A Arte da Produtividade Livre de Estresse
A vida se agita. Tem Como fazer as coisas tem recolhido poeira em sua estante? Em vez disso, aprenda agora algumas das principais percepções.
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Isenção de responsabilidade: Este é um resumo e análise não-oficial.
A Perspectiva de David Allen
David Allen é autor, consultor, conferencista internacional e fundador da Companhia David Allen. A Forbes reconheceu David Allen como um dos cinco principais coaches executivos dos Estados Unidos. A Leadership Magazine o citou como um dos "Top 100 thought leaders". Finalmente, Fast Company saudou David Allen, "Um dos pensadores mais influentes do mundo" na arena da produtividade pessoal.
Introdução
Como fazer as coisas identifica como você pode maximizar sua capacidade de planejar e realizar tarefas e projetos. O GTD tornou-se agora uma abordagem popular para a realização de tarefas profissionais e pessoais dentro do âmbito da administração. Dito isto, as abordagens de Allen são destinadas a ser generalizáveis a todas as facetas de sua vida.
StoryShot #1: Controle de sua vida
Uma vida fora de controle tornará impossível pensar estrategicamente ou planejar com eficácia. Portanto, Allen recomenda obter o controle de suas tarefas diárias antes de se concentrar em um quadro mais amplo. Fazer as coisas é uma abordagem de baixo para cima da produtividade. O objetivo desta abordagem é estabelecer um senso de controle sobre seu trabalho. Este controle irá liberar a energia mental necessária para pensar em objetivos para toda a vida.
StoryShot #2: Defina sua percepção de finalização
Para fazer as coisas, você tem que entender sua própria definição de acabamento de algo. A maioria das pessoas tem uma lista de tarefas que não tem nem mesmo uma visão clara de como é uma tarefa concluída. Esta abordagem não se alinha com suas tendências naturais. Seu cérebro é projetado para resolver problemas onde você entende qual é o ponto final. Isto significa que você deve sempre procurar estabelecer um ponto de parada claro. Se você estiver lutando para progredir, certifique-se de que ainda está ciente de como é feito.
StoryShot #3: As Cinco Fases do Trabalho Eficaz
Coleta
Seu trabalho é consideravelmente mais eficaz se você tiver todos os seus recursos necessários em um só lugar antes de começar. Você também fará melhor uso de suas entradas disponíveis se todos os seus recursos estiverem juntos. Portanto, engaje-se na coleta. A coleta é o ato de coletar recursos, conhecimentos e tarefas.
Processamento
Além de reunir todos os recursos relevantes, você também deve estabelecer o que você pode fazer com os recursos à sua disposição. Allen chama este processamento. Separe e atribua seus recursos para priorizar o que você está planejando fazer em seguida. Isto pode ser feito por tarefa, projeto ou planejamento. Processar significa esvaziar a caixa ou gaveta e definir a próxima ação executável para todos os itens que você coletou na primeira etapa. A maioria das pessoas tem dificuldade de agir em uma tarefa específica porque não sabem o que precisam fazer em seguida. Sem definir, a tarefa nada mais é do que uma idéia abstrata e continuará aparecendo em seus pensamentos.
Organizando
Após o processamento, você tem que pegar seus resultados e colocá-los em um sistema em que você confia. A importância deste sistema é que ele significa que você não terá que se lembrar de todos os resultados do processamento. A organização permite que você coloque estes resultados em um formato útil. Allen recomenda colocar tarefas em listas de afazeres e projetos em listas de projetos. Então, coloque planos futuros em um sistema de rastreamento e informações de referência em um arquivo ou banco de dados.
Fazendo
"Fazer" é simplesmente o processo de agir sobre os planos que você já estabeleceu. Portanto, 'fazer' significa trabalhar com as tarefas que você pode realizar agora mesmo.
Revisando
Após agir, você precisa examinar os resultados de seu trabalho. Depois de examinar, revise sua estratégia de acordo e melhore seus sistemas para obter melhores resultados. Nesta etapa, você confirma regularmente que definiu as tarefas corretas e incluiu tudo o que precisa ser feito. Esta fase de revisão deve levar cerca de um ou dois minutos para uma revisão diária. Gaste dez minutos para uma revisão semanal.
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StoryShot #4: Pare de armazenar as coisas na sua cabeça
As pessoas tendem a tentar armazenar tudo em suas mentes. Nossos cérebros não são otimizados para o armazenamento de memória. Eles são otimizados para a tomada de decisões rápidas.
Portanto, tente evitar malabarismos com informações dentro de sua cabeça. Para atingir a máxima eficiência, o cérebro deve concentrar o 100% na tarefa em mãos. Nunca se concentre em projetos pendentes ou outras preocupações não relacionadas. Uma maneira de fazer isso é parar por um momento e colocar todas as informações importantes armazenadas em um pedaço de papel. Algumas pessoas preferem escrever esta informação enquanto outras preferem desenhar. De qualquer forma, você quer tirar suas informações armazenadas de seu cérebro. Uma vez que você tenha feito isso, você achará muito mais fácil tomar decisões com base nessas informações.
Esta abordagem complementará seu cérebro, mas também deve evitar o estresse. Se você reduzir o atrito experimentado na captura de idéias, você naturalmente capturará mais delas.
StoryShot #5: Os projetos e as tarefas são diferentes
Um erro comum é rastrear projetos e tarefas da mesma forma. Outro erro é o conflito de projetos e tarefas dentro do mesmo processo de revisão. Confrontar os dois é uma maneira segura de se sobrecarregar. A inclusão de projetos de longo prazo junto com suas tarefas diárias fará você se sentir como um fracasso. Aos seus olhos, você fracassará neste projeto de longo prazo durante os meses ou anos necessários para concluí-lo.
Devido à diferença de prazos entre projetos e tarefas, você deve rastreá-los de forma diferente e em um espaço diferente. Por exemplo, utilizando notas pós-it para tarefas e um diário para seus projetos.
StoryShot #6: Sempre em busca da próxima ação
Grandes projetos podem rapidamente se tornar esmagadores devido à sua complexidade. Portanto, em vez de se concentrar nos objetivos do passado distante, você deve simplesmente se concentrar na próxima ação necessária para seguir em frente. Partindo deste ponto, concentre-se sempre apenas nas ações que você pode fazer agora mesmo. Se uma tarefa é impossível no momento, não vale a pena se preocupar com ela.
StoryShot #7: Utilize a regra dos 2 Minutos
Allen recomenda tarefas de rastreamento. Esta regra não se aplica a suas pequenas tarefas. Tarefas que demorem dois minutos ou menos nunca devem ser rastreadas. Se você começar a rastrear essas pequenas tarefas, você passará mais tempo anotando os tempos rastreados do que realmente agindo. Delegue quando achar que outra pessoa pode fazer a tarefa mais rapidamente e/ou melhor do que você. Todas as tarefas restantes devem ser organizadas em um sistema. O sistema pode incluir diferentes tipos de listas. Pessoas para ligar, pessoas para escrever um e-mail e uma lista de ações para diferentes projetos nos quais você está trabalhando. Planeje imediatamente as tarefas em seu calendário que estão limitadas no tempo.
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