Pomodoro-tekniken - Sammanfattning och citat | Francesco Cirillo
Det hyllade tidsstyrningssystemet som har förändrat hur vi arbetar
Om Francesco Cirillo
Francesco Cirillo är partner på Cirillo Consulting, ett konsultföretag i Berlin. Företaget tillhandahåller verktyg, rådgivning och utbildning för att förbättra produktiviteten hos individer och organisationer på ett enkelt, snabbt och hållbart sätt.
Cirillo utvecklade sitt system för att förbättra produktiviteten när han studerade vid universitetet i slutet av 1980-talet. Pomodorotekniken har hjälpt miljontals människor och företag runt om i världen.
Francescos passion är att uppnå bättre resultat utan att lägga mer tid och ansträngning på det.
Introduktion
Har du någonsin försökt med tidshanteringstekniker, men upptäckt att de kräver mer arbete än ditt arbete? När du sedan använde dem slösade du tid på meningslöst arbete i stället för att göra det som är viktigast.
Samma sak hände Cirillo när han var student. Han använde en tomatformad kökstimer och uppfann Pomodorotekniken. Pomodoro är det italienska ordet för tomat.
Här är de viktigaste slutsatserna från Pomodoro Technique:
StoryShot #1: Öka produktiviteten genom att göra tiden till din bundsförvant
Cirillo kom ursprungligen på Pomodoro Study Technique efter att ha märkt att han slösade tid på att studera. Han började använda en timer i köket för att hjälpa honom att fokusera och undvika distraktioner.
Det gav honom ett kort mål och en snabb vinst som motiverade honom att bli mer produktiv.
Han använde tekniken mer under sina studier och bestämde sig för att den också kunde hjälpa andra. Upptäckten av Francesco Cirillo blev Pomodoro Technique, som har hjälpt miljontals människor världen över.
Den här teknikens popularitet beror på dess sätt att hantera tiden. Den är annorlunda än andra tidshanteringstekniker. För de flesta människor orsakar den tickande klockan ångest, särskilt när det finns en deadline. Detta leder till ineffektivt arbete, vilket leder till prokrastinering.
Pomodoro tekniken vänder på denna oro för tid. Den gör tiden till din bundsförvant. Den gör det möjligt för dig att göra det du vill när du vill, vilket ger dig möjlighet att öka din produktivitet. Teknikens styrka ligger i dess enkelhet och förmåga att fokusera våra hjärnor. Den är också okomplicerad och enkel att genomföra. Den erbjuder flera nycklar till hjälp i den digitala tidsåldern av ständiga distraktioner.
"Tickandet blir ett lugnande ljud. "Den tickar, och jag arbetar och allt är bra." Efter ett tag hör användarna inte ens ringen eftersom deras koncentration är så hög. Faktum är att det i vissa fall blir ett verkligt problem att inte höra Pomodoro-ringen."
- Francesco Cirillo
StoryShot #2: Pomodorotekniken är både enkel och effektiv
Vad är Pomodorotekniken? Är det så enkelt som alla säger? Ja, det är en enkel teknik som alla kan lära sig.
Här är en snabb uppdelning av hur du använder Pomodoro tekniken:
- Ställ in en timer i 25 minuter och arbeta med ditt projekt utan att göra något annat under dessa 25 minuter.
- När timern går av tar du en paus på 5 minuter och gör något som inte är arbetsrelaterat.
- När de 5 minuterna är slut börjar du med ytterligare 25 minuter.
- När du har gjort fyra sessioner i rad ska du ta en 30-minuters paus.
- Börja sedan med ytterligare fyra sessioner med fokuserat arbete i rad.
Enkelheten i hur det fungerar får vissa att tro att det inte kan fungera så bra som det gör. Farid Behnia, grundaren av StoryShots, är en av dessa fans. Han har använt den här tekniken i över tio år.
StoryShot #3: Ta itu med dina distraktioner på rätt sätt
De flesta bästa metoderna för tidshantering fokuserar på att få de viktiga sakerna gjorda först. Pomodoros styrka är dess förmåga att hantera distraktioner. Många människor använder sig av distraktioner för att slösa bort tid och skjuta upp saker i timmar.
"Att det dyker upp så många inre avbrott är vårt sinnes sätt att skicka oss ett budskap: Vi känner oss inte bekväma med det vi gör. Det kan bero på att utsikten att misslyckas oroar oss - det kan vara skrämmande. Eller så kanske vårt mål verkar för komplext, eller så känner vi att tiden håller på att rinna ut i sanden. För att skydda oss kommer vårt sinne på andra, mer lugnande aktiviteter. Det slutar med att vi föredrar avbrott där vi kan ta till oss dem."
- Francesco Cirillo
Använd de 25 minuterna, en Pomodoro, för att ignorera allt annat. Sätt telefonen i flygplansläge och stäng av meddelanden på datorn under din Pomodoro.
"En Pomodoro kan inte avbrytas: Det är 25 minuter av rent arbete. En Pomodoro kan inte delas upp: Det finns ingen halv Pomodoro."
- Francesco Cirillo
Om något dyker upp i ditt huvud under Pomodoro, följ dessa steg:
- Ignorera inte tanken, för då tar den energi från uppgiften.
- Skriv ner tanken för att få den ur huvudet.
- Gå vidare och fortsätt arbeta
Detta ramverk hjälper dig att registrera irrelevanta tankar utan att låta dem distrahera dig från arbetet. När du övar tekniken blir du bättre på att stoppa distraktioner.
StoryShot #4: Belöna dig själv med regelbundna pauser
Om vi belönar oss själva med 5 minuters vila ger vi hjärnan en paus från koncentrationen. Det hjälper oss att slappna av och hindrar oss från att trötta ut hjärnan genom att överanstränga den.
Utskjutning uppstår ofta när människor aldrig ger sin hjärna en paus. När hjärnan är trött är det lätt att skjuta upp.
Här är några regler för rasterna:
- Försök att komma bort från skrivbordet så att du inte fortsätter att göra arbetsrelaterade saker.
- Rör på dig för att öka blodflödet. Du kan koka en kopp kaffe, göra dig en smörgås eller, om du arbetar hemma, vattna växterna eller diska.
- Efter fyra sessioner kan du ta en längre paus.
- Den långa rasten är ett utmärkt tillfälle att äta, ta en promenad, motionera osv.
Det andra positiva med pauser är att de är en liten belöning för din kropp. Dessa belöningar kan fungera som en morot som du kan hålla framför dig för att hålla dig fokuserad på ditt arbete.
StoryShot #5: Pomodorotekniken kräver tre olika ark
I Pomodorotekniken använder vi olika ark:
- Aktivitetsinventeringsbladet
- Arket "Att göra i dag
- Bladet med registeruppgifter
Använd Aktivitetsinventering för att skriva ner allt du behöver göra. Det här arket består av följande:
- En rubrik med ditt namn.
- Skriv om olika aktiviteter när du kommer på dem. Kryssa för de uppgifter som du har utfört.
The Att göra i dag organiserar de uppgifter som du vill fokusera på den dagen. Välj dessa aktiviteter från aktivitetsinventeringsbladet. Fyll i det här bladet i början av dagen eller kvällen innan. Att skapa en att-göra-lista hjälper till att fokusera sinnet. Det här arket innehåller:
- En rubrik med plats, datum och författare.
- En lista över uppgifter som ska göras under dagen, i prioriteringsordning.
- Ett avsnitt med rubriken Oplanerade och brådskande aktiviteter. Lista de oväntade uppgifter som är nödvändiga när de dyker upp. Dessa aktiviteter kan ändra dagens plan.
Börja varje dag med ett nytt blad, så att bladet är fokuserat på den dagen. Ett gammalt blad kan distrahera dig från dagens prioriteringar. Överför därför saker och ting till det nya bladet.
StoryShot #6: Registrera Pomodoros för varje aktivitet
Det andra bladet, som är ett protokollsblad, används för att registrera dina framsteg. Skriv vad du gjorde under dagen och hur många Pomodoros du använde för att uppnå dina framsteg. På så sätt kan du förstå hur lång tid en uppgift tar, vilket kan vara till hjälp vid framtida planering.
Ett av de största problemen med tidshanteringstekniker är att människor överskattar hur snabbt de kan arbeta. På så sätt gör de sig själva besvikna när de inte gör tillfredsställande framsteg på sin att-göra-lista.
I ditt registerblad lär du dig att tänka på Pomodoro-sessioner. Detta hjälper dig att planera din dag bättre och se hur många projekt du kan slutföra.
StoryShot #7: Samla ihop dina enkla uppgifter
En annan fördel med att skapa en tidsgräns på 25 minuter är att du kan samla ihop enkla uppgifter. Du kanske har några enkla uppgifter som måste göras varje dag, och om du kombinerar dem kan du hålla dig fokuserad på dem.
Du kan skapa ett spel genom att se hur många av dessa enkla uppgifter du kan utföra på 25 minuter. Ett exempel är att gå igenom din inkorg. Skapa mappar att lägga dina e-postmeddelanden i och ägna 25 minuter åt att organisera dem och svara på dem.
Du kan göra detta två gånger om dagen för att snabbare minska storleken på din inkorg. Dessutom slipper du tyngden av alla dessa e-postmeddelanden som hänger över dig hela dagen.
StoryShot #8: Dela upp stora projekt
Vissa projekt tar längre tid att arbeta med och slutföra.
"Om en uppskattning är större än fem till sju Pomodoros betyder det att verksamheten är för komplex. Regeln är följande: Om det tar mer än fem till sju Pomodoros, dela upp det."
- Francesco Cirillo
Ett omfattande projekt, t.ex. en presentation, kan kräva tio eller fler Pomodoros. Här är ett exempel på hur du kan dela upp det i hanterbara uppgifter:
- Översikt över en fullständig presentationsplan: 2 Pomodoros
- Möte med det grafiska teamet om projektets behov: 2 Pomodoros
- Samordna med copywriters för att skriva handouts för grafikgruppen: 2 Pomodoros.
- Samordna med säljteamet om det bästa sättet att skapa presentationen: 3 Pomodoros
- Sammanställa presentationstexten: 3 Pomodoros
- Lägg till grafik i presentationsbilderna: 3 Pomodoros
- Gå igenom presentationsbilderna: 2 Pomodoros
- Öva på presentationen och få feedback från andra: 3 Pomodoros
Som du kan se är ett stort projekt lättare att hantera när du delar upp det i mindre bitar. På så sätt kan du undvika att känna dig överväldigad när du hanterar ett stort projekt.
Pomodorotekniken hjälper dig också att tänka igenom ett projekt och förhindrar att du missar viktiga detaljer.
StoryShot #9: Använd den här tekniken på kontoret för att öka teamets produktivitet
En av de svåraste sakerna att göra är att börja använda Pomodorotekniken på ett kontor där ingen annan använder den. Ett av de största sätten för människor att skjuta upp arbetet är att besöka folk på kontoret.
Det bästa sättet att börja på kontoret är att träffa din chef och berätta vad du gör. Få deras stöd genom att låta dem veta att ditt mål är att öka din produktivitet.
Du kan börja långsamt på jobbet genom att använda den på morgonen eller eftermiddagen. Ha en skylt så att folk vet vad du gör. Låt andra veta om det hjälper dig att bli mer produktiv.
Här är några saker att tänka på när du inför det på jobbet:
- Förstå att det kommer att ta ett tag innan alla vet att du gör det.
- Planera Pomodorotid för att svara på e-post, ringa telefonsamtal och träffa människor.
- Håll reda på allt, även avbrott, för det hjälper dig att föra bättre register för framtida planering.
Det bästa sättet att hjälpa andra med Pomodorotekniken är att använda den systematiskt. Resultaten talar högre än ord. När de ser dina resultat kommer de att vilja veta din hemlighet.
StoryShot #10: Det tar tid att behärska Pomodoro tekniken.
Att tillämpa Pomodoro Technique verkar enkelt, men livet har ett sätt att göra det komplicerat. Förstå att det kommer att ta tid att behärska tekniken.
Börja långsamt med att införa det i ditt dagliga schema. I stället för att försöka hoppa in och använda det under hela arbetsdagen, börja använda det för dina viktigaste uppgifter. Planera att använda Pomodorotekniken för den uppgiften och se hur det går. Detta kan hjälpa dig att bygga upp ett förtroende för att använda den i framtiden.
Avbrott kan förekomma, så ha en plan för dem. Om du får ett samtal, se snabbt om du kan ringa tillbaka.
Låt dem veta att du är mitt uppe i något och fråga om du kan ringa tillbaka. Gör en anteckning och återgå till din uppgift.
Slutsammanfattning och granskning av Pomodoro tekniken
Pomodorotekniken är en kraftfull teknik för tidsplanering som passar den moderna digitala världen. Genom att skapa 25 minuters produktivitetsutbrott är det möjligt att hantera tiden i en värld av distraktioner.
Det här produktivitetssystemet låter dig välja vad du vill fokusera på och hur du ska göra det. Det ger dig en känsla av självständighet och ägande av din tid.
Du kan vara författare, målare, speldesigner eller ingenjör. Tekniken fungerar i alla situationer eftersom du kan skräddarsy den så att den passar just din roll.
Målet är att genomföra det redan i dag. Vänta inte tills du kan fokusera hela dagen på tekniken. Börja idag med att använda en eller två Pomodoro-sessioner och se hur mycket mer du kan åstadkomma.
Här följer en snabb genomgång av de viktigaste punkterna:
- Öka produktiviteten genom att göra tiden till din allierade.
- Pomodorotekniken är både enkel och effektiv.
- Ta itu med dina distraktioner.
- Belöna dig själv med regelbundna pauser.
- Sammanställa ett dagligt arbetsblad.
- Registrera Pomodoros för varje aktivitet.
- Samla ihop dina enkla uppgifter.
- Dela upp stora projekt i hanterbara uppgifter.
- Använd den här tekniken på ditt kontor för att öka teamets produktivitet.
- Ha tålamod. Det tar tid att behärska denna teknik.
"Pomodorotekniken bör inte användas för aktiviteter som du gör på fritiden. I själva verket skulle Pomodorotekniken göra dessa aktiviteter schemalagda och målinriktade. Det är inte längre fritid."
- Francesco Cirillo
Pomodorotekniken PDF, infografik, gratis ljudbok och animerad boksammanfattning
Gillade du de lärdomar du fick här? Dela för att visa att du bryr dig.
Är du ny på StoryShots? Få PDF-, infografik-, ljud- och animerade versioner av denna sammanfattning av The Pomodoro Technique och hundratals andra bästsäljande fackböcker i vår kostnadsfria topprankade app. Den har presenterats av Apple, Google, The Guardian och FN som en av världens bästa läs- och inlärningsappar.
Detta var toppen av isberget. Om du vill gå in i detaljerna och stödja författaren, beställ den. här eller köp ljudboken gratis.
Sammanfattningar av relaterade böcker
De 7 vanorna hos mycket effektiva människor
