Die Pomodoro-Technik Zusammenfassung und Zitate | Francesco Cirillo
Das hochgelobte Zeitmanagement-System, das unsere Arbeitsweise verändert hat
Über Francesco Cirillo
Francesco Cirillo ist Partner bei Cirillo Beratungein Beratungsunternehmen aus Berlin. Sein Unternehmen bietet Werkzeuge, Beratung und Schulungen an, um die Produktivität von Einzelpersonen und Organisationen auf einfache, schnelle und nachhaltige Weise zu verbessern.
Cirillo entwickelte sein System zur Steigerung der Produktivität als Student in den späten 1980er Jahren. Die von ihm entwickelte Pomodoro-Technik hat Millionen von Menschen und Unternehmen auf der ganzen Welt geholfen.
Francescos Leidenschaft ist es, bessere Ergebnisse zu erzielen, ohne mehr Zeit und Mühe zu investieren.
Einführung
Haben Sie schon einmal Zeitmanagementtechniken ausprobiert, nur um festzustellen, dass sie mehr Arbeit machen als Ihre Arbeit? Als Sie sie dann anwendeten, verschwendeten Sie Zeit mit sinnloser Arbeit, anstatt das zu tun, was am wichtigsten ist.
Dasselbe passierte Cirillo, als er noch Student war. Er benutzte einen tomatenförmigen Küchentimer und erfand die Pomodoro-Technik. Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate.
Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse aus der Pomodoro-Technik:
StoryShot #1: Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie die Zeit zu Ihrem Verbündeten machen
Ursprünglich hatte Cirillo die Pomodoro-Studientechnik erfunden, nachdem er festgestellt hatte, dass er beim Lernen Zeit verschwendet. Er begann, einen Küchentimer zu benutzen, um sich zu konzentrieren und Ablenkungen zu vermeiden.
Dies gab ihm ein kurzes Ziel und einen schnellen Erfolg, der ihn zu mehr Produktivität motivierte.
Er wandte die Technik während seines Studiums verstärkt an und beschloss, dass sie auch anderen helfen könnte. Die Entdeckung der Francesco Cirillo wurde die Pomodoro-Technik entwickelt, die Millionen von Menschen weltweit geholfen hat.
Die Popularität dieser Technik beruht auf ihrem Ansatz für das Zeitmanagement. Sie verfolgt einen anderen Ansatz als andere Zeitmanagementtechniken. Bei den meisten Menschen löst die tickende Uhr Angst aus, vor allem, wenn ein Termin ansteht. Dies führt zu ineffektiver Arbeit, was wiederum zu Prokrastination führt.
Die Pomodoro-Technik dreht diese Angst vor der Zeit um. Sie macht die Zeit zu Ihrem Verbündeten. Sie ermöglicht es Ihnen, das zu tun, was Sie wollen, wann Sie wollen, und so Ihre Produktivität zu steigern. Die Stärke der Technik liegt in ihrer Einfachheit und ihrer Fähigkeit, unser Gehirn zu fokussieren. Außerdem ist sie unkompliziert und einfach umzusetzen. Sie bietet mehrere Schlüssel, die im digitalen Zeitalter der ständigen Ablenkungen helfen.
"Das Ticken wird zu einem beruhigenden Geräusch. "Es tickt, und ich arbeite, und alles ist in Ordnung. Nach einer Weile hören die Benutzer den Ring gar nicht mehr, weil ihre Konzentration so hoch ist. In manchen Fällen wird es sogar zu einem echten Problem, den Pomodoro-Ring nicht zu hören.
- Francesco Cirillo
StoryShot #2: Die Pomodoro-Technik ist sowohl einfach als auch wirkungsvoll
Was ist die Pomodoro-Technik? Ist sie so einfach, wie alle sagen? Ja, es ist eine einfache Technik, die jeder lernen kann.
Hier finden Sie eine kurze Anleitung zur Anwendung der Pomodoro-Technik:
- Satz eine Zeitschaltuhr 25 Minuten lang an Ihrem Projekt arbeiten und in diesen 25 Minuten nichts anderes tun.
- Wenn der Timer abgelaufen ist, machen Sie eine 5-minütige Pause und tun Sie etwas, das nichts mit der Arbeit zu tun hat.
- Wenn diese 5 Minuten vorbei sind, beginnen Sie mit weiteren 25 Minuten.
- Machen Sie nach vier aufeinanderfolgenden Sitzungen eine 30-minütige Pause.
- Beginnen Sie dann mit weiteren vier aufeinanderfolgenden Sitzungen mit konzentrierter Arbeit.
Die Einfachheit der Funktionsweise führt dazu, dass manche glauben, es könne unmöglich so gut funktionieren, wie es tatsächlich der Fall ist. Farid Behnia, der Gründer von StoryShots, ist einer dieser Fans. Er wendet diese Technik seit über zehn Jahren an.
StoryShot #3: Der richtige Umgang mit Ablenkungen
Die meisten bewährten Methoden des Zeitmanagements konzentrieren sich darauf, die wichtigen Dinge zuerst zu erledigen. Die Stärke von Pomodoro ist seine Fähigkeit, mit Ablenkungen umzugehen. Viele Menschen nutzen Ablenkungen, um stundenlang Zeit zu verschwenden und zu prokrastinieren.
"Das Auftauchen so vieler innerer Unterbrechungen ist die Art und Weise, wie unser Geist uns eine Botschaft übermittelt: Wir fühlen uns mit dem, was wir tun, nicht wohl. Das kann daran liegen, dass die Aussicht, zu scheitern, uns beunruhigt - es kann beängstigend sein. Vielleicht erscheint uns unser Ziel auch zu komplex, oder wir haben das Gefühl, dass uns die Zeit davonläuft. Um uns zu schützen, denkt unser Verstand an andere, beruhigendere Aktivitäten. Am Ende bevorzugen wir Unterbrechungen, wo immer wir sie aufgreifen können.
- Francesco Cirillo
Nutzen Sie die 25 Minuten, einen Pomodoro, um alles andere zu ignorieren. Schalten Sie Ihr Telefon in den Flugmodus und deaktivieren Sie die Benachrichtigungen auf Ihrem Computer während Ihres Pomodoro.
"Ein Pomodoro kann nicht unterbrochen werden: Er steht für 25 Minuten reine Arbeit. Ein Pomodoro kann nicht aufgeteilt werden: Einen halben Pomodoro gibt es nicht.
- Francesco Cirillo
Wenn Ihnen während des Pomodoro etwas in den Sinn kommt, folgen Sie diesen Schritten:
- Ignorieren Sie den Gedanken nicht, sonst nimmt er Energie von der Aufgabe weg.
- Schreiben Sie den Gedanken auf, um ihn aus dem Kopf zu bekommen
- Weitermachen und weiterarbeiten
Dieser Rahmen hilft Ihnen, irrelevante Gedanken festzuhalten, ohne sich von ihnen von der Arbeit ablenken zu lassen. Wenn Sie die Technik üben, werden Sie besser darin, Ablenkungen zu stoppen.
StoryShot #4: Belohnen Sie sich mit regelmäßigen Pausen
Wenn wir uns mit einer 5-Minuten-Pause belohnen, kann unser Gehirn eine Pause von der Konzentration machen. Das hilft uns, uns zu entspannen, und bewahrt uns davor, unser Gehirn durch Überanstrengung zu ermüden.
Aufschieberitis entsteht oft, wenn man seinem Gehirn keine Pause gönnt. Wenn das Gehirn müde ist, fällt es leicht, zu prokrastinieren.
Hier sind ein paar Regeln für die Pause:
- Versuchen Sie, sich von Ihrem Schreibtisch zu entfernen, damit Sie nicht ständig arbeitsbezogene Dinge erledigen
- Bewegen Sie sich, um Ihre Durchblutung zu fördern. Sie könnten eine Tasse Kaffee kochen, sich ein Sandwich machen oder, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, Ihre Pflanzen gießen oder den Abwasch erledigen.
- Nach vier Sitzungen sollten Sie eine längere Pause einlegen.
- Die lange Pause ist eine gute Gelegenheit, um zu essen, spazieren zu gehen, Sport zu treiben usw.
Ein weiterer Vorteil von Pausen ist, dass sie eine kleine Belohnung für Ihren Körper sind. Diese Belohnungen können wie eine Karotte wirken, die Sie vor sich herschieben, um sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren.
StoryShot #5: Für die Pomodoro-Technik sind drei verschiedene Blätter erforderlich
Bei der Pomodoro-Technik verwenden wir verschiedene Blätter:
- Das Blatt "Tätigkeitsinventar
- Das Blatt "Heute zu erledigen
- Das Registerblatt
Verwenden Sie die Aktivitätsinventarisierungsblatt um alles zu notieren, was Sie tun müssen. Dieses Blatt umfasst:
- Eine Überschrift mit Ihrem Namen.
- Schreiben Sie die verschiedenen Aktivitäten auf, die Ihnen einfallen. Kreuzen Sie die Aufgaben an, die Sie erledigt haben.
Die Blatt "Heute zu erledigen organisiert die Aufgaben, auf die Sie sich an diesem Tag konzentrieren wollen. Wählen Sie diese Aktivitäten aus dem Aktivitätsinventarbogen aus. Füllen Sie dieses Blatt zu Beginn des Tages oder am Vorabend aus. Das Erstellen einer Aufgabenliste hilft, sich zu konzentrieren. Dieses Blatt enthält:
- Eine Überschrift mit Angabe von Ort, Datum und Autor.
- Eine Liste der Aufgaben, die im Laufe des Tages zu erledigen sind, in der Reihenfolge ihrer Priorität.
- Ein Abschnitt mit dem Titel Ungeplante und dringende Aktivitäten. Listen Sie die unerwarteten Aufgaben auf, die notwendig sind, sobald sie auftauchen. Diese Aktivitäten könnten den Tagesplan ändern.
Beginnen Sie jeden Tag mit einem neuen Blatt, damit sich das Blatt auf diesen Tag konzentriert. Ein altes Blatt kann Sie von den heutigen Prioritäten ablenken. Übertragen Sie also die Dinge auf das neue Blatt.
StoryShot #6: Aufzeichnung der Pomodoros für jede Aktivität
Das andere Blatt, das Protokollblatt, dient dazu, Ihre Fortschritte festzuhalten. Schreiben Sie auf, was Sie im Laufe des Tages getan haben und wie viele Pomodoros Sie für Ihren Fortschritt gebraucht haben. So können Sie nachvollziehen, wie lange eine Aufgabe dauert, was für die zukünftige Planung hilfreich ist.
Eines der größten Probleme mit Zeitmanagementtechniken ist, dass die Menschen überschätzen, wie schnell sie arbeiten können. Dadurch werden sie enttäuscht, wenn sie mit ihrer Aufgabenliste nicht zufriedenstellend vorankommen.
Mit dem Merkblatt lernen Sie, über Pomodoro-Sitzungen nachzudenken. So können Sie Ihren Tag besser planen und sehen, wie viele Projekte Sie erledigen können.
StoryShot #7: Bündeln Sie Ihre einfachen Aufgaben
Ein weiterer Vorteil des 25-Minuten-Zeitlimits ist die Möglichkeit, einfache Aufgaben zu bündeln. Vielleicht haben Sie einige einfache Aufgaben, die jeden Tag erledigt werden müssen, und die Zusammenfassung dieser Aufgaben hilft Ihnen, sich darauf zu konzentrieren.
Sie können ein Spiel entwickeln, indem Sie versuchen, wie viele dieser einfachen Aufgaben Sie in 25 Minuten erledigen können. Ein Beispiel ist die Durchsicht Ihres Posteingangs. Legen Sie Ordner für Ihre E-Mails an und verbringen Sie 25 Minuten damit, sie zu ordnen und zu beantworten.
Sie können dies zweimal am Tag tun und so den Umfang Ihres Posteingangs schneller reduzieren. Außerdem haben Sie dann nicht den ganzen Tag die Last all dieser E-Mails vor sich hergeschoben.
StoryShot #8: Große Projekte aufgliedern
Manche Projekte brauchen mehr Zeit, um bearbeitet und abgeschlossen zu werden.
"Wenn eine Schätzung mehr als fünf bis sieben Pomodoros beträgt, bedeutet dies, dass die Tätigkeit zu komplex ist. Die Regel lautet: Wenn es mehr als fünf bis sieben Pomodoros braucht, muss man es aufschlüsseln."
- Francesco Cirillo
Ein umfangreiches Projekt, wie eine Präsentation, kann zehn oder mehr Pomodoros erfordern. Hier ist ein Beispiel dafür, wie man es in überschaubare Aufgaben unterteilt:
- Entwurf eines vollständigen Präsentationsplans: 2 Pomodoros
- Treffen mit dem Grafikteam über die Projektanforderungen: 2 Pomodoros
- Koordinierung mit den Werbetextern, um die Handouts für das Grafikteam zu schreiben: 2 Pomodoros
- Stimmen Sie sich mit dem Verkaufsteam ab, wie Sie die Präsentation am besten gestalten können: 3 Pomodoros
- Erstellen Sie den Präsentationstext: 3 Pomodoros
- Grafiken zu den Präsentationsfolien hinzufügen: 3 Pomodoros
- Sehen Sie sich die Präsentationsfolien an: 2 Pomodoros
- Üben Sie die Präsentation und holen Sie sich Feedback von anderen: 3 Pomodoros
Wie Sie sehen, erscheint ein großes Projekt überschaubarer, wenn man es in kleinere Teile zerlegt. Dadurch wird das Gefühl der Überforderung bei der Verwaltung eines großen Projekts verringert.
Die Pomodoro-Technik hilft Ihnen auch, ein Projekt zu durchdenken und verhindert, dass Sie wichtige Details übersehen.
StoryShot #9: Setzen Sie diese Technik in Ihrem Büro ein, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern
Eines der schwierigsten Dinge ist es, mit der Pomodoro-Technik in einem Büro zu beginnen, in dem sie sonst niemand anwendet. Eine der häufigsten Arten, die Arbeit aufzuschieben, ist der Besuch bei anderen im Büro.
Am besten fangen Sie im Büro an, indem Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten zusammensetzen und ihm mitteilen, was Sie vorhaben. Holen Sie sich seine Unterstützung, indem Sie ihm mitteilen, dass es Ihr Ziel ist, Ihre Produktivität zu steigern.
Sie können langsam mit der Arbeit beginnen, indem Sie es morgens oder nachmittags benutzen. Stellen Sie ein Schild auf, damit die Leute wissen, was Sie tun. Lassen Sie andere wissen, ob es Ihnen hilft, produktiver zu sein.
Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Umsetzung am Arbeitsplatz beachten sollten:
- Verstehen Sie, dass es eine Weile dauern wird, bis alle wissen, dass Sie es tun
- Planen Sie Pomodoro-Zeit ein, um E-Mails zu beantworten, Anrufe zu beantworten und Leute zu treffen.
- Führen Sie Buch über alles, auch über Unterbrechungen, denn das hilft Ihnen, für die Zukunft besser zu planen.
Der beste Weg, anderen mit der Pomodoro-Technik zu helfen, ist, sie systematisch anzuwenden. Ergebnisse sprechen lauter als Worte. Wenn sie Ihre Ergebnisse sehen, werden sie Ihr Geheimnis kennenlernen wollen.
StoryShot #10: Es braucht Zeit, die Pomodoro-Technik zu beherrschen.
Die Anwendung der Pomodoro-Technik scheint einfach zu sein, aber das Leben macht sie manchmal kompliziert. Machen Sie sich klar, dass es Zeit braucht, die Technik zu beherrschen.
Fangen Sie langsam an, es in Ihren Tagesablauf einzubauen. Versuchen Sie nicht, die Pomodoro-Technik gleich für den ganzen Arbeitstag zu nutzen, sondern beginnen Sie mit Ihrer wichtigsten Aufgabe. Planen Sie, die Pomodoro-Technik für diese Aufgabe zu verwenden, und sehen Sie, wie es läuft. Dies kann Ihnen helfen, Vertrauen in die künftige Anwendung aufzubauen.
Unterbrechungen kommen vor, also haben Sie einen Plan für sie. Wenn Sie einen Anruf erhalten, sehen Sie schnell nach, ob Sie den Anrufer zurückrufen können.
Lassen Sie sie wissen, dass Sie gerade beschäftigt sind, und fragen Sie, ob Sie sie zurückrufen können. Machen Sie eine Notiz und kehren Sie zu Ihrer Aufgabe zurück.
Abschließende Zusammenfassung und Überprüfung der Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist eine leistungsstarke Zeitmanagementtechnik, die in die moderne digitale Welt passt. Durch die Schaffung von 25-minütigen Produktivitätspaketen ist Zeitmanagement in einer Welt voller Ablenkungen möglich.
Mit diesem Produktivitätssystem können Sie selbst entscheiden, worauf Sie sich konzentrieren wollen und wie Sie es erledigen. Es gibt Ihnen ein Gefühl der Autonomie und des Eigentums an Ihrer Zeit.
Sie könnten Schriftsteller, Maler, Spieleentwickler oder Ingenieur sein. Die Technik funktioniert in allen Situationen, weil Sie sie an Ihre spezifische Rolle anpassen können.
Das Ziel ist es, sie heute umzusetzen. Warten Sie nicht, bis Sie Ihren ganzen Tag auf diese Technik ausrichten können. Beginnen Sie heute mit ein oder zwei Pomodoro-Sitzungen und sehen Sie, wie viel mehr Sie erreichen können.
Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Punkte:
- Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie die Zeit zu Ihrem Verbündeten machen.
- Die Pomodoro-Technik ist sowohl einfach als auch effektiv.
- Kümmern Sie sich um Ihre Ablenkungen.
- Belohnen Sie sich mit regelmäßigen Pausen.
- Erstellen Sie ein tägliches Aufgabenblatt.
- Notiere die Pomodoros für jede Aktivität.
- Bündeln Sie Ihre einfachen Aufgaben.
- Teilen Sie große Projekte in überschaubare Aufgaben auf.
- Setzen Sie diese Technik in Ihrem Büro ein, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern.
- Haben Sie Geduld. Es braucht Zeit, diese Technik zu beherrschen.
"Die Pomodoro-Technik sollte nicht für Aktivitäten verwendet werden, die Sie in Ihrer Freizeit machen. Tatsächlich würde die Anwendung der Pomodoro-Technik diese Aktivitäten planmäßig und zielorientiert machen. Das ist keine freie Zeit mehr.
- Francesco Cirillo
Die Pomodoro-Technik PDF, Infografik, kostenloses Hörbuch und animierte Buchzusammenfassung
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