Foglio riassuntivo di Getting Things Done PDF | David Allen

L'arte della produttività senza stress

La vita si dà da fare. Ha Portare a termine le cose ha preso polvere sul tuo scaffale? Invece, imparate ora alcune delle intuizioni chiave.

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Disclaimer: questo è un riassunto e un'analisi non ufficiale.

La prospettiva di David Allen

David Allen è un autore, consulente, conferenziere internazionale e fondatore della David Allen Company. Forbes ha riconosciuto David Allen come uno dei cinque migliori executive coach degli Stati Uniti. Leadership Magazine lo ha citato come uno dei "Top 100 leader di pensiero". Infine, Fast Company ha salutato David Allen, "Uno dei pensatori più influenti del mondo" nell'arena della produttività personale.

Introduzione

Portare a termine le cose identifica come potete massimizzare la vostra capacità di pianificare e attualizzare compiti e progetti. GTD è ora diventato un approccio popolare per ottenere compiti professionali e personali completati nell'ambito della gestione. Detto questo, gli approcci di Allen sono pensati per essere generalizzabili a tutti gli aspetti della vostra vita. 

StoryShot #1: Prendi il controllo della tua vita

Una vita fuori controllo renderà impossibile pensare strategicamente o pianificare efficacemente. Quindi, Allen raccomanda di ottenere il controllo dei vostri compiti quotidiani prima di concentrarsi sul quadro generale. Ottenere le cose fatte è un approccio dal basso verso l'alto alla produttività. L'obiettivo di questo approccio è stabilire un senso di controllo sul proprio lavoro. Questo controllo libererà l'energia mentale necessaria per pensare agli obiettivi della vita.

StoryShot #2: Definisci la tua percezione di finito

Per ottenere le cose fatte, devi capire la tua definizione di finire qualcosa. La maggior parte delle persone hanno una lista di cose da fare che non hanno nemmeno una chiara visione di come sia un compito finito. Questo approccio non si allinea con le tue tendenze naturali. Il vostro cervello è progettato per risolvere problemi in cui si capisce qual è il punto finale. Questo significa che dovresti sempre cercare di stabilire un chiaro punto di arresto. Se state lottando per fare progressi, assicuratevi di essere ancora consapevoli di ciò che sembra fatto.

StoryShot #3: Le cinque fasi del lavoro efficace

Raccolta di

Il vostro lavoro è molto più efficace se avete tutte le risorse necessarie in un posto prima di iniziare. Farete anche un uso migliore dei vostri input disponibili se tutte le vostre risorse sono insieme. Quindi, impegnatevi nella raccolta. Raccogliere è l'atto di raccogliere risorse, conoscenze e compiti.

Elaborazione

Oltre a raccogliere tutte le risorse rilevanti, dovete anche stabilire cosa potete fare con le risorse a vostra disposizione. Allen chiama questo processo. Separate e assegnate le vostre risorse per dare la priorità a ciò che avete intenzione di fare dopo. Questo può essere fatto per compito, progetto o piano. Elaborare significa svuotare la scatola o il cassetto e definire la prossima azione eseguibile per tutti gli elementi che avete raccolto nel primo passo. La maggior parte delle persone trova difficile agire su un compito specifico perché non sa cosa deve fare dopo. Senza definire, il compito non è altro che un'idea astratta e continuerà a spuntare nei vostri pensieri.

Organizzare

Dopo l'elaborazione, devi prendere i tuoi risultati e metterli in un sistema di cui ti fidi. L'importanza di questo sistema è che significa che non dovrete ricordare tutti i risultati dell'elaborazione. L'organizzazione vi permette di mettere questi risultati in un formato utile. Allen raccomanda di mettere i compiti su liste di cose da fare e i progetti su liste di progetti. Poi, mettere i piani futuri su un sistema di tracciamento, e le informazioni di riferimento in un file o database. 

Fare

Il 'fare' è semplicemente il processo di mettere in atto i piani che avete già stabilito. Quindi, 'fare' significa lavorare attraverso i compiti che si possono realizzare in questo momento.

Revisione di

Dopo aver agito, devi esaminare i risultati del tuo lavoro. Dopo averli esaminati, rivedete la vostra strategia di conseguenza e migliorate i vostri sistemi per ottenere risultati migliori. In questa fase, confermate regolarmente di aver definito i compiti giusti e di aver incluso tutto ciò che deve essere fatto. Questa fase di revisione dovrebbe richiedere circa uno o due minuti per una revisione giornaliera. Dedicare dieci minuti per una revisione settimanale.

StoryShot #4: Smettere di memorizzare le cose nella tua testa

Le persone tendono a tentare di memorizzare tutto nella loro mente. Il nostro cervello non è ottimizzato per l'immagazzinamento della memoria. Sono ottimizzati per un rapido processo decisionale. 

Quindi, cercate di evitare di destreggiarvi tra le informazioni nella vostra testa. Per raggiungere la massima efficienza, il cervello deve concentrarsi 100% sul compito da svolgere. Non soffermatevi mai su progetti in sospeso o altre preoccupazioni non correlate. Un modo per farlo è fermarsi un momento e mettere tutte le informazioni importanti memorizzate su un pezzo di carta. Alcune persone preferiscono scrivere queste informazioni mentre altre preferiscono disegnare. In entrambi i casi, volete far uscire le informazioni memorizzate dal vostro cervello. Una volta fatto questo, troverete molto più facile prendere decisioni basate su queste informazioni. 

Questo approccio completerà il tuo cervello, ma dovrebbe anche prevenire lo stress. Se riduci l'attrito sperimentato quando catturi le idee, ne catturerai naturalmente di più. 

StoryShot #5: Progetti e compiti sono diversi

Un errore comune è tracciare progetti e compiti nello stesso modo. Un altro errore è confondere progetti e compiti all'interno dello stesso processo di revisione. Confondere le due cose è un modo sicuro per sopraffare se stessi. Includere progetti a lungo termine insieme ai tuoi compiti quotidiani ti farà sentire un fallito. Ai vostri occhi, fallirete in questo progetto a lungo termine per i mesi o gli anni necessari a completarlo.

A causa della differenza di tempo tra i progetti e i compiti, si dovrebbe tenerne traccia in modo diverso e in uno spazio diverso. Per esempio, usando post-it per i compiti e un diario per i progetti.

StoryShot #6: cercare sempre l'azione successiva

I grandi progetti possono diventare rapidamente opprimenti a causa della loro complessità. Quindi, invece di concentrarsi sui lontani obiettivi passati, ci si dovrebbe semplicemente concentrare sulla prossima azione necessaria per andare avanti. Basandosi su questo punto, concentrarsi sempre e solo sulle azioni che si possono fare in questo momento. Se un compito è impossibile al momento, non ha senso preoccuparsene.

StoryShot #7: utilizzare la regola dei 2 minuti

Allen raccomanda di tracciare i compiti. Questa regola non si applica ai piccoli compiti. I compiti che richiedono due minuti o meno non dovrebbero mai essere tracciati. Se iniziate a tracciare questi brevi compiti, passerete più tempo a scrivere i tempi tracciati che ad agire realmente. Delega quando senti che un'altra persona potrebbe fare il compito più velocemente e/o meglio di te. Tutti i compiti rimanenti dovrebbero essere organizzati in un sistema. Il sistema può includere diversi tipi di liste. Persone da chiamare, persone a cui scrivere un'e-mail, e una lista di azioni per diversi progetti a cui stai lavorando. Pianifica immediatamente i compiti nel tuo calendario che sono legati al tempo.

StoryShot #8: utilizzare i file di riferimento per azioni a lungo termine

I compiti a lungo termine non dovrebbero essere inseriti nel vostro sistema attivo di monitoraggio giornaliero dei compiti. Allen raccomanda l'utilizzo di file di riferimento per memorizzare le informazioni sui compiti a lungo termine che non devono essere eseguiti subito. Potete scegliere se volete che questi file di riferimento siano fisici o elettronici.

StoryShot #9: tenere traccia dei tuoi impegni con i secchi

Lo scopo principale dei secchi è quello di memorizzare informazioni abbastanza importanti da essere una potenziale distrazione. La parte cruciale di questi secchi è che sono abbastanza vicini per l'accesso. Ci sono sette tipi di secchi che aiutano a mantenere il sistema pulito e chiaro:

• Una lista di compiti attivi - Azioni che ti sei impegnato a compiere nei prossimi giorni.
• Una lista di progetti attivi - Tra 4 e 20 progetti che ti sei impegnato a realizzare nelle prossime settimane.
• Un calendario - Impegni per incontrare altre persone nel prossimo futuro.
• Una lista "someday/maybe" - Idee che vorresti esplorare, ma non in questo momento.
• File di riferimento - Informazioni o documenti a cui avrai bisogno di fare riferimento in futuro.
• Un dispositivo di cattura - Un modo per catturare le idee o le prossime azioni man mano che ci si pensa.

Il sistema dei secchielli è estremamente efficiente, ma ciò avviene solo quando contiene informazioni utili e aggiornate. Quindi, devi costantemente "portare fuori la spazzatura". Pulite i vostri secchi regolarmente. Allen cita un minimo di una pulizia dei secchi a settimana. Il contenuto dei secchi deve essere rivisto, riordinato per priorità, e qualsiasi elemento irrilevante o obsoleto deve essere scaricato.

StoryShot #10: Programmare il tempo non negoziabile per una revisione settimanale

Il tempo si muove così rapidamente che può essere difficile tenere traccia del raggiungimento dei risultati che ci si aspetta. Così, Allen suggerisce di programmare il tempo per una revisione settimanale. Egli offre una selezione di cose che potreste includere nella vostra revisione settimanale:

• Elaborate e organizzate tutto ciò che avete raccolto ma che non avete ancora gestito.
• Esamina i compiti attivi a cui puoi aggiungere, delegare, rinviare o eliminare.
• Esamina i tuoi progetti attivi e considera se ce ne sono alcuni da aggiungere, delegare, rinviare o eliminare.
• Esamina il tuo calendario e identifica se ci sono riunioni da aggiungere, delegare, rinviare o cancellare.
• Una sezione Someday/Maybe che include tutto ciò che puoi aggiungere o promuovere a un progetto attivo.
• I file di riferimento possono includere qualsiasi cosa di cui hai bisogno presto o qualsiasi cosa da aggiungere o aggiornare.
• Obiettivi che avete sviluppato. Questi obiettivi mostrano se vi state muovendo nella giusta direzione o se sono necessari dei cambiamenti.

StoryShot #11: Creare un posto di lavoro confortevole

È fondamentale che tu strutturi i tuoi compiti. Ma è anche fondamentale che ottimizziate la struttura del vostro posto di lavoro. Il tuo spazio di lavoro dovrebbe includere tutti i materiali di cui hai bisogno per lavorare in modo produttivo. Devi anche assicurarti di essere a tuo agio nel tuo posto di lavoro.

StoryShot #12: L'obiettivo di ottenere le cose fatte

Non otterrete una gratificazione istantanea nel fare le cose. Invece, ci vorrà molto tempo per avere tutto sotto controllo. Quindi, dovreste darvi un po' di tregua. 

Portare a termine le cose significa sviluppare una serie di abitudini. Le abitudini richiedono tempo per essere sviluppate. Dato che fare le cose è associato a una vasta gamma di abitudini, si dovrebbe incorporare un'abitudine alla volta. Una volta che questa abitudine diventa senza sforzo, concentrarsi sull'installazione dell'abitudine successiva.

L'obiettivo primario del fare le cose è quello di rendere più facile fare il lavoro che conta per voi. Questo significa che fare le cose ti aiuta ad affrontare efficacemente la procrastinazione migliorando all'infinito il tuo sistema. Questi miglioramenti sono di solito molto più semplici di quanto si pensi. I sistemi più efficaci utilizzano gli approcci più semplici che funzionano. In caso di dubbio, sbagliate a fare meno.

StoryShot #13: utilizzare la pianificazione naturale

La pianificazione del progetto tende ad essere caratterizzata da un processo innaturale e non strutturato. Allen descrive la pianificazione naturale come un modo veloce e divertente per identificare passi concreti. Questi passi vi porteranno più vicini alla realizzazione dei vostri obiettivi a lungo termine.

In primo luogo, iniziate con il vostro obiettivo realizzato in mente. Una volta che lo avete in mente, potete iniziare il brainstorming. Evita di fare brainstorming nella tua mente e assicurati di fare brainstorming all'esterno. Per esempio, scrivete le vostre idee e disegnate mappe mentali. Una volta che le vostre idee sono organizzate, inizierete a trovare passi concreti per realizzarle e vi avvicinerete al vostro obiettivo.

StoryShot #14: Dare priorità ai tuoi compiti

La priorità dei compiti può aiutarvi a definire cosa fare per primo. Allen delinea sei livelli di priorità che dovreste considerare quando pianificate il vostro lavoro:

1. La tua visione a 3-5 anni
2. La tua visione a 1-2 anni
3. Responsabilità attuali
4. Progetti attuali
5. Azioni attuali definite
6. Queste azioni influenzano direttamente gli altri cinque livelli

Riassunto finale, recensione e critica di Getting Things Done

Portare a termine le cose è una guida per migliorare la produttività in tutte le parti della vostra vita. GTD è un sistema usato nel mondo aziendale per portare a termine i progetti. Il libro suggerisce di dare priorità in modo appropriato, definire chiaramente gli obiettivi, creare un ambiente produttivo e scrivere tutto. Questi passi, insieme a molti altri, hanno il potenziale per spostare i vostri compiti da "da fare" e "fare" a "fatto".

Una critica importante del libro è che introduce un sacco di nuove abitudini tutte in una volta che possono essere difficili o schiaccianti per la maggior parte delle persone da sviluppare.

Valutiamo Getting Things Done 4,6/5.

Foglio di appunti su come fare le cose PDF

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