작업 완료 요약 치트 시트 PDF | David Allen
스트레스 없는 생산성의 기술
삶은 바쁘게 돌아갑니다. Has 작업 완료하기 책장에 먼지를 쌓아두고 계신가요? 지금 바로 몇 가지 핵심 인사이트를 알아보세요.
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면책 조항: 본 내용은 비공식적인 요약 및 분석입니다.
데이비드 앨런의 관점
데이비드 앨런 는 저자, 컨설턴트, 국제 강연자이자 David Allen Company의 설립자입니다. 포브스는 데이비드 앨런을 미국 최고의 경영 코치 5인 중 한 명으로 선정했습니다. 리더십 매거진에서는 그를 "100대 사고 리더" 중 한 명으로 선정했습니다. 마지막으로 Fast Company는 개인 생산성 분야에서 "세계에서 가장 영향력 있는 사상가 중 한 명"으로 데이비드 앨런을 칭송했습니다.
소개
작업 완료하기 는 작업과 프로젝트를 계획하고 실현하는 능력을 극대화할 수 있는 방법을 제시합니다. GTD는 이제 관리 영역 내에서 전문적이고 개인적인 작업을 완료하는 데 널리 사용되는 접근 방식이 되었습니다. 하지만 앨런의 접근 방식은 삶의 모든 측면에 일반화할 수 있습니다.
스토리샷 #1: 삶의 주도권을 잡으세요
통제 불능의 삶은 전략적으로 생각하거나 효과적으로 계획하는 것을 불가능하게 만듭니다. 따라서 Allen은 더 큰 그림에 집중하기 전에 일상 업무를 통제할 것을 권장합니다. 일의 완수는 생산성에 대한 상향식 접근 방식입니다. 이 접근법의 목표는 업무에 대한 통제감을 확립하는 것입니다. 이러한 통제력은 평생의 목표에 대해 생각하는 데 필요한 정신적 에너지를 확보할 수 있게 해줍니다.
스토리샷 #2: 완료에 대한 인식 정의하기
일을 완수하려면 마무리에 대한 자신만의 정의를 이해해야 합니다. 대부분의 사람들은 완료된 작업이 어떤 모습인지에 대한 명확한 비전조차 없는 할 일 목록을 가지고 있습니다. 이러한 접근 방식은 자연스러운 성향과 맞지 않습니다. 우리의 뇌는 종착점이 무엇인지 이해하는 문제를 해결하도록 설계되어 있습니다. 따라서 항상 명확한 중단 지점을 설정해야 합니다. 진전을 이루는 데 어려움을 겪고 있다면 완료된 작업이 어떤 모습인지 확실히 인지하고 있어야 합니다.
스토리샷 #3: 효과적인 업무의 5단계
수집
작업을 시작하기 전에 필요한 모든 리소스를 한곳에 모아두면 훨씬 더 효과적으로 작업할 수 있습니다. 또한 모든 리소스를 한 곳에 모아두면 사용 가능한 인풋을 더 잘 활용할 수 있습니다. 그러니 수집에 참여하세요. 수집은 리소스, 지식, 작업을 모으는 행위입니다.
처리
모든 관련 리소스를 수집하는 것뿐만 아니라 해당 리소스로 무엇을 할 수 있는지도 설정해야 합니다. 앨런은 이를 프로세싱이라고 부릅니다. 리소스를 분리하고 할당하여 다음에 수행할 작업의 우선순위를 정하세요. 이 작업은 작업, 프로젝트 또는 계획별로 수행할 수 있습니다. 처리란 상자나 서랍을 비우고 첫 번째 단계에서 수집한 모든 항목에 대해 다음 실행 가능한 작업을 정의하는 것을 의미합니다. 대부분의 사람들은 다음에 무엇을 해야 할지 모르기 때문에 특정 작업을 실행하는 데 어려움을 느낍니다. 정의하지 않으면 집안일은 추상적인 아이디어에 불과하며 머릿속에서 계속 떠오를 뿐입니다.
정리
처리 후에는 결과를 가져와 신뢰할 수 있는 시스템에 저장해야 합니다. 이 시스템의 중요성은 모든 처리 결과를 기억할 필요가 없다는 것입니다. 정리를 통해 이러한 결과를 유용한 형식으로 배치할 수 있습니다. Allen은 작업은 할 일 목록에, 프로젝트는 프로젝트 목록에 배치할 것을 권장합니다. 그런 다음 향후 계획은 추적 시스템에, 참조 정보는 파일이나 데이터베이스에 저장하세요.
수행 중
'실행'은 이미 수립한 계획을 실행에 옮기는 과정입니다. 따라서 '실행'은 지금 당장 달성할 수 있는 작업을 수행하는 것을 의미합니다.
검토 중
조치를 취한 후에는 작업 결과를 검토해야 합니다. 검토 후에는 그에 따라 전략을 수정하고 더 나은 결과를 위해 시스템을 개선하세요. 이 단계에서는 올바른 작업을 정의했는지, 수행해야 할 모든 작업을 포함했는지 정기적으로 확인합니다. 이 검토 단계는 매일 검토하는 데 1~2분 정도 소요됩니다. 주간 검토에는 10분을 투자하세요.
스토리샷 #4: 머릿속에 저장하지 마세요
사람들은 모든 것을 머릿속에 저장하려고 하는 경향이 있습니다. 우리의 뇌는 기억 저장에 최적화되어 있지 않습니다. 빠른 의사 결정에 최적화되어 있습니다.
따라서 머릿속에서 정보를 저글링하지 않도록 노력하세요. 효율성을 극대화하려면 뇌가 당면한 작업에 100%를 집중해야 합니다. 보류 중인 프로젝트나 관련 없는 다른 걱정거리에 머뭇거리지 마세요. 이를 위한 한 가지 방법은 잠시 멈추고 저장된 중요한 정보를 모두 종이에 적어두는 것입니다. 어떤 사람들은 이 정보를 글로 적는 것을 선호하고 어떤 사람들은 그림을 그리는 것을 선호합니다. 어느 쪽이든 저장된 정보를 머릿속에서 꺼내야 합니다. 이렇게 하면 이 정보를 바탕으로 결정을 내리는 것이 훨씬 쉬워집니다.
이 접근 방식은 두뇌를 보완할 뿐만 아니라 스트레스도 예방할 수 있습니다. 아이디어를 캡처할 때 발생하는 마찰을 줄이면 자연스럽게 더 많은 아이디어를 캡처할 수 있습니다.
스토리샷 #5: 프로젝트와 작업은 다릅니다.
흔히 저지르는 실수는 프로젝트와 작업을 같은 방식으로 추적하는 것입니다. 또 다른 실수는 동일한 검토 프로세스 내에서 프로젝트와 작업을 혼동하는 것입니다. 이 두 가지를 혼동하는 것은 자신을 압도하는 확실한 방법입니다. 장기 프로젝트를 일상 업무에 포함시키면 실패한 것처럼 느껴질 수 있습니다. 장기 프로젝트를 완료하는 데 걸리는 몇 달 또는 몇 년 동안 실패한 것처럼 느껴질 수 있습니다.
프로젝트와 작업은 기간에 차이가 있기 때문에 서로 다른 공간에서 서로 다른 방식으로 추적해야 합니다. 예를 들어, 작업에는 포스트잇 메모를, 프로젝트에는 업무 일지를 사용하는 것이 좋습니다.
스토리샷 #6: 항상 다음 액션을 모색하기
대규모 프로젝트는 그 복잡성으로 인해 금방 부담스러워질 수 있습니다. 따라서 먼 과거의 목표에 집중하는 대신 앞으로 나아가는 데 필요한 다음 행동에 집중해야 합니다. 이 점을 염두에 두고 지금 당장 할 수 있는 작업에만 집중하세요. 지금 당장 불가능한 작업이라면 걱정할 필요가 없습니다.
스토리샷 #7: 2분 규칙 활용하기
Allen은 작업 추적을 권장합니다. 이 규칙은 소규모 작업에는 적용되지 않습니다. 2분 이하로 걸리는 작업은 절대 추적해서는 안 됩니다. 이러한 짧은 작업을 추적하기 시작하면 실제로 작업하는 시간보다 추적된 시간을 기록하는 데 더 많은 시간을 소비하게 됩니다. 다른 사람이 나보다 더 빨리 그리고/또는 더 잘 할 수 있다고 생각되면 작업을 위임하세요. 나머지 집안일은 모두 시스템으로 정리하세요. 시스템에는 다양한 유형의 목록이 포함될 수 있습니다. 전화할 사람, 이메일 작성할 사람, 진행 중인 여러 프로젝트의 작업 목록 등이 있습니다. 시간 제한이 있는 작업은 즉시 캘린더에 계획하세요.
스토리샷 #8: 장기 작업을 위한 참조 파일 사용
장기 작업은 활성 일일 작업 추적 시스템에 배치해서는 안 됩니다. Allen은 지금 당장 실행할 필요가 없는 장기 작업에 대한 정보를 저장할 때 참조 파일을 활용할 것을 권장합니다. 이러한 참조 파일을 실물 파일로 만들지 전자 파일로 만들지 선택할 수 있습니다.
스토리샷 #9: 버킷으로 약속을 추적하세요.
버킷의 주요 목적은 잠재적으로 방해가 될 만큼 중요한 정보를 저장하는 것입니다. 이러한 버킷의 가장 중요한 부분은 접근하기에 충분히 가까운 곳에 있다는 것입니다. 시스템을 깨끗하고 깔끔하게 유지하는 데 도움이 되는 7가지 유형의 버킷이 있습니다:
- 활성 작업 목록 - 향후 며칠 내에 완료하기로 약속한 작업입니다.
- 진행 중인 프로젝트 목록 - 향후 몇 주 내에 완료하기로 약속한 4개에서 20개 사이의 프로젝트입니다.
- 캘린더 - 가까운 시일 내에 다른 사람들과 만나기로 약속한 일정입니다.
- 언젠가/아마도 목록 - 지금 당장은 아니지만 살펴보고 싶은 아이디어입니다.
- 참조 파일 - 나중에 참조해야 할 정보 또는 문서입니다.
- 캡처 장치 - 아이디어나 다음 행동을 생각나는 대로 캡처하는 방법입니다.
버킷 시스템은 매우 효율적이지만 유용한 최신 정보가 포함 된 경우에만 해당됩니다. 따라서 지속적으로 '쓰레기 버리기'를 실천해야 합니다. 버킷을 정기적으로 청소하세요. Allen은 일주일에 최소 한 번 버킷을 비울 것을 권장합니다. 버킷의 콘텐츠를 검토하고 우선순위에 따라 재정렬하며, 관련성이 없거나 오래된 항목은 모두 버려야 합니다.
스토리샷 #10: 주간 검토를 위해 협상 불가능한 시간 예약하기
시간이 너무 빠르게 흐르기 때문에 기대한 결과를 달성하고 있는지 추적하기가 어려울 수 있습니다. 그래서 Allen은 주간 검토를 위한 시간을 예약할 것을 제안합니다. 그는 주간 검토에 포함할 수 있는 몇 가지 항목을 제시합니다:
- 수집했지만 아직 처리하지 않은 자료는 모두 처리하고 정리하세요.
- 추가, 위임, 연기 또는 삭제할 수 있는 활성 작업을 검토하세요.
- 활성 프로젝트를 검토하고 추가, 위임, 연기 또는 삭제할 프로젝트가 있는지 고려하세요.
- 캘린더를 검토하여 추가, 위임, 연기 또는 삭제할 미팅이 있는지 확인합니다.
- 언젠가/마지막날 섹션에는 활성 프로젝트에 추가하거나 홍보할 수 있는 모든 항목이 포함됩니다.
- 참조 파일에는 곧 필요한 내용이나 추가 또는 업데이트할 내용이 포함될 수 있습니다.
- 여러분이 설정한 목표. 이러한 목표는 올바른 방향으로 나아가고 있는지 또는 변화가 필요한지를 보여줍니다.
스토리샷 #11: 편안한 업무 공간 만들기
업무를 구조화하는 것이 중요합니다. 하지만 업무 공간의 구조를 최적화하는 것도 중요합니다. 업무공간에는 생산적인 업무에 필요한 모든 자료가 포함되어야 합니다. 또한 업무공간 내에서 편안함을 느낄 수 있어야 합니다.
스토리샷 #12: 일의 완수라는 목표
일을 완수했다고 해서 즉각적인 만족감을 얻지는 못할 것입니다. 대신 모든 것을 통제하는 데 상당한 시간이 걸릴 것입니다. 따라서 여유를 가져야 합니다.
일을 완수하는 것은 습관을 개발하는 것입니다. 습관을 기르는 데는 시간이 걸립니다. 일의 완수는 다양한 습관과 연관되어 있으므로 한 번에 한 가지 습관을 도입해야 합니다. 이 습관이 익숙해지면 다음 습관을 만드는 데 집중하세요.
일 처리의 주요 목표는 중요한 일을 더 쉽게 처리하는 것입니다. 즉, 일의 완수는 시스템을 끊임없이 개선함으로써 미루는 습관을 효과적으로 해결하는 데 도움이 됩니다. 이러한 개선은 대개 생각보다 훨씬 간단합니다. 가장 효과적인 시스템은 효과가 있는 가장 간단한 접근 방식을 활용합니다. 확실하지 않을 때는 일을 덜 하는 쪽을 택하세요.
스토리샷 #13: 자연스러운 계획 활용하기
프로젝트 계획은 부자연스럽고 구조화되지 않은 프로세스가 특징인 경향이 있습니다. Allen은 자연스러운 계획은 구체적인 단계를 빠르고 재미있게 식별하는 방법이라고 설명합니다. 이러한 단계를 통해 장기적인 목표 달성에 더 가까워질 수 있습니다.
먼저, 달성한 목표를 염두에 두고 시작하세요. 목표가 정해지면 브레인스토밍을 시작할 수 있습니다. 머릿속으로만 브레인스토밍을 하지 말고 외부에서 브레인스토밍을 해야 합니다. 예를 들어, 아이디어를 적고 마인드맵을 그려보세요. 아이디어가 정리되면 이를 달성하기 위한 구체적인 단계를 찾아 목표에 가까워질 수 있습니다.
스토리샷 #14: 작업 우선순위 지정하기
작업의 우선순위는 무엇을 먼저 해야 할지 정의하는 데 도움이 될 수 있습니다. Allen은 작업을 계획할 때 고려해야 할 6가지 수준의 우선순위를 간략하게 설명합니다:
- 3~5년 비전
- 1-2년 비전
- 현재 책임
- 현재 프로젝트
- 현재 정의된 작업
- 이러한 작업은 다른 다섯 가지 수준에 직접적인 영향을 미칩니다.
작업 완료에 대한 최종 요약, 검토 및 비판
작업 완료하기 는 삶의 모든 부분에서 생산성을 향상시키기 위한 가이드입니다. GTD는 기업에서 프로젝트를 완수하기 위한 방법으로 사용되는 시스템입니다. 이 책은 적절한 우선순위를 정하고, 목표를 명확하게 정의하고, 생산적인 환경을 조성하고, 모든 것을 기록할 것을 제안합니다. 이러한 단계는 다른 여러 단계와 함께 작업을 "할 일"과 "수행 중"에서 "완료"로 전환할 수 있는 잠재력을 가지고 있습니다.
이 책에 대한 주요 비판 중 하나는 대부분의 사람들이 개발하기 어렵거나 부담스러울 수 있는 새로운 습관을 한꺼번에 많이 소개한다는 점입니다.
평점 4.6/5.
작업 완료 치트 시트 PDF
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작업 완료 FAQ
Getting Things Done 책은 어떤 내용인가요?
업무 완료하기 책은 개인 생산성 및 정리에 대한 종합적인 가이드로, 업무 관리, 스트레스 감소, 개인 및 직장 생활의 효율성 향상을 위한 효과적인 전략을 제공합니다.
Getting Things Done은 저명한 생산성 컨설턴트이자 베스트셀러 작가인 David Allen이 집필한 책입니다.
업무 완료 방법론의 핵심 원칙에는 어떤 것이 있나요?
업무 완료 방법론은 모든 작업과 아이디어를 외부 시스템에 캡처하고, 실행 가능한 단계로 세분화하고, 다양한 카테고리로 정리하고, 정기적으로 검토 및 업데이트하고, 상황과 중요도에 따라 작업의 우선순위를 정하는 것을 강조합니다.
업무 완료하기 책이 생산성 향상에 어떻게 도움이 되나요?
업무 완료하기 책에서는 미루는 습관을 극복하고, 집중력을 높이고, 시간과 리소스를 효과적으로 관리하여 스트레스를 덜 받고 더 많은 일을 성취할 수 있도록 도와주는 실용적인 기술과 인사이트를 제공합니다.
업무 완료 시스템을 구현하는 데 권장되는 도구나 앱이 있나요?
펜과 종이를 사용해 업무 완수 방법론을 구현할 수도 있지만, 이 책에서 설명하는 원칙에 따라 작업을 정리하고 관리하는 데 도움이 되는 Todoist, Evernote, Trello 등 다양한 디지털 도구와 앱을 사용할 수 있습니다.
업무 완료하기 책을 개인적 상황과 업무적 상황 모두에 적용할 수 있나요?
네, '일 끝내기' 책에 제시된 원칙과 전략은 삶의 모든 영역에 적용할 수 있으며, 개인이 개인적인 책임과 업무 프로젝트를 더 잘 관리하고 건강한 일과 삶의 균형을 이룰 수 있도록 도와줍니다.
업무 완료하기 책에서 스트레스 감소를 위한 실행 가능한 단계를 제공하나요?
물론이죠! Getting Things Done 책은 작업을 정리하고 관리하는 전략을 제시할 뿐만 아니라 정기적인 검토를 통해 정신적 혼란을 없애고 스트레스를 줄이고, 약속을 명확히 하고, 필요한 모든 조치를 파악하고 처리하는 것의 중요성을 강조합니다.
업무 완료하기 책은 어디에서 구입할 수 있나요?
Getting Things Done 책은 아마존, 반스앤노블, 기타 주요 서점 등의 플랫폼을 통해 온라인으로 구매할 수 있습니다. 오프라인 서점이나 도서관에서도 흔히 볼 수 있습니다.
관련 도서 요약
80-20 원칙 리차드 코흐
습관의 힘 by 찰스 듀히그
주 4시간 근무제 by 팀 페리스
본질주의 by Greg McKeown
포모도로 기법 by 프란시스코 시릴로
삶을 바꾸는 정리 정돈의 마법 by 마리 콘도
개구리 먹기 by 브라이언 트레이시
심층 작업 by 칼 뉴포트
원격 데이비드 한손과 제이슨 프리드
스위치 by 칩 히스, 댄 히스
복합 효과 by 대런 하디
10일 만에 더 빠르게 읽기 작성자: 애비 마크스-빌
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