Die effektive Führungskraft Zusammenfassung und Rückblick | Peter Drucker

Der ultimative Leitfaden, um die richtigen Dinge zu erledigen

Podcast-Vertiefung

Synopse

Die wirksame Führungskraft ist ein Management-Klassiker aus den 1960er Jahren. Peter Drucker bietet den Lesern eine Anleitung, wie man eine effektive Führungskraft wird. Solange Ihre Entscheidungen die Produktivität Ihres Teams beeinflussen, sind Sie eine Führungskraft. Um eine Führungskraft zu sein, müssen Sie nicht unbedingt Menschen führen. Daher ist "The Effective Executive" ein Buch für alle, die am Arbeitsplatz effektivere Entscheidungen treffen wollen. Und andere dazu ermutigen will, bessere Entscheidungen zu treffen.

Peter Drucker's Sichtweise

Peter Drucker war ein in Österreich geborener amerikanischer Unternehmensberater, Pädagoge und Autor. Er war führend in der Entwicklung der Managementausbildung und wird als "Begründer des modernen Managements" bezeichnet. Drucker ging 1971 nach Kalifornien, wo er an der Claremont Graduate University eines der ersten Executive-MBA-Programme für Berufstätige des Landes entwickelte. Von 1971 bis zu seinem Tod war er der Clarke-Professor für Sozialwissenschaften und Management in Claremont. Die Managementschule der Claremont Graduate University wurde 1987 ihm zu Ehren in Peter F. Drucker Graduate School of Management umbenannt.

StoryShot #1: Effektivität ist erlernbar

"Wissen muss ständig verbessert, in Frage gestellt und erweitert werden, sonst verschwindet es."

- Peter Drucker

Effektivität ist die wichtigste Voraussetzung für die Erzielung von Ergebnissen. Intelligenz, Phantasie und Wissen sind für den Erfolg unerlässlich. Aber ohne Effektivität werden Sie diesen Erfolg nicht erleben. In der Tat können diese Eigenschaften ohne Effektivität das Erreichte einschränken. Effektivität bezieht sich auf Ihre Fähigkeit, an den "richtigen" Ideen zu arbeiten, und die für diese Effektivität verantwortlichen Wissensarbeiter werden als Führungskräfte bezeichnet. Daher betont Drucker, dass man als Führungskraft keine Menschen führen muss. Stattdessen müssen Sie einfach zu Aufgaben beitragen, die die Ergebnisse des Unternehmens beeinflussen können.

Wissensarbeit sollte an den Ergebnissen und nicht an der Menge oder den Kosten gemessen werden. Wenn man das Angebot einer Ressource nicht erhöhen kann, muss man ihren Ertrag steigern. Die Effektivität ist eines der wertvollsten Instrumente zur Steigerung des Ertrags. 

Drucker beschreibt Effektivität als eine Gewohnheit. Sie ist also etwas, das man lernen und in sein Leben einbauen kann. Entscheidend sind die fünf Gewohnheiten einer effektiven Führungskraft:

1. Verstehen Sie, wohin Ihre Zeit fließt. Verwalten Sie diese Zeit systematisch, damit Sie effektiver arbeiten können.
2. Konzentrieren Sie sich darauf, wie Sie zu den Sie umgebenden Aufgaben beitragen können. Drucker beschreibt dies als einen nach außen gerichteten Beitrag.
3. Bauen Sie auf die Stärken, die Sie bereits besitzen. Informieren Sie sich auch über die Stärken Ihrer Kollegen und ergänzen Sie diese Stärken.
4. Setzen Sie Prioritäten bei den Aufgaben, die sich am stärksten positiv auf Ihre Leistung auswirken, bevor Sie andere Aufgaben in Betracht ziehen.
5. Lernen Sie, die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen.

StoryShot #2: Kenne deine Zeit

Zeit ist ein wichtiger Faktor, der eine effektive Führungskraft einschränkt. Folglich beginnen effektive Führungskräfte mit ihrer Zeit und nicht mit ihren Aufgaben. Im Grunde genommen ist die Planung nie die erste Anlaufstelle für effektive Führungskräfte. Stattdessen beginnt eine effektive Führungskraft damit, sich zu überlegen, wohin sie ihre Zeit investieren will.

Sie können damit beginnen, Ihre Zeit effektiv zu managen, indem Sie unproduktive Anforderungen an Ihre Zeit reduzieren. Um dieses Problem zu lösen, entscheiden sie sich dafür, ihre Zeit in möglichst großen kontinuierlichen Einheiten einzuteilen. Der Autor empfiehlt einen dreistufigen Prozess, um eine effektive Zeiteinteilung bei der Arbeit zu erreichen.

Schritt 1 - Zeiterfassung

Der erste Schritt auf dem Weg zu einer effizienten Unternehmensführung besteht darin, den eigenen Zeitaufwand zu erfassen. Am einfachsten geht das mit einem Zeitprotokoll. Allerdings sollten Sie diese Zeit nicht nach Abschluss der Aufgabe aufzeichnen. Versuchen Sie stattdessen, Ihre Zeit in Echtzeit zu protokollieren. Dadurch wird das Zeitprotokoll genauer und ist weniger von Ihrem Gedächtnis abhängig. Dieses Zeitprotokoll sollte Ihr Zeitmanagement effektiv leiten.

Schritt 2 - Zeitmanagement

Das Zeitmanagement ermöglicht es Ihnen, die Tätigkeiten zu streichen, für die Sie viel Zeit aufwenden und die nicht produktiv sind. Wenn sich die Produktivität Ihres Unternehmens durch den Wegfall einer bestimmten Tätigkeit nicht ändern würde, sollten Sie diese Aufgabe streichen. Es wird auch Aufgaben geben, die andere ebenso gut oder sogar besser erledigen können als Sie. Diese Aufgaben sollten Sie an andere delegieren, damit Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können.

Verschiedene Formen des Missmanagements können zu Zeitverschwendung führen. Erstens kann eine unzureichende Voraussicht dazu führen, dass bereits verschwendete Zeit erneut verschwendet wird. Zweitens führt eine zu große Belegschaft dazu, dass mehr Zeit mit Interaktionen als mit Arbeit verbracht wird. Drucker erklärt, dass leitende Angestellte, die mehr als ein Zehntel ihrer Zeit mit Problemen der zwischenmenschlichen Beziehungen verbringen, ein Zeichen dafür sind, dass man zu viele Mitarbeiter hat. Sie sollten nur Personen in Ihrem Team haben, deren Kenntnisse und Fähigkeiten für die tägliche Arbeit erforderlich sind. Jede zusätzliche Arbeit kann durch kurzfristige Verträge erledigt werden. Drittens führt ein Übermaß an Sitzungen dazu, dass die Arbeit nicht erledigt wird. Besprechungen sind oft mit Folgetreffen und weiteren Diskussionen über die Besprechung verbunden. Daher sollten Besprechungen eher die Ausnahme als die Regel sein. Und schließlich begünstigt eine schlechte Kommunikation Informationsdefizite. Deshalb empfiehlt Drucker, sich immer gut auf eine Besprechung vorzubereiten. 

"Das Wichtigste in der Kommunikation ist, zu hören, was nicht gesagt wird.

- Peter Drucker

Schritt 3 - Konsolidierung der Zeit

Nachdem Sie Ihre Zeit effektiv verwaltet haben, müssen Sie die Zeit, in der Sie am produktivsten sein können, konsolidieren. Diese Zeitfenster sollten leicht verfügbar sein und unter der Kontrolle der Führungskraft stehen. Drucker bietet mehrere Tipps für die Konsolidierung Ihrer freien Zeit:

• Arbeiten Sie einen Tag pro Woche zu Hause.
• Planen Sie alle operativen Arbeiten auf zwei Tage pro Woche. An den verbleibenden Tagen sollten Sie die Vormittage für größere Aufgaben reservieren.
• Planen Sie eine tägliche Arbeitsstunde am Morgen zu Hause ein.

StoryShot #3: Was kann ich beisteuern?

Ein Unternehmen kann nur dann erfolgreich sein, wenn es in drei wichtigen Bereichen gute Leistungen erbringt. Erstens muss die Organisation direkte Ergebnisse erzielen. Viele Führungskräfte konzentrieren sich nach unten. Sie beschäftigen sich im Wesentlichen mehr mit dem Aufwand als mit den Ergebnissen. Daher tappen Führungskräfte in die Falle, sich darüber Gedanken zu machen, was andere ihnen schulden. Die Betonung der Autorität nach unten macht Sie zum Untergebenen. Zweitens muss das Unternehmen Werte und deren Bestätigung durch die Belegschaft effektiv aufbauen. Wenn Ihre Organisation für nichts steht, dann fördern Sie Desorganisation und Lähmung. Und schließlich die Bereitschaft, Menschen für die Zukunft aufzubauen und zu entwickeln. Ihre heutigen Entscheidungen müssen Ihr Humankapital erneuern.

Menschliche Beziehungen

Eine Möglichkeit, wie effektive Führungskräfte die richtigen zwischenmenschlichen Beziehungen nutzen, ist durch ihren Beitrag. Wirksame zwischenmenschliche Beziehungen haben weniger damit zu tun, dass man ein Talent für Menschen hat. Vielmehr geht es darum, sich auf ihren Beitrag zu ihrer eigenen Arbeit und ihren Arbeitsbeziehungen zu konzentrieren. Drucker skizziert vier Faktoren, die menschliche Beziehungen kennzeichnen.

1. Kommunikation - Untergebene sind weniger geneigt, Informationen aufzunehmen, wenn ihr Vorgesetzter sich zu sehr bemüht, seinen Standpunkt zu vermitteln. In solchen Fällen wird der Untergebene eher das hören, was er zu hören erwartet, als die Realität. Erlauben Sie Ihren Untergebenen stattdessen, die Lücken zu füllen und Verantwortung zu übernehmen.
2. Teamarbeit - Wenn Sie sich auf Ihren Beitrag konzentrieren, wird Ihre Kommunikation horizontal statt vertikal. Das macht die Teamarbeit viel einfacher. 
3. Selbstentfaltung - Wenn Sie sich auf Ihren Beitrag konzentrieren, können Sie überlegen, wie Sie sich verbessern können. 
4. Entwicklung anderer - Führungskräfte, die sich auf ihren Beitrag konzentrieren, ermutigen andere, sich selbst zu entwickeln. Das liegt daran, dass effektive Führungskräfte Standards setzen, die Spitzenleistungen verlangen.

Effektive Sitzungen

Selbst wenn Sie Ihre Zeit optimal genutzt haben, werden Besprechungen immer noch einen wesentlichen Teil der Arbeitszeit einer effektiven Führungskraft ausmachen. Als effektive Führungskraft sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was der Zweck der Besprechung sein sollte. Dieser Zweck sollte den Mitarbeitern vor den Besprechungen mitgeteilt werden, um sie auf ein bestimmtes Thema vorzubereiten. Effektive Führungskräfte halten die Besprechungen strukturiert ab und nutzen die Zeit nicht für ein Brainstorming mit den Kollegen. Sie sollten effektive Besprechungen abschließen, indem sie die Ergebnisse der Besprechung mit dem ursprünglichen Zweck der Besprechung in Verbindung bringen.

StoryShot #4: Stärke produktiv machen

Auf Stärken aufbauen

Produktivität und Ergebnisse lassen sich nicht auf Schwächen aufbauen. Deshalb müssen effektive Führungskräfte alle verfügbaren Stärken nutzen. Dazu gehören auch die Stärken Ihrer Mitarbeiter und Vorgesetzten. Stärken bieten echte Chancen und können die Schwächen Ihres Teams irrelevant machen. Versuchen Sie daher, die Stärken Ihres Teams zu maximieren, anstatt seine Schwächen zu minimieren. Wenn Sie Schwächen vermeiden, werden Sie nur mittelmäßige Ergebnisse erzielen, denn die Erfolgreichsten haben oft auch starke Schwächen. Um wirklich erfolgreich zu sein, muss man in einem Bereich extrem stark werden und andere, weniger wichtige Bereiche vernachlässigen.

Effiziente Personalausstattung

Im Allgemeinen bilden die wirkungsvollsten Führungskräfte Teams, in denen sie ihren unmittelbaren Kollegen nicht nahe stehen. Sie sollten Ihre Kollegen nach ihren Fähigkeiten und nicht nach ihren Vorlieben und Abneigungen auswählen. Drucker beschreibt dies als Streben nach Leistung und nicht nach Konformität. Trotzdem sollten Sie nicht darauf hoffen, für jede Stelle ein Genie zu finden. Das ist oft unmöglich, und die bessere Alternative ist, gewöhnliche Menschen zu ungewöhnlichen Leistungen zu bringen. Deshalb sollten Sie, wie bei sich selbst, bereit sein, Kollegen mit Schwächen zu akzeptieren. Solange sie Stärken in den erwünschten Bereichen haben, sind sie eine zufriedenstellende Option für die Stelle. In ähnlicher Weise sollte man sich von Personen trennen, die ständig unterdurchschnittliche Leistungen erbringen. Sie müssen rücksichtslos sein, um die Effizienz Ihres Teams zu erhalten.

Peter Drucker stellt vier Regeln für eine auf Stärke ausgerichtete Personalpolitik auf:

1. Ein Job, der zwei oder drei Männer hintereinander besiegt hat, sollte neu gestaltet werden.
2. Machen Sie alle Aufgaben in Ihrem Unternehmen anspruchsvoll.
3. Stellen Sie Personen auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und nicht auf der Grundlage der Anforderungen der Stelle ein.
4. Akzeptieren Sie die Schwächen der Menschen, um ihre Stärken zu nutzen.

Sie müssen nicht nur Ihre Mitarbeiter akzeptieren, sondern auch sich selbst. Versuchen Sie, am Arbeitsplatz Sie selbst zu sein. Betrachten Sie außerdem Ihre eigene Leistung und erkennen Sie Muster, die Erfolg und Misserfolg zugrunde liegen. Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, in denen Sie gute Leistungen erbringen, und delegieren Sie mehr Aufgaben, bei denen Sie scheinbar versagen.

StoryShot #5: Das Wichtigste zuerst

Effiziente Führungskräfte konzentrieren sich zuerst auf die wichtigsten Aufgaben. Außerdem tun sie immer nur eine Sache auf einmal. Fragen Sie sich: "Würden wir diese Aufgabe jetzt angehen, wenn wir sie nicht bereits erledigen würden? Wenn Ihre Antwort auf diese Frage kein klares Ja ist, sollten Sie diese Tätigkeit schnellstmöglich einstellen oder aufschieben.

Es wird immer mehr produktive Aufgaben für morgen geben als Zeit, sie zu erledigen. Außerdem wird es immer mehr Möglichkeiten geben, als es fähige Menschen gibt, die sie wahrnehmen können. Deshalb müssen Sie lernen, Prioritäten zu setzen, damit Sie die Aufgaben erledigen können, die die größte Wirkung haben. Sie müssen verhindern, dass der Arbeitsdruck die Aufgaben bestimmt, die Sie priorisieren, und die Entscheidung als Führungskraft treffen.

Peter Drucker empfiehlt jedoch nicht, Prioritäten zu setzen. Ein schwierigerer, aber lohnenderer Ansatz ist das Setzen von Posterioritäten. Im Wesentlichen sollten Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie nicht in Angriff nehmen wollen. 

• Entscheiden Sie sich für die Zukunft und nicht für die Vergangenheit.
• Konzentrieren Sie sich auf die Möglichkeiten und nicht auf das Problem.
• Entscheiden Sie sich für Ihren eigenen Weg, anstatt auf einen Zug aufzuspringen.
• Setzen Sie sich hohe Ziele, um etwas zu erreichen, das etwas bewirkt, anstatt auf Nummer sicher zu gehen.

StoryShot #6: Die Elemente der Entscheidungsfindung

"Solange keine Verpflichtung eingegangen wird, gibt es nur Versprechen und Hoffnungen, aber keine Pläne".

- Peter Drucker

Wirksame Führungskräfte versuchen, nur wenige wesentliche Entscheidungen auf der höchsten Ebene des konzeptionellen Verständnisses zu treffen.

Peter Drucker skizziert fünf Elemente des Entscheidungsprozesses einer effektiven Führungskraft:

1. Zunächst müssen Sie feststellen, ob es sich um eine alltägliche oder eine einmalige Situation handelt. Wenn die Situation bekannt ist, sollten Sie sie auf der Grundlage einer Reihe von Unternehmensregeln oder -grundsätzen bewältigen. 
2. Entscheiden Sie, was Sie mit Ihren Entscheidungen erreichen wollen. Überlegen Sie außerdem, welche Bedingungen Ihre Entscheidungen erfüllen müssen, um diese Ergebnisse zu erreichen. Diese Bedingungen werden als Randbedingungen bezeichnet. Je präziser die Randbedingungen definiert sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Entscheidungen wirksam sind.
3. Wenn Sie Entscheidungen treffen, müssen Sie oft Kompromisse eingehen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie den Entscheidungsprozess mit der Frage beginnen, was richtig und nicht was akzeptabel ist. Wenn Sie mit dem, was richtig ist, beginnen, können Sie den richtigen und falschen Kompromiss erkennen, wenn es darauf ankommt.
4. Setzen Sie Ihre Entscheidung in die Tat um, indem Sie Verpflichtungen in Ihren Entscheidungsprozess einbauen.
5. Binden Sie Feedback in Ihren Entscheidungsprozess ein. Peter Drucker empfiehlt zum Beispiel kontinuierliche Tests, begleitet von Berichten und Zahlen. 

StoryShot #7: Wirksame Entscheidungen

Eine Entscheidung ist immer eine Wahl zwischen Alternativen. Die meisten Menschen gehen von ihrer Meinung aus. Deshalb bitten sie sie dann, nach Fakten zu suchen, so wie sie nach solchen suchen, die ihre Meinung unterstützen. Da Sie diesen Ansatz übernehmen müssen, sollten Sie Meinungen fördern. Zwingen Sie diejenigen, die eine Meinung äußern, dazu, die Verantwortung dafür zu übernehmen, welches Maß an Beweisen erforderlich ist, um diese Behauptung zu stützen. Dann sollte nach Fakten gesucht werden, um zu sehen, ob dieses Maß an Beweisen erreicht werden kann.

Als effektive Führungskraft sollten Sie keine Entscheidung treffen, wenn es keine Meinungsverschiedenheiten gibt. Wirksame Entscheidungen werden getroffen, wenn gegensätzliche Ansichten aufeinanderprallen und die Alternativen gegeneinander abgewogen wurden. Auf diese Weise sollten effektive Führungskräfte niemals intuitiv entscheiden. Darüber hinaus sollte man sich vor einer Entscheidung immer fragen, ob diese notwendig ist. Manchmal ist die Alternative, nichts zu tun, die bessere Option.

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