ポモドーロ・テクニックの要約と引用｜フランチェスコ・チリーロ

働き方を変えた、評判のタイムマネジメントシステム

フランチェスコ・チリロについて

フランチェスコ・チリロ のパートナーです。 シリロ・コンサルティングベルリンでコンサルティング会社を経営。個人と組織の生産性をシンプル、迅速、かつ持続的に向上させるためのツール、コンサルティング、トレーニングを提供している。

1980年代後半、大学生だったチリロは、生産性を向上させるためのシステムを開発しました。彼が考案したポモドーロ・テクニックは、世界中の何百万人もの人々や企業を助けている。

フランチェスコの情熱は、時間と労力をかけずにより良い結果を出すことです。 

はじめに

時間管理のテクニックを試してみたものの、仕事よりも手間がかかると感じたことはありませんか？そして、いざ使ってみると、最も重要なことをする代わりに、意味のない仕事をして時間を浪費していた。

学生時代のチリージョも同じだった。彼はトマトの形をしたキッチンタイマーを使い、ポモドーロ・テクニックを考案した。ポモドーロとは、イタリア語でトマトのこと。

ポモドーロ・テクニックから得られる重要なポイントをご紹介します。

StoryShot #1：時間を味方につけて生産性を上げる。

もともとチリロは、勉強に無駄な時間がかかっていることに気づき、「ポモドーロ勉強法」を思いつきました。集中力を高め、気が散らないようにするために、キッチンタイマーを使い始めたそうです。

これにより、彼は短い目標と早い勝利を手に入れ、より生産的になろうとするモチベーションを得たのです。 

彼は、この技術を研究中にもっと使い、他の人にも役立つと考えたのです。の発見。 フランチェスコ・チリロ それが「ポモドーロ・テクニック」となり、世界中で何百万人もの人を救ってきました。 

この技法の人気は、時間管理へのアプローチにあります。他の時間管理術とは異なるアプローチをとっています。多くの人にとって、特に締め切りがあるときは、刻々と迫る時計が不安を引き起こします。これが非効率的な作業につながり、先延ばしになってしまうのです。 

ポモドーロ・テクニックは、この時間に対する不安を払拭します。時間をあなたの味方にするのです。好きなことを好きなときにできるようになり、生産性を高める力を与えてくれるのです。ポモドーロ・テクニックのパワーは、そのシンプルさと、脳を集中させる能力にあります。また、シンプルで実行しやすいのも特徴です。この本は、気が散り続けるデジタル時代に役立つ、いくつかの鍵を提供しています。 

"カチカチ "が "落ち着く "音になる。"カチカチ "と鳴っているが、私は仕事をしていて、何も問題ない"しばらくすると、ユーザーは集中力が高まっているため、リングの音すら聞こえなくなります。実際、ポモドーロのリングが聞こえないことが問題になるケースもあります」。

- フランチェスコ・チリロ

StoryShot #2: ポモドーロ・テクニックはシンプルで効果的である。

ポモドーロ・テクニックとは何ですか？みんなが言うほど簡単なことですか？はい、誰でも習得できるシンプルなテクニックです。

ここでは、ポモドーロ・テクニックの使い方を簡単に説明します。

1. セット けいじちょう を25分間、何もせずにプロジェクトに取り組みます。
2. タイマーが鳴ったら、5分間休憩し、仕事とは関係ないことをする。
3. その5分間が終わったら、また25分間を始める。
4. 4回連続でやったら、30分の休憩をとる。
5. その後、さらに4回連続で集中的に作業を開始します。

そのシンプルな仕組みから、これほどうまくいくはずがないと思う人もいるだろう。StoryShotsの創始者であるFarid Behniaも、その一人です。彼は10年以上、この手法を使っています。

StoryShot #3。正しい方法で気が散った時に対処する

時間管理のベストプラクティスのほとんどは、重要なことを最初に終わらせることに重点を置いています。ポモドーロの強みは、気晴らしに対処する能力です。多くの人は、気が散ることを利用して、時間を無駄にしたり、先延ばしにしたりしています。 

"多くの内的中断の出現は、私たちの心が私たちにメッセージを送っているのです。私たちは今やっていることに安住していないのです。これは、失敗したらどうしようという不安があるからかもしれません。あるいは、目標が複雑すぎたり、時間が足りないと感じたりしているのかもしれません。そのため、私たちは自分を守るために、より安心できる別の活動を思いつきます。私たちは結局、中断できることがあれば、どこでもそれを好むようになるのです。

- フランチェスコ・チリロ

25分間、ポモドーロという時間を使って、他のことは一切無視する。ポモドーロの間は、携帯電話を機内モードにし、パソコンの通知をオフにしましょう。

 "ポモドーロ "は中断することができない。ポモドーロは25分間、純粋に仕事をすることを意味します。ポモドーロを分割することはできない。ポモドーロの半分というのは存在しない。

- フランチェスコ・チリロ

ポモドーロの間に何か頭に浮かんだら、次のステップを踏んでください。 

1. その考えを無視してはいけない、さもなくば、その考えによってタスクからエネルギーが奪われることになる
2. 考えを書き出すことで、頭から離す
3. 前に進み、働き続ける

このフレームワークは、仕事の邪魔をされることなく、無関係な考えを記録するのに役立ちます。このテクニックを練習すれば、気が散るのを止めるのが上手になります。

ストーリーショット#4。自分へのご褒美に、定期的に休憩を

5分間の休憩で自分にご褒美を与えることで、脳は集中から解放されるのです。そうすることでリラックスでき、無理をして脳を疲れさせないようにすることができます。

先延ばしは、脳を休ませないときによく起こります。脳が疲れていると、先延ばしにしやすいのです。

ここでは、ブレイクタイムに関するいくつかのルールをご紹介します。

• デスクから離れるようにして、仕事に関する項目をやり続けないようにする
• 体を動かして血流を良くする。コーヒーを入れたり、サンドイッチを作ったり、自宅で仕事をしている人は、植物に水をやったり、皿洗いをしたりしてもいいでしょう。
• 4回終わったら、長めの休みを取る。
• 長い休みは、食事や散歩、運動などをするのに最適な時間です。

休憩を取ることのもう一つの利点は、体へのちょっとしたご褒美になることです。このご褒美は、仕事に集中するために自分の前にぶら下げたニンジンのような役割を果たします。

StoryShot #5：ポモドーロ・テクニックには3種類のシートが必要です。

ポモドーロ・テクニックでは、シートを使い分けます。

1. アクティビティ・インベントリー・シート
2. 今日やることシート
3. 記録用紙

を使用します。 アクティビティ・インベントリー・シート を使い、必要なことをすべて書き出してください。このシートの構成は以下の通りです。

• 自分の名前が入った見出し。
• いろいろな活動を思いつくままに書いてみましょう。完了したタスクにチェックを入れる。

があります。 今日やることシート は、その日に集中的に取り組みたいタスクを整理します。アクティビティ・インベントリー・シートから、これらのアクティビティを選びます。このシートは、1日の始まりか前夜に記入します。ToDoリストを作成することで、精神を集中させることができます。このシートの内容は

• 場所、日付、著者を記した見出し。
• 一日のうちにやるべきことを、優先順位をつけてリストアップしたもの。
• Unplanned & Urgent Activities（予定外の活動）」というタイトルのセクション。予期せぬタスクが発生したときに必要なものをリストアップします。これらの活動によって、その日の予定が変更になるかもしれません。

毎日新しいシートで始めることで、シートはその日に集中する。古いシートは、今日の優先事項から注意をそらすことができます。そこで、新しいシートに物事を移し替えるのです。 

StoryShot #6: 各アクティビティーのポモドーロを記録する。

もう1枚の記録用紙は、進捗状況を記録するために使用します。一日のうちに何をしたか、進捗を達成するために何個のポモドーロを使ったかを書きます。これによって、1つのタスクにどれくらいの時間がかかるのかを把握することができ、今後の計画に役立てることができるだろう。 

時間管理術の最大の問題の1つは、人は自分がどれだけ速く仕事ができるかを過大評価してしまうことです。そのため、ToDoリストが満足に進まないと、失望することになります。 

あなたの記録シートは、ポモドーロ・セッションについて考えることを教えてくれます。これにより、一日の計画をより良く立て、いくつのプロジェクトを完了できるかを確認することができます。

StoryShot #7: シンプルなタスクをバンドルする。

25分という時間制限を設けることのもう一つの利点は、単純作業を束ねることができることです。毎日やらなければならない簡単なタスクがいくつかあると思いますが、それらを組み合わせることで、集中力を持続させることができます。

25分間でこれらの単純作業をいくつこなせるか、ゲームを作ることができます。例えば、受信トレイを整理することです。メールを入れるフォルダを設定し、25分間でメールを整理し、返信するのです。

これを1日2回行えば、受信箱のサイズをより早く小さくすることができます。さらに、一日中、メールの重さに悩まされることもないでしょう。 

StoryShot #8: 大きなプロジェクトを分解する

プロジェクトによっては、作業や完成に時間がかかるものもあります。 

"見積もりが5〜7ポモドーロより大きい場合、これは活動が複雑すぎることを意味します。ルールはこうだ。5〜7ポモドーロ以上かかる場合は、それを分解すること。"

- フランチェスコ・チリロ

プレゼンテーションのような大規模なプロジェクトは、10以上のポモドーロが必要かもしれません。ここでは、それを管理しやすいタスクに分割する方法を例として紹介します。

1. プレゼンテーションの概要と計画：2ポモドーロ
2. グラフィックチームとプロジェクトのニーズについて打ち合わせ：ポモドーロ2名
3. コピーライターと調整し、グラフィックチームへの配布物を作成：ポモドーロ2名
4. プレゼンテーションの最適な作成方法を営業と調整する。3 ポモドーロ
5. プレゼンテーションのテキストをまとめる。3 ポモドーロ
6. プレゼンテーションのスライドにグラフィックを追加する。3 ポモドーロ
7. プレゼンテーションのスライドを確認する。2 ポモドーロ
8. プレゼンテーションの練習をし、他の人からフィードバックを受ける。3 ポモドーロ

このように、大きなプロジェクトは、小さく分割することで、より管理しやすくなるようです。これによって、大きなプロジェクトを管理する際に、圧倒されそうになるのを抑えることができます。

また、ポモドーロ・テクニックは、プロジェクトを通して考えることで、重要なディテールを見逃さないようにすることにも役立ちます。

StoryShot #9: チームの生産性を高めるために、オフィスにこのテクニックを導入してください。

最も難しいことの1つは、誰も使っていないオフィスでポモドーロ・テクニックを使い始めることです。人が先延ばしにする最大の方法の1つは、オフィスにいる人を訪ねることです。

オフィスで始めるには、上司と面談し、あなたが何をしているかを伝えるのが一番です。生産性を向上させることが目標であることを伝え、上司のサポートを得るようにしましょう。

職場でも、午前や午後に使うなどして、ゆっくり始めることができます。あなたが何をしているのか知らせるために、サインを用意しましょう。生産性を上げるのに役立っているかどうか、他の人にも教えてあげましょう。

職場で導入する際の注意点をご紹介します。

• あなたがやっていることを皆に知ってもらうのに、しばらく時間がかかることを理解すること。
• メールの返信、電話の返信、人に会うためのポモドーロタイムを計画する
• 中断したことも含めて、すべてを記録しておくと、将来の計画のためにより良い記録を残すことができるからです。

ポモドーロ・テクニックで他の人を助けるには、体系的に使用するのが一番です。結果は言葉よりも雄弁です。あなたの成果を見た人は、あなたの秘密を知りたくなるはずです。

StoryShot #10: It Takes Time to Master The Pomodoro Technique.

ポモドーロ・テクニックを実践するのは簡単なようで、人生にはそれを複雑にする方法があるのです。ポモドーロ・テクニックをマスターするには、時間がかかることを理解してください。

毎日のスケジュールにゆっくりと導入し始めましょう。いきなり一日中ポモドーロテクニックを使おうとするのではなく、まずは一番重要な仕事に使うようにしましょう。その仕事にポモドーロ・テクニックを使う計画を立て、様子を見るのです。そうすることで、将来的にポモドーロテクニックを使う自信をつけることができます。 

割り込みは起こるものなので、そのための計画を立てておく。電話がかかってきたら、すぐにかけ直せるかどうか確認する。 

今、何かの作業中であることを伝え、かけ直せるかどうか尋ねる。メモを取り、自分の仕事に戻る。

ポモドーロ・テクニックの最終的なまとめとレビュー

ポモドーロ・テクニックは、現代のデジタル社会にフィットした強力な時間管理術です。25分という生産性の高い時間を作り出すことで、気が散る世界でもタイムマネジメントが可能になります。

この生産性向上システムは、自分が何に集中し、どのようにそれを完了させるかを選ぶことができます。このシステムによって、あなたは自分の時間の自律性と所有権を感じることができます。 

あなたは、作家、画家、ゲームデザイナー、エンジニアかもしれません。自分の役割に合わせて調整できるため、この手法はあらゆる場面で有効です。 

目標は、今日実行することです。一日中、このテクニックを中心に行動できるようになるまで待ってはいけません。今日から1つか2つのポモドーロセッションを使って、どれだけ多くのことを成し遂げられるか見てみましょう。

ここで、要点を簡単におさらいしておきましょう。

1. 時間を味方につけて、生産性を高める。
2. ポモドーロ・テクニックは、シンプルで効果的な方法です。
3. 気が散ることと上手に付き合う。
4. 定期的な休憩で自分にご褒美をあげる。
5. 毎日のTo Doシートの作成。
6. 各活動のポモドーロを記録する。
7. 単純作業を束ねる。
8. 大きなプロジェクトを管理可能なタスクに分割する。 
9. このテクニックをオフィスに導入して、チームの生産性を向上させましょう。
10. 我慢してください。このテクニックをマスターするには、時間がかかります。

"ポモドーロ・テクニック "は、自由な時間に行う活動に使うべきではない。実際、ポモドーロを使うと、これらの活動が予定調和的で目標指向的になってしまう。それはもはや自由時間ではないのです。"

- フランチェスコ・チリロ

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