit 3.9/5.

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