Getting Things Done Resumen PDF | David Allen

El arte de la productividad sin estrés

La vida es muy ajetreada. Tiene Hacer las cosas ¿ha estado acumulando polvo en su estantería? En su lugar, aprenda ahora algunas de las ideas clave.

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Descargo de responsabilidad: Este es un resumen y análisis no oficial.

La perspectiva de David Allen

David Allen es autor, consultor, conferenciante internacional y fundador de la empresa David Allen. Forbes ha reconocido a David Allen como uno de los cinco mejores entrenadores de ejecutivos de Estados Unidos. Leadership Magazine lo citó como uno de los "100 mejores líderes de pensamiento". Por último, Fast Company aclamó a David Allen como "uno de los pensadores más influyentes del mundo" en el ámbito de la productividad personal.

Introducción

Hacer las cosas identifica cómo puedes maximizar tu capacidad para planificar y actualizar tareas y proyectos. GTD se ha convertido en un enfoque popular para completar las tareas profesionales y personales en el ámbito de la gestión. Dicho esto, los planteamientos de Allen pretenden ser generalizables a todas las facetas de tu vida. 

StoryShot #1: Toma el control de tu vida

Una vida fuera de control hará imposible pensar estratégicamente o planificar con eficacia. Por ello, Allen recomienda obtener el control de las tareas diarias antes de centrarse en el panorama general. Hacer las cosas es un enfoque ascendente de la productividad. El objetivo de este enfoque es establecer una sensación de control sobre tu trabajo. Este control liberará la energía mental necesaria para pensar en los objetivos a largo plazo.

StoryShot #2: Define tu percepción de acabado

Para hacer las cosas, tienes que entender tu propia definición de terminar algo. La mayoría de la gente tiene una lista de tareas pendientes que ni siquiera tiene una visión clara de cómo es una tarea terminada. Este enfoque no se ajusta a tus tendencias naturales. Tu cerebro está diseñado para resolver problemas en los que entiendes cuál es el punto final. Esto significa que siempre debes tratar de establecer un punto de parada claro. Si te cuesta avanzar, asegúrate de que sigues siendo consciente de lo que parece estar hecho.

StoryShot #3: Las cinco fases del trabajo eficaz

Recogida de

Su trabajo será mucho más eficaz si tiene todos los recursos necesarios en un mismo lugar antes de empezar. También aprovechará mejor los recursos disponibles si los tiene todos juntos. Así pues, dedíquese a recopilar. Recopilar es el acto de reunir recursos, conocimientos y tareas.

Procesamiento

Además de reunir todos los recursos pertinentes, hay que establecer qué se puede hacer con los recursos de que se dispone. Allen llama a esto procesamiento. Separe y asigne sus recursos para priorizar lo que piensa hacer a continuación. Esto puede hacerse por tareas, proyectos o planes. Procesar significa vaciar la caja o el cajón y definir la siguiente acción ejecutable para todos los elementos que has reunido en el primer paso. A la mayoría de las personas les resulta difícil actuar en una tarea concreta porque no saben qué tienen que hacer a continuación. Sin definir, la tarea no es más que una idea abstracta y seguirá apareciendo en tus pensamientos.

Organizando

Tras el procesamiento, tiene que tomar los resultados y colocarlos en un sistema de confianza. La importancia de este sistema es que significa que no tendrás que recordar todos los resultados del procesamiento. La organización te permite colocar estos resultados en un formato útil. Allen recomienda colocar las tareas en listas de tareas pendientes y los proyectos en listas de proyectos. A continuación, coloca los planes futuros en un sistema de seguimiento, y la información de referencia en un archivo o base de datos. 

Haciendo

Hacer" es simplemente el proceso de poner en marcha los planes que ya has establecido. Por tanto, "hacer" significa trabajar en las tareas que puedes realizar ahora mismo.

Revisando

Después de pasar a la acción, tienes que examinar los resultados de tu trabajo. Tras el examen, revise su estrategia en consecuencia y mejore sus sistemas para obtener mejores resultados. En este paso, confirme regularmente que ha definido las tareas correctas y que ha incluido todo lo que hay que hacer. Esta fase de revisión debe durar uno o dos minutos para una revisión diaria. Dedique diez minutos a una revisión semanal.

StoryShot #4: Deja de almacenar cosas en tu cabeza

La gente tiende a intentar almacenar todo en su mente. Nuestros cerebros no están optimizados para el almacenamiento de la memoria. Están optimizados para tomar decisiones rápidas. 

Por lo tanto, trate de evitar hacer malabarismos con la información dentro de su cabeza. Para lograr la máxima eficiencia, el cerebro debe centrarse 100% en la tarea que tiene entre manos. Nunca te entretengas con proyectos pendientes u otras preocupaciones no relacionadas. Una forma de hacerlo es detenerse un momento y plasmar en un papel toda la información importante almacenada. Algunas personas prefieren escribir esta información, mientras que otras prefieren dibujarla. De cualquier manera, lo que quieres es sacar la información almacenada de tu cerebro. Una vez hecho esto, le resultará mucho más fácil tomar decisiones basadas en esta información. 

Este enfoque complementará tu cerebro, pero también debería evitar el estrés. Si reduces la fricción experimentada al captar ideas, naturalmente captarás más de ellas. 

StoryShot #5: Los proyectos y las tareas son diferentes

Un error común es hacer un seguimiento de los proyectos y las tareas de la misma manera. Otro error es confundir proyectos y tareas dentro del mismo proceso de revisión. Confundir los dos es una forma segura de abrumarse. Incluir los proyectos a largo plazo junto a las tareas diarias te hará sentir un fracaso. A tus ojos, fracasarás en este proyecto a largo plazo durante los meses o años que tardes en completarlo.

Debido a la diferencia de plazos entre los proyectos y las tareas, debes hacer un seguimiento diferente y en un espacio distinto. Por ejemplo, utilizando notas post-it para las tareas y un diario para tus proyectos.

StoryShot #6: Busca siempre la siguiente acción

Los grandes proyectos pueden resultar rápidamente abrumadores debido a su complejidad. Así que, en lugar de centrarse en los objetivos pasados y lejanos, debería centrarse simplemente en la siguiente acción necesaria para avanzar. Partiendo de este punto, céntrate siempre en las acciones que puedas realizar ahora mismo. Si una tarea es imposible en este momento, no tiene sentido preocuparse por ella.

StoryShot #7: Utilizar la regla de los 2 minutos

Allen recomienda hacer un seguimiento de las tareas. Esta regla no se aplica a las tareas pequeñas. Las tareas que duran dos minutos o menos no deben ser objeto de seguimiento. Si empiezas a hacer un seguimiento de estas tareas cortas, pasarás más tiempo anotando los tiempos de seguimiento que actuando realmente. Delegue cuando crea que otra persona podría hacer la tarea más rápido y/o mejor que usted. Todas las tareas restantes deben organizarse en un sistema. El sistema puede incluir diferentes tipos de listas. Personas a las que llamar, personas a las que escribir un correo electrónico y una lista de acciones para los diferentes proyectos en los que estás trabajando. Planifica inmediatamente en tu calendario las tareas que tienen una duración determinada.

StoryShot #8: Utilizar archivos de referencia para acciones a largo plazo

Las tareas a largo plazo no deben colocarse en el sistema de seguimiento de tareas diarias activas. Allen recomienda utilizar archivos de referencia para almacenar información sobre las tareas a largo plazo en las que no tienes que actuar ahora mismo. Puedes elegir si quieres que estos archivos de referencia sean físicos o electrónicos.

StoryShot #9: Controla tus compromisos con cubos

El propósito principal de los cubos es almacenar información lo suficientemente importante como para ser una distracción potencial. La parte crucial de estos cubos es que están lo suficientemente cerca para poder acceder a ellos. Hay siete tipos de cubos que ayudan a mantener el sistema limpio y despejado:

• Una lista de tareas activas: acciones que te has comprometido a realizar en los próximos días.
• Una lista de proyectos activos: entre 4 y 20 proyectos que te has comprometido a realizar en las próximas semanas.
• Un calendario - Compromisos para reunirse con otras personas en un futuro próximo.
• Una lista de "algún día/tal vez": ideas que le gustaría explorar, pero no en este momento.
• Archivos de referencia: información o documentos que necesitarás consultar en el futuro.
• Un dispositivo de captura - Alguna forma de capturar las ideas o las próximas acciones a medida que se le ocurren.

El sistema de cubos es extremadamente eficaz, pero sólo lo es cuando contiene información útil y actualizada. Por lo tanto, hay que "sacar la basura" sistemáticamente. Limpie sus cubos regularmente. Allen cita un mínimo de una limpieza de cubos por semana. Hay que revisar el contenido de los cubos, reordenarlo por prioridades y dar de baja cualquier elemento irrelevante u obsoleto.

StoryShot #10: Programar un tiempo no negociable para una revisión semanal

El tiempo se mueve tan rápido que puede ser un reto saber si estás logrando los resultados que esperas. Por ello, Allen sugiere que se programe un tiempo para una revisión semanal. Ofrece una selección de cosas que podrías incluir en tu revisión semanal:

• Procese y organice todo lo que haya recogido pero no haya manejado todavía.
• Revise las tareas activas que puede añadir, delegar, aplazar o eliminar.
• Revise sus proyectos activos y considere si hay alguno que deba añadir, delegar, aplazar o eliminar.
• Revise su calendario e identifique si hay alguna reunión que deba añadir, delegar, aplazar o eliminar.
• Una sección "Algún día/tal vez" que incluye cualquier cosa que pueda añadir o promover a un proyecto activo.
• Los archivos de referencia pueden incluir cualquier cosa que necesite pronto o cualquier cosa que deba añadirse o actualizarse.
• Objetivos que ha desarrollado. Estos objetivos muestran si está avanzando en la dirección correcta o si son necesarios cambios.

StoryShot #11: Crear un lugar de trabajo confortable

Es fundamental que estructures tus tareas. Pero también es crucial que optimices la estructura de tu lugar de trabajo. Su espacio de trabajo debe incluir todos los materiales que necesita para trabajar de forma productiva. También debes asegurarte de que estás cómodo en tu lugar de trabajo.

StoryShot #12: El objetivo de hacer las cosas

No obtendrá una gratificación instantánea al hacer las cosas. Por el contrario, te llevará un tiempo considerable tener todo bajo control. Por lo tanto, debes darte un respiro. 

Hacer las cosas consiste en desarrollar una serie de hábitos. Los hábitos tardan en desarrollarse. Como hacer las cosas está asociado a una amplia gama de hábitos, debe incorporar un hábito a la vez. Una vez que este hábito se convierta en algo fácil, concéntrese en instalar el siguiente hábito.

El objetivo principal de hacer las cosas es facilitar la realización del trabajo que te importa. Esto significa que hacer las cosas te ayuda a afrontar eficazmente la procrastinación mediante la mejora continua de tu sistema. Estas mejoras suelen ser mucho más sencillas de lo que crees. Los sistemas más eficaces utilizan los enfoques más sencillos que funcionan. En caso de duda, peca de hacer menos.

StoryShot #13: Utilizar la planificación natural

La planificación de proyectos tiende a caracterizarse por un proceso no natural y no estructurado. Allen describe la planificación natural como una forma rápida y divertida de identificar pasos concretos. Estos pasos te llevarán más cerca de cumplir tus objetivos a largo plazo.

En primer lugar, empiece con su objetivo cumplido en mente. Una vez que lo tengas en mente, puedes empezar a hacer una lluvia de ideas. Evite hacer una lluvia de ideas en su mente y asegúrese de hacer una lluvia de ideas externa. Por ejemplo, escriba sus ideas y dibuje mapas mentales. Una vez que tus ideas estén organizadas, empezarás a encontrar pasos concretos para lograrlas y acercarte a tu objetivo.

StoryShot #14: Priorizar sus tareas

La prioridad de las tareas puede ayudarle a definir qué hacer primero. Allen describe seis niveles de priorización que debes tener en cuenta al planificar tu trabajo:

1. Su visión a 3-5 años
2. Su visión a 1-2 años
3. Responsabilidades actuales
4. Proyectos actuales
5. Acciones actuales definidas
6. Estas acciones influyen directamente en los otros cinco niveles

Resumen final, revisión y crítica de Getting Things Done

Hacer las cosas es una guía para mejorar la productividad en todos los ámbitos de tu vida. GTD es un sistema que se utiliza en el mundo corporativo como forma de completar los proyectos. El libro sugiere priorizar adecuadamente, definir claramente los objetivos, crear un entorno productivo y anotarlo todo. Estos pasos, junto con varios otros, tienen el potencial de hacer que tus tareas pasen de ser "para hacer" y "haciendo" a "hechas".

Una de las principales críticas al libro es que introduce un montón de nuevos hábitos de golpe que pueden resultar difíciles o abrumadores para la mayoría de las personas.

Calificamos Getting Things Done con un 4,6/5.

Cómo hacer las cosas PDF

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Getting Things Done FAQ

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