物事を成し遂げるための要約チートシートPDF｜デビッド・アレン

ストレスフリーの生産性向上術

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免責事項：これは非公式な要約と分析である。

デイビッド・アレンの視点

デビッド・アレン は、作家、コンサルタント、国際的な講演者であり、デビッド・アレン・カンパニーの創設者です。フォーブス誌では、米国でトップ5に入るエグゼクティブ・コーチとして紹介されました。また、『リーダーシップ』誌では、「トップ100のソートリーダー」の一人として引用されています。また、ファスト・カンパニー誌では、個人の生産性向上の分野で「世界で最も影響力のある思想家の一人」と評価されています。

はじめに

Getting Things Done は、タスクやプロジェクトを計画し、実現する能力を最大化する方法を明らかにします。GTDは現在、マネジメントの領域で、仕事や個人的なタスクを完了させるための一般的なアプローチになっています。とはいえ、アレンのアプローチは、人生のあらゆる局面で一般化できるように意図されています。 

StoryShot #1:人生をコントロールする

コントロールできない生活をしていると、戦略的な思考や効果的な計画を立てることができなくなります。そこで、Allenは、より大きな目標に集中する前に、日々の仕事をコントロールすることを勧めています。Getting things doneは、生産性に対するボトムアップのアプローチです。このアプローチの目的は、自分の仕事をコントロールする感覚を確立することです。そうすることで、生涯の目標を考えるための精神的なエネルギーを確保することができるのです。

StoryShot #2: 仕上がりのイメージを明確にする。

物事を成し遂げるには、何かを終わらせるという自分自身の定義を理解する必要があります。ほとんどの人は、完了したタスクがどのようなものなのか、明確なビジョンすらなく、ToDoリストを持っています。このやり方は、あなたの自然な傾向とは一致しません。あなたの脳は、最終地点が何であるかを理解した上で問題を解決するようにできているのです。つまり、常に明確な停止点を設定することを求めるべきなのです。もし、なかなか進まない場合でも、「終わったこと」を意識するようにしましょう。

StoryShot #3：効果的な仕事のための5つのフェイズ

収集する

必要なリソースがすべて一か所に集まっていれば、仕事を始める前にかなり効率的に進めることができます。また、すべてのリソースが揃っていれば、利用可能なインプットをより有効に活用することができます。そこで、収集に取り組みましょう。収集とは、リソース、知識、タスクを集める行為です。

加工方法

関連するすべてのリソースを集めると同時に、自由に使えるリソースで何ができるかを確立する必要があります。アレン氏はこれを「プロセシング」と呼んでいる。次にやろうと思っていることに優先順位をつけるために、リソースを分けて配分する。これは、タスク、プロジェクト、プランごとに行うことができます。処理とは、箱や引き出しを空にして、最初のステップで集めたすべての項目について、次に実行可能なアクションを定義することです。ほとんどの人は、次に何をすべきかがわからないため、特定のタスクについて行動することが困難だと感じています。定義しなければ、雑用は抽象的なアイデアに過ぎず、あなたの思考の中にずっと浮かび続けることになるのです。

整理整頓

加工が終わったら、次はその結果を信頼できるシステムに入れることです。このシステムの重要性は、処理結果をすべて覚えておく必要がないことを意味します。整理することで、これらの結果を有用な形式に置くことができます。Allen氏は、タスクはToDoリストに、プロジェクトはプロジェクトリストに置くことを勧めています。そして、将来の計画はトラッキングシステムに、参照情報はファイルやデータベースに配置します。 

すること

Doing」とは、簡単に言えば、すでに立てた計画を実行に移すことです。つまり、「Doing」とは、今すぐ達成できるタスクをやり遂げることです。

レビュー

行動を起こした後は、その結果を検証する必要があります。検証の結果、戦略を修正し、より良い結果を得るためにシステムを改善します。このステップでは、正しいタスクが定義されているか、やるべきことがすべて含まれているかを定期的に確認します。この見直しの段階は、日次レビューで1〜2分程度、週次レビューで10分程度を目安にしてください。週次レビューの場合は、10分ほどかけてください。

StoryShot #4:頭の中に物を溜め込まない

人は、何でもかんでも頭の中に記憶しようとしがちです。私たちの脳は、記憶の保存に最適化されているわけではありません。素早い意思決定をするために最適化されているのです。 

ですから、頭の中で情報を錯綜させないようにしてください。最大限の効率を得るためには、脳は目の前のタスクに100%集中する必要があります。懸案事項や関係のない心配事には、決して首を突っ込まないようにしましょう。そのためには、ちょっと立ち止まって、蓄積された重要な情報をすべて紙に書き出してみるのもひとつの方法です。この情報は、書くのが好きな人もいれば、絵を描くのが好きな人もいます。いずれにせよ、記憶された情報を脳から追い出すのです。そうすれば、その情報を基にした意思決定がずっとしやすくなるはずです。 

この方法は、脳を補完するだけでなく、ストレスも防げるはずです。アイデアを出すときの摩擦を減らせば、自然とアイデアも多く出てくるはずです。 

StoryShot #5：プロジェクトとタスクは違う

よくある間違いは、プロジェクトとタスクを同じようにトラッキングすることです。また、プロジェクトとタスクを同じレビュープロセスで混同してしまうのも間違いです。この2つを混同してしまうと、確実に自分を追い詰めてしまうことになります。長期的なプロジェクトを日々のタスクと並行して進めると、自分が失敗したように感じてしまいます。この長期プロジェクトは、完成までに数カ月から数年かかるため、あなたの目には失敗と映るのです。

プロジェクトとタスクでは時間軸が異なるため、それぞれを異なるスペースで記録する必要があります。例えば、タスクには付箋紙を使い、プロジェクトには日記をつけるなどです。

StoryShot #6: Always Seek the Next Action.

大きなプロジェクトは、その複雑さゆえにすぐに圧倒されてしまいます。そこで、遠い過去の目標に目を向けるのではなく、前進するために必要な次の行動に焦点を合わせるだけでいいのです。その上で、今すぐできることだけに集中しましょう。今すぐできないことであれば、悩む必要はありません。

StoryShot #7：2分ルールを活用する

アレンは、タスクを追跡することを推奨しています。このルールは、小さなタスクには適用されません。2分以下のタスクは、決して記録すべきではありません。このような短いタスクを記録し始めると、実際に行動するよりも、記録した時間を書き留めることに多くの時間を費やすことになります。他の人の方が早く、あるいはうまくできると思うときは、委任しましょう。残りの雑用はすべて、システムで整理すること。このシステムには、さまざまなタイプのリストを含めることができます。電話する相手、Eメールを書く相手、取り組んでいるさまざまなプロジェクトの行動リストなどです。時間的制約のあるタスクは、すぐにカレンダーに計画する。

StoryShot #8：長期的なアクションのために参考ファイルを使う

長期的なタスクは、アクティブなデイリータスクトラッキングシステムに入れるべきではありません。Allen氏は、今すぐ行動する必要のない長期的なタスクの情報を保存するために、リファレンスファイルを活用することを勧めています。このリファレンスファイルは、物理的なものにするか、電子的なものにするか、自分で選択することができます。

StoryShot #9: バケツでコミットメントを管理する。

バケツの主な目的は、邪魔になる可能性があるほど重要な情報を保存することです。これらのバケツの重要な部分は、アクセスするのに十分な距離にあることです。バケツには7つのタイプがあり、システムをすっきりとした状態に保つのに役立ちます。

• アクティブなタスクのリスト - 数日以内に達成することを約束した行動。
• アクティブなプロジェクトのリスト - 今後数週間のうちに達成することを約束した4～20のプロジェクトをリストアップします。
• カレンダー - 近いうちに他の人と会う約束をしている。
• いつか／かもしれないリスト - 探究したいが、今すぐにはできないアイデア。
• 参照ファイル - 将来的に参照する必要のある情報や文書。
• 捕捉装置 - アイデアや次の行動を思いついたときに、それを捕捉する何らかの方法。

バケツシステムは非常に効率的ですが、これは有用な最新情報が入っていればこそです。ですから、一貫して「ゴミを出す」ことが必要です。定期的にバケツを掃除しましょう。Allen氏は、最低でも週に1回はバケツの整理をすることを勧めています。バケツの中身を見直し、優先順位で並び替え、無関係なものや古くなったものは排出する必要があるのです。

StoryShot #10: 週次レビューのために、譲れない時間をスケジュールする。

時間の流れが速いと、自分が期待する結果を得られているかどうかを把握するのは難しいものです。そこでアレン氏は、週次レビューの時間を確保することを提案しています。アレン氏は、週次レビューに含めることができる項目をいくつか挙げています。

• 集めたものの、まだ処理していないものを処理・整理する。
• 追加、委任、延期、削除が可能なアクティブなタスクを確認することができます。
• アクティブなプロジェクトを見直し、追加、委任、延期、削除するものがあるかどうかを検討する。
• カレンダーを見直し、追加、委任、延期、削除すべき会議があるかどうかを確認する。
• Someday/Maybeセクションには、アクティブなプロジェクトに追加したり、促進したりできるものが含まれています。
• リファレンスファイルには、すぐに必要なもの、追加・更新したいものを入れることができます。
• あなたが立てた目標。これらの目標は、あなたが正しい方向に進んでいるのか、それとも変化が必要なのかを示しています。

StoryShot #11：快適な職場づくり

タスクを構造化することは非常に重要です。しかし、ワークスペースの構造を最適化することも重要です。ワークスペースには生産的に仕事をするために必要なものがすべて揃っている必要があります。また、ワークスペース内で快適に過ごせるようにすることも必要です。

StoryShot #12：物事を成し遂げるという目標

物事を成し遂げることで、すぐに満足感を得られるわけではありません。むしろ、すべてをコントロールできるようになるには、かなりの時間がかかるでしょう。だから、少しは自分を甘やかすべきでしょう。 

物事を成し遂げるには、習慣の集合体を身につけることです。習慣を身につけるには、時間がかかります。物事を成し遂げるには、さまざまな習慣が関連しているので、一度に一つの習慣を取り入れるとよいでしょう。この習慣が楽にできるようになったら、次の習慣を取り入れることに集中しましょう。

Getting things doneの第一の目標は、自分にとって重要な仕事をしやすくすることです。つまり、物事を成し遂げることは、自分のシステムを限りなく改善することで、先延ばしに効果的に取り組むことにつながるのです。このような改善は、通常、あなたが考えているよりもはるかに簡単なものです。最も効果的なシステムは、効果のある最も単純なアプローチを利用しています。迷ったときは、あまりやらないほうを選びましょう。

StoryShot #13: Natural Planningを活用する。

プロジェクト計画は、不自然な非構造化プロセスを特徴としがちである。Allen氏は、自然なプランニングとは、具体的なステップを特定するための迅速で楽しい方法であると述べています。このステップを踏むことで、長期的な目標の達成に近づくことができるのです。

まず、達成した目標を思い浮かべることから始めましょう。これが頭に入れば、ブレインストーミングを始めることができます。頭の中でブレーンストーミングをするのは避け、必ず外部でブレーンストーミングをしましょう。例えば、アイデアを書き出したり、マインドマップを描いたりします。アイデアが整理されれば、それを達成するための具体的な手順が見つかり始め、目標に近づくことができます。

StoryShot #14: タスクの優先順位付け

タスクの優先順位は、最初に何をすべきかを明確にするのに役立ちます。Allen氏は、仕事の計画を立てるときに考慮すべき優先順位のレベルを6つにまとめています。

1. 3-5年後のビジョン
2. 1-2年後のビジョン
3. 現在の担当業務
4. 現在のプロジェクト
5. 現在定義されているアクション
6. これらの行動は、他の5つのレベルに直接影響を与えます。

Getting Things Doneの最終的なまとめ・レビュー・批評

Getting Things Done は、生活のあらゆる場面で生産性を向上させるためのガイドブックです。GTDは、プロジェクトを完了させるための方法として、企業で使われているシステムです。本書では、適切な優先順位付け、目標の明確な定義、生産的な環境の構築、すべてを書き留めることを提案しています。これらのステップと、その他いくつかのステップによって、あなたのタスクを "to do "や "doing "から "done "に移行できる可能性を秘めています。

この本の大きな批判は、多くの新しい習慣を一度に紹介しているため、多くの人が身につけるのが難しい、あるいは圧倒されてしまうかもしれない、ということです。

Getting Things Doneを4.6/5で評価します。

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