El arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo

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La vida es muy ajetreada. Tiene Scrum de Jeff Sutherland en su lista de lectura? En lugar de eso, aprenda ahora las ideas clave.

Estamos arañando la superficie en este resumen y reseña del libro Scrum. Si todavía no tienes Scrum, pídelo aquí o consiga el audiolibro gratis para conocer los detalles más jugosos.

La perspectiva de Jeff Sutherland

Jeff Sutherland es licenciado en ingeniería por la Academia Militar de Estados Unidos. Atribuye su forma de pensar sistemática a su tiempo de trabajo como piloto de combate en Vietnam. Después de trabajar en el ejército durante 11 años, Jeff se hizo médico en la Facultad de Medicina de la Universidad de Colorado. En la Universidad de Colorado es donde se interesó por primera vez por el desarrollo de sistemas informáticos. Con el tiempo se convertiría en un experto en biometría, uno de los primeros innovadores en tecnología de cajeros automáticos y vicepresidente de ingeniería o director de tecnología en 11 empresas tecnológicas diferentes. Jeff atribuye este éxito a seguir los fundamentos de Scrum. 

Sinopsis

Scrum fue innovadora cuando Jeff Sutherland la presentó como una forma de mejorar el progreso humano. Algunos describen la publicación de Scrum en 2014 por ser un momento crucial en la historia de la humanidad. Su nombre se toma prestado del juego del rugby para subrayar la importancia del intenso trabajo en equipo. Es una estrategia integrada en la mayoría de las principales empresas tecnológicas del mundo. Sabemos que funciona, pero este libro esboza por qué funciona. El libro explora múltiples escenarios del mundo real para explicar cómo las personas luchan por llevar a cabo las tareas con agilidad y eficiencia. El autor afirma que las estrategias de Scrum pueden resolver este dilema. La orientación de Scrum se encuentra en las raíces de muchos logros modernos. El sistema de Jeff ayudó a llevar al FBI al siglo XXI, por ejemplo. Scrum también ha ayudado a reducir la pobreza en el mundo en desarrollo. Este libro se basa en los conocimientos que Jeff obtuvo de las artes marciales, la toma de decisiones judiciales, el combate aéreo avanzado y la robótica.

 

StoryShot #1: Los cajeros automáticos fueron la inspiración de Scrum

Sutherland identificó por primera vez el enfoque defectuoso de la sociedad con respecto a la productividad mientras ayudaba a desplegar cajeros automáticos por todo Estados Unidos. Creía que el método tradicional de desarrollo de software, incluido el sistema de "cascada" asociado a los cajeros automáticos, era deficiente. Sutherland también detestaba el uso excesivo en la sociedad de los diagramas de Gantt que ilustran el calendario y el estado de las piezas de un proyecto. Una vez se topó con un documento japonés, publicado en 1986, titulado "El juego del desarrollo de nuevos productos". Este documento fue escrito por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka, que se centró en la importancia de los equipos multifuncionales para producir un entorno de trabajo más rápido y flexible. 

StoryShot #2: Los fundamentos de Scrum

Estos son los mensajes para llevar, inspirados en el documento de Takeuchi y Nonaka, que formaron los fundamentos de Scrum:

• La vacilación es la muerte - No dude durante mucho tiempo. En su lugar, siga esta serie de acciones: observar, orientar, decidir y actuar. Tienes que saber dónde os encontráis tú y tu equipo actualmente. Evalúe sus opciones, tome una decisión y actúe en consecuencia.
• Buscar respuestas en el exterior - Los sistemas más adaptativos son los que aprenden del entorno. Observan las mejores características de otros sistemas y las aplican a los suyos.
• Los equipos deben estar correctamente estructurados - Para que una organización sobresalga, sus equipos deben ser interfuncionales, autónomos y estar capacitados.
• No te limites a adivinar - En lugar de adivinar si algo va a funcionar, simplemente hazlo. Planifica lo que quieres hacer y luego actúa. Compruebe si esa acción ha producido el resultado deseado y cambie sus futuras decisiones en consecuencia. Repetir este paso en ciclos regulares le ayudará a usted y a su equipo a conseguir una mejora continua.
• Shu Ha Ri - Este mantra chino significa "obedecer, desprenderse y separarse". Primero hay que obedecer las reglas y normas que ya han funcionado. Una vez dominadas, se puede empezar a innovar. Por último, en un estado elevado de dominio, se pueden descartar las reglas iniciales y tomar decisiones únicas.

StoryShot #3: Los ciclos de sprint son cruciales para mejorar la eficiencia

Como seres humanos, nos cuesta concentrarnos. Esta lucha por concentrarse es la razón por la que Sutherland es un defensor del Ciclo Sprint. Los Ciclos de Sprint funcionan cuando las características de trabajo se construyen tan rápidamente como sea posible durante un período elegido. Los sprints suelen llamarse cajas de tiempo. Cada uno de estos cuadros de tiempo tiene una duración determinada y debe mantenerse de forma constante para que pueda desarrollar un ritmo de trabajo. Durante este tiempo, el objetivo es trasladar el mayor número posible de tareas de la lista de pendientes a la de tareas realizadas. Su cartera de pedidos es una acumulación de las tareas o asignaciones de trabajo que están actualmente sin terminar. Debe centrarse específicamente en las tareas que pueden marcarse como "hechas" al final de este periodo.

Atraso->Por hacer->Hacer->Hecho

Durante el Ciclo Sprint, Sutherland sugiere que te hagas las siguientes tres preguntas:

1. ¿Qué hiciste ayer para ayudar al equipo a terminar el sprint?
2. ¿Qué harás hoy para ayudar al equipo a terminar el sprint?
3. ¿Qué obstáculos se interponen en el camino del equipo?

StoryShot #4: Trazar un mapa de la información y el tiempo

Sutherland anima a los equipos a trazar un mapa de los flujos de información y comunicación. El mapeo ayuda al equipo a detectar los cuellos de botella y las áreas en las que el flujo de información se atasca. Otra forma de maximizar la productividad del equipo es asegurarse de que las reuniones se celebren de forma coherente y con un propósito. Jeff recomienda que las reuniones se celebren diaria o semanalmente, pero con una duración máxima de 15 minutos. Como equipo, hay que asegurarse de que este tiempo suponga proporcionar la información más procesable y valiosa. Por tanto, todos los miembros del equipo deben participar activamente de alguna manera.

Estos son algunos de los puntos principales que incorpora Scrum sobre el tema del tiempo:

• El tiempo es finito, y así debe tratarse. Para aprovechar al máximo tu tiempo, debes hacer que tu trabajo en función del tiempo. Divida su trabajo en periodos regulares y cortos. Estos ciclos de sprint deben oscilar entre una y cuatro semanas.
• El final de su ciclo de sprints debe traer consigo algunos resultados que mostrar.
• La comunicación es vital para aprovechar el tiempo. La saturación de la comunicación acelera el trabajo.
• Una reunión al día debería ser el límite. Incluye un momento del día en el que compruebes qué se puede hacer para aumentar la velocidad del flujo de trabajo y simplemente hazlo.

StoryShot #5: Seguir ciegamente los planes es una estupidez

Una de las formas más comunes en que la gente intenta aumentar su productividad es mediante la planificación. Jeff acepta que la planificación puede ser eficaz en algunas circunstancias, pero que seguir ciegamente los planes es una estupidez. El exceso de planificación es uno de los defectos más importantes de la sociedad. Las organizaciones suelen intentar planificar todo un proyecto elaborando complicados y confusos gráficos que incluyen todas las subtareas. Sin embargo, cuando los planes detallados se encuentran con la realidad, suelen desmoronarse. Los planes detallados son demasiado rígidos y nos impiden adaptarnos a los cambios que se producen en el entorno a lo largo del camino. Por eso Jeff nos anima a aprender a esperar el cambio. Esta expectativa inspirará descubrimientos y nuevas ideas. 

En este reportaje, Jeff ofrece algunos consejos claros sobre cómo desafiar nuestro mundo laboral roto:

• Inspeccionar y adaptar - No te dejes caer en el modo de piloto automático sin evaluación. Detenga de vez en cuando el trabajo que está realizando y revise lo que ha hecho. Considere si el enfoque que está adoptando sigue funcionando. Considere si podría haberlo hecho mejor.
• Cambiar o morir - Aferrarse a las viejas formas de hacer las cosas es una forma segura de fracasar. Tienes que estar dispuesto a cambiar, o tus competidores cambiarán antes que tú y te dejarán atrás, atascado en tus viejas e improductivas costumbres.
• Fallar rápido para poder arreglar antes - Las organizaciones tienden a invertir demasiada energía en procedimientos y reuniones. A menudo es mejor crear un valor visible que pueda ser inspeccionado a intervalos cortos. Si estás haciendo un trabajo que no produce valor real, debes dejar de hacerlo. Si el producto que está creando necesita ser modificado, entonces este ajuste debe hacerse desde el principio.

StoryShot #6: El éxito se basa en la eficiencia del equipo

Scrum funciona cuando los equipos dentro de una organización operan de manera eficiente. Sutherland sostiene que la eficiencia del equipo tiene un impacto mucho más significativo que la eficiencia individual. Demasiadas personas y demasiados recursos harán que un equipo menos eficiente. Para un equipo, se necesita un mínimo de tres personas. Por lo general, siete personas es el número ideal para un equipo. Un equipo de más de nueve personas tenderá a degradar la eficiencia del equipo. 

Las siguientes viñetas resumen cómo caracteriza Sutherland a un equipo que tiene los fundamentos necesarios para la excelencia:

• Acuerdo sobre un propósito superior a los objetivos individuales
• Autonomía, por la que cada equipo tiene el poder de tomar decisiones sin necesitar el permiso de los demás 
• La transversalidad en la que el equipo contiene todas las habilidades necesarias para completar un proyecto
• No hay que señalar con el dedo ni culpar a nadie. Las personas no tienen la culpa de los malos resultados; son los malos sistemas los que tienen la culpa.

StoryShot #7: La multitarea te vuelve estúpido

Una de las prácticas que se fomenta con frecuencia en las organizaciones es la multitarea. Sutherland cree que es mejor hacer una cosa exclusivamente y luego pasar a otro proyecto. Piensa que hacer más de una cosa a la vez te ralentiza y degrada tu rendimiento en ambas tareas. Por tanto, trabaja en una sola cosa a la vez y haz las cosas bien a la primera. Si cometes un error, debes arreglar estos errores o fallos tan pronto como los notes. Esperar a arreglar algo más tarde podría reducir la eficiencia.

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Nota del editor

Este contenido se publicó por primera vez en 2020.

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