El aclamado sistema de gestión del tiempo que ha transformado nuestra forma de trabajar
Sobre Francesco Cirillo
Francesco Cirillo es socio de Cirillo Consultinguna empresa de consultoría de Berlín. Su empresa proporciona herramientas, consultoría y formación para mejorar la productividad de las personas y las organizaciones de forma sencilla, rápida y sostenible.
Cirillo desarrolló su sistema para mejorar la productividad cuando era estudiante universitario a finales de la década de 1980. Su creación de la Técnica Pomodoro ha ayudado a millones de personas y empresas de todo el mundo.
La pasión de Francesco es conseguir mejores resultados sin añadir más tiempo y esfuerzo.
Introducción
¿Has probado alguna vez las técnicas de gestión del tiempo, sólo para descubrir que requieren más trabajo que tu trabajo? Entonces, cuando las usaste, perdiste tiempo haciendo trabajo sin sentido en lugar de hacer lo que es más importante.
Lo mismo le ocurrió a Cirillo cuando era estudiante. Utilizó un temporizador de cocina con forma de tomate e inventó la Técnica Pomodoro. Pomodoro es la palabra italiana que significa tomate.
Estos son los puntos clave de la Técnica Pomodoro:
StoryShot #1: Aumenta la productividad convirtiendo el tiempo en tu aliado
En un principio, Cirillo ideó la técnica de estudio Pomodoro tras darse cuenta de que perdía el tiempo estudiando. Empezó a utilizar un temporizador de cocina para concentrarse y evitar las distracciones.
Esto le dio un objetivo corto y una victoria rápida que le motivó a ser más productivo.
Utilizó más la técnica durante sus estudios y decidió que también podía ayudar a otros. El descubrimiento de Francesco Cirillo se convirtió en la Técnica Pomodoro, que ha ayudado a millones de personas en todo el mundo.
La popularidad de esta técnica se debe a su enfoque de la gestión del tiempo. Adopta un enfoque diferente al de otras técnicas de gestión del tiempo. Para la mayoría de las personas, el tic-tac del reloj provoca ansiedad, especialmente cuando hay una fecha límite. Esto lleva a un trabajo ineficaz, que conduce a la procrastinación.
La Técnica Pomodoro da la vuelta a esta ansiedad por el tiempo. Convierte el tiempo en tu aliado. Te permite hacer lo que quieras cuando quieras, lo que te permite aumentar tu productividad. El poder de la técnica reside en su sencillez y en su capacidad para concentrar nuestro cerebro. También es sencilla y fácil de aplicar. Ofrece varias claves para ayudar en la era digital de las continuas distracciones.
"El tic-tac se convierte en un sonido tranquilizador. "Está haciendo tic-tac, y yo estoy trabajando y todo va bien". Después de un tiempo, los usuarios ni siquiera oyen el anillo porque su concentración es muy alta. De hecho, no oír el anillo Pomodoro se convierte en un verdadero problema en algunos casos".
- Francesco Cirillo
StoryShot #2: La técnica Pomodoro es sencilla y eficaz
¿Qué es la técnica Pomodoro? ¿Es tan sencilla como dice todo el mundo? Sí, es una técnica sencilla que cualquiera puede aprender.
Aquí tienes un rápido desglose de cómo utilizar la Técnica Pomodoro:
- Set un temporizador durante 25 minutos y trabaja en tu proyecto sin hacer nada más durante esos 25 minutos.
- Cuando suene el temporizador, tómate un descanso de 5 minutos y haz algo que no esté relacionado con el trabajo.
- Cuando se acaben esos 5 minutos, empieza con otros 25 minutos.
- Después de hacer cuatro sesiones seguidas, tómate un descanso de 30 minutos.
- A continuación, inicie otras cuatro sesiones seguidas de trabajo concentrado.
La sencillez de su funcionamiento lleva a algunos a creer que es imposible que funcione tan bien como lo hace. Farid Behnia, fundador de StoryShots, es uno de estos aficionados. Lleva más de diez años utilizando esta técnica.
StoryShot #3: Cómo lidiar con tus distracciones de la manera correcta
La mayoría de las mejores prácticas de gestión del tiempo se centran en hacer primero las cosas importantes. El punto fuerte de Pomodoro es su capacidad para hacer frente a las distracciones. Muchas personas utilizan las distracciones para pasar horas perdiendo el tiempo y procrastinando.
"La aparición de tantas interrupciones internas es la forma que tiene nuestra mente de enviarnos un mensaje: No estamos a gusto con lo que hacemos. Esto puede deberse a que la perspectiva de fracasar nos preocupa; puede darnos miedo. O tal vez nuestro objetivo parece demasiado complejo, o sentimos que se nos acaba el tiempo. Para protegernos, nuestra mente se encarga de idear actividades diferentes y más tranquilizadoras. Acabamos favoreciendo las interrupciones siempre que podemos aferrarnos a ellas".
- Francesco Cirillo
Utiliza los 25 minutos, un Pomodoro, para ignorar todo lo demás. Pon tu teléfono en modo avión y desactiva las notificaciones de tu ordenador durante tu Pomodoro.
"Un Pomodoro no puede ser interrumpido: Marca 25 minutos de puro trabajo. Un Pomodoro no puede dividirse: No existe la mitad de un Pomodoro"
- Francesco Cirillo
Si se te ocurre algo durante el Pomodoro, sigue estos pasos:
- No ignore el pensamiento, o le restará energía a la tarea
- Escribe el pensamiento para sacarlo de tu cabeza
- Avanzar y seguir trabajando
Este marco te ayuda a registrar los pensamientos irrelevantes sin dejar que te distraigan del trabajo. A medida que practiques la técnica, mejorarás en la detención de las distracciones.
StoryShot #4: Recompénsese con descansos regulares
Recompensarnos con un descanso de 5 minutos hace que nuestro cerebro deje de concentrarse. Esto nos ayuda a relajarnos y evita que nuestro cerebro se canse por exceso de esfuerzo.
La procrastinación suele producirse cuando la gente no da un respiro a su cerebro. Cuando tu cerebro está cansado, es fácil procrastinar.
Estas son algunas reglas para el tiempo de descanso:
- Intenta alejarte de tu escritorio para no seguir haciendo cosas relacionadas con el trabajo
- Muévete para aumentar tu flujo sanguíneo. Puedes preparar una taza de café, hacerte un sándwich o, si trabajas desde casa, regar las plantas o fregar los platos.
- Después de cuatro sesiones, tómate un descanso más largo.
- El largo descanso es un excelente momento para comer, dar un paseo, hacer ejercicio, etc.
El otro aspecto positivo de las pausas es que son una pequeña recompensa para el cuerpo. Estas recompensas pueden actuar como una zanahoria que te cuelga delante de ti para que te mantengas concentrado en tu trabajo.
StoryShot #5: La técnica Pomodoro requiere tres hojas diferentes
En la Técnica Pomodoro, utilizamos diferentes hojas:
- La hoja de inventario de actividades
- La hoja de tareas de hoy
- La hoja de registros
Utilice el Hoja de inventario de actividades para escribir todo lo que necesitas hacer. Esta hoja comprende:
- Un título con su nombre.
- Escribe las distintas actividades que se te ocurran. Marca las tareas que has realizado.
El Hoja de tareas para hoy organiza las tareas en las que quieres centrarte para ese día. Elija estas actividades de la hoja de inventario de actividades. Completa esta hoja al comienzo del día o la noche anterior. Crear una lista de tareas ayuda a centrar la mente. Esta hoja contiene:
- Un título con un lugar, una fecha y un autor.
- Una lista de tareas para hacer durante el día, por orden de prioridad.
- Una sección titulada Actividades imprevistas y urgentes. Enumere las tareas inesperadas que sean necesarias a medida que vayan surgiendo. Estas actividades pueden cambiar el plan del día.
Empieza cada día con una hoja nueva, para que la hoja se centre en ese día. Una hoja vieja puede distraerle de las prioridades de hoy. Así que transfiere las cosas a la nueva hoja.
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