포모도로 기법 요약 및 인용문 | 프란체스코 치릴로

업무 방식을 변화시킨 호평받는 시간 관리 시스템

프란체스코 치릴로 소개

프란체스코 치릴로 의 파트너입니다. 시릴로 컨설팅는 베를린에 위치한 컨설팅 회사입니다. 이 회사는 개인과 조직의 생산성을 간단하고 빠르며 지속 가능한 방식으로 개선할 수 있는 도구, 컨설팅, 교육을 제공합니다.

시릴로는 1980년대 후반 대학생 시절 생산성 향상을 위한 시스템을 개발했습니다. 그가 개발한 포모도로 기법은 전 세계 수백만 명의 사람들과 기업에 도움을 주고 있습니다.

프란체스코의 열정은 더 많은 시간과 노력을 들이지 않고도 더 나은 결과를 얻는 것입니다. 

소개

시간 관리 기법을 시도해 보았지만 업무보다 더 많은 시간이 소요되는 것을 발견한 적이 있으신가요? 그러다 보면 가장 중요한 일을 하는 대신 의미 없는 일에 시간을 낭비하게 되죠.

시릴로는 학생 시절에도 같은 일을 겪었습니다. 그는 토마토 모양의 주방 타이머를 사용해 포모도로 기법을 발명했습니다. 포모도로는 토마토를 뜻하는 이탈리아어입니다.

포모도로 기법의 핵심은 다음과 같습니다:

스토리샷 #1: 시간을 활용하여 생산성 향상

원래 시릴로는 공부하는 데 시간을 낭비하고 있다는 사실을 깨닫고 포모도로 공부법을 고안했습니다. 그는 집중력을 높이고 방해 요소를 피하기 위해 주방 타이머를 사용하기 시작했습니다.

이를 통해 그는 짧은 시간 안에 목표를 달성하고 빠르게 승리하여 생산성을 높일 수 있는 동기를 얻었습니다. 

그는 공부하는 동안 이 기술을 더 많이 사용했고 다른 사람들에게도 도움이 될 수 있다고 판단했습니다. 발견한 것 프란체스코 치릴로 포모도로 기법으로 발전하여 전 세계 수백만 명에게 도움을 주고 있습니다. 

이 기법의 인기는 시간 관리에 대한 접근 방식에서 비롯됩니다. 다른 시간 관리 기법과는 다른 접근 방식을 취합니다. 대부분의 사람들에게 똑딱거리는 시계는 특히 마감일이 다가올 때 불안을 유발합니다. 이것은 비효율적 인 작업으로 이어져 미루게됩니다. 

포모도로 기법은 시간에 대한 불안감을 뒤집습니다. 시간을 당신의 편으로 바꿔줍니다. 원하는 시간에 원하는 일을 할 수 있게 하여 생산성을 높일 수 있도록 도와줍니다. 이 기법의 힘은 단순함과 두뇌를 집중시키는 능력에 있습니다. 또한 실행하기 쉽고 간단합니다. 산만함이 끊이지 않는 디지털 시대에 도움이 되는 몇 가지 열쇠를 제공합니다. 

"똑딱거리는 소리가 차분한 소리가 됩니다. "똑딱거리고 있고, 일하고 있고, 모든 것이 괜찮습니다." 시간이 지나면 집중력이 너무 높아져 벨소리조차 들리지 않습니다. 사실 포모도로 벨소리가 들리지 않는 것이 진짜 문제가 되는 경우도 있습니다."

- 프란체스코 치릴로

스토리샷 #2: 간단하면서도 효과적인 포모도로 기법

포모도로 기법이란 무엇인가요? 모두가 말하는 것처럼 간단한가요? 네, 누구나 배울 수 있는 간단한 기법입니다.

포모도로 기법을 사용하는 방법을 간단히 설명합니다:

1. Set 타이머 를 클릭하고 25분 동안 다른 작업은 하지 않고 프로젝트에 집중하세요.
2. 타이머가 울리면 5분간 휴식을 취하고 업무와 관련 없는 다른 일을 하세요.
3. 5분이 지나면 25분으로 다시 시작하세요.
4. 4번의 세션을 연속으로 수행한 후에는 30분간 휴식을 취합니다.
5. 그런 다음 집중해서 작업하는 세션을 연속해서 네 번 더 시작하세요.

작동 방식이 단순하기 때문에 일부 사람들은 이보다 더 잘 작동할 수 없을 것이라고 생각합니다. 스토리샷의 창립자 파리드 베니아도 이러한 팬 중 한 명입니다. 그는 10년 넘게 이 기법을 사용해 왔습니다.

스토리샷 #3: 방해 요소를 올바른 방법으로 처리하기

대부분의 시간 관리 모범 사례는 중요한 일을 먼저 완료하는 데 중점을 둡니다. 포모도로의 강점은 산만함을 처리하는 능력입니다. 많은 사람들이 산만함을 이용해 시간을 낭비하고 미루는 데 시간을 허비합니다. 

"내부적으로 많은 방해 요소가 나타나는 것은 우리 마음이 우리에게 메시지를 보내는 방식입니다: 우리는 지금 하고 있는 일이 마음에 들지 않습니다. 실패할 것 같다는 두려움 때문일 수도 있습니다. 또는 목표가 너무 복잡해 보이거나 시간이 부족하다고 느껴질 수도 있습니다. 우리를 보호하기 위해 우리 마음은 다른, 더 안심할 수 있는 활동을 떠올리게 됩니다. 결국, 우리는 붙잡을 수 있는 모든 중단을 선호하게 됩니다."

- 프란체스코 치릴로

포모도로 25분 동안 다른 모든 것을 무시하고 집중하세요. 포모도로를 하는 동안 휴대폰을 비행기 모드로 전환하고 컴퓨터의 알림을 끄세요.

 "포모도로는 중단할 수 없습니다: 25분 동안 순수하게 작업해야 합니다. 포모도로는 쪼개질 수 없습니다: 반쪽짜리 포모도로는 없다"

- 프란체스코 치릴로

포모도로를 하는 동안 머릿속에 떠오르는 것이 있으면 다음 단계를 따르세요: 

1. 그 생각을 무시하지 않으면 작업에서 에너지를 빼앗기게 됩니다.
2. 머릿속에서 떠오르는 생각을 글로 적어보세요.
3. 계속 작업하기

이 프레임워크는 업무에 방해가 되지 않도록 관련 없는 생각을 기록하는 데 도움이 됩니다. 이 기술을 연습하다 보면 산만함을 막는 데 더 능숙해질 것입니다.

스토리샷 #4: 규칙적인 휴식으로 스스로에게 보상하기

5분간의 휴식으로 스스로에게 보상을 주면 뇌가 집중력을 발휘할 수 있는 휴식을 취할 수 있습니다. 이렇게 하면 긴장이 풀리고 뇌가 과도하게 확장되어 피곤해지는 것을 방지할 수 있습니다.

미루는 습관은 뇌에 휴식을 주지 않을 때 자주 발생합니다. 뇌가 피곤하면 일을 미루기 쉽습니다.

다음은 휴식 시간에 대한 몇 가지 규칙입니다:

• 업무와 관련된 항목을 계속 하지 않도록 책상에서 벗어나도록 노력하세요.
• 몸을 움직여 혈류량을 늘리세요. 커피 한 잔을 마시거나 샌드위치를 만들거나 재택근무를 하는 경우 화분에 물을 주거나 설거지를 할 수 있습니다.
• 네 번의 세션이 끝나면 더 긴 휴식을 취하세요.
• 긴 휴식 시간은 식사, 산책, 운동 등을 하기에 좋은 시간입니다.

휴식의 또 다른 장점은 신체에 대한 작은 보상이라는 점입니다. 이러한 보상은 업무에 집중할 수 있도록 당근을 던져주는 것과 같은 역할을 합니다.

스토리샷 #5: 포모도로 기법에는 세 가지 다른 시트가 필요합니다.

포모도로 기법에서는 다른 시트를 사용합니다:

1. 활동 인벤토리 시트
2. 오늘 할 일 시트
3. 기록 시트

사용 활동 인벤토리 시트 를 클릭해 필요한 모든 것을 적으세요. 이 시트는 다음과 같이 구성됩니다:

• 회원님의 이름이 포함된 제목입니다.
• 다양한 활동에 대해 생각나는 대로 적습니다. 완료한 작업을 체크합니다.

The 오늘 할 일 시트 에는 그날 집중하고 싶은 작업이 정리되어 있습니다. 활동 목록 시트에서 이러한 활동을 선택하세요. 하루를 시작하거나 전날 밤에 이 시트를 작성하세요. 할 일 목록을 작성하면 정신 집중에 도움이 됩니다. 이 시트에는 다음이 포함됩니다:

• 장소, 날짜, 작성자가 포함된 제목입니다.
• 우선순위에 따라 하루 동안 해야 할 작업 목록입니다.
• 계획되지 않은 긴급 활동이라는 제목의 섹션입니다. 예상치 못한 작업이 떠오를 때 필요한 작업을 나열합니다. 이러한 활동으로 인해 하루의 계획이 변경될 수 있습니다.

매일 새 시트로 하루를 시작하면 그 날에 집중할 수 있습니다. 오래된 시트는 오늘의 우선순위에 집중하지 못하게 할 수 있습니다. 따라서 새 시트로 옮기세요. 

스토리샷 #6: 각 활동의 포모도로스 기록하기

다른 시트인 기록 시트는 진행 상황을 기록하는 데 사용됩니다. 하루 동안 무엇을 했는지, 얼마나 많은 포모도로를 사용해 진행 상황을 달성했는지 기록하세요. 이렇게 하면 작업에 걸리는 시간을 파악할 수 있어 향후 계획 수립에 도움이 됩니다. 

시간 관리 기법의 가장 큰 문제 중 하나는 사람들이 자신이 얼마나 빨리 일할 수 있는지 과대평가한다는 점입니다. 따라서 할 일 목록에서 만족할 만한 진전을 이루지 못했을 때 실망할 수 있는 환경을 조성합니다. 

기록 시트는 포모도로 세션에 대해 생각하는 방법을 알려줍니다. 이를 통해 하루를 더 잘 계획하고 얼마나 많은 프로젝트를 완료할 수 있는지 확인할 수 있습니다.

스토리샷 #7: 간단한 작업 번들링

25분 시간 제한을 설정하는 또 다른 장점은 간단한 작업을 한데 묶을 수 있다는 점입니다. 매일 해야 하는 간단한 작업이 몇 가지 있을 수 있는데, 이 작업들을 묶어두면 집중력을 유지하는 데 도움이 됩니다.

25분 동안 얼마나 많은 간단한 작업을 수행할 수 있는지 확인하여 게임을 만들 수 있습니다. 한 가지 예는 받은 편지함을 살펴보는 것입니다. 이메일을 넣을 폴더를 설정하고 25분 동안 이메일을 정리하고 답장을 보내는 데 시간을 투자하세요.

하루에 두 번 이 작업을 수행하면 받은 편지함의 크기를 더 빠르게 줄일 수 있습니다. 또한 하루 종일 이메일에 시달리지 않아도 됩니다. 

스토리샷 #8: 대규모 프로젝트 세분화

일부 프로젝트는 작업하고 완료하는 데 시간이 더 걸립니다. 

"예상치가 5~7포모도로보다 크면 활동이 너무 복잡하다는 뜻입니다. 규칙은 다음과 같습니다: 5~7포모도로가 넘게 걸리면 세분화하세요."

- 프란체스코 치릴로

프레젠테이션과 같은 광범위한 프로젝트는 10개 이상의 포모도로가 필요할 수 있습니다. 다음은 관리 가능한 작업으로 분류하는 방법의 예입니다:

1. 전체 프레젠테이션 계획 개요: 포모도로 2개
2. 그래픽 팀과 프로젝트 요구 사항에 대해 논의: 포모도로 2개
3. 카피라이터와 협력하여 그래픽 팀을 위한 유인물 작성: 포모도로스 2장
4. 프레젠테이션을 만드는 가장 좋은 방법에 대해 영업팀과 조율하세요: 3 포모도로
5. 프레젠테이션 텍스트를 컴파일합니다: 3 포모도로
6. 프레젠테이션 슬라이드에 그래픽을 추가합니다: 3 포모도로
7. 프레젠테이션 슬라이드를 검토합니다: 2 포모도로
8. 프레젠테이션을 연습하고 다른 사람들로부터 피드백을 받으세요: 3 포모도로

보시다시피, 큰 프로젝트는 작은 조각으로 나누면 더 관리하기 쉬워 보입니다. 이렇게 하면 대규모 프로젝트를 관리할 때 압도당하는 느낌을 줄일 수 있습니다.

또한 포모도로 기법은 프로젝트에 대한 생각을 정리하고 중요한 세부 사항을 놓치지 않도록 도와줍니다.

스토리샷 #9: 팀 생산성 향상을 위해 사무실에서 이 기술을 구현하세요.

가장 어려운 일 중 하나는 아무도 사용하지 않는 사무실에서 포모도로 기법을 사용하기 시작하는 것입니다. 사람들이 미루는 가장 큰 방법 중 하나는 사무실에 있는 사람들을 방문하는 것입니다.

사무실에서 시작하는 가장 좋은 방법은 관리자를 만나서 여러분이 하고 있는 일에 대해 알리는 것입니다. 여러분의 목표가 생산성 향상이라는 점을 알려 관리자의 지지를 얻으세요.

아침이나 오후에 사용하여 직장에서 천천히 시작할 수 있습니다. 사람들에게 내가 무엇을 하고 있는지 알릴 수 있는 표지판을 준비하세요. 생산성 향상에 도움이 된다면 다른 사람들에게 알려주세요.

다음은 직장에서 이를 구현할 때 유의해야 할 몇 가지 사항입니다:

• 모든 사람이 이 사실을 알기까지 시간이 걸릴 수 있음을 이해하세요.
• 이메일에 답장하고, 전화를 받고, 사람들을 만나기 위해 포모도로 시간을 계획하세요.
• 향후 계획 수립을 위해 더 나은 기록을 유지하는 데 도움이 되므로 중단을 포함한 모든 사항을 추적하세요.

포모도로 기법으로 다른 사람을 돕는 가장 좋은 방법은 체계적으로 사용하는 것입니다. 결과는 말보다 더 큰 힘을 발휘합니다. 사람들은 여러분의 결과를 보고 그 비결을 알고 싶어 할 것입니다.

스토리샷 #10: 포모도로 기법을 마스터하는 데는 시간이 걸립니다.

포모도로 기법을 실행하는 것은 간단해 보이지만, 삶은 이를 복잡하게 만드는 방법이 있습니다. 이 기법을 익히는 데는 시간이 걸린다는 점을 이해하세요.

일상 일정에 천천히 적용하세요. 하루 일과 전체에 포모도로 기법을 적용하려고 하기보다는 가장 중요한 업무에 포모도로 기법을 사용하세요. 그 작업에 포모도로 기법을 사용할 계획을 세우고 어떻게 진행되는지 살펴보세요. 이를 통해 향후 포모도로 기법 사용에 대한 자신감을 키울 수 있습니다. 

전화가 끊길 수 있으므로 이에 대비한 계획을 세우세요. 전화를 받으면 신속하게 다시 전화할 수 있는지 확인하세요. 

업무 중임을 알리고 다시 전화할 수 있는지 물어봅니다. 메모를 남기고 작업으로 돌아갑니다.

포모도로 기법의 최종 요약 및 검토

포모도로 기법은 현대 디지털 세상에 적합한 강력한 시간 관리 기법입니다. 25분 동안 생산성을 폭발적으로 끌어올려 산만함이 가득한 세상에서 시간 관리가 가능합니다.

이 생산성 시스템을 사용하면 집중하고 싶은 작업과 완료 방법을 선택할 수 있습니다. 이를 통해 자율성과 시간 관리의 주인의식을 느낄 수 있습니다. 

작가, 화가, 게임 디자이너 또는 엔지니어가 될 수 있습니다. 이 기술은 특정 역할에 맞게 조정할 수 있기 때문에 모든 상황에서 사용할 수 있습니다. 

목표는 오늘 바로 실행하는 것입니다. 하루 종일 이 기술에 집중할 수 있을 때까지 기다리지 마세요. 오늘 한두 번의 포모도로 세션으로 시작하여 얼마나 더 많은 것을 성취할 수 있는지 확인해 보세요.

다음은 주요 사항을 간략히 정리한 내용입니다:

1. 시간을 아군으로 삼아 생산성을 높이세요.
2. 포모도로 기법은 간단하면서도 효과적입니다.
3. 방해 요소를 처리하세요.
4. 규칙적인 휴식으로 자신에게 보상을 주세요.
5. 매일 할 일 시트를 작성합니다.
6. 각 활동에 대한 포모도로를 기록합니다.
7. 간단한 작업을 묶어서 관리하세요.
8. 대규모 프로젝트를 관리 가능한 작업으로 세분화하세요. 
9. 사무실에 이 기술을 도입하여 팀 생산성을 높이세요.
10. 인내심을 가지세요. 이 기술을 익히려면 시간이 걸립니다.

"포모도로 기법은 여가 시간에 하는 활동에 사용해서는 안 됩니다. 사실 포모도로 기법을 사용하면 이러한 활동이 계획적이고 목표 지향적으로 바뀔 수 있습니다. 그것은 더 이상 자유 시간이 아닙니다."

- 프란체스코 치릴로

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