El resumen y la revisión del ejecutivo eficaz | Peter Drucker
La guía definitiva para hacer las cosas bien
Podcast en profundidad
Sinopsis
El ejecutivo eficaz es un clásico del management de los años 60. Peter Drucker ofrece a los lectores orientación sobre cómo convertirse en un ejecutivo eficaz. Siempre que sus decisiones repercutan en la productividad de su equipo, usted es un ejecutivo. No es necesario dirigir personas para ser un ejecutivo. Por lo tanto, El ejecutivo eficaz es un libro para cualquiera que quiera tomar decisiones más eficaces en el lugar de trabajo. Además, anima a otros a tomar mejores decisiones.
La perspectiva de Peter Drucker
Peter Drucker fue un consultor de gestión, educador y autor estadounidense de origen austriaco. Fue un líder en el desarrollo de la educación en gestión y se le describe como "el fundador de la gestión moderna". Drucker se trasladó a California en 1971, donde desarrolló uno de los primeros programas de MBA ejecutivo del país para profesionales en activo en la Claremont Graduate University. Desde 1971 hasta su muerte, fue el profesor Clarke de Ciencias Sociales y Gestión en Claremont. En 1987, la escuela de gestión de la Claremont Graduate University recibió el nombre de Peter F. Drucker Graduate School of Management en su honor.
StoryShot #1: La eficacia se aprende
"El conocimiento tiene que ser mejorado, desafiado y aumentado constantemente, o se desvanece".
- Peter Drucker
La eficacia es el ingrediente clave para obtener resultados. La inteligencia, la imaginación y el conocimiento son esenciales para el éxito. Sin embargo, no experimentará este éxito sin la eficacia. De hecho, sin la eficacia, estas características pueden limitar lo que se puede conseguir. La eficacia está relacionada con su capacidad para trabajar con las ideas "correctas", y los trabajadores del conocimiento responsables de esta eficacia se llaman ejecutivos. Por ello, Drucker subraya que no es necesario gestionar personas para ser un ejecutivo. En su lugar, simplemente hay que contribuir a las tareas que pueden afectar a los resultados de la organización.
El trabajo del conocimiento debe medirse en función de los resultados y no de la cantidad o los costes. Si no se puede aumentar la oferta de un recurso, hay que aumentar su rendimiento. La eficacia es una de las herramientas más valiosas para aumentar el rendimiento.
Drucker describe la eficacia como un hábito. Por lo tanto, es algo que se puede aprender y construir en la vida. Lo más importante es que hay cinco hábitos de un ejecutivo eficaz:
- Comprenda en qué se le va el tiempo. Gestiona sistemáticamente ese tiempo para ser más eficaz.
- Concéntrese en cómo puede contribuir a las tareas del entorno. Drucker lo describe como una contribución hacia el exterior.
- Aproveche los puntos fuertes que ya posee. Además, entienda los puntos fuertes de sus coetáneos y compleméntelos.
- Priorice las tareas que tendrán un impacto positivo más significativo en su rendimiento antes de considerar cualquier otra tarea.
- Aprende a tomar las decisiones correctas en el momento adecuado.
StoryShot #2: Conoce tu tiempo
El tiempo es un factor limitante importante para un ejecutivo eficaz. Por lo tanto, los ejecutivos eficaces empiezan por su tiempo más que por sus tareas. Esencialmente, la planificación nunca es el primer puerto de escala para los ejecutivos eficaces. En cambio, un ejecutivo eficaz empieza por considerar a qué va a dedicar su tiempo.
Puede empezar a gestionar eficazmente su tiempo reduciendo las demandas de tiempo que son improductivas. Para resolver este problema, opta por asignar su tiempo a las unidades continuas más grandes posibles. El autor recomienda un proceso de tres pasos para empezar a implementar el tiempo efectivo en su trabajo.
Paso 1 - Registro del tiempo
El primer paso para adoptar la eficacia ejecutiva es registrar el uso del tiempo. La forma más sencilla de hacerlo es utilizar un registro de tiempo. Sin embargo, no debe registrar este tiempo después de haber completado la tarea. En su lugar, intente utilizar registros de su tiempo en tiempo real. Esto permitirá que el registro de tiempo sea más preciso y menos dependiente de su memoria. Este registro de tiempo debe guiar eficazmente su gestión del tiempo.
Paso 2 - Gestión del tiempo
La gestión del tiempo le permite eliminar las actividades a las que dedica mucho tiempo y que no son productivas. Si la productividad de su empresa no cambiaría si eliminara una actividad específica, entonces debería eliminar esta tarea. También habrá tareas que otras personas podrían hacer igual de bien o incluso mejor que usted. Con estas tareas, delega en otros para que puedas centrarte en las tareas más críticas.
Varias formas de mala gestión pueden conducir a la pérdida de tiempo. En primer lugar, una previsión insuficiente puede hacer que se vuelva a perder el tiempo que se había perdido anteriormente. En segundo lugar, una plantilla demasiado numerosa aumentará la cantidad de tiempo que se pierde interactuando en lugar de trabajando. Drucker explica que el hecho de que los directivos dediquen más de una décima parte de su tiempo a los problemas de relaciones humanas es señal de que hay un exceso de personal. Sólo debe contar con personas en su equipo cuyos conocimientos y habilidades sean necesarios para el trabajo diario. Cualquier trabajo extra puede resolverse con contratos de corta duración. En tercer lugar, un exceso de reuniones significará que el trabajo nunca se realiza. Las reuniones suelen estar asociadas a reuniones de seguimiento y a nuevas discusiones sobre la reunión. Por tanto, las reuniones deben ser una excepción y no una regla. Por último, una mala comunicación facilita el mal funcionamiento de la información. Por ello, Drucker sugiere estar siempre bien preparado para una reunión.
"Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice".
- Peter Drucker
Paso 3 - Consolidar el tiempo
Después de gestionar eficazmente su tiempo, debe consolidar el momento en que puede ser más productivo. Estos espacios de tiempo deben estar fácilmente disponibles y bajo el control del ejecutivo. Drucker ofrece múltiples consejos para consolidar su tiempo discrecional:
- Trabaja en casa un día a la semana.
- Programe todo el trabajo operativo en dos días a la semana. Luego, reserve las mañanas de los días restantes para los asuntos importantes.
- Programe un periodo de trabajo diario en casa por la mañana.
StoryShot #3: ¿Qué puedo aportar?
Para que una empresa tenga éxito, debe obtener buenos resultados en tres áreas principales. En primer lugar, la organización debe obtener resultados directos. Muchos ejecutivos se centran en los resultados. Esencialmente, se ocupan más del esfuerzo que de los resultados. De ahí que los ejecutivos caigan en la trampa de preocuparse por lo que otros les deben. El énfasis en la autoridad hacia abajo le convertirá en el subordinado. En segundo lugar, la organización debe construir eficazmente los valores y su afirmación entre los trabajadores. Si su organización no defiende nada, está fomentando la desorganización y la parálisis. Por último, la voluntad de construir y desarrollar personas para el futuro. Sus decisiones de hoy deben renovar su capital humano.
Relaciones humanas
Una de las formas en que los ejecutivos eficaces aprovechan las relaciones humanas adecuadas es a través de su contribución. Las relaciones humanas eficaces tienen menos que ver con tener talento para las personas. En cambio, tiene más que ver con centrarse en sus contribuciones al propio trabajo y a sus relaciones laborales. Drucker esboza cuatro factores que caracterizan las relaciones humanas.
- Comunicaciones - Los subordinados son menos propensos a asimilar la información si su superior se esfuerza demasiado por hacer entender el punto. En estos casos, el subordinado escuchará lo que espera oír en lugar de la realidad. En su lugar, permita que sus subordinados llenen los vacíos y asuman la responsabilidad.
- Trabajo en equipo - Centrarse en la contribución permite que su comunicación sea horizontal en lugar de vertical. Esto hace que el trabajo en equipo sea mucho más fácil.
- Autodesarrollo - Centrarse en la contribución le permitirá considerar cómo puede mejorar.
- Desarrollo de los demás: los ejecutivos que se centran en la contribución animarán a los demás a desarrollarse. Esto se debe a que los ejecutivos eficaces establecen normas que exigen la excelencia.
Reuniones eficaces
Incluso cuando haya maximizado su tiempo, las reuniones seguirán siendo una parte sustancial del tiempo de trabajo de un ejecutivo eficaz. Como ejecutivo eficaz, debe comprender cuál debe ser el propósito de la reunión. Este propósito debe ser transmitido al personal antes de las reuniones para preparar a los trabajadores para un tema específico. Los ejecutivos eficaces mantienen las reuniones estructuradas y no utilizan este tiempo como una oportunidad para hacer una lluvia de ideas junto a sus colegas. Deben concluir las reuniones eficaces relacionando los resultados de la reunión con el propósito inicial de la misma.
StoryShot #4: Hacer que la fuerza sea productiva
Aprovechar los puntos fuertes
La productividad y los resultados no pueden basarse en las debilidades. Por lo tanto, los ejecutivos eficaces tienen que aprovechar todos los puntos fuertes disponibles. Esto incluye los puntos fuertes de sus colaboradores y superiores. Los puntos fuertes ofrecen auténticas oportunidades y pueden hacer que los puntos débiles de su equipo sean irrelevantes. Por lo tanto, intente maximizar los puntos fuertes de su equipo en lugar de minimizar sus debilidades. Evitar las debilidades sólo le dejará con resultados mediocres, ya que los más exitosos suelen tener también fuertes debilidades. Para tener verdadero éxito, hay que hacerse extremadamente fuerte en un área en detrimento de otras menos críticas.
Dotación de personal eficaz
Por lo general, los ejecutivos eficaces más impactantes crean equipos en los que no están cerca de sus colegas inmediatos. Deberían elegir a sus colegas en función de lo que pueden hacer y no de sus gustos y disgustos. Drucker describe esto como la búsqueda de rendimiento en lugar de conformidad. A pesar de ello, no hay que esperar encontrar un genio para cada puesto. A menudo esto es imposible, y una mejor alternativa es hacer que la gente común logre un rendimiento poco común. Por lo tanto, al igual que con uno mismo, debe estar dispuesto a aceptar a colegas con debilidades. Mientras tengan puntos fuertes en las áreas deseables, son una opción satisfactoria para el puesto. Del mismo modo, hay que dejar marchar a las personas que constantemente rinden menos de lo esperado. Debe ser implacable para mantener la eficacia de su equipo.
Peter Drucker ofrece cuatro reglas para dotar de personal a la fuerza:
- Un trabajo que ha derrotado a dos o tres hombres sucesivamente debe ser rediseñado.
- Haga que todos los trabajos de su organización sean exigentes.
- Contrate a las personas en función de lo que pueden hacer y no de lo que exige el puesto.
- Aceptar las debilidades de las personas para aprovechar sus puntos fuertes.
Además de aceptar a tus empleados, debes aceptarte a ti mismo. Intente ser usted mismo en el lugar de trabajo. Además, observa tu propio rendimiento e identifica los patrones que subyacen al éxito y al fracaso. Redoble la apuesta en las áreas en las que ha tenido un buen rendimiento y delegue más el trabajo en el que parece fallar.
StoryShot #5: Lo primero es lo primero
Los ejecutivos eficaces se concentran primero en las tareas más importantes. Además, sólo hacen una cosa a la vez. Pregúntese: "Si no hiciéramos ya esto, ¿lo haríamos ahora? Si su respuesta a esta pregunta no es un claro sí, entonces debería abandonar o retrasar rápidamente esta actividad.
Siempre habrá más tareas productivas para el día de mañana que tiempo para hacerlas. Además, siempre habrá más oportunidades que personas capaces de aprovecharlas. Por lo tanto, debes aprender a priorizar para poder realizar las tareas que tengan mayor impacto. Debe evitar que las presiones del trabajo elijan las tareas a las que da prioridad y tomar la decisión como ejecutivo.
Sin embargo, Peter Drucker no recomienda establecer prioridades. Un planteamiento más difícil, aunque más gratificante, es establecer las postrimerías. Esencialmente, debes decidir qué tareas no abordar.
- Elige el futuro frente al pasado.
- Concéntrese en la oportunidad y no en el problema.
- Elige tu propia dirección en lugar de subirte al carro.
- Apunta alto y busca algo que marque la diferencia en lugar de estar seguro.
StoryShot #6: Los elementos de la toma de decisiones
"Si no hay compromiso, sólo hay promesas y esperanzas; pero no planes".
- Peter Drucker
Los ejecutivos eficaces intentan tomar sólo unas pocas decisiones esenciales al más alto nivel de comprensión conceptual.
Peter Drucker esboza cinco elementos del proceso de decisión de un ejecutivo eficaz:
- En primer lugar, debe identificar si la situación es común o un evento único. Si la situación es común, debe tratarla basándose en un conjunto de normas o principios de la empresa.
- Decida qué es lo que quiere conseguir con sus decisiones. Además, considere las condiciones que deben satisfacer sus decisiones para alcanzar estos resultados. Estas condiciones se denominan condiciones límite. Cuanto más concisa sea la definición de las condiciones límite, más probable será la eficacia de tus decisiones.
- A menudo tendrá que hacer concesiones al tomar decisiones. Por lo tanto, asegúrate de empezar el proceso de decisión considerando lo que es correcto en lugar de lo que es aceptable. Empezar por lo que es correcto le permitirá identificar el compromiso correcto y el incorrecto cuando llegue el momento.
- Convierta su decisión en acción incorporando compromisos en su proceso de toma de decisiones.
- Incorpore la retroalimentación a su proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, Peter Drucker recomienda realizar pruebas continuas acompañadas de informes y cifras.
StoryShot #7: Decisiones eficaces
Una decisión es siempre una elección entre alternativas. La mayoría de las personas utilizan las opiniones como punto de partida. Por lo tanto, les piden que busquen los hechos como buscarán los que apoyan su opinión. Como tienes que adoptar este enfoque, debes fomentar las opiniones. Obliga a los que expresan una opinión a responsabilizarse de identificar el nivel de pruebas necesario para respaldar esta afirmación. A continuación, hay que buscar los hechos para ver si se puede obtener este nivel de pruebas.
Como ejecutivo eficaz, no debes tomar una decisión si no ha habido desacuerdo. Las decisiones eficaces se toman cuando los puntos de vista en conflicto se han enfrentado y las alternativas se han sopesado entre sí. De este modo, los ejecutivos eficaces nunca deben tomar decisiones de forma intuitiva. Además, antes de tomar una decisión, siempre hay que preguntarse si la decisión es necesaria. A veces la alternativa, no hacer nada, es una opción más viable.
Clasificación
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