La tecnica del Pomodoro Riassunto e citazioni | Francesco Cirillo
L'acclamato sistema di gestione del tempo che ha trasformato il nostro modo di lavorare
Informazioni su Francesco Cirillo
Francesco Cirillo è partner di Consulenza Cirillouna società di consulenza con sede a Berlino. La sua azienda fornisce strumenti, consulenza e formazione per migliorare la produttività di individui e organizzazioni in modo semplice, rapido e sostenibile.
Cirillo ha sviluppato il suo sistema per migliorare la produttività alla fine degli anni '80, quando era studente universitario. La sua creazione della Tecnica del Pomodoro ha aiutato milioni di persone e aziende in tutto il mondo.
La passione di Francesco è quella di ottenere risultati migliori senza aggiungere tempo e fatica.
Introduzione
Avete mai provato delle tecniche di gestione del tempo, per poi scoprire che richiedono più lavoro del vostro lavoro? Poi, quando le avete utilizzate, avete sprecato tempo facendo un lavoro inutile invece di fare ciò che è più importante.
La stessa cosa accadde a Cirillo quando era studente. Utilizzando un timer da cucina a forma di pomodoro, inventò la Tecnica del Pomodoro. Pomodoro è la parola italiana che indica il pomodoro.
Ecco i punti chiave della Tecnica del Pomodoro:
StoryShot #1: Aumentate la produttività trasformando il tempo in un vostro alleato
In origine, Cirillo ha ideato la Tecnica di studio del Pomodoro dopo aver notato che perdeva tempo a studiare. Ha iniziato a usare un timer da cucina per concentrarsi ed evitare le distrazioni.
Questo gli ha dato un obiettivo breve e una vittoria rapida che lo ha motivato a essere più produttivo.
Durante i suoi studi utilizzò maggiormente questa tecnica e decise che avrebbe potuto aiutare anche gli altri. La scoperta di Francesco Cirillo è diventata la Tecnica del Pomodoro, che ha aiutato milioni di persone in tutto il mondo.
La popolarità di questa tecnica deriva dal suo approccio alla gestione del tempo. Si tratta di un approccio diverso dalle altre tecniche di gestione del tempo. Per la maggior parte delle persone, il ticchettio dell'orologio provoca ansia, soprattutto quando c'è una scadenza. Questo porta a lavorare in modo inefficace e a procrastinare.
La Tecnica del Pomodoro ribalta l'ansia per il tempo. Trasforma il tempo in un alleato. Permette di fare ciò che si vuole quando si vuole, aumentando la produttività. Il potere della tecnica risiede nella sua semplicità e nella capacità di focalizzare il nostro cervello. È anche diretta e semplice da attuare. Offre diverse chiavi di lettura per aiutare nell'era digitale delle continue distrazioni.
"Il ticchettio diventa un suono calmante. "Sta ticchettando e io sto lavorando e tutto va bene". Dopo un po' di tempo, gli utenti non sentono nemmeno l'anello perché la loro concentrazione è talmente alta. In effetti, in alcuni casi non sentire l'anello del Pomodoro diventa un vero problema".
- Francesco Cirillo
StoryShot #2: la tecnica del Pomodoro è semplice ed efficace
Che cos'è la Tecnica del Pomodoro? È così semplice come dicono tutti? Sì, è una tecnica semplice che chiunque può imparare.
Ecco una breve descrizione di come utilizzare la Tecnica del Pomodoro:
- Set un timer per 25 minuti e lavorate al vostro progetto senza fare altro per quei 25 minuti.
- Quando il timer scatta, fate una pausa di 5 minuti e fate qualcosa che non sia legato al lavoro.
- Al termine dei 5 minuti, iniziate con altri 25 minuti.
- Dopo aver fatto quattro sessioni di fila, fate una pausa di 30 minuti.
- Poi iniziate altre quattro sessioni consecutive di lavoro mirato.
La semplicità del suo funzionamento induce alcuni a credere che non possa funzionare così bene. Farid Behnia, il fondatore di StoryShots, è uno di questi fan. Utilizza questa tecnica da oltre dieci anni.
StoryShot #3: Affrontare le distrazioni nel modo giusto
La maggior parte delle best practice di gestione del tempo si concentra sull'obiettivo di portare a termine prima le cose importanti. Il punto di forza del Pomodoro è la sua capacità di gestire le distrazioni. Molte persone usano le distrazioni per passare ore a perdere tempo e a procrastinare.
"La comparsa di tante interruzioni interne è il modo in cui la nostra mente ci manda un messaggio: Non siamo a nostro agio con quello che stiamo facendo. Questo può essere dovuto al fatto che la prospettiva di fallire ci preoccupa - può essere spaventosa. O forse il nostro obiettivo ci sembra troppo complesso, o sentiamo che il tempo a nostra disposizione sta per scadere. Per proteggerci, la nostra mente propone attività diverse e più rassicuranti. Finiamo per favorire le interruzioni, ovunque possiamo aggrapparci ad esse".
- Francesco Cirillo
Utilizzate i 25 minuti, un Pomodoro, per ignorare tutto il resto. Mettete il telefono in modalità aereo e spegnete le notifiche sul computer durante il Pomodoro.
"Un Pomodoro non può essere interrotto: segna 25 minuti di puro lavoro. Un Pomodoro non può essere frazionato: Non esiste il mezzo Pomodoro".
- Francesco Cirillo
Se durante il Pomodoro vi viene in mente qualcosa, seguite questi passaggi:
- Non ignorate il pensiero, altrimenti sottrarrà energia al compito.
- Scrivere il pensiero per toglierselo dalla testa.
- Andare avanti e continuare a lavorare
Questo schema vi aiuta a registrare i pensieri irrilevanti senza lasciare che vi distraggano dal lavoro. Con la pratica di questa tecnica, migliorerete nel bloccare le distrazioni.
StoryShot #4: Premiarsi con pause regolari
Premiarsi con un riposo di 5 minuti permette al nostro cervello di fare una pausa dalla concentrazione. Questo ci aiuta a rilassarci e ci impedisce di affaticare il nostro cervello con uno sforzo eccessivo.
La procrastinazione si verifica spesso quando le persone non concedono mai una pausa al proprio cervello. Quando il cervello è stanco, è facile procrastinare.
Ecco alcune regole per la pausa:
- Cercate di allontanarvi dalla vostra scrivania, in modo da non continuare a fare cose legate al lavoro.
- Muovetevi per aumentare il flusso sanguigno. Potreste preparare una tazza di caffè, un panino o, se lavorate da casa, innaffiare le piante o lavare i piatti.
- Dopo quattro sessioni, fate una pausa più lunga.
- La pausa lunga è un ottimo momento per mangiare, fare una passeggiata, fare esercizio fisico, ecc.
L'altro aspetto positivo delle pause è che rappresentano una piccola ricompensa per il corpo. Queste ricompense possono essere come una carota da far penzolare davanti a sé per rimanere concentrati sul lavoro.
StoryShot #5: La tecnica del Pomodoro richiede tre fogli diversi
Nella Tecnica del Pomodoro si utilizzano fogli diversi:
- Il foglio dell'inventario delle attività
- Il foglio "Da fare oggi
- Il foglio dei record
Utilizzare il Scheda di inventario delle attività per scrivere tutto quello che dovete fare. Questo foglio comprende:
- Un titolo con il vostro nome.
- Scrivete le varie attività che vi vengono in mente. Spuntate le attività che avete completato.
Il Foglio delle cose da fare oggi organizza le attività su cui ci si vuole concentrare per quel giorno. Scegliete queste attività dal foglio Inventario delle attività. Compilate questo foglio all'inizio della giornata o la sera prima. Creare una lista di cose da fare aiuta a focalizzare la mente. Questo foglio contiene:
- Un titolo con luogo, data e autore.
- Un elenco di compiti da svolgere durante la giornata, in ordine di priorità.
- Una sezione intitolata Attività non pianificate e urgenti. Elencare le attività inattese che si rendono necessarie man mano che si presentano. Queste attività potrebbero modificare il programma della giornata.
Iniziate ogni giorno con un foglio nuovo, in modo da concentrarvi su quel giorno. Un foglio vecchio può distrarre dalle priorità di oggi. Quindi, trasferite le cose sul nuovo foglio.
StoryShot #6: registrare i pomodori per ogni attività
L'altro foglio, il foglio di registrazione, serve a registrare i progressi compiuti. Scrivete cosa avete fatto durante la giornata e quanti Pomodori avete usato per raggiungere i vostri progressi. In questo modo è possibile capire quanto tempo richiede un'attività, il che è utile per la pianificazione futura.
Uno dei maggiori problemi delle tecniche di gestione del tempo è che le persone sopravvalutano la velocità con cui possono lavorare. In questo modo, si rischia di rimanere delusi quando non si compiono progressi soddisfacenti nella lista delle cose da fare.
Il foglio di registrazione insegna a pensare alle sessioni di Pomodoro. Questo vi aiuterà a pianificare meglio la vostra giornata e a capire quanti progetti potete portare a termine.
StoryShot #7: raggruppare le attività più semplici
Un altro vantaggio della creazione di un limite di tempo di 25 minuti è la possibilità di raggruppare i compiti semplici. Potreste avere alcuni compiti semplici da svolgere ogni giorno, e combinarli vi aiuterà a rimanere concentrati su di essi.
Potete creare un gioco vedendo quanti di questi semplici compiti riuscite a svolgere in 25 minuti. Un esempio è quello di esaminare la vostra casella di posta elettronica. Create delle cartelle in cui inserire le vostre e-mail e dedicate 25 minuti a organizzarle e a rispondere.
Potete farlo due volte al giorno e ridurre più velocemente le dimensioni della vostra casella di posta. Inoltre, non avrete il peso di tutte quelle e-mail che vi assillano per tutto il giorno.
StoryShot #8: scomporre i grandi progetti
Alcuni progetti richiedono più tempo per essere elaborati e completati.
"Se una stima è superiore a 5-7 Pomodori, significa che l'attività è troppo complessa. La regola è: Se l'attività richiede più di cinque-sette Pomodori, scomponetela".
- Francesco Cirillo
Un progetto di ampio respiro, come una presentazione, può richiedere dieci o più Pomodori. Ecco un esempio di come suddividerlo in compiti gestibili:
- Schema di presentazione completo: 2 Pomodori
- Incontro con il team grafico sulle esigenze del progetto: 2 Pomodori
- Coordinarsi con i copywriter per la stesura delle dispense per il team grafico: 2 Pomodori
- Coordinarsi con il team di vendita sul modo migliore per creare la presentazione: 3 Pomodori
- Compilare il testo di presentazione: 3 Pomodori
- Aggiungere la grafica alle diapositive della presentazione: 3 Pomodori
- Rivedere le diapositive della presentazione: 2 Pomodori
- Esercitarsi nella presentazione e ricevere un feedback dagli altri: 3 Pomodori
Come si può notare, un grande progetto sembra più gestibile quando lo si suddivide in piccoli pezzi. In questo modo si limita la sensazione di sopraffazione nella gestione di un grande progetto.
La Tecnica del Pomodoro aiuta anche a riflettere su un progetto e a non perdere dettagli importanti.
StoryShot #9: implementate questa tecnica nel vostro ufficio per una maggiore produttività del team
Una delle cose più difficili da fare è iniziare a utilizzare la tecnica del Pomodoro in un ufficio in cui nessuno la utilizza. Uno dei modi più comuni per procrastinare è quello di andare a trovare le persone in ufficio.
Il modo migliore per iniziare in ufficio è incontrare il vostro manager e fargli sapere cosa state facendo. Ottenete il loro sostegno facendo capire che il vostro obiettivo è aumentare la produttività.
Si può iniziare lentamente al lavoro, utilizzandolo al mattino o al pomeriggio. Mettete un cartello per far sapere cosa state facendo. Fate sapere agli altri se vi sta aiutando a essere più produttivi.
Ecco alcune cose da tenere a mente mentre lo implementate al lavoro:
- Comprendete che ci vorrà un po' di tempo prima che tutti sappiano che lo state facendo.
- Pianificare il tempo del Pomodoro per rispondere alle e-mail, rispondere alle telefonate e incontrare persone.
- Tenete traccia di tutto, anche delle interruzioni, perché vi aiuterà a tenere un registro migliore per la pianificazione futura.
Il modo migliore per aiutare gli altri con la Tecnica del Pomodoro è utilizzarla sistematicamente. I risultati parlano più delle parole. Quando vedranno i vostri risultati, vorranno conoscere il vostro segreto.
StoryShot #10: Ci vuole tempo per padroneggiare la tecnica del Pomodoro.
L'applicazione della Tecnica del Pomodoro sembra semplice, ma la vita ha il potere di renderla complicata. Comprendete che ci vorrà del tempo per padroneggiare la tecnica.
Iniziate a implementarlo lentamente nel vostro programma quotidiano. Piuttosto che cercare di utilizzarla per l'intera giornata lavorativa, iniziate a utilizzarla per la vostra attività più importante. Pianificate l'utilizzo della Tecnica del Pomodoro per quell'attività e vedete come va. In questo modo si può acquisire fiducia nell'utilizzo futuro.
Le interruzioni possono capitare, quindi è bene avere un piano per affrontarle. Se ricevete una telefonata, verificate subito se potete richiamarla.
Fate sapere che siete nel bel mezzo di qualcosa e chiedete se potete richiamarli. Prendete nota e tornate al vostro compito.
Sintesi finale e revisione della Tecnica del Pomodoro
La Tecnica del Pomodoro è una potente tecnica di gestione del tempo che si adatta al mondo digitale moderno. Grazie alla creazione di intervalli di 25 minuti di produttività, la gestione del tempo è possibile in un mondo di distrazioni.
Questo sistema di produttività vi permette di scegliere su cosa concentrarvi e come completarlo. Vi dà un senso di autonomia e di proprietà del vostro tempo.
Potreste essere uno scrittore, un pittore, un game designer o un ingegnere. La tecnica funziona in tutte le situazioni perché può essere adattata al vostro ruolo specifico.
L'obiettivo è metterla in pratica oggi stesso. Non aspettate di poter incentrare l'intera giornata su questa tecnica. Iniziate oggi stesso con una o due sessioni di Pomodoro e vedrete quanto riuscirete a fare di più.
Ecco una rapida rassegna dei punti principali:
- Aumentate la produttività trasformando il tempo in un vostro alleato.
- La Tecnica del Pomodoro è semplice ed efficace.
- Affrontare le distrazioni.
- Premiatevi con pause regolari.
- Compilare un foglio di lavoro giornaliero.
- Registrare i Pomodori per ogni attività.
- Accorpate i compiti più semplici.
- Suddividete i grandi progetti in compiti gestibili.
- Implementate questa tecnica nel vostro ufficio per aumentare la produttività del team.
- Siate pazienti. Ci vuole tempo per padroneggiare questa tecnica.
"La Tecnica del Pomodoro non dovrebbe essere utilizzata per le attività che si svolgono nel tempo libero. Infatti, l'uso del Pomodoro renderebbe queste attività programmate e orientate a un obiettivo. Questo non è più tempo libero".
- Francesco Cirillo
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