Resumen e infografía del libro Scrum | Jeff Sutherland
El arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo
La vida es muy ajetreada. Tiene Scrum de Jeff Sutherland en su lista de lectura? En su lugar, aprenda las ideas clave ahora. Estamos arañando la superficie en este resumen y reseña del libro Scrum. Si aún no tienes Scrum, pídelo. aquí o consiga el audiolibro gratis para conocer los detalles más jugosos.
La perspectiva de Jeff Sutherland
Jeff Sutherland es licenciado en ingeniería por la Academia Militar de Estados Unidos. Atribuye su forma de pensar sistemática a su tiempo de trabajo como piloto de combate en Vietnam. Después de trabajar en el ejército durante 11 años, Jeff se hizo médico en la Facultad de Medicina de la Universidad de Colorado. En la Universidad de Colorado es donde se interesó por primera vez por el desarrollo de sistemas informáticos. Con el tiempo se convertiría en un experto en biometría, uno de los primeros innovadores en tecnología de cajeros automáticos y vicepresidente de ingeniería o director de tecnología en 11 empresas tecnológicas diferentes. Jeff atribuye este éxito a seguir los fundamentos de Scrum.
Sinopsis
Scrum fue innovadora cuando Jeff Sutherland la presentó como una forma de mejorar el progreso humano. Algunos describen la publicación de Scrum en 2014 por ser un momento crucial en la historia de la humanidad. Su nombre se toma prestado del juego del rugby para subrayar la importancia del intenso trabajo en equipo. Es una estrategia integrada en la mayoría de las principales empresas tecnológicas del mundo. Sabemos que funciona, pero este libro esboza por qué funciona. El libro explora múltiples escenarios del mundo real para explicar cómo las personas luchan por llevar a cabo las tareas con agilidad y eficiencia. El autor afirma que las estrategias de Scrum pueden resolver este dilema. La orientación de Scrum se encuentra en las raíces de muchos logros modernos. El sistema de Jeff ayudó a llevar al FBI al siglo XXI, por ejemplo. Scrum también ha ayudado a reducir la pobreza en el mundo en desarrollo. Este libro se basa en los conocimientos que Jeff obtuvo de las artes marciales, la toma de decisiones judiciales, el combate aéreo avanzado y la robótica.
StoryShot #1: Los cajeros automáticos fueron la inspiración de Scrum
Sutherland identificó por primera vez el enfoque defectuoso de la sociedad con respecto a la productividad mientras ayudaba a desplegar cajeros automáticos por todo Estados Unidos. Creía que el método tradicional de desarrollo de software, incluido el sistema de "cascada" asociado a los cajeros automáticos, era deficiente. Sutherland también detestaba el uso excesivo en la sociedad de los diagramas de Gantt que ilustran el calendario y el estado de las piezas de un proyecto. Una vez se topó con un documento japonés, publicado en 1986, titulado "El juego del desarrollo de nuevos productos". Este documento fue escrito por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka, que se centró en la importancia de los equipos multifuncionales para producir un entorno de trabajo más rápido y flexible.
StoryShot #2: Los fundamentos de Scrum
Estos son los mensajes para llevar, inspirados en el documento de Takeuchi y Nonaka, que formaron los fundamentos de Scrum:
- La vacilación es la muerte - No dude durante mucho tiempo. En su lugar, siga esta serie de acciones: observar, orientar, decidir y actuar. Tienes que saber dónde os encontráis tú y tu equipo actualmente. Evalúe sus opciones, tome una decisión y actúe en consecuencia.
- Buscar respuestas en el exterior - Los sistemas más adaptativos son los que aprenden del entorno. Observan las mejores características de otros sistemas y las aplican a los suyos.
- Los equipos deben estar correctamente estructurados - Para que una organización sobresalga, sus equipos deben ser interfuncionales, autónomos y estar capacitados.
- No te limites a adivinar - En lugar de adivinar si algo va a funcionar, simplemente hazlo. Planifica lo que quieres hacer y luego actúa. Compruebe si esa acción ha producido el resultado deseado y cambie sus futuras decisiones en consecuencia. Repetir este paso en ciclos regulares le ayudará a usted y a su equipo a conseguir una mejora continua.
- Shu Ha Ri - Este mantra chino significa "obedecer, desprenderse y separarse". Primero hay que obedecer las reglas y normas que ya han funcionado. Una vez dominadas, se puede empezar a innovar. Por último, en un estado elevado de dominio, se pueden descartar las reglas iniciales y tomar decisiones únicas.
StoryShot #3: Los ciclos de sprint son cruciales para mejorar la eficiencia
Como seres humanos, nos cuesta concentrarnos. Esta lucha por concentrarse es la razón por la que Sutherland es un defensor del Ciclo Sprint. Los Ciclos de Sprint funcionan cuando las características de trabajo se construyen tan rápidamente como sea posible durante un período elegido. Los sprints suelen llamarse cajas de tiempo. Cada uno de estos cuadros de tiempo tiene una duración determinada y debe mantenerse de forma constante para que pueda desarrollar un ritmo de trabajo. Durante este tiempo, el objetivo es trasladar el mayor número posible de tareas de la lista de pendientes a la de tareas realizadas. Su cartera de pedidos es una acumulación de las tareas o asignaciones de trabajo que están actualmente sin terminar. Debe centrarse específicamente en las tareas que pueden marcarse como "hechas" al final de este periodo.
Atraso->Por hacer->Hacer->Hecho
Durante el Ciclo Sprint, Sutherland sugiere que te hagas las siguientes tres preguntas:
- ¿Qué hiciste ayer para ayudar al equipo a terminar el sprint?
- ¿Qué harás hoy para ayudar al equipo a terminar el sprint?
- ¿Qué obstáculos se interponen en el camino del equipo?
StoryShot #4: Trazar un mapa de la información y el tiempo
Sutherland anima a los equipos a trazar un mapa de los flujos de información y comunicación. El mapeo ayuda al equipo a detectar los cuellos de botella y las áreas en las que el flujo de información se atasca. Otra forma de maximizar la productividad del equipo es asegurarse de que las reuniones se celebren de forma coherente y con un propósito. Jeff recomienda que las reuniones se celebren diaria o semanalmente, pero con una duración máxima de 15 minutos. Como equipo, hay que asegurarse de que este tiempo suponga proporcionar la información más procesable y valiosa. Por tanto, todos los miembros del equipo deben participar activamente de alguna manera.
Estos son algunos de los puntos principales que incorpora Scrum sobre el tema del tiempo:
- El tiempo es finito, y así debe tratarse. Para aprovechar al máximo tu tiempo, debes hacer que tu trabajo en función del tiempo. Divida su trabajo en periodos regulares y cortos. Estos ciclos de sprint deben oscilar entre una y cuatro semanas.
- El final de su ciclo de sprints debe traer consigo algunos resultados que mostrar.
- La comunicación es vital para aprovechar el tiempo. La saturación de la comunicación acelera el trabajo.
- Una reunión al día debería ser el límite. Incluye un momento del día en el que compruebes qué se puede hacer para aumentar la velocidad del flujo de trabajo y simplemente hazlo.
StoryShot #5: Seguir ciegamente los planes es una estupidez
Una de las formas más comunes en que la gente intenta aumentar su productividad es mediante la planificación. Jeff acepta que la planificación puede ser eficaz en algunas circunstancias, pero que seguir ciegamente los planes es una estupidez. El exceso de planificación es uno de los defectos más importantes de la sociedad. Las organizaciones suelen intentar planificar todo un proyecto elaborando complicados y confusos gráficos que incluyen todas las subtareas. Sin embargo, cuando los planes detallados se encuentran con la realidad, suelen desmoronarse. Los planes detallados son demasiado rígidos y nos impiden adaptarnos a los cambios que se producen en el entorno a lo largo del camino. Por eso Jeff nos anima a aprender a esperar el cambio. Esta expectativa inspirará descubrimientos y nuevas ideas.
En este reportaje, Jeff ofrece algunos consejos claros sobre cómo desafiar nuestro mundo laboral roto:
- Inspeccionar y adaptar - No te dejes caer en el modo de piloto automático sin evaluación. Detenga de vez en cuando el trabajo que está realizando y revise lo que ha hecho. Considere si el enfoque que está adoptando sigue funcionando. Considere si podría haberlo hecho mejor.
- Cambiar o morir - Aferrarse a las viejas formas de hacer las cosas es una forma segura de fracasar. Tienes que estar dispuesto a cambiar, o tus competidores cambiarán antes que tú y te dejarán atrás, atascado en tus viejas e improductivas costumbres.
- Fallar rápido para poder arreglar antes - Las organizaciones tienden a invertir demasiada energía en procedimientos y reuniones. A menudo es mejor crear un valor visible que pueda ser inspeccionado a intervalos cortos. Si estás haciendo un trabajo que no produce valor real, debes dejar de hacerlo. Si el producto que está creando necesita ser modificado, entonces este ajuste debe hacerse desde el principio.
StoryShot #6: El éxito se basa en la eficiencia del equipo
Scrum funciona cuando los equipos dentro de una organización operan de manera eficiente. Sutherland sostiene que la eficiencia del equipo tiene un impacto mucho más significativo que la eficiencia individual. Demasiadas personas y demasiados recursos harán que un equipo menos eficiente. Para un equipo, se necesita un mínimo de tres personas. Por lo general, siete personas es el número ideal para un equipo. Un equipo de más de nueve personas tenderá a degradar la eficiencia del equipo.
Las siguientes viñetas resumen cómo caracteriza Sutherland a un equipo que tiene los fundamentos necesarios para la excelencia:
- Acuerdo sobre un propósito superior a los objetivos individuales
- Autonomía, por la que cada equipo tiene el poder de tomar decisiones sin necesitar el permiso de los demás
- La transversalidad en la que el equipo contiene todas las habilidades necesarias para completar un proyecto
- No hay que señalar con el dedo ni culpar a nadie. Las personas no tienen la culpa de los malos resultados; son los malos sistemas los que tienen la culpa.
StoryShot #7: La multitarea te vuelve estúpido
Una de las prácticas que se fomenta con frecuencia en las organizaciones es la multitarea. Sutherland cree que es mejor hacer una cosa exclusivamente y luego pasar a otro proyecto. Piensa que hacer más de una cosa a la vez te ralentiza y degrada tu rendimiento en ambas tareas. Por tanto, trabaja en una sola cosa a la vez y haz las cosas bien a la primera. Si cometes un error, debes arreglar estos errores o fallos tan pronto como los notes. Esperar a arreglar algo más tarde podría reducir la eficiencia.
StoryShot #8: Hay tres tipos de residuos
En este libro, Sutherland describe tres tipos de residuos: Muri, Mura y Muda. Muri se asocia con el despilfarro a través de la irracionalidad. Mura se asocia al despilfarro a través de la incoherencia. Por último, Muda se asocia con el despilfarro a través de resultados subóptimos.
StoryShot #9: Trabajar demasiado provoca errores
Trabajar muchas horas produce residuos. Trabajar más horas no da lugar a que se haga más; menos se hace. Aunque trabajar duro es vital para el éxito, trabajar demasiado es lo que hace que la gente se fatigue. La fatiga conduce a los errores. Trabaja entre semana y con un horario razonable. Tómate vacaciones para evitar el agotamiento. Esto también se relaciona con el punto de Jeff de que el esfuerzo heroico no debe considerarse como algo bueno. Por el contrario, Jeff considera que el esfuerzo heroico es un fracaso en la planificación.
Además, los objetivos que crees deben ser los que puedas alcanzar, es decir, establecer objetivos que supongan un reto y alcanzables pueden motivarte. Los objetivos imposibles simplemente te dejarán descontento y reducirán tu motivación.
StoryShot #10: La verdadera felicidad está en el proceso
Sutherland describe la felicidad como un factor importante para predecir los resultados. La felicidad puede aplicarse tanto a individuos como a equipos y se define como una combinación de autonomía, dominio y propósito.
La verdadera felicidad se encuentra en el proceso, no en el resultado. A menudo, las organizaciones premian los logros. En cambio, deberíamos recompensar a los que se esfuerzan por alcanzar la grandeza. Es el papel del Scrum Master para mantener los equipos de desarrollar la complacencia. El Scrum Master es la persona a cargo del equipo. El orgullo se asocia a menudo con las recompensas basadas en los resultados. En su lugar, recompense a los miembros de su equipo cuando están haciendo las cosas correctas para impulsarlos hacia la grandeza.
Estas son algunas de las razones por las que Jeff Sutherland cree que la felicidad hace que su equipo rinda más:
- La felicidad te ayuda a tomar decisiones más inteligentes
- La felicidad te permite ser más creativo
- La felicidad hace que los individuos sean menos propensos a dejar su trabajo
- Si puedes cuantificar tu felicidad, podrás ver cómo mejora tu rendimiento. La felicidad es una métrica que mira hacia el futuro, mientras que todas las demás métricas miran hacia atrás
Un aspecto de la felicidad del equipo que Jeff incluyó fue la idea de la transparencia total dentro de la organización. No se debe guardar ningún secreto. Por ejemplo, todos deben conocer los salarios y las finanzas de los demás. Ocultar cosas a los demás sólo sirve a los que buscan ayudarse a sí mismos.
Tampoco debemos dejar que nuestra felicidad se apodere completamente de nosotros haciéndonos creer que estamos rindiendo más de lo que lo hacemos. Por tanto, debemos medir siempre nuestra felicidad en función del rendimiento.
StoryShot #11: Cómo priorizar
Lo que usted prioriza como organización debe determinarse a partir de las siguientes preguntas:
- ¿Tendrá un impacto significativo?
- ¿Será relevante para nuestros clientes?
- ¿Ganará dinero?
- ¿Será la opción más fácil de aplicar?
Para decidir qué tarea hacer primero, hay que crear una lista de todo lo que se puede hacer en un proyecto. A continuación, coloca los elementos de mayor valor y menor riesgo en la parte superior de tu Backlog. Por último, rellene el resto de su lista aplicando esta misma fórmula a las tareas restantes. Hacer que la gente priorice por valor les obliga a realizar primero el trabajo más importante.
En cuanto a los ingresos, Sutherland recomienda identificar 20% de los insumos que producen 80% de los resultados. Como equipo, hay que averiguar dónde se puede obtener el mayor valor con el menor esfuerzo. Esto se denomina Producto Mínimo Viable (PMV) y se asocia a la creación rápida de prototipos, que consiste en sacar un producto al mercado lo antes posible.
Para crear rápidamente un prototipo en un entorno no tecnológico, hay que probar el producto, pero llevarlo a los clientes finales lo antes posible. A continuación, reciba los comentarios de los usuarios finales e itere en consecuencia.
StoryShot #12: Scrum puede influir en cualquier sector
Scrum acelera todos los esfuerzos humanos. Se puede aplicar a todo. Este storyshot proporciona ejemplos de cómo Scrum ya está haciendo precisamente eso. Aquí hay dos ejemplos que están muy lejos del mundo corporativo:
- Muchos institutos holandeses utilizan Scrum. Observaron una mejora inmediata en los resultados de los exámenes de más de 10%.
- La Fundación Grameen utiliza Scrum en Uganda para luchar contra la pobreza. Scrum se utiliza para proporcionar datos agrícolas y de mercado a los agricultores rurales pobres. Desde la introducción de Scrum, los agricultores han visto duplicar su rendimiento y sus ingresos.
StoryShot #13: Nunca planees la fantasía
Sutherland anima a planificar sólo las cosas que hay que hacer. Por tanto, nunca debemos proyectar todo con años de antelación. Lo único que tenemos que hacer es planificar lo suficiente para que nuestros equipos estén ocupados y trabajen con eficacia.
Además, un error de planificación habitual es planificar en términos absolutos o en incrementos como las horas. Esta forma de planificar es demasiado rígida y no tiene en cuenta los distintos factores que pueden influir en la duración de las tareas. Utiliza algo más flexible, como el tamaño de las camisetas, para describir la magnitud de una tarea.
Cuando planifiques, intenta pensar en el trabajo como una historia (realista, por supuesto). Por tanto, piense en quién va a obtener valor de una tarea. A continuación, piense en cuál es el valor. Por último, considere por qué necesitan ese valor.
Conozca la velocidad de producción de su equipo. Todos los equipos deberían saber cuánto trabajo pueden realizar en un ciclo de sprints. También deberían saber cuánto pueden mejorar esta velocidad trabajando de forma más inteligente.
Puede establecer objetivos para su equipo que podrían haber parecido audaces antes de adoptar una mentalidad Scrum (como duplicar su producción).
StoryShot #14: Cómo mejorar la eficiencia
Por último, Jeff fomenta las prácticas que hacen que el trabajo sea más fácil y sin problemas. Scrum se trata de permitir la más flujo posible. Por lo tanto, debemos eliminar cualquier política que atente contra la eficacia del equipo. Si es posible, elimine cualquier formulario, reunión, aprobación o norma innecesaria. Estas cosas sólo estorban para ser un equipo productivo. Además, no permitas ningún comportamiento que provoque un caos emocional o disminuya a los demás miembros del equipo.
StoryShot #15: Los propietarios de productos son esenciales
El propietario del producto decide cuál debe ser el trabajo. Decide qué hay en el backlog y en qué orden se completan los elementos del backlog. Jeff describe a los propietarios de productos como fantásticos vendedores de productos. El propietario del producto no tiene que entender la parte técnica del producto. En cambio, tiene que entender el producto desde el punto de vista del cliente. El propietario del producto debe pensar constantemente en lo que necesita el cliente que utiliza el producto. Debe ponerse en la mentalidad de las personas que obtienen valor de su producto. Jeff explica que el maestro de scrum y propietario del producto tienen que ser sometidos a diferentes estándares. El scrum master y el equipo son responsables de la rapidez con la que se hacen las cosas. El propietario del producto es responsable de convertir la productividad en valor.
Jeff resume el papel del propietario del producto con cuatro características:
- El scrum master es el cómomientras que el propietario del producto es el qué. Este último debe dedicar la mitad de su tiempo a hablar con los clientes. El propietario del producto tiene que conocer el mercado lo suficientemente bien como para entender lo que marcará la diferencia.
- El propietario del producto debe estar facultado. Se le debe permitir decidir la visión del producto sin que la dirección bloquee las decisiones.
- El propietario del producto debe ser fiable, constante y estar disponible. Una de las claves del éxito del equipo es el diálogo constante entre el equipo y el propietario del producto. Por lo tanto, elija un propietario del producto que tenga tiempo para estar disponible para el equipo. Esto descarta a los directores generales y otros altos ejecutivos.
- El propietario del producto debe ser responsable del valor. Jeff mide el rendimiento del propietario del producto en función de los ingresos que aporta por cada punto de esfuerzo. Por lo tanto, supongamos que el equipo está produciendo cuarenta puntos de trabajo semanales. En ese caso, a Jeff le gustaría medir cuántos ingresos se crean por cada uno de los 40 puntos diferentes.
Resumen final y revisión de Scrum
Como lo describe Sutherland, Scrum es "El arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo". Al dejar de lado los rígidos planes de microgestión y la burocracia institucional, los equipos trabajan de forma mucho más eficiente, lo que se ha demostrado a nivel mundial en los negocios, el gobierno y la educación. Este libro contiene toneladas de conocimientos prácticos sobre los fundamentos de Scrum, los ciclos de sprint, la planificación inteligente y la priorización, la evitación de la distracción, el agotamiento y el desperdicio, el liderazgo eficaz y, sobre todo, el trabajo en equipo productivo.
Clasificación
Calificamos el libro de Scrum con un 4,4/5.
PDF de Scrum, infografía y resumen animado del libro
Esto fue la punta del iceberg. Para profundizar en los detalles y apoyar al autor, pida el libro aquí o consiga el audiolibro gratis en Amazon.
¿Te han gustado las lecciones que has aprendido aquí? Comenta abajo o comparte para demostrar que te interesa.
¿Eres nuevo en StoryShots? Obtenga el PDF, la infografía, el audio gratuito y las versiones animadas de este análisis y resumen de Scrum y de otros cientos de libros de no ficción más vendidos en nuestro aplicación gratuita de primer nivel. Ha sido destacada por Apple, Google, The Guardian y la ONU como una de las mejores aplicaciones de lectura y aprendizaje del mundo.
Nota del editor
Este contenido se publicó por primera vez en 2020.
Resúmenes gratuitos de libros relacionados
Sprint por Jake Knapp
Gestión de alto rendimiento por Andrew Grove
Las 5 disfunciones de un equipo por Patrick Lencioni
El Lean Startup por Eric Ries
Pensamiento rápido y lento por Daniel Kahnemann
El Mito de la Emisión revisado por Michael E. Gerber
El Manifiesto de la Lista de Control por Atul Gawande
Hábitos de alto rendimiento por Brendon Burchard
Las cinco disfunciones de un equipo
Cómo funciona Google por Eric Schmidt y Jonathan Rosenberg
Medir lo que importa por John Doerr
Trabajo profundo por Cal Newport
Burnout por Emily Nagoski
La semana laboral de 4 horas por Tim Ferriss
Manifiesto de la lista de control por Atul Gawande
Estrategia y táctica de liderazgo por Jocko Willink
Conduzca por Daniel Pink
El principio 80/20 por Richard Koch
Shu Ha Ri es un mantra japonés, no chino, como se menciona en StoryShot #2. Es importante porque el método se compara con las artes marciales japonesas y no chinas que tienen diferentes filosofías en el fondo.