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Die Kunst der stressfreien Produktivität

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Das Leben hat viel zu tun. Hat Erledigte Dinge in Ihrem Bücherregal verstaubt? Lernen Sie stattdessen jetzt einige der wichtigsten Erkenntnisse.

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Haftungsausschluss: Dies ist eine inoffizielle Zusammenfassung und Analyse.

David Allen's Sichtweise

David Allen ist Autor, Berater, internationaler Dozent und Gründer der David Allen Company. Forbes hat David Allen als einen der fünf besten Führungskräfte-Coaches in den Vereinigten Staaten ausgezeichnet. Das Leadership Magazine zitierte ihn als einen der "Top 100 Thought Leaders". Fast Company schließlich bezeichnete David Allen als "einen der einflussreichsten Denker der Welt" im Bereich der persönlichen Produktivität.

Einführung

Erledigte Dinge zeigt auf, wie Sie Ihre Fähigkeit zur Planung und Umsetzung von Aufgaben und Projekten maximieren können. GTD ist mittlerweile ein beliebter Ansatz für die Erledigung beruflicher und privater Aufgaben im Bereich des Managements geworden. Allens Ansätze sind jedoch so konzipiert, dass sie auf alle Bereiche Ihres Lebens übertragbar sind.

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StoryShot #1: Bekommen Sie die Kontrolle über Ihr Leben

Wenn das Leben außer Kontrolle gerät, ist es unmöglich, strategisch zu denken oder effektiv zu planen. Allen empfiehlt daher, die Kontrolle über die täglichen Aufgaben zu erlangen, bevor man sich auf das große Ganze konzentriert. Getting things done ist ein Bottom-up-Ansatz für Produktivität. Das Ziel dieses Ansatzes ist es, ein Gefühl der Kontrolle über die eigene Arbeit zu erlangen. Diese Kontrolle setzt die geistige Energie frei, die erforderlich ist, um über lebenslange Ziele nachzudenken.

StoryShot #2: Definieren Sie Ihre Vorstellung von Fertigstellung

Um etwas zu erledigen, muss man seine eigene Definition von "fertig stellen" verstehen. Die meisten Menschen haben eine Liste von Aufgaben, die nicht einmal eine klare Vorstellung davon haben, wie eine abgeschlossene Aufgabe aussieht. Dieser Ansatz entspricht nicht Ihren natürlichen Neigungen. Ihr Gehirn ist darauf ausgelegt, Probleme zu lösen, bei denen Sie wissen, was der Endpunkt ist. Das bedeutet, dass Sie immer versuchen sollten, einen klaren Haltepunkt festzulegen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Fortschritte zu machen, sollten Sie sich immer noch bewusst machen, wie ein Abschluss aussieht.

StoryShot #3: Die fünf Phasen der effektiven Arbeit

Sammeln

Ihre Arbeit ist wesentlich effektiver, wenn Sie alle benötigten Ressourcen an einem Ort haben, bevor Sie beginnen. Sie werden auch Ihre verfügbaren Ressourcen besser nutzen, wenn Sie alle Ressourcen zusammen haben. Beginnen Sie also mit dem Sammeln. Unter Sammeln versteht man das Zusammentragen von Ressourcen, Wissen und Aufgaben.

Verarbeitung

Sie müssen nicht nur alle relevanten Ressourcen zusammentragen, sondern auch festlegen, was Sie mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen tun können. Allen nennt dies Verarbeitung. Trennen Sie Ihre Ressourcen und teilen Sie sie zu, um Prioritäten für die nächsten Schritte zu setzen. Dies kann nach Aufgabe, Projekt oder Plan geschehen. Abarbeiten bedeutet, die Kiste oder Schublade zu leeren und die nächste ausführbare Aktion für alle im ersten Schritt gesammelten Dinge zu definieren. Den meisten Menschen fällt es schwer, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, weil sie nicht wissen, was sie als Nächstes tun müssen. Ohne eine Definition ist die Aufgabe nicht mehr als eine abstrakte Idee und wird immer wieder in Ihren Gedanken auftauchen.

Organisieren

Nach der Verarbeitung müssen Sie Ihre Ergebnisse in ein System eingeben, dem Sie vertrauen. Das Wichtigste an diesem System ist, dass Sie sich nicht alle Verarbeitungsergebnisse merken müssen. Die Organisation ermöglicht es Ihnen, diese Ergebnisse in ein sinnvolles Format zu bringen. Allen empfiehlt, Aufgaben auf To-Do-Listen und Projekte auf Projektlisten abzulegen. Anschließend sollten Sie zukünftige Pläne in einem Tracking-System und Referenzinformationen in einer Datei oder Datenbank speichern.

Tun

Doing" ist einfach der Prozess der Umsetzung der Pläne, die Sie bereits aufgestellt haben. Tun" bedeutet also, die Aufgaben abzuarbeiten, die Sie jetzt erledigen können.

Überprüfung von

Nachdem Sie Maßnahmen ergriffen haben, müssen Sie die Ergebnisse Ihrer Arbeit überprüfen. Nach der Prüfung sollten Sie Ihre Strategie entsprechend überarbeiten und Ihre Systeme verbessern, um bessere Ergebnisse zu erzielen. In diesem Schritt stellen Sie regelmäßig sicher, dass Sie die richtigen Aufgaben definiert und alles Notwendige berücksichtigt haben. Diese Überprüfungsphase sollte bei einer täglichen Überprüfung etwa ein bis zwei Minuten dauern. Für eine wöchentliche Überprüfung sollten Sie sich zehn Minuten Zeit nehmen.

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StoryShot #4: Hören Sie auf, Dinge in Ihrem Kopf zu speichern

Die Menschen neigen dazu, zu versuchen, alles in ihrem Kopf zu speichern. Unsere Gehirne sind nicht für die Speicherung von Informationen optimiert. Es ist für schnelle Entscheidungen optimiert.

Versuchen Sie also, das Jonglieren mit Informationen in Ihrem Kopf zu vermeiden. Um maximale Effizienz zu erreichen, muss sich das Gehirn 100% auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. Beschäftigen Sie sich niemals mit anstehenden Projekten oder anderen, nicht damit zusammenhängenden Angelegenheiten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, einen Moment innezuhalten und alle wichtigen gespeicherten Informationen auf ein Blatt Papier zu schreiben. Manche Menschen ziehen es vor, diese Informationen aufzuschreiben, während andere lieber zeichnen. Wie auch immer, Sie wollen die gespeicherten Informationen aus Ihrem Gehirn herausholen. Wenn Sie dies getan haben, wird es Ihnen viel leichter fallen, Entscheidungen auf der Grundlage dieser Informationen zu treffen.

Dieser Ansatz wird Ihr Gehirn ergänzen, aber er sollte auch Stress verhindern. Wenn Sie die Reibung beim Erfassen von Ideen verringern, werden Sie natürlich mehr davon erfassen.

StoryShot #5: Projekte und Aufgaben sind unterschiedlich

Ein häufiger Fehler ist, Projekte und Aufgaben auf dieselbe Weise zu verfolgen. Ein weiterer Fehler ist die Vermischung von Projekten und Aufgaben innerhalb desselben Überprüfungsprozesses. Diese Vermischung ist ein sicherer Weg, sich selbst zu überfordern. Wenn Sie neben Ihren täglichen Aufgaben auch langfristige Projekte verfolgen, fühlen Sie sich wie ein Versager. In Ihren Augen wird dieses langfristige Projekt in den Monaten oder Jahren, in denen Sie es abschließen, zum Scheitern verurteilt sein.

Da sich Projekte und Aufgaben zeitlich voneinander unterscheiden, sollten Sie sie auf unterschiedliche Weise und in einem anderen Bereich erfassen. Verwenden Sie zum Beispiel Post-it-Zettel für Aufgaben und ein Journal für Ihre Projekte.

StoryShot #6: Immer die nächste Aktion suchen

Große Projekte können aufgrund ihrer Komplexität schnell überwältigend werden. Anstatt sich also auf die weit zurückliegenden Ziele zu konzentrieren, sollten Sie sich einfach auf die nächste Aktion konzentrieren, die erforderlich ist, um voranzukommen. Darauf aufbauend sollten Sie sich immer nur auf Handlungen konzentrieren, die Sie im Moment durchführen können. Wenn eine Aufgabe im Moment unmöglich ist, ist es sinnlos, sich darüber Gedanken zu machen.

StoryShot #7: Nutzen Sie die 2-Minuten-Regel

Allen empfiehlt, Aufgaben zu verfolgen. Diese Regel gilt nicht für Ihre kleinen Aufgaben. Aufgaben, die zwei Minuten oder weniger dauern, sollten nie erfasst werden. Wenn Sie anfangen, diese kurzen Aufgaben zu erfassen, werden Sie mehr Zeit damit verbringen, die erfassten Zeiten aufzuschreiben, als tatsächlich zu handeln. Delegieren Sie, wenn Sie das Gefühl haben, dass eine andere Person die Aufgabe schneller und/oder besser erledigen kann als Sie. Alle übrigen Aufgaben sollten in einem System organisiert werden. Das System kann verschiedene Arten von Listen enthalten. Personen, die anzurufen sind, Personen, denen eine E-Mail zu schreiben ist, und eine Liste mit Maßnahmen für verschiedene Projekte, an denen Sie arbeiten. Planen Sie sofort Aufgaben in Ihren Kalender ein, die zeitgebunden sind.

StoryShot #8: Verwenden Sie Referenzdateien für langfristige Aktionen

Langfristige Aufgaben sollten nicht in Ihr aktives tägliches Aufgabenverfolgungssystem aufgenommen werden. Allen empfiehlt die Verwendung von Referenzdateien, um Informationen über langfristige Aufgaben zu speichern, die Sie nicht sofort erledigen müssen. Sie können wählen, ob Sie diese Referenzdateien in physischer oder elektronischer Form haben möchten.

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StoryShot #9: Behalten Sie den Überblick über Ihre Verpflichtungen mit Eimern

Der Hauptzweck von Buckets besteht darin, Informationen zu speichern, die wichtig genug sind, um eine potenzielle Ablenkung darzustellen. Das Entscheidende an diesen Bereichen ist, dass sie für den Zugriff nah genug sind. Es gibt sieben Arten von Eimern, die dazu beitragen, das System sauber und übersichtlich zu halten:

Eine Liste aktiver Aufgaben - Aktionen, die Sie in den nächsten Tagen erledigen wollen.
Eine Liste aktiver Projekte - zwischen 4 und 20 Projekte, die Sie in den nächsten Wochen durchführen wollen.
Ein Kalender - Verpflichtungen, sich in naher Zukunft mit anderen Menschen zu treffen.
Eine "Irgendwann/Vielleicht"-Liste - Ideen, die Sie gerne ausprobieren würden, aber noch nicht jetzt.
Referenzdateien - Informationen oder Dokumente, auf die Sie in Zukunft zurückgreifen müssen.
Ein Aufzeichnungsgerät - Eine Möglichkeit, Ideen oder nächste Aktionen festzuhalten, wenn sie Ihnen einfallen.

Das Eimersystem ist äußerst effizient, aber nur, wenn es nützliche und aktuelle Informationen enthält. Sie müssen also konsequent "den Müll rausbringen". Reinigen Sie Ihre Eimer regelmäßig. Allen empfiehlt, mindestens einmal pro Woche die Eimer zu leeren. Der Inhalt der Eimer muss überprüft und nach Prioritäten neu geordnet werden, und alle irrelevanten oder veralteten Elemente müssen entfernt werden.

StoryShot #10: Planen Sie unverzichtbare Zeit für eine wöchentliche Überprüfung ein

Die Zeit vergeht so schnell, dass es schwierig sein kann, den Überblick darüber zu behalten, ob man die erwarteten Ergebnisse erzielt. Allen schlägt daher vor, Zeit für eine wöchentliche Überprüfung einzuplanen. Er bietet eine Auswahl von Dingen, die Sie in Ihre wöchentliche Überprüfung einbeziehen könnten:

Verarbeiten und ordnen Sie alles, was Sie gesammelt, aber noch nicht bearbeitet haben.
Überprüfen Sie die aktiven Aufgaben, die Sie hinzufügen, delegieren, verschieben oder löschen können.
Überprüfen Sie Ihre aktiven Projekte und überlegen Sie, ob es welche gibt, die Sie hinzufügen, delegieren, verschieben oder löschen sollten.
Überprüfen Sie Ihren Kalender und stellen Sie fest, ob es Besprechungen gibt, die Sie hinzufügen, delegieren, verschieben oder löschen sollten.
Ein "Someday/Maybe"-Bereich, der alles enthält, was Sie zu einem aktiven Projekt hinzufügen oder fördern können.
Referenzdateien können alles enthalten, was Sie demnächst brauchen oder was Sie hinzufügen oder aktualisieren möchten.
Ziele, die Sie sich gesetzt haben. Diese Ziele zeigen, ob Sie sich in die richtige Richtung bewegen oder ob Änderungen erforderlich sind.

StoryShot #11: Einen komfortablen Arbeitsplatz schaffen

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Aufgaben strukturieren. Es ist aber auch wichtig, dass Sie die Struktur Ihres Arbeitsplatzes optimieren. Ihr Arbeitsplatz sollte alle Materialien enthalten, die Sie für eine produktive Arbeit benötigen. Sie müssen auch dafür sorgen, dass Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen.

StoryShot #12: Das Ziel, Dinge erledigt zu bekommen

Sie werden keine sofortige Befriedigung erhalten, wenn Sie die Dinge erledigen. Stattdessen wird es eine beträchtliche Zeit dauern, bis Sie alles unter Kontrolle haben. Sie sollten sich also etwas Zeit lassen.

Um Dinge zu erledigen, muss man eine Reihe von Gewohnheiten entwickeln. Gewohnheiten brauchen Zeit, um sich zu entwickeln. Da die Erledigung von Aufgaben mit einer Vielzahl von Gewohnheiten verbunden ist, sollten Sie eine Gewohnheit nach der anderen einführen. Sobald diese Gewohnheit mühelos funktioniert, sollten Sie sich auf die nächste Gewohnheit konzentrieren.

Das Hauptziel von Getting Things Doed ist es, die Arbeit, die Ihnen wichtig ist, leichter zu machen. Das bedeutet, dass die Erledigung von Aufgaben Ihnen hilft, die Prokrastination wirksam zu bekämpfen, indem Sie Ihr System immer weiter verbessern. Diese Verbesserungen sind in der Regel viel einfacher, als Sie denken. Die effektivsten Systeme nutzen die einfachsten Ansätze, die funktionieren. Im Zweifelsfall sollten Sie lieber weniger tun.

StoryShot #13: Natürliche Planung nutzen

Die Projektplanung zeichnet sich in der Regel durch einen unnatürlichen, unstrukturierten Prozess aus. Allen beschreibt die natürliche Planung als einen schnellen und unterhaltsamen Weg, konkrete Schritte zu identifizieren. Diese Schritte führen Sie näher an die Erreichung Ihrer langfristigen Ziele heran.

Machen Sie sich zunächst Gedanken über Ihr erreichtes Ziel. Sobald Sie dieses vor Augen haben, können Sie mit dem Brainstorming beginnen. Vermeiden Sie Brainstorming in Ihrem Kopf und sorgen Sie für externes Brainstorming. Schreiben Sie zum Beispiel Ihre Ideen auf und zeichnen Sie Mindmaps. Sobald Sie Ihre Ideen geordnet haben, können Sie konkrete Schritte zu deren Umsetzung finden und Ihrem Ziel näher kommen.

StoryShot #14: Priorisierung Ihrer Aufgaben

Die Priorität von Aufgaben kann Ihnen dabei helfen, festzulegen, was zuerst zu tun ist. Allen skizziert sechs Prioritätsstufen, die Sie bei der Planung Ihrer Arbeit berücksichtigen sollten:

Ihre Vision für 3-5 Jahre
Ihre 1-2-Jahres-Vision
Derzeitige Aufgaben
Laufende Projekte
Derzeit definierte Aktionen
Diese Maßnahmen haben einen direkten Einfluss auf die anderen fünf Ebenen

Abschließende Zusammenfassung, Bewertung und Kritik von Getting Things Done

Erledigte Dinge ist ein Leitfaden zur Verbesserung der Produktivität in allen Bereichen Ihres Lebens. GTD ist ein System, das in der Unternehmenswelt verwendet wird, um Projekte fertig zu stellen. Das Buch schlägt vor, Prioritäten zu setzen, Ziele klar zu definieren, eine produktive Umgebung zu schaffen und alles aufzuschreiben. Diese und andere Schritte haben das Potenzial, Ihre Aufgaben von "zu tun" und "zu erledigen" zu "erledigen" zu machen.

Ein Hauptkritikpunkt an dem Buch ist, dass es eine Menge neuer Gewohnheiten auf einmal einführt, die für die meisten Menschen schwierig oder überwältigend zu entwickeln sind.

Wir bewerten dieses Buch mit 4.6/5.

Unser Ergebnis

Flussdiagramm / Infografik / Spickzettel zur Erledigung von Aufgaben

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Getting Things Done Zusammenfassung und Flussdiagramm | David Allen