Den effektiva ledningen Sammanfattning och granskning | Peter Drucker

Den definitiva guiden för att få rätt saker gjorda

Djupdykning i podcast

Synopsis

Den effektiva ledningen är en managementklassiker från 1960-talet. Peter Drucker ger läsarna vägledning om hur man blir en effektiv chef. Så länge dina beslut påverkar teamets produktivitet är du en chef. Du behöver inte leda människor för att vara chef. Därför är The Effective Executive en bok för alla som vill fatta effektivare beslut på arbetsplatsen. Plus att uppmuntra andra att fatta bättre beslut.

Peter Drucker's perspektiv

Peter Drucker var en österrikiskfödd amerikansk managementkonsult, utbildare och författare. Han var ledande i utvecklingen av managementutbildning och beskrivs som "grundaren av modern management". Drucker reste till Kalifornien 1971, där han utvecklade ett av landets första Executive MBA-program för yrkesverksamma vid Claremont Graduate University. Från 1971 till sin död var han Clarke-professor i samhällsvetenskap och management vid Claremont. Claremont Graduate Universitys managementskola fick 1987 namnet Peter F. Drucker Graduate School of Management till hans ära.

StoryShot #1: Effektivitet kan man lära sig

"Kunskapen måste ständigt förbättras, utmanas och utökas, annars försvinner den."

- Peter Drucker

Effektivitet är nyckeln till resultat. Intelligens, fantasi och kunskap är alla nödvändiga för att lyckas. Du kommer dock inte att uppleva denna framgång utan effektivitet. Utan effektivitet kan dessa egenskaper faktiskt begränsa vad du kan uppnå. Effektivitet är kopplad till din förmåga att arbeta med "rätt" idéer, och de kunskapsarbetare som ansvarar för denna effektivitet kallas chefer. Drucker framhåller därför att du inte behöver hantera människor för att vara chef. I stället behöver du bara bidra till uppgifter som kan påverka organisationens resultat.

Kunskapsarbete bör mätas utifrån resultat snarare än kvantitet eller kostnader. Om man inte kan öka utbudet av en resurs måste man öka dess avkastning. Effektivitet är ett av de mest värdefulla verktygen för att öka avkastningen. 

Drucker beskriver effektivitet som en vana. Det är alltså något du kan lära dig och bygga in i ditt liv. Det finns fem viktiga vanor hos en effektiv chef:

1. Förstå vad din tid går åt till. Hantera tiden systematiskt så att du kan bli effektivare.
2. Fokusera på hur du kan bidra till de omgivande uppgifterna. Drucker beskriver detta som ett yttre bidrag.
3. Bygg på de styrkor du redan har. Förstå också dina samtidiga medarbetares styrkor och komplettera dem.
4. Prioritera de uppgifter som kommer att ha störst positiv inverkan på din prestation innan du tar hänsyn till andra uppgifter.
5. Lär dig att fatta rätt beslut vid rätt tidpunkt.

StoryShot #2: Känn din tid

Tiden är en viktig begränsande faktor för en effektiv chef. Följaktligen börjar effektiva chefer med sin tid snarare än med sina uppgifter. I grund och botten är planering aldrig den första anropspunkten för effektiva chefer. I stället börjar en effektiv chef med att fundera på vart tiden ska gå.

Du kan börja hantera din tid på ett effektivt sätt genom att minska de krav på din tid som är improduktiva. För att lösa detta problem väljer de att fördela sin tid på så stora kontinuerliga enheter som möjligt. Författaren rekommenderar en trestegsprocess för att börja införa effektiv tid i ditt arbete.

Steg 1 - Registrera tid

Det första steget när du försöker införa effektivitet i ledningen är att registrera din tidsanvändning. Det enklaste sättet att göra detta är att använda en tidsbok. Du bör dock inte logga tiden efter att du har slutfört uppgiften. Försök i stället att använda realtidsloggar av din tid. Detta gör att tidsloggen blir mer exakt och mindre beroende av ditt minne. Denna tidslogg bör effektivt vägleda din tidshantering.

Steg 2 - Hantera tiden

Med hjälp av tidsplanering kan du rensa ut de aktiviteter som du ägnar mycket tid åt och som inte är produktiva. Om företagets produktivitet inte skulle förändras om du tog bort en viss aktivitet bör du ta bort den. Det kommer också att finnas uppgifter som andra personer kan utföra lika bra eller till och med bättre än du. När det gäller dessa uppgifter bör du delegera dem till andra så att du kan fokusera på de mest kritiska uppgifterna.

Flera olika former av misskötsel kan leda till slöseri med tid. För det första kan otillräcklig förutseende leda till att tidigare slösad tid slösas bort igen. För det andra kommer en för stor personalstyrka att öka den tid som går åt till att interagera i stället för att arbeta. Drucker förklarar att ledande befattningshavare som lägger mer än en tiondel på problem med mänskliga relationer är ett tecken på att ni har för mycket personal. Du bör endast ha personer i ditt team vars kunskaper och färdigheter krävs för det dagliga arbetet. Eventuellt extra arbete kan hanteras genom korttidskontrakt. För det tredje innebär ett överflöd av möten att arbetet aldrig blir gjort. Möten är ofta förknippade med uppföljningsmöten och ytterligare diskussioner om mötet. Möten bör därför vara ett undantag snarare än en regel. Slutligen underlättar dålig kommunikation att informationen fungerar dåligt. Drucker föreslår därför att man alltid är väl förberedd inför ett möte. 

"Det viktigaste i kommunikationen är att höra det som inte sägs."

- Peter Drucker

Steg 3 - Konsolidering av tiden

När du har förvaltat din tid på ett effektivt sätt måste du samla den tid då du kan vara mest produktiv. Dessa tidsramar bör vara lättillgängliga och under ledningens kontroll. Drucker ger flera tips för att konsolidera din diskretionära tid:

• Arbeta hemma en dag i veckan.
• Planera in allt operativt arbete på två dagar i veckan. Reservera sedan förmiddagarna de återstående dagarna för större frågor.
• Planera in en daglig arbetstid hemma på morgonen.

StoryShot #3: Vad kan jag bidra med?

För att ett företag ska vara framgångsrikt måste det prestera bra på tre viktiga områden. För det första måste organisationen uppnå direkta resultat. Många chefer fokuserar nedåt. I huvudsak är de mer upptagna av ansträngning än av resultat. Därför faller cheferna i fällan att oroa sig för vad andra är skyldiga dem. Att betona den nedåtriktade auktoriteten gör dig till den underordnade. För det andra måste organisationen på ett effektivt sätt bygga upp värderingar och bekräfta dem bland personalen. Om din organisation inte står för någonting uppmuntrar du till desorganisation och förlamning. Slutligen, en vilja att bygga upp och utveckla människor för framtiden. Dina beslut i dag måste förnya ditt mänskliga kapital.

Mänskliga relationer

Ett sätt för effektiva chefer att utnyttja de rätta mänskliga relationerna är genom sina bidrag. Effektiva mänskliga relationer har mindre att göra med att ha talang för människor. Det handlar snarare om att fokusera på deras bidrag till sitt eget arbete och sina arbetsrelationer. Drucker beskriver fyra faktorer som kännetecknar mänskliga relationer.

1. Kommunikation - Underordnade är mindre benägna att ta till sig information om deras överordnade anstränger sig för mycket för att få fram sin mening. I dessa fall kommer den underordnade att höra vad han eller hon förväntar sig att höra snarare än verkligheten. Låt i stället dina underordnade fylla i luckorna och ta ansvar.
2. Lagarbete - Genom att fokusera på bidrag kan kommunikationen bli horisontell snarare än vertikal. Det gör det mycket lättare att arbeta i team. 
3. Självutveckling - Om du fokuserar på ditt bidrag kan du fundera på hur du kan bli bättre. 
4. Utveckling av andra - Chefer som fokuserar på bidrag uppmuntrar andra att utveckla sig själva. Detta beror på att effektiva chefer sätter standarder som kräver excellens.

Effektiva möten

Även när du har utnyttjat din tid maximalt kommer möten att utgöra en betydande del av en effektiv chefs arbetstid. Som en effektiv chef bör du förstå vad syftet med mötet bör vara. Detta syfte bör förmedlas till personalen före mötena för att förbereda personalen på ett specifikt ämne. Effektiva chefer håller mötena strukturerade och använder inte denna tid som ett tillfälle att brainstorma tillsammans med kollegor. Du bör avsluta effektiva möten genom att relatera mötets resultat till mötets ursprungliga syfte.

StoryShot #4: Att göra styrka produktiv

Bygga på styrkorna

Produktivitet och resultat kan inte byggas på svagheter. Därför måste effektiva chefer utnyttja alla tillgängliga styrkor. Detta gäller även styrkorna hos dina medarbetare och överordnade. Styrkorna erbjuder verkliga möjligheter och kan göra teamets svagheter irrelevanta. Sträva därför efter att maximera teamets styrkor snarare än att minimera dess svagheter. Om du undviker svagheter kommer du bara att få mediokra resultat eftersom de mest framgångsrika ofta också har starka svagheter. För att bli verkligt framgångsrik måste du bli extremt stark på ett område på bekostnad av andra mindre kritiska områden.

Effektiv bemanning

I allmänhet bygger de mest effektiva cheferna team där de inte är nära sina närmaste kollegor. Du bör välja dina kollegor utifrån vad de kan göra snarare än utifrån vad de gillar och ogillar. Drucker beskriver detta som att man strävar efter prestationer snarare än anpassning. Trots detta bör du inte hoppas på att hitta ett geni för varje position. Ofta är detta omöjligt, och ett bättre alternativ är att få vanliga människor att uppnå ovanliga prestationer. Därför bör du, precis som när det gäller dig själv, vara villig att acceptera kollegor med svagheter. Så länge de har styrkor inom de önskvärda områdena är de ett tillfredsställande alternativ för jobbet. På samma sätt bör man avskeda personer som konsekvent underpresterar. Du måste vara hänsynslös för att upprätthålla effektiviteten i ditt team.

Peter Drucker erbjuder fyra regler för att bemanna med styrka i åtanke:

1. Ett jobb som har besegrat två eller tre män i rad bör omformas.
2. Gör alla jobb i din organisation krävande.
3. Anställ personer utifrån vad de kan göra snarare än vad jobbet kräver.
4. Acceptera människors svagheter för att utnyttja deras styrkor.

Förutom att acceptera dem du bemannar måste du också acceptera dig själv. Försök att vara dig själv på arbetsplatsen. Titta dessutom på dina egna prestationer och identifiera mönster som ligger till grund för framgång och misslyckande. Dubbla på de områden där du har presterat bra och delegera mer av det arbete där du verkar misslyckas.

StoryShot #5: Först och främst

Effektiva chefer koncentrerar sig först på de mest kritiska uppgifterna. Dessutom gör de bara en sak i taget. Fråga dig själv: "Om vi inte redan hade gjort detta, skulle vi då göra det nu? Om ditt svar på denna fråga inte är ett tydligt ja bör du snabbt släppa eller skjuta upp denna aktivitet.

Det kommer alltid att finnas mer produktiva uppgifter för morgondagen än det finns tid att göra dem. Dessutom kommer det alltid att finnas fler möjligheter än det finns människor som är kapabla att ta vara på dem. Därför måste du lära dig att prioritera så att du kan slutföra uppgifter som har störst effekt. Du måste förhindra att arbetstrycket väljer vilka uppgifter du prioriterar och fatta beslutet som chef.

Peter Drucker rekommenderar dock inte att man gör prioriteringar. En svårare, men mer givande metod är att fastställa eftersläpningar. I huvudsak bör du bestämma vilka uppgifter du inte ska ta itu med. 

• Välj framtiden mot det förflutna.
• Fokusera på möjligheterna snarare än på problemet.
• Välj din egen inriktning i stället för att följa med på tåget.
• Sträva efter något som gör skillnad snarare än att vara säker.

StoryShot #6: Elementen i beslutsfattandet

"Om man inte gör ett åtagande finns det bara löften och förhoppningar, men inga planer."

- Peter Drucker

Effektiva chefer försöker fatta några få viktiga beslut på högsta nivå av konceptuell förståelse.

Peter Drucker beskriver fem delar av en effektiv ledares beslutsprocess:

1. Först måste du fastställa om situationen är vanlig eller unik. Om situationen är vanlig bör du hantera den utifrån en uppsättning företagsregler eller principer. 
2. Bestäm vad dina beslut syftar till att åstadkomma. Överväg dessutom vilka villkor som dina beslut måste uppfylla för att uppnå dessa resultat. Dessa villkor kallas randvillkor. Ju mer kortfattat gränsvillkoren definieras, desto större är sannolikheten att dina beslut blir effektiva.
3. Du måste ofta kompromissa när du fattar beslut. Se därför till att du börjar beslutsprocessen med att överväga vad som är rätt snarare än vad som är acceptabelt. Genom att börja med vad som är rätt kan du identifiera rätt och fel kompromiss när det kommer till kritan.
4. Förvandla ditt beslut till handling genom att bygga in åtaganden i din beslutsprocess.
5. Inkludera feedback i din beslutsprocess. Peter Drucker rekommenderar till exempel kontinuerlig testning tillsammans med rapporter och siffror. 

StoryShot #7: Effektiva beslut

Ett beslut är alltid ett val mellan olika alternativ. De flesta människor utgår från åsikter. Därför ber de dem sedan att söka efter fakta på samma sätt som de söker efter fakta som stöder deras åsikt. Eftersom du måste anta detta tillvägagångssätt bör du uppmuntra åsikter. Tvinga dem som uttrycker en åsikt att ta ansvar för att identifiera den bevisnivå som krävs för att stödja påståendet. Därefter bör man söka efter fakta för att se om denna bevisnivå kan uppnås.

Som en effektiv chef bör du inte fatta ett beslut om det inte finns någon oenighet. Effektiva beslut fattas när motstridiga åsikter har stötts på varandra och alternativen har vägts mot varandra. På så sätt bör effektiva chefer aldrig vara intuitiva beslutsfattare. Innan man fattar ett beslut bör man dessutom alltid ifrågasätta om beslutet är nödvändigt. Ibland är alternativet, att inte göra någonting, ett mer gångbart alternativ.

Betyg

Hur skulle du betygsätta The Effective Executive baserat på vår sammanfattning och analys?

---

The Effective Executive PDF, gratis ljudbok, infografik och animerad sammanfattning

Kommentera nedan och låt andra veta vad du har lärt dig eller om du har några andra tankar.

Är du ny på StoryShots? Få PDF-, ljudboks-, infografik- och animerade versioner av denna sammanfattning och hundratals andra bästsäljande fackböcker i vår gratis topprankad app. Apple, The Guardian, FN och Google har nämnt appen som en av världens bästa läs- och inlärningsappar.

Detta var toppen av isberget. Om du vill gå in på detaljerna kan du beställa bok eller köp ljudboken gratis på Amazon.

Sammanfattningar av relaterade böcker

• Att få saker gjorda av David Allen
• 80-20-principen av Richard Koch
• Den enda saken av Gary Keller och Jay Papasan
• E-Myth omprövad av Michael Gerber
• 4 timmars arbetsvecka av Tim Ferriss
• Bra till bra av Jim Collins
• De 7 vanorna hos mycket effektiva människor av Stephen Covey
• De fyra disciplinerna för genomförande av Chris McChesney, Jim Huling och Sean Covey
• Ät den där grodan av Brian Tracy
• Tao Te Ching av Lao Tzu
• Titanernas verktyg av Tim Ferriss
• Ledarskapets 21 ovedersägliga lagar av John Maxwell
• Personlig MBA av Josh Kaufman
• Lean Startup av Eric Ries
• Essentialism av Greg McKeown

• Spara