작업 완료 치트 시트 PDF 요약
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작업 완료 요약 치트 시트 PDF | David Allen

스트레스 없는 생산성의 기술

작업 완료 치트 시트 PDF 요약

삶은 바쁘게 돌아갑니다. Has 작업 완료하기 책장에 먼지를 쌓아두고 계신가요? 지금 바로 몇 가지 핵심 인사이트를 알아보세요.

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면책 조항: 본 내용은 비공식적인 요약 및 분석입니다.

데이비드 앨런의 관점

데이비드 앨런 는 저자, 컨설턴트, 국제 강연자이자 David Allen Company의 설립자입니다. 포브스는 데이비드 앨런을 미국 최고의 경영 코치 5인 중 한 명으로 선정했습니다. 리더십 매거진에서는 그를 "100대 사고 리더" 중 한 명으로 선정했습니다. 마지막으로 Fast Company는 개인 생산성 분야에서 "세계에서 가장 영향력 있는 사상가 중 한 명"으로 데이비드 앨런을 칭송했습니다.

무료 오디오북 요약

소개

작업 완료하기 는 작업과 프로젝트를 계획하고 실현하는 능력을 극대화할 수 있는 방법을 제시합니다. GTD는 이제 관리 영역 내에서 전문적이고 개인적인 작업을 완료하는 데 널리 사용되는 접근 방식이 되었습니다. 하지만 앨런의 접근 방식은 삶의 모든 측면에 일반화할 수 있습니다. 

스토리샷 #1: 삶의 주도권을 잡으세요

통제 불능의 삶은 전략적으로 생각하거나 효과적으로 계획하는 것을 불가능하게 만듭니다. 따라서 Allen은 더 큰 그림에 집중하기 전에 일상 업무를 통제할 것을 권장합니다. 일의 완수는 생산성에 대한 상향식 접근 방식입니다. 이 접근법의 목표는 업무에 대한 통제감을 확립하는 것입니다. 이러한 통제력은 평생의 목표에 대해 생각하는 데 필요한 정신적 에너지를 확보할 수 있게 해줍니다.

스토리샷 #2: 완료에 대한 인식 정의하기

일을 완수하려면 마무리에 대한 자신만의 정의를 이해해야 합니다. 대부분의 사람들은 완료된 작업이 어떤 모습인지에 대한 명확한 비전조차 없는 할 일 목록을 가지고 있습니다. 이러한 접근 방식은 자연스러운 성향과 맞지 않습니다. 우리의 뇌는 종착점이 무엇인지 이해하는 문제를 해결하도록 설계되어 있습니다. 따라서 항상 명확한 중단 지점을 설정해야 합니다. 진전을 이루는 데 어려움을 겪고 있다면 완료된 작업이 어떤 모습인지 확실히 인지하고 있어야 합니다.

스토리샷 #3: 효과적인 업무의 5단계

수집

작업을 시작하기 전에 필요한 모든 리소스를 한곳에 모아두면 훨씬 더 효과적으로 작업할 수 있습니다. 또한 모든 리소스를 한 곳에 모아두면 사용 가능한 인풋을 더 잘 활용할 수 있습니다. 그러니 수집에 참여하세요. 수집은 리소스, 지식, 작업을 모으는 행위입니다.

처리

모든 관련 리소스를 수집하는 것뿐만 아니라 해당 리소스로 무엇을 할 수 있는지도 설정해야 합니다. 앨런은 이를 프로세싱이라고 부릅니다. 리소스를 분리하고 할당하여 다음에 수행할 작업의 우선순위를 정하세요. 이 작업은 작업, 프로젝트 또는 계획별로 수행할 수 있습니다. 처리란 상자나 서랍을 비우고 첫 번째 단계에서 수집한 모든 항목에 대해 다음 실행 가능한 작업을 정의하는 것을 의미합니다. 대부분의 사람들은 다음에 무엇을 해야 할지 모르기 때문에 특정 작업을 실행하는 데 어려움을 느낍니다. 정의하지 않으면 집안일은 추상적인 아이디어에 불과하며 머릿속에서 계속 떠오를 뿐입니다.

정리

처리 후에는 결과를 가져와 신뢰할 수 있는 시스템에 저장해야 합니다. 이 시스템의 중요성은 모든 처리 결과를 기억할 필요가 없다는 것입니다. 정리를 통해 이러한 결과를 유용한 형식으로 배치할 수 있습니다. Allen은 작업은 할 일 목록에, 프로젝트는 프로젝트 목록에 배치할 것을 권장합니다. 그런 다음 향후 계획은 추적 시스템에, 참조 정보는 파일이나 데이터베이스에 저장하세요. 

수행 중

'실행'은 이미 수립한 계획을 실행에 옮기는 과정입니다. 따라서 '실행'은 지금 당장 달성할 수 있는 작업을 수행하는 것을 의미합니다.

검토 중

조치를 취한 후에는 작업 결과를 검토해야 합니다. 검토 후에는 그에 따라 전략을 수정하고 더 나은 결과를 위해 시스템을 개선하세요. 이 단계에서는 올바른 작업을 정의했는지, 수행해야 할 모든 작업을 포함했는지 정기적으로 확인합니다. 이 검토 단계는 매일 검토하는 데 1~2분 정도 소요됩니다. 주간 검토에는 10분을 투자하세요.

스토리샷 #4: 머릿속에 저장하지 마세요

사람들은 모든 것을 머릿속에 저장하려고 하는 경향이 있습니다. 우리의 뇌는 기억 저장에 최적화되어 있지 않습니다. 빠른 의사 결정에 최적화되어 있습니다. 

따라서 머릿속에서 정보를 저글링하지 않도록 노력하세요. 효율성을 극대화하려면 뇌가 당면한 작업에 100%를 집중해야 합니다. 보류 중인 프로젝트나 관련 없는 다른 걱정거리에 머뭇거리지 마세요. 이를 위한 한 가지 방법은 잠시 멈추고 저장된 중요한 정보를 모두 종이에 적어두는 것입니다. 어떤 사람들은 이 정보를 글로 적는 것을 선호하고 어떤 사람들은 그림을 그리는 것을 선호합니다. 어느 쪽이든 저장된 정보를 머릿속에서 꺼내야 합니다. 이렇게 하면 이 정보를 바탕으로 결정을 내리는 것이 훨씬 쉬워집니다. 

이 접근 방식은 두뇌를 보완할 뿐만 아니라 스트레스도 예방할 수 있습니다. 아이디어를 캡처할 때 발생하는 마찰을 줄이면 자연스럽게 더 많은 아이디어를 캡처할 수 있습니다. 

스토리샷 #5: 프로젝트와 작업은 다릅니다.

흔히 저지르는 실수는 프로젝트와 작업을 같은 방식으로 추적하는 것입니다. 또 다른 실수는 동일한 검토 프로세스 내에서 프로젝트와 작업을 혼동하는 것입니다. 이 두 가지를 혼동하는 것은 자신을 압도하는 확실한 방법입니다. 장기 프로젝트를 일상 업무에 포함시키면 실패한 것처럼 느껴질 수 있습니다. 장기 프로젝트를 완료하는 데 걸리는 몇 달 또는 몇 년 동안 실패한 것처럼 느껴질 수 있습니다.

프로젝트와 작업은 기간에 차이가 있기 때문에 서로 다른 공간에서 서로 다른 방식으로 추적해야 합니다. 예를 들어, 작업에는 포스트잇 메모를, 프로젝트에는 업무 일지를 사용하는 것이 좋습니다.

스토리샷 #6: 항상 다음 액션을 모색하기

대규모 프로젝트는 그 복잡성으로 인해 금방 부담스러워질 수 있습니다. 따라서 먼 과거의 목표에 집중하는 대신 앞으로 나아가는 데 필요한 다음 행동에 집중해야 합니다. 이 점을 염두에 두고 지금 당장 할 수 있는 작업에만 집중하세요. 지금 당장 불가능한 작업이라면 걱정할 필요가 없습니다.

스토리샷 #7: 2분 규칙 활용하기

Allen은 작업 추적을 권장합니다. 이 규칙은 소규모 작업에는 적용되지 않습니다. 2분 이하로 걸리는 작업은 절대 추적해서는 안 됩니다. 이러한 짧은 작업을 추적하기 시작하면 실제로 작업하는 시간보다 추적된 시간을 기록하는 데 더 많은 시간을 소비하게 됩니다. 다른 사람이 나보다 더 빨리 그리고/또는 더 잘 할 수 있다고 생각되면 작업을 위임하세요. 나머지 집안일은 모두 시스템으로 정리하세요. 시스템에는 다양한 유형의 목록이 포함될 수 있습니다. 전화할 사람, 이메일 작성할 사람, 진행 중인 여러 프로젝트의 작업 목록 등이 있습니다. 시간 제한이 있는 작업은 즉시 캘린더에 계획하세요.

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2 댓글

    1. 따뜻한 리뷰 감사합니다! 앱 스토어나 플레이 스토어에서도 평가와 리뷰를 남겨주시면 감사하겠습니다. 몇 마디 말씀만 해주셔도 모두를 위한 스토리샷의 성장과 개선에 큰 도움이 됩니다!

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