Getting Things Done Resumen PDF | David Allen

El arte de la productividad sin estrés

La vida es muy ajetreada. Tiene Hacer las cosas ¿ha estado acumulando polvo en su estantería? En su lugar, aprenda ahora algunas de las ideas clave.

En esta hoja de trucos de Getting Things Done estamos arañando la superficie. Si aún no tienes el libro, pídelo. aquí o conseguir el audiolibro gratis en Amazon para conocer los jugosos detalles.

Descargo de responsabilidad: Este es un resumen y análisis no oficial.

La perspectiva de David Allen

David Allen es autor, consultor, conferenciante internacional y fundador de la empresa David Allen. Forbes ha reconocido a David Allen como uno de los cinco mejores entrenadores de ejecutivos de Estados Unidos. Leadership Magazine lo citó como uno de los "100 mejores líderes de pensamiento". Por último, Fast Company aclamó a David Allen como "uno de los pensadores más influyentes del mundo" en el ámbito de la productividad personal.

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Introducción

Hacer las cosas identifica cómo puedes maximizar tu capacidad para planificar y actualizar tareas y proyectos. GTD se ha convertido en un enfoque popular para completar las tareas profesionales y personales en el ámbito de la gestión. Dicho esto, los planteamientos de Allen pretenden ser generalizables a todas las facetas de tu vida. 

StoryShot #1: Toma el control de tu vida

Una vida fuera de control hará imposible pensar estratégicamente o planificar con eficacia. Por ello, Allen recomienda obtener el control de las tareas diarias antes de centrarse en el panorama general. Hacer las cosas es un enfoque ascendente de la productividad. El objetivo de este enfoque es establecer una sensación de control sobre tu trabajo. Este control liberará la energía mental necesaria para pensar en los objetivos a largo plazo.

StoryShot #2: Define tu percepción de acabado

Para hacer las cosas, tienes que entender tu propia definición de terminar algo. La mayoría de la gente tiene una lista de tareas pendientes que ni siquiera tiene una visión clara de cómo es una tarea terminada. Este enfoque no se ajusta a tus tendencias naturales. Tu cerebro está diseñado para resolver problemas en los que entiendes cuál es el punto final. Esto significa que siempre debes tratar de establecer un punto de parada claro. Si te cuesta avanzar, asegúrate de que sigues siendo consciente de lo que parece estar hecho.

StoryShot #3: Las cinco fases del trabajo eficaz

Recogida de

Su trabajo será mucho más eficaz si tiene todos los recursos necesarios en un mismo lugar antes de empezar. También aprovechará mejor los recursos disponibles si los tiene todos juntos. Así pues, dedíquese a recopilar. Recopilar es el acto de reunir recursos, conocimientos y tareas.

Procesamiento

Además de reunir todos los recursos pertinentes, hay que establecer qué se puede hacer con los recursos de que se dispone. Allen llama a esto procesamiento. Separe y asigne sus recursos para priorizar lo que piensa hacer a continuación. Esto puede hacerse por tareas, proyectos o planes. Procesar significa vaciar la caja o el cajón y definir la siguiente acción ejecutable para todos los elementos que has reunido en el primer paso. A la mayoría de las personas les resulta difícil actuar en una tarea concreta porque no saben qué tienen que hacer a continuación. Sin definir, la tarea no es más que una idea abstracta y seguirá apareciendo en tus pensamientos.

Organizando

Tras el procesamiento, tiene que tomar los resultados y colocarlos en un sistema de confianza. La importancia de este sistema es que significa que no tendrás que recordar todos los resultados del procesamiento. La organización te permite colocar estos resultados en un formato útil. Allen recomienda colocar las tareas en listas de tareas pendientes y los proyectos en listas de proyectos. A continuación, coloca los planes futuros en un sistema de seguimiento, y la información de referencia en un archivo o base de datos. 

Haciendo

Hacer" es simplemente el proceso de poner en marcha los planes que ya has establecido. Por tanto, "hacer" significa trabajar en las tareas que puedes realizar ahora mismo.

Revisando

Después de pasar a la acción, tienes que examinar los resultados de tu trabajo. Tras el examen, revise su estrategia en consecuencia y mejore sus sistemas para obtener mejores resultados. En este paso, confirme regularmente que ha definido las tareas correctas y que ha incluido todo lo que hay que hacer. Esta fase de revisión debe durar uno o dos minutos para una revisión diaria. Dedique diez minutos a una revisión semanal.

StoryShot #4: Deja de almacenar cosas en tu cabeza

La gente tiende a intentar almacenar todo en su mente. Nuestros cerebros no están optimizados para el almacenamiento de la memoria. Están optimizados para tomar decisiones rápidas. 

Por lo tanto, trate de evitar hacer malabarismos con la información dentro de su cabeza. Para lograr la máxima eficiencia, el cerebro debe centrarse 100% en la tarea que tiene entre manos. Nunca te entretengas con proyectos pendientes u otras preocupaciones no relacionadas. Una forma de hacerlo es detenerse un momento y plasmar en un papel toda la información importante almacenada. Algunas personas prefieren escribir esta información, mientras que otras prefieren dibujarla. De cualquier manera, lo que quieres es sacar la información almacenada de tu cerebro. Una vez hecho esto, le resultará mucho más fácil tomar decisiones basadas en esta información. 

Este enfoque complementará tu cerebro, pero también debería evitar el estrés. Si reduces la fricción experimentada al captar ideas, naturalmente captarás más de ellas. 

StoryShot #5: Los proyectos y las tareas son diferentes

Un error común es hacer un seguimiento de los proyectos y las tareas de la misma manera. Otro error es confundir proyectos y tareas dentro del mismo proceso de revisión. Confundir los dos es una forma segura de abrumarse. Incluir los proyectos a largo plazo junto a las tareas diarias te hará sentir un fracaso. A tus ojos, fracasarás en este proyecto a largo plazo durante los meses o años que tardes en completarlo.

Debido a la diferencia de plazos entre los proyectos y las tareas, debes hacer un seguimiento diferente y en un espacio distinto. Por ejemplo, utilizando notas post-it para las tareas y un diario para tus proyectos.

StoryShot #6: Busca siempre la siguiente acción

Los grandes proyectos pueden resultar rápidamente abrumadores debido a su complejidad. Así que, en lugar de centrarse en los objetivos pasados y lejanos, debería centrarse simplemente en la siguiente acción necesaria para avanzar. Partiendo de este punto, céntrate siempre en las acciones que puedas realizar ahora mismo. Si una tarea es imposible en este momento, no tiene sentido preocuparse por ella.

StoryShot #7: Utilizar la regla de los 2 minutos

Allen recomienda hacer un seguimiento de las tareas. Esta regla no se aplica a las tareas pequeñas. Las tareas que duran dos minutos o menos no deben ser objeto de seguimiento. Si empiezas a hacer un seguimiento de estas tareas cortas, pasarás más tiempo anotando los tiempos de seguimiento que actuando realmente. Delegue cuando crea que otra persona podría hacer la tarea más rápido y/o mejor que usted. Todas las tareas restantes deben organizarse en un sistema. El sistema puede incluir diferentes tipos de listas. Personas a las que llamar, personas a las que escribir un correo electrónico y una lista de acciones para los diferentes proyectos en los que estás trabajando. Planifica inmediatamente en tu calendario las tareas que tienen una duración determinada.

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