Getting Things Done Cheat Sheet PDF Summary (em inglês)
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Resumo da Folha de Consulta do Getting Things Done PDF | David Allen

A Arte da Produtividade Livre de Estresse

Getting Things Done Cheat Sheet PDF Summary (em inglês)

A vida se agita. Tem Como fazer as coisas tem recolhido poeira em sua estante? Em vez disso, aprenda agora algumas das principais percepções.

Estamos apenas arranhando a superfície nesta folha de dicas do Getting Things Done. Se você ainda não tem o livro, encomende-o aqui ou obter o audiolivro de graça na Amazônia para aprender os detalhes suculentos.

Isenção de responsabilidade: Este é um resumo e análise não-oficial.

A Perspectiva de David Allen

David Allen é autor, consultor, conferencista internacional e fundador da Companhia David Allen. A Forbes reconheceu David Allen como um dos cinco principais coaches executivos dos Estados Unidos. A Leadership Magazine o citou como um dos "Top 100 thought leaders". Finalmente, Fast Company saudou David Allen, "Um dos pensadores mais influentes do mundo" na arena da produtividade pessoal.

Resumo do audiolivro gratuito

Introdução

Como fazer as coisas identifica como você pode maximizar sua capacidade de planejar e realizar tarefas e projetos. O GTD tornou-se agora uma abordagem popular para a realização de tarefas profissionais e pessoais dentro do âmbito da administração. Dito isto, as abordagens de Allen são destinadas a ser generalizáveis a todas as facetas de sua vida. 

StoryShot #1: Controle de sua vida

Uma vida fora de controle tornará impossível pensar estrategicamente ou planejar com eficácia. Portanto, Allen recomenda obter o controle de suas tarefas diárias antes de se concentrar em um quadro mais amplo. Fazer as coisas é uma abordagem de baixo para cima da produtividade. O objetivo desta abordagem é estabelecer um senso de controle sobre seu trabalho. Este controle irá liberar a energia mental necessária para pensar em objetivos para toda a vida.

StoryShot #2: Defina sua percepção de finalização

Para fazer as coisas, você tem que entender sua própria definição de acabamento de algo. A maioria das pessoas tem uma lista de tarefas que não tem nem mesmo uma visão clara de como é uma tarefa concluída. Esta abordagem não se alinha com suas tendências naturais. Seu cérebro é projetado para resolver problemas onde você entende qual é o ponto final. Isto significa que você deve sempre procurar estabelecer um ponto de parada claro. Se você estiver lutando para progredir, certifique-se de que ainda está ciente de como é feito.

StoryShot #3: As Cinco Fases do Trabalho Eficaz

Coleta

Seu trabalho é consideravelmente mais eficaz se você tiver todos os seus recursos necessários em um só lugar antes de começar. Você também fará melhor uso de suas entradas disponíveis se todos os seus recursos estiverem juntos. Portanto, engaje-se na coleta. A coleta é o ato de coletar recursos, conhecimentos e tarefas.

Processamento

Além de reunir todos os recursos relevantes, você também deve estabelecer o que você pode fazer com os recursos à sua disposição. Allen chama este processamento. Separe e atribua seus recursos para priorizar o que você está planejando fazer em seguida. Isto pode ser feito por tarefa, projeto ou planejamento. Processar significa esvaziar a caixa ou gaveta e definir a próxima ação executável para todos os itens que você coletou na primeira etapa. A maioria das pessoas tem dificuldade de agir em uma tarefa específica porque não sabem o que precisam fazer em seguida. Sem definir, a tarefa nada mais é do que uma idéia abstrata e continuará aparecendo em seus pensamentos.

Organizando

Após o processamento, você tem que pegar seus resultados e colocá-los em um sistema em que você confia. A importância deste sistema é que ele significa que você não terá que se lembrar de todos os resultados do processamento. A organização permite que você coloque estes resultados em um formato útil. Allen recomenda colocar tarefas em listas de afazeres e projetos em listas de projetos. Então, coloque planos futuros em um sistema de rastreamento e informações de referência em um arquivo ou banco de dados. 

Fazendo

"Fazer" é simplesmente o processo de agir sobre os planos que você já estabeleceu. Portanto, 'fazer' significa trabalhar com as tarefas que você pode realizar agora mesmo.

Revisando

Após agir, você precisa examinar os resultados de seu trabalho. Depois de examinar, revise sua estratégia de acordo e melhore seus sistemas para obter melhores resultados. Nesta etapa, você confirma regularmente que definiu as tarefas corretas e incluiu tudo o que precisa ser feito. Esta fase de revisão deve levar cerca de um ou dois minutos para uma revisão diária. Gaste dez minutos para uma revisão semanal.

StoryShot #4: Pare de armazenar as coisas na sua cabeça

As pessoas tendem a tentar armazenar tudo em suas mentes. Nossos cérebros não são otimizados para o armazenamento de memória. Eles são otimizados para a tomada de decisões rápidas. 

Portanto, tente evitar malabarismos com informações dentro de sua cabeça. Para atingir a máxima eficiência, o cérebro deve concentrar o 100% na tarefa em mãos. Nunca se concentre em projetos pendentes ou outras preocupações não relacionadas. Uma maneira de fazer isso é parar por um momento e colocar todas as informações importantes armazenadas em um pedaço de papel. Algumas pessoas preferem escrever esta informação enquanto outras preferem desenhar. De qualquer forma, você quer tirar suas informações armazenadas de seu cérebro. Uma vez que você tenha feito isso, você achará muito mais fácil tomar decisões com base nessas informações. 

Esta abordagem complementará seu cérebro, mas também deve evitar o estresse. Se você reduzir o atrito experimentado na captura de idéias, você naturalmente capturará mais delas. 

StoryShot #5: Os projetos e as tarefas são diferentes

Um erro comum é rastrear projetos e tarefas da mesma forma. Outro erro é o conflito de projetos e tarefas dentro do mesmo processo de revisão. Confrontar os dois é uma maneira segura de se sobrecarregar. A inclusão de projetos de longo prazo junto com suas tarefas diárias fará você se sentir como um fracasso. Aos seus olhos, você fracassará neste projeto de longo prazo durante os meses ou anos necessários para concluí-lo.

Devido à diferença de prazos entre projetos e tarefas, você deve rastreá-los de forma diferente e em um espaço diferente. Por exemplo, utilizando notas pós-it para tarefas e um diário para seus projetos.

StoryShot #6: Sempre em busca da próxima ação

Grandes projetos podem rapidamente se tornar esmagadores devido à sua complexidade. Portanto, em vez de se concentrar nos objetivos do passado distante, você deve simplesmente se concentrar na próxima ação necessária para seguir em frente. Partindo deste ponto, concentre-se sempre apenas nas ações que você pode fazer agora mesmo. Se uma tarefa é impossível no momento, não vale a pena se preocupar com ela.

StoryShot #7: Utilize a regra dos 2 Minutos

Allen recomenda tarefas de rastreamento. Esta regra não se aplica a suas pequenas tarefas. Tarefas que demorem dois minutos ou menos nunca devem ser rastreadas. Se você começar a rastrear essas pequenas tarefas, você passará mais tempo anotando os tempos rastreados do que realmente agindo. Delegue quando achar que outra pessoa pode fazer a tarefa mais rapidamente e/ou melhor do que você. Todas as tarefas restantes devem ser organizadas em um sistema. O sistema pode incluir diferentes tipos de listas. Pessoas para ligar, pessoas para escrever um e-mail e uma lista de ações para diferentes projetos nos quais você está trabalhando. Planeje imediatamente as tarefas em seu calendário que estão limitadas no tempo.

StoryShot #8: Usar arquivos de referência para ações de longo prazo

Tarefas de longo prazo não devem ser colocadas em seu sistema ativo de rastreamento de tarefas diárias. Allen recomenda a utilização de arquivos de referência para armazenar informações sobre tarefas de longo prazo nas quais você não tem que agir agora. Você pode escolher se deseja que esses arquivos de referência sejam físicos ou eletrônicos.

StoryShot #9: Acompanhe seus compromissos com os baldes

O objetivo principal dos baldes é armazenar informações suficientemente importantes para serem uma distração potencial. A parte crucial destes baldes é que eles estão suficientemente próximos para o acesso. Há sete tipos de baldes que ajudam a manter o sistema limpo e claro:

  • Uma lista de tarefas ativas - Ações que você se comprometeu a realizar nos próximos dias.
  • Uma lista de projetos ativos - Entre 4 e 20 projetos que você se comprometeu a realizar nas próximas semanas.
  • Um calendário - Compromissos de se encontrar com outras pessoas num futuro próximo.
  • Uma lista um dia/ talvez - Idéias que você gostaria de explorar, mas não agora mesmo.
  • Arquivos de referência - Informações ou documentos que você precisará consultar no futuro.
  • Um dispositivo de captura - Alguma forma de capturar idéias ou próximas ações conforme você pensa sobre elas.

O sistema de balde é extremamente eficiente, mas este é apenas o caso quando contém informações úteis e atualizadas. Portanto, é preciso "levar o lixo para fora" de forma consistente. Limpe seus baldes regularmente. Allen cita um mínimo de uma limpeza de baldes por semana. O conteúdo dos baldes precisa ser revisto, reordenado por prioridade, e qualquer item irrelevante ou desatualizado precisa ser descartado.

StoryShot #10: Horário não negociável para uma revisão semanal

O tempo se move tão rapidamente que pode ser um desafio para saber se você está alcançando os resultados esperados. Portanto, Allen sugere que você agende um horário para uma revisão semanal. Ele oferece uma seleção de coisas que você poderia incluir em sua revisão semanal:

  • Processe e organize qualquer coisa que você tenha coletado, mas que ainda não tenha tratado.
  • Reveja as tarefas ativas que você pode acrescentar, delegar, adiar ou excluir.
  • Reveja seus projetos ativos e considere se há algum para adicionar, delegar, adiar ou excluir.
  • Reveja seu calendário e identifique se há alguma reunião para adicionar, delegar, adiar ou excluir.
  • Uma seção Someday/Maybe que inclui qualquer coisa que você possa acrescentar ou promover a um projeto ativo.
  • Os Arquivos de Referência podem incluir qualquer coisa que você precise em breve ou qualquer coisa para adicionar ou atualizar.
  • Objetivos que você desenvolveu. Estas metas mostram se você está se movendo na direção certa ou se são necessárias mudanças.

StoryShot #11: Criar um Local de Trabalho Confortável

É crucial que você estruture suas tarefas. Mas também é crucial que você otimize a estrutura de seu local de trabalho. Seu espaço de trabalho deve incluir todos os materiais necessários para que você trabalhe produtivamente. Você também deve se sentir confortável dentro de seu local de trabalho.

StoryShot #12: O Objetivo de Fazer as Coisas

Você não obterá gratificação instantânea por conseguir fazer as coisas. Ao invés disso, levará um tempo considerável para que você tenha tudo sob controle. Por isso, você deve se descuidar um pouco. 

Fazer as coisas é desenvolver uma coleção de hábitos. Os hábitos levam tempo para se desenvolver. Como fazer as coisas está associado a uma ampla gama de hábitos, você deve incorporar um hábito de cada vez. Uma vez que este hábito se torna sem esforço, concentre-se em instalar o próximo hábito.

O principal objetivo de fazer as coisas é facilitar o trabalho que é importante para você. Isto significa que fazer as coisas ajuda-o a enfrentar eficazmente a procrastinação, melhorando infinitamente seu sistema. Estas melhorias são geralmente muito mais simples do que você pensa. Os sistemas mais eficazes utilizam as abordagens mais diretas que funcionam. Quando em dúvida, erre ao lado de fazer menos.

StoryShot #13: Utilizar o planejamento natural

O planejamento do projeto tende a ser caracterizado por um processo não estruturado e não natural. Allen descreve o planejamento natural como uma forma rápida e divertida de identificar etapas concretas. Estas etapas o levarão mais perto de atingir seus objetivos de longo prazo.

Primeiro, comece com seu objetivo alcançado em mente. Uma vez que você tenha isto em mente, você pode começar a fazer brainstorming. Evite fazer brainstorming em sua mente e garanta que você faça brainstorming externamente. Por exemplo, escreva suas idéias e desenhe mapas mentais. Uma vez que suas idéias estejam organizadas, você começará a encontrar passos concretos para realizá-las e se aproximar de seu objetivo.

StoryShot #14: Priorizando suas tarefas

A prioridade das tarefas pode ajudá-lo a definir o que fazer primeiro. Allen delineia seis níveis de priorização que você deve considerar ao planejar seu trabalho:

  1. Sua visão de 3-5 anos
  2. Sua visão de 1-2 anos
  3. Responsabilidades atuais
  4. Projetos atuais
  5. Ações definidas atualmente
  6. Estas ações influenciam diretamente os outros cinco níveis

Resumo Final, Revisão e Crítica de Como Fazer as Coisas

Como fazer as coisas é um guia para melhorar a produtividade em todas as partes de sua vida. GTD é um sistema que é usado no mundo corporativo como uma forma de concluir projetos. O livro sugere priorizar adequadamente, definir claramente os objetivos, criar um ambiente produtivo e escrever tudo. Estas etapas, juntamente com várias outras, têm o potencial de mover suas tarefas do "fazer" e do "fazer" para o "feito".

Uma grande crítica ao livro é que ele introduz muitos hábitos novos de uma só vez que podem ser difíceis ou avassaladores para a maioria das pessoas.

Classificamos o Getting Things Done como 4,6/5.

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Esta foi a ponta do iceberg. Para conhecer os detalhes e apoiar o autor, encomende-o aqui ou obter o audiolivro de graça na Amazônia.

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