La Técnica Pomodoro Resumen y Citas | Francesco Cirillo
El aclamado sistema de gestión del tiempo que ha transformado nuestra forma de trabajar
Sobre Francesco Cirillo
Francesco Cirillo es socio de Cirillo Consultinguna empresa de consultoría de Berlín. Su empresa proporciona herramientas, consultoría y formación para mejorar la productividad de las personas y las organizaciones de forma sencilla, rápida y sostenible.
Cirillo desarrolló su sistema para mejorar la productividad cuando era estudiante universitario a finales de la década de 1980. Su creación de la Técnica Pomodoro ha ayudado a millones de personas y empresas de todo el mundo.
La pasión de Francesco es conseguir mejores resultados sin añadir más tiempo y esfuerzo.
Introducción
¿Has probado alguna vez las técnicas de gestión del tiempo, sólo para descubrir que requieren más trabajo que tu trabajo? Entonces, cuando las usaste, perdiste tiempo haciendo trabajo sin sentido en lugar de hacer lo que es más importante.
Lo mismo le ocurrió a Cirillo cuando era estudiante. Utilizó un temporizador de cocina con forma de tomate e inventó la Técnica Pomodoro. Pomodoro es la palabra italiana que significa tomate.
Estos son los puntos clave de la Técnica Pomodoro:
StoryShot #1: Aumenta la productividad convirtiendo el tiempo en tu aliado
En un principio, Cirillo ideó la técnica de estudio Pomodoro tras darse cuenta de que perdía el tiempo estudiando. Empezó a utilizar un temporizador de cocina para concentrarse y evitar las distracciones.
Esto le dio un objetivo corto y una victoria rápida que le motivó a ser más productivo.
Utilizó más la técnica durante sus estudios y decidió que también podía ayudar a otros. El descubrimiento de Francesco Cirillo se convirtió en la Técnica Pomodoro, que ha ayudado a millones de personas en todo el mundo.
La popularidad de esta técnica se debe a su enfoque de la gestión del tiempo. Adopta un enfoque diferente al de otras técnicas de gestión del tiempo. Para la mayoría de las personas, el tic-tac del reloj provoca ansiedad, especialmente cuando hay una fecha límite. Esto lleva a un trabajo ineficaz, que conduce a la procrastinación.
La Técnica Pomodoro da la vuelta a esta ansiedad por el tiempo. Convierte el tiempo en tu aliado. Te permite hacer lo que quieras cuando quieras, lo que te permite aumentar tu productividad. El poder de la técnica reside en su sencillez y en su capacidad para concentrar nuestro cerebro. También es sencilla y fácil de aplicar. Ofrece varias claves para ayudar en la era digital de las continuas distracciones.
"El tic-tac se convierte en un sonido tranquilizador. "Está haciendo tic-tac, y yo estoy trabajando y todo va bien". Después de un tiempo, los usuarios ni siquiera oyen el anillo porque su concentración es muy alta. De hecho, no oír el anillo Pomodoro se convierte en un verdadero problema en algunos casos".
- Francesco Cirillo
StoryShot #2: La técnica Pomodoro es sencilla y eficaz
¿Qué es la técnica Pomodoro? ¿Es tan sencilla como dice todo el mundo? Sí, es una técnica sencilla que cualquiera puede aprender.
Aquí tienes un rápido desglose de cómo utilizar la Técnica Pomodoro:
- Set un temporizador durante 25 minutos y trabaja en tu proyecto sin hacer nada más durante esos 25 minutos.
- Cuando suene el temporizador, tómate un descanso de 5 minutos y haz algo que no esté relacionado con el trabajo.
- Cuando se acaben esos 5 minutos, empieza con otros 25 minutos.
- Después de hacer cuatro sesiones seguidas, tómate un descanso de 30 minutos.
- A continuación, inicie otras cuatro sesiones seguidas de trabajo concentrado.
La sencillez de su funcionamiento lleva a algunos a creer que es imposible que funcione tan bien como lo hace. Farid Behnia, fundador de StoryShots, es uno de estos aficionados. Lleva más de diez años utilizando esta técnica.
StoryShot #3: Cómo lidiar con tus distracciones de la manera correcta
La mayoría de las mejores prácticas de gestión del tiempo se centran en hacer primero las cosas importantes. El punto fuerte de Pomodoro es su capacidad para hacer frente a las distracciones. Muchas personas utilizan las distracciones para pasar horas perdiendo el tiempo y procrastinando.
"La aparición de tantas interrupciones internas es la forma que tiene nuestra mente de enviarnos un mensaje: No estamos a gusto con lo que hacemos. Esto puede deberse a que la perspectiva de fracasar nos preocupa; puede darnos miedo. O tal vez nuestro objetivo parece demasiado complejo, o sentimos que se nos acaba el tiempo. Para protegernos, nuestra mente se encarga de idear actividades diferentes y más tranquilizadoras. Acabamos favoreciendo las interrupciones siempre que podemos aferrarnos a ellas".
- Francesco Cirillo
Utiliza los 25 minutos, un Pomodoro, para ignorar todo lo demás. Pon tu teléfono en modo avión y desactiva las notificaciones de tu ordenador durante tu Pomodoro.
"Un Pomodoro no puede ser interrumpido: Marca 25 minutos de puro trabajo. Un Pomodoro no puede dividirse: No existe la mitad de un Pomodoro"
- Francesco Cirillo
Si se te ocurre algo durante el Pomodoro, sigue estos pasos:
- No ignore el pensamiento, o le restará energía a la tarea
- Escribe el pensamiento para sacarlo de tu cabeza
- Avanzar y seguir trabajando
Este marco te ayuda a registrar los pensamientos irrelevantes sin dejar que te distraigan del trabajo. A medida que practiques la técnica, mejorarás en la detención de las distracciones.
StoryShot #4: Recompénsese con descansos regulares
Recompensarnos con un descanso de 5 minutos hace que nuestro cerebro deje de concentrarse. Esto nos ayuda a relajarnos y evita que nuestro cerebro se canse por exceso de esfuerzo.
La procrastinación suele producirse cuando la gente no da un respiro a su cerebro. Cuando tu cerebro está cansado, es fácil procrastinar.
Estas son algunas reglas para el tiempo de descanso:
- Intenta alejarte de tu escritorio para no seguir haciendo cosas relacionadas con el trabajo
- Muévete para aumentar tu flujo sanguíneo. Puedes preparar una taza de café, hacerte un sándwich o, si trabajas desde casa, regar las plantas o fregar los platos.
- Después de cuatro sesiones, tómate un descanso más largo.
- El largo descanso es un excelente momento para comer, dar un paseo, hacer ejercicio, etc.
El otro aspecto positivo de las pausas es que son una pequeña recompensa para el cuerpo. Estas recompensas pueden actuar como una zanahoria que te cuelga delante de ti para que te mantengas concentrado en tu trabajo.
StoryShot #5: La técnica Pomodoro requiere tres hojas diferentes
En la Técnica Pomodoro, utilizamos diferentes hojas:
- La hoja de inventario de actividades
- La hoja de tareas de hoy
- La hoja de registros
Utilice el Hoja de inventario de actividades para escribir todo lo que necesitas hacer. Esta hoja comprende:
- Un título con su nombre.
- Escribe las distintas actividades que se te ocurran. Marca las tareas que has realizado.
El Hoja de tareas para hoy organiza las tareas en las que quieres centrarte para ese día. Elija estas actividades de la hoja de inventario de actividades. Completa esta hoja al comienzo del día o la noche anterior. Crear una lista de tareas ayuda a centrar la mente. Esta hoja contiene:
- Un título con un lugar, una fecha y un autor.
- Una lista de tareas para hacer durante el día, por orden de prioridad.
- Una sección titulada Actividades imprevistas y urgentes. Enumere las tareas inesperadas que sean necesarias a medida que vayan surgiendo. Estas actividades pueden cambiar el plan del día.
Empieza cada día con una hoja nueva, para que la hoja se centre en ese día. Una hoja vieja puede distraerle de las prioridades de hoy. Así que transfiere las cosas a la nueva hoja.
StoryShot #6: Registrar los Pomodoros para cada actividad
La otra hoja, la hoja de registro, sirve para anotar tus progresos. Escribe lo que has hecho durante el día y cuántos Pomodoros has utilizado para lograr tu progreso. Esto te permite entender cuánto tiempo te lleva una tarea, lo que sería útil para la planificación futura.
Uno de los mayores problemas de las técnicas de gestión del tiempo es que la gente sobrestima la rapidez con la que puede trabajar. De este modo, se exponen a la decepción cuando no avanzan satisfactoriamente en su lista de tareas.
Su Hoja de Registro le enseña a pensar en las sesiones Pomodoro. Esto te ayudará a planificar mejor tu día y a ver cuántos proyectos puedes completar.
StoryShot #7: Agrupa tus tareas sencillas
Otra ventaja de crear tu límite de tiempo de 25 minutos es la posibilidad de agrupar tus tareas sencillas. Puede que tengas algunas tareas sencillas que deban hacerse cada día, y combinarlas te ayuda a mantenerte concentrado en ellas.
Puedes crear un juego viendo cuántas de estas sencillas tareas puedes realizar en 25 minutos. Un ejemplo es revisar tu bandeja de entrada. Crea carpetas para colocar tus correos electrónicos y dedica 25 minutos a organizarlos y responderlos.
Puedes hacer esto dos veces al día y reducir el tamaño de tu bandeja de entrada más rápidamente. Además, no tendrías el peso de todos esos correos electrónicos colgando sobre ti todo el día.
StoryShot #8: Descomponer los grandes proyectos
Algunos proyectos requieren más tiempo para trabajar y completarlos.
"Si una estimación es superior a cinco o siete Pomodoros, significa que la actividad es demasiado compleja. La regla es: Si se necesita más de cinco a siete Pomodoros, divídelo".
- Francesco Cirillo
Un proyecto extenso, como una presentación, puede llevar diez o más Pomodoros. He aquí un ejemplo de cómo dividirlo en tareas manejables:
- Esquema del plan de presentación completo: 2 Pomodoros
- Reunión con el equipo gráfico sobre las necesidades del proyecto: 2 Pomodoros
- Coordinar con los redactores la redacción de los folletos para el equipo gráfico: 2 Pomodoros
- Coordine con el equipo de ventas la mejor manera de crear la presentación: 3 Pomodoros
- Compilar el texto de presentación: 3 Pomodoros
- Añadir gráficos a las diapositivas de la presentación: 3 Pomodoros
- Revisa las diapositivas de la presentación: 2 Pomodoros
- Practica la presentación y obtén comentarios de los demás: 3 Pomodoros
Como puede ver, un proyecto grande parece más manejable cuando lo divide en partes más pequeñas. Esto limitará la sensación de agobio al gestionar un gran proyecto.
La Técnica Pomodoro también le ayuda a pensar en un proyecto y evita que se le escapen detalles importantes.
StoryShot #9: Implementa esta técnica en tu oficina para una mayor productividad del equipo
Una de las cosas más difíciles de hacer es empezar a utilizar la técnica Pomodoro en una oficina donde nadie más la utiliza. Una de las mayores formas de procrastinar es visitar a la gente en la oficina.
La mejor manera de empezar en la oficina es reunirse con tu jefe y comunicarle lo que estás haciendo. Consigue su apoyo haciéndole saber que tu objetivo es aumentar tu productividad.
Puedes empezar poco a poco en el trabajo utilizándolo por la mañana o por la tarde. Ten un cartel para que la gente sepa lo que estás haciendo. Haz saber a los demás si te está ayudando a ser más productivo.
He aquí algunas cosas que hay que tener en cuenta a la hora de aplicarlo en el trabajo:
- Comprenda que todo el mundo tardará en saber que lo está haciendo
- Planificar el tiempo Pomodoro para responder a los correos electrónicos, devolver las llamadas telefónicas y reunirse con la gente
- Registra todo, incluso las interrupciones, porque te ayudará a llevar un mejor registro para la planificación futura
La mejor manera de ayudar a otros con la Técnica Pomodoro es utilizarla sistemáticamente. Los resultados hablan más que las palabras. Cuando vean tus resultados, querrán conocer tu secreto.
StoryShot #10: Lleva tiempo dominar la técnica Pomodoro.
Poner en práctica la Técnica Pomodoro parece sencillo, pero la vida tiene una forma de complicarla. Comprende que te llevará tiempo dominar la técnica.
Empieza a implementarlo poco a poco en tu agenda diaria. En lugar de intentar utilizarla de golpe para toda la jornada laboral, empieza a utilizarla para tu tarea más importante. Planifica el uso de la Técnica Pomodoro para esa tarea y ve cómo va. Esto puede ayudarte a ganar confianza para utilizarla en el futuro.
Las interrupciones ocurren, así que ten un plan para ellas. Si recibes una llamada, comprueba rápidamente si puedes devolverles la llamada.
Hazles saber que estás en medio de algo y pregúntales si puedes volver a llamarlos. Toma nota y vuelve a tu tarea.
Resumen final y revisión de la Técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro es una poderosa técnica de gestión del tiempo que se adapta al mundo digital moderno. Al crear ráfagas de productividad de 25 minutos, la gestión del tiempo es posible en un mundo de distracciones.
Este sistema de productividad le permite elegir en qué quiere centrarse y cómo completarlo. Te da una sensación de autonomía y propiedad de tu tiempo.
Puedes ser escritor, pintor, diseñador de juegos o ingeniero. La técnica funciona en todas las situaciones porque puedes adaptarla a tu función específica.
El objetivo es ponerlo en práctica hoy mismo. No esperes hasta que puedas centrar todo tu día en la técnica. Empieza hoy mismo utilizando una o dos sesiones de Pomodoro, y verás cuánto más puedes lograr.
He aquí un rápido repaso de los principales puntos:
- Aumente la productividad convirtiendo el tiempo en su aliado.
- La Técnica Pomodoro es sencilla y eficaz.
- Ocúpate de tus distracciones.
- Recompénsese con descansos regulares.
- Elabore una hoja de tareas diarias.
- Registra los Pomodoros para cada actividad.
- Agrupe sus tareas sencillas.
- Divida los grandes proyectos en tareas manejables.
- Aplique esta técnica en su oficina para lograr una mayor productividad del equipo.
- Ten paciencia. Se necesita tiempo para dominar esta técnica.
"La Técnica Pomodoro no debe utilizarse para las actividades que se realizan en el tiempo libre. De hecho, el uso de la Pomodoro haría que estas actividades estuvieran programadas y orientadas a objetivos. Eso ya no es tiempo libre".
- Francesco Cirillo
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