Resumo da técnica Pomodoro

Resumo e citações da técnica Pomodoro | Francesco Cirillo

O aclamado sistema de gerenciamento de tempo que transformou a nossa forma de trabalhar

Sobre Francesco Cirillo

Francesco Cirillo é um parceiro da Consultoria Cirillouma empresa de consultoria sediada em Berlim. Sua empresa fornece ferramentas, consultoria e treinamento para melhorar a produtividade de indivíduos e organizações de forma simples, rápida e sustentável.

Cirillo desenvolveu seu sistema para melhorar a produtividade como estudante universitário no final dos anos 80. Sua criação da Técnica Pomodoro tem ajudado milhões de pessoas e empresas em todo o mundo.

A paixão de Francesco é alcançar melhores resultados sem acrescentar mais tempo e esforço. 

Introdução

Você já tentou técnicas de gerenciamento de tempo, apenas para descobrir que elas exigem mais trabalho do que o seu trabalho? Então, quando você as usou, perdeu tempo fazendo um trabalho sem sentido ao invés de fazer o que é mais importante.

A mesma coisa aconteceu com Cirillo enquanto ele era estudante. Ele usou um temporizador de cozinha em forma de tomates e inventou a Técnica Pomodoro. Pomodoro é a palavra italiana para tomate.

Aqui estão as principais retiradas da Técnica Pomodoro:

StoryShot #1: Aumente a produtividade transformando o tempo em seu aliado

Originalmente, Cirillo inventou a Técnica de Estudo Pomodoro depois de perceber que estava perdendo tempo estudando. Ele começou a usar um temporizador de cozinha para ajudá-lo a se concentrar e evitar distrações.

Isto lhe deu um objetivo curto e uma vitória rápida que o motivou a ser mais produtivo. 

Ele usou mais a técnica durante seus estudos e decidiu que ela também poderia ajudar outros. A descoberta de Francesco Cirillo se tornou a Técnica Pomodoro, que tem ajudado milhões em todo o mundo. 

A popularidade desta técnica vem de sua abordagem à gestão do tempo. Ela adota uma abordagem diferente de outras técnicas de gerenciamento de tempo. Para a maioria das pessoas, o relógio de ponto causa ansiedade, especialmente quando há um prazo. Isto leva a um trabalho ineficaz, o que leva à procrastinação. 

A Técnica Pomodoro vira esta ansiedade sobre o tempo. Ela transforma o tempo em seu aliado. Ela permite que você faça o que quiser quando quiser, capacitando-o a aumentar sua produtividade. A força da técnica reside em sua simplicidade e capacidade de focar nossos cérebros. É também simples e direta de ser implementada. Ela oferece várias chaves para ajudar na era digital das distrações contínuas. 

"O tique-taque se torna um som calmante". "Está fazendo tic-tac, e eu estou trabalhando e está tudo bem". Depois de um tempo, os usuários nem sequer ouvem o tique porque sua concentração é tão alta. Na verdade, não ouvir o toque do Pomodoro se torna um problema real em alguns casos".

- Francesco Cirillo

StoryShot #2: A Técnica Pomodoro é Simples e Eficaz

O que é a Técnica Pomodoro? É tão simples quanto todos dizem? Sim, é uma técnica simples que qualquer pessoa pode aprender.

Aqui está uma breve descrição de como usar a Técnica Pomodoro:

  1. Conjunto um temporizador por 25 minutos e trabalhar em seu projeto sem fazer mais nada por esses 25 minutos.
  2. Quando o temporizador se desligar, faça um intervalo de 5 minutos e faça algo não relacionado ao trabalho.
  3. Quando esses 5 minutos terminarem, comece com mais 25 minutos.
  4. Após fazer quatro sessões seguidas, faça um intervalo de 30 minutos.
  5. Em seguida, iniciar outras quatro sessões de trabalho focado em seguida.

A simplicidade de como funciona leva alguns a acreditar que não pode funcionar tão bem quanto funciona. Farid Behnia, o fundador da StoryShots, é um desses fãs. Ele tem usado esta técnica por mais de dez anos.

StoryShot #3: Lide com Suas Distrações da Forma Correta

A maioria das melhores práticas de gerenciamento de tempo se concentra em fazer as coisas importantes primeiro. A força da Pomodoro é sua capacidade de lidar com as distrações. Muitas pessoas usam as distrações para passar horas perdendo tempo e procrastinando. 

"O surgimento de tantas interrupções internas é a forma de nossa mente nos enviar uma mensagem": Não estamos à vontade com o que estamos fazendo. Isto pode ser porque a perspectiva de falhar nos preocupa - pode ser assustadora. Ou talvez nosso objetivo pareça muito complexo, ou sentimos que estamos ficando sem tempo. Para nos proteger, nossas mentes surgem com atividades diferentes e mais tranquilizadoras. Acabamos favorecendo as interrupções onde quer que consigamos fixá-las".

- Francesco Cirillo

Use os 25 minutos, um Pomodoro, para ignorar todo o resto. Coloque seu telefone no modo avião e desligue as notificações em seu computador durante seu Pomodoro.

 "Um Pomodoro não pode ser interrompido: Marca 25 minutos de trabalho puro. Um Pomodoro não pode ser dividido: Não existe meio Pomodoro".

- Francesco Cirillo

Se alguma coisa aparecer em sua cabeça durante o Pomodoro, siga estes passos: 

  1. Não ignore o pensamento, ou isso vai tirar energia da tarefa
  2. Escreva o pensamento para tirá-lo de sua cabeça
  3. Avançar e continuar trabalhando

Esta estrutura ajuda você a registrar pensamentos irrelevantes sem deixá-los distrair você do trabalho. À medida que você pratica a técnica, você vai se aperfeiçoar ao parar as distrações.

StoryShot #4: Recompense-se com pausas regulares

Recompensar-nos com um descanso de 5 minutos dá a nossos cérebros uma pausa na concentração. Isto nos ajuda a relaxar e nos impede de cansar nossos cérebros, prolongando-os em demasia.

A procrastinação muitas vezes acontece quando as pessoas nunca dão uma pausa em seus cérebros. Quando seu cérebro está cansado, é fácil procrastinar.

Aqui estão algumas regras para o tempo de pausa:

  • Tente se afastar de sua mesa, para não continuar fazendo itens relacionados ao trabalho
  • Mova-se para aumentar seu fluxo sanguíneo. Você poderia fazer um café, fazer um sanduíche, ou, se estiver trabalhando em casa, regar suas plantas ou lavar a louça.
  • Após quatro sessões, faça uma pausa mais longa.
  • A longa pausa é um excelente momento para comer, dar uma caminhada, fazer exercícios, etc.

O outro ponto positivo de ter pausas é que elas são uma pequena recompensa para seu corpo. Estas recompensas podem agir como uma cenoura que você pendura na sua frente para se manter concentrado em seu trabalho.

StoryShot #5: A Técnica Pomodoro requer três folhas diferentes

Na Técnica Pomodoro, usamos folhas diferentes:

  1. A folha de inventário de atividades
  2. A folha To Do Today
  3. A ficha de registro

Use o Atividade Ficha de inventário para escrever tudo o que você precisa fazer. Esta folha compreende:

  • Um título com seu nome.
  • Escreva sobre várias atividades, como você pensa sobre elas. Confira as tarefas que você completou.

O Para fazer hoje Folha organiza as tarefas nas quais você quer se concentrar para aquele dia. Escolha estas atividades a partir da Folha de Inventário de Atividades. Preencha esta folha no início do dia ou na noite anterior. Criar uma lista de afazeres ajuda a focalizar a mente. Esta folha contém:

  • Um título com um lugar, data e autor.
  • Uma lista de tarefas a serem realizadas durante o dia, por ordem de prioridade.
  • Uma seção intitulada Atividades Não Planejadas e Urgentes. Liste as tarefas inesperadas que são necessárias à medida que surgem. Estas atividades podem mudar o plano do dia.

Comece cada dia com uma nova folha, de modo que a folha esteja focada nesse dia. Uma folha antiga pode distraí-lo das prioridades de hoje. Portanto, transfira as coisas para a nova folha. 

StoryShot #6: Registre os Pomodoros para cada atividade

A outra folha, a folha de registro, é usada para registrar seu progresso. Escreva o que você fez durante o dia e quantos Pomodoros você usou para alcançar seu progresso. Isto lhe permite compreender quanto tempo leva uma tarefa, o que seria útil para o planejamento futuro. 

Um dos maiores problemas com as técnicas de gerenciamento de tempo é que as pessoas superestimam a rapidez com que podem trabalhar. Assim, se preparam para o desapontamento quando não fazem progressos satisfatórios em sua lista de afazeres. 

Sua Ficha de Registro lhe ensina a pensar nas sessões da Pomodoro. Isto o ajudará a planejar melhor seu dia e ver quantos projetos você pode realizar.

StoryShot #7: Agrupe suas tarefas simples

Outra vantagem de criar seu limite de tempo de 25 minutos é sua capacidade de agrupar suas tarefas simples. Você pode ter algumas tarefas simples que precisam ser feitas a cada dia, e combiná-las ajuda você a se manter concentrado nelas.

Você pode criar um jogo ao ver quantas destas tarefas simples você pode realizar em 25 minutos. Um exemplo é passar pela sua caixa de entrada. Configure pastas para colocar seus e-mails, e passe 25 minutos organizando-os e respondendo.

Você pode fazer isso duas vezes ao dia e reduzir o tamanho de sua caixa de entrada mais rapidamente. Além disso, você não teria o peso de todos aqueles e-mails que pendem sobre você o dia todo. 

StoryShot #8: Quebrar grandes projetos

Alguns projetos levam mais tempo para serem trabalhados e concluídos. 

"Se uma estimativa é maior que cinco a sete Pomodoros, isto significa que a atividade é muito complexa. A regra é: Se forem necessários mais de cinco a sete Pomodoros, decomponha-o".

- Francesco Cirillo

Um projeto extenso, como uma apresentação, pode levar dez ou mais Pomodoros. Aqui está um exemplo de como dividi-lo em tarefas gerenciáveis:

  1. Esboçar plano de apresentação completo: 2 Pomodoros
  2. Reunir-se com a equipe gráfica sobre as necessidades do projeto: 2 Pomodoros
  3. Coordenar com os redatores a redação dos folhetos para a equipe gráfica: 2 Pomodoros
  4. Coordenar com a equipe de vendas sobre a melhor maneira de criar a apresentação: 3 Pomodoros
  5. Compilar o texto de apresentação: 3 Pomodoros
  6. Acrescentar gráficos aos slides de apresentação: 3 Pomodoros
  7. Reveja os slides de apresentação: 2 Pomodoros
  8. Pratique a apresentação e obtenha feedback de outros: 3 Pomodoros

Como você pode ver, um grande projeto parece mais manejável quando você o divide em pedaços menores. Isto limitará a sensação de sobrecarga na administração de um grande projeto.

A Técnica Pomodoro também ajuda você a pensar através de um projeto e evita que você perca detalhes importantes.

StoryShot #9: Implemente esta técnica em seu escritório para uma maior produtividade da equipe

Uma das coisas mais difíceis a fazer é começar a utilizar a técnica Pomodoro em um escritório onde ninguém mais a utiliza. Uma das maiores maneiras de as pessoas procrastinarem é visitando as pessoas no escritório.

A melhor maneira de começar no escritório é reunir-se com seu gerente e deixá-los saber o que você está fazendo. Obtenha o apoio deles, deixando-os saber que seu objetivo é aumentar sua produtividade.

Você pode começar lentamente no trabalho, usando-o pela manhã ou à tarde. Tenha um sinal para que as pessoas saibam o que você está fazendo. Diga aos outros se está ajudando você a ser mais produtivo.

Aqui estão algumas coisas para ter em mente ao implementá-lo no trabalho:

  • Entenda que levará algum tempo para que todos saibam que você está fazendo isso
  • Planeje o tempo de Pomodoro para responder a e-mails, retornar chamadas telefônicas e conhecer pessoas
  • Mantenha um registro de tudo, até mesmo das interrupções, porque isso o ajudará a manter melhores registros para o planejamento futuro

A melhor maneira de ajudar os outros com a Técnica Pomodoro é utilizá-la sistematicamente. Os resultados falam mais alto do que as palavras. Quando virem seus resultados, vão querer saber seu segredo.

StoryShot #10: É preciso tempo para dominar a técnica do Pomodoro.

A implementação da Técnica Pomodoro parece simples, mas a vida tem uma maneira de complicá-la. Entenda que será preciso tempo para dominar a técnica.

Comece a implementá-lo lentamente em sua agenda diária. Em vez de tentar saltar e usá-lo durante todo o seu dia de trabalho, comece a usá-lo para sua tarefa mais importante. Planeje usar a Técnica Pomodoro para essa tarefa, e veja como ela funciona. Isto pode ajudá-lo a criar confiança em usá-la no futuro. 

As interrupções acontecem, portanto, tenha um plano para elas. Se você receber uma chamada, veja rapidamente se você pode chamá-las de volta. 

Deixe-os saber que você está no meio de algo e pergunte se você pode chamá-los de volta. Tome nota e retorne à sua tarefa.

Resumo Final e Revisão da Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é uma poderosa técnica de gerenciamento de tempo que se adapta ao mundo digital moderno. Ao criar explosões de tempo de 25 minutos de produtividade, o gerenciamento de tempo é possível em um mundo de distrações.

Este sistema de produtividade permite que você escolha aquilo em que quer se concentrar e como completá-lo. Ele lhe dá uma sensação de autonomia e de propriedade de seu tempo. 

Você poderia ser escritor, pintor, designer de jogos ou engenheiro. A técnica funciona em todas as situações porque você pode adaptá-la de acordo com seu papel específico. 

O objetivo é implementá-lo hoje. Não espere até que você possa ter seu dia inteiro centrado na técnica. Comece hoje usando uma ou duas sessões Pomodoro, e veja o quanto mais você pode realizar.

Aqui está uma rápida revisão dos pontos principais:

  1. Aumente a produtividade, transformando o tempo em seu aliado.
  2. A Técnica Pomodoro é ao mesmo tempo simples e eficaz.
  3. Lide com suas distrações.
  4. Recompense-se com pausas regulares.
  5. Compilar diariamente uma folha para fazer.
  6. Registre os Pomodoros para cada atividade.
  7. Agrupe suas tarefas simples.
  8. Dividir os grandes projetos em tarefas gerenciáveis. 
  9. Implemente esta técnica em seu escritório para uma maior produtividade da equipe.
  10. Seja paciente. É preciso tempo para dominar esta técnica.

"A Técnica Pomodoro não deve ser usada para atividades que você faz em seu tempo livre. Na verdade, o uso da Pomodoro faria com que estas atividades fossem programadas e orientadas para metas. Isso não é mais tempo livre".

- Francesco Cirillo

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