物事を成し遂げるための要約チートシートPDF｜デビッド・アレン

ストレスフリーの生産性向上術

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免責事項：これは非公式な要約と分析である。

デイビッド・アレンの視点

デビッド・アレン は、作家、コンサルタント、国際的な講演者であり、デビッド・アレン・カンパニーの創設者です。フォーブス誌では、米国でトップ5に入るエグゼクティブ・コーチとして紹介されました。また、『リーダーシップ』誌では、「トップ100のソートリーダー」の一人として引用されています。また、ファスト・カンパニー誌では、個人の生産性向上の分野で「世界で最も影響力のある思想家の一人」と評価されています。

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はじめに

Getting Things Done は、タスクやプロジェクトを計画し、実現する能力を最大化する方法を明らかにします。GTDは現在、マネジメントの領域で、仕事や個人的なタスクを完了させるための一般的なアプローチになっています。とはいえ、アレンのアプローチは、人生のあらゆる局面で一般化できるように意図されています。 

StoryShot #1:人生をコントロールする

コントロールできない生活をしていると、戦略的な思考や効果的な計画を立てることができなくなります。そこで、Allenは、より大きな目標に集中する前に、日々の仕事をコントロールすることを勧めています。Getting things doneは、生産性に対するボトムアップのアプローチです。このアプローチの目的は、自分の仕事をコントロールする感覚を確立することです。そうすることで、生涯の目標を考えるための精神的なエネルギーを確保することができるのです。

StoryShot #2: 仕上がりのイメージを明確にする。

物事を成し遂げるには、何かを終わらせるという自分自身の定義を理解する必要があります。ほとんどの人は、完了したタスクがどのようなものなのか、明確なビジョンすらなく、ToDoリストを持っています。このやり方は、あなたの自然な傾向とは一致しません。あなたの脳は、最終地点が何であるかを理解した上で問題を解決するようにできているのです。つまり、常に明確な停止点を設定することを求めるべきなのです。もし、なかなか進まない場合でも、「終わったこと」を意識するようにしましょう。

StoryShot #3：効果的な仕事のための5つのフェイズ

収集する

必要なリソースがすべて一か所に集まっていれば、仕事を始める前にかなり効率的に進めることができます。また、すべてのリソースが揃っていれば、利用可能なインプットをより有効に活用することができます。そこで、収集に取り組みましょう。収集とは、リソース、知識、タスクを集める行為です。

加工方法

関連するすべてのリソースを集めると同時に、自由に使えるリソースで何ができるかを確立する必要があります。アレン氏はこれを「プロセシング」と呼んでいる。次にやろうと思っていることに優先順位をつけるために、リソースを分けて配分する。これは、タスク、プロジェクト、プランごとに行うことができます。処理とは、箱や引き出しを空にして、最初のステップで集めたすべての項目について、次に実行可能なアクションを定義することです。ほとんどの人は、次に何をすべきかがわからないため、特定のタスクについて行動することが困難だと感じています。定義しなければ、雑用は抽象的なアイデアに過ぎず、あなたの思考の中にずっと浮かび続けることになるのです。

整理整頓

加工が終わったら、次はその結果を信頼できるシステムに入れることです。このシステムの重要性は、処理結果をすべて覚えておく必要がないことを意味します。整理することで、これらの結果を有用な形式に置くことができます。Allen氏は、タスクはToDoリストに、プロジェクトはプロジェクトリストに置くことを勧めています。そして、将来の計画はトラッキングシステムに、参照情報はファイルやデータベースに配置します。 

すること

Doing」とは、簡単に言えば、すでに立てた計画を実行に移すことです。つまり、「Doing」とは、今すぐ達成できるタスクをやり遂げることです。

レビュー

行動を起こした後は、その結果を検証する必要があります。検証の結果、戦略を修正し、より良い結果を得るためにシステムを改善します。このステップでは、正しいタスクが定義されているか、やるべきことがすべて含まれているかを定期的に確認します。この見直しの段階は、日次レビューで1〜2分程度、週次レビューで10分程度を目安にしてください。週次レビューの場合は、10分ほどかけてください。

StoryShot #4:頭の中に物を溜め込まない

人は、何でもかんでも頭の中に記憶しようとしがちです。私たちの脳は、記憶の保存に最適化されているわけではありません。素早い意思決定をするために最適化されているのです。 

ですから、頭の中で情報を錯綜させないようにしてください。最大限の効率を得るためには、脳は目の前のタスクに100%集中する必要があります。懸案事項や関係のない心配事には、決して首を突っ込まないようにしましょう。そのためには、ちょっと立ち止まって、蓄積された重要な情報をすべて紙に書き出してみるのもひとつの方法です。この情報は、書くのが好きな人もいれば、絵を描くのが好きな人もいます。いずれにせよ、記憶された情報を脳から追い出すのです。そうすれば、その情報を基にした意思決定がずっとしやすくなるはずです。 

この方法は、脳を補完するだけでなく、ストレスも防げるはずです。アイデアを出すときの摩擦を減らせば、自然とアイデアも多く出てくるはずです。 

StoryShot #5：プロジェクトとタスクは違う

よくある間違いは、プロジェクトとタスクを同じようにトラッキングすることです。また、プロジェクトとタスクを同じレビュープロセスで混同してしまうのも間違いです。この2つを混同してしまうと、確実に自分を追い詰めてしまうことになります。長期的なプロジェクトを日々のタスクと並行して進めると、自分が失敗したように感じてしまいます。この長期プロジェクトは、完成までに数カ月から数年かかるため、あなたの目には失敗と映るのです。

プロジェクトとタスクでは時間軸が異なるため、それぞれを異なるスペースで記録する必要があります。例えば、タスクには付箋紙を使い、プロジェクトには日記をつけるなどです。

StoryShot #6: Always Seek the Next Action.

大きなプロジェクトは、その複雑さゆえにすぐに圧倒されてしまいます。そこで、遠い過去の目標に目を向けるのではなく、前進するために必要な次の行動に焦点を合わせるだけでいいのです。その上で、今すぐできることだけに集中しましょう。今すぐできないことであれば、悩む必要はありません。

StoryShot #7：2分ルールを活用する

アレンは、タスクを追跡することを推奨しています。このルールは、小さなタスクには適用されません。2分以下のタスクは、決して記録すべきではありません。このような短いタスクを記録し始めると、実際に行動するよりも、記録した時間を書き留めることに多くの時間を費やすことになります。他の人の方が早く、あるいはうまくできると思うときは、委任しましょう。残りの雑用はすべて、システムで整理すること。このシステムには、さまざまなタイプのリストを含めることができます。電話する相手、Eメールを書く相手、取り組んでいるさまざまなプロジェクトの行動リストなどです。時間的制約のあるタスクは、すぐにカレンダーに計画する。

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