Getting Things Done samenvatting spiekbriefje PDF | David Allen

De kunst van stressvrije productiviteit

Het leven wordt druk. Heeft Dingen gedaan krijgen stof heeft verzameld op uw boekenplank? Leer in plaats daarvan nu enkele van de belangrijkste inzichten.

We hebben nog maar een tipje van de sluier opgelicht in dit Getting Things Done spiekbriefje. Als je het boek nog niet hebt, bestel het dan hier of de gratis luisterboek op Amazon voor de sappige details.

Disclaimer: Dit is een onofficiële samenvatting en analyse.

Het perspectief van David Allen

David Allen is auteur, consultant, internationaal spreker en oprichter van de David Allen Company. Forbes erkende David Allen als een van de vijf beste executive coaches in de Verenigde Staten. Leadership Magazine noemde hem een van de "Top 100 thought leaders". Fast Company ten slotte noemde David Allen "een van 's werelds meest invloedrijke denkers" op het gebied van persoonlijke productiviteit.

Inleiding

Dingen gedaan krijgen identificeert hoe u uw vermogen om taken en projecten te plannen en te actualiseren kunt maximaliseren. GTD is nu een populaire aanpak geworden om professionele en persoonlijke taken af te ronden binnen de managementwereld. Allen's aanpak is echter bedoeld om alle facetten van uw leven te kunnen toepassen. 

StoryShot #1: Krijg controle over je leven

Een leven zonder controle maakt het onmogelijk om strategisch te denken of effectief te plannen. Allen raadt dus aan de dagelijkse taken onder controle te krijgen voordat je je richt op het grotere geheel. Dingen gedaan krijgen is een bottom-up benadering van productiviteit. Het doel van deze aanpak is een gevoel van controle over je werk te krijgen. Deze controle zal de mentale energie vrijmaken die nodig is om na te denken over levenslange doelen.

StoryShot #2: Bepaal je perceptie van voltooid

Om dingen gedaan te krijgen, moet je je eigen definitie van iets afmaken begrijpen. De meeste mensen hebben een lijst met to-dos die niet eens een duidelijke visie hebben van hoe een voltooide taak eruit ziet. Deze aanpak strookt niet met je natuurlijke neigingen. Uw hersenen zijn ontworpen om problemen op te lossen waarbij u begrijpt wat het eindpunt is. Dit betekent dat u altijd moet proberen een duidelijk eindpunt vast te stellen. Als u moeite hebt om vooruitgang te boeken, zorg er dan voor dat u nog steeds weet hoe klaar eruit ziet.

StoryShot #3: De vijf fasen van effectief werken

verzamelen

Uw werk is aanzienlijk effectiever als u al uw benodigde middelen op één plaats hebt voordat u begint. U maakt ook beter gebruik van uw beschikbare middelen als al uw middelen bij elkaar zijn. Verzamel dus. Verzamelen is het verzamelen van middelen, kennis en taken.

Verwerking

U moet niet alleen alle relevante middelen verzamelen, maar ook vaststellen wat u kunt doen met de middelen waarover u beschikt. Allen noemt dit verwerking. Scheid en verdeel uw middelen om prioriteit te geven aan wat u van plan bent te gaan doen. Dit kan per taak, project of plan. Verwerken betekent de doos of lade leegmaken en de volgende uitvoerbare actie bepalen voor alle items die u in de eerste stap hebt verzameld. De meeste mensen vinden het moeilijk om een bepaalde taak uit te voeren omdat ze niet weten wat ze daarna moeten doen. Zonder te definiëren is de taak niet meer dan een abstract idee en zal het in je gedachten blijven opduiken.

Het organiseren van

Na de verwerking moet u dan uw resultaten nemen en ze in een systeem plaatsen dat u vertrouwt. Het belang van dit systeem is dat u dan niet alle verwerkingsresultaten hoeft te onthouden. Door te organiseren kun je deze resultaten in een bruikbaar formaat plaatsen. Allen raadt aan om taken op to-do lijsten te zetten en projecten op projectlijsten. Plaats vervolgens toekomstige plannen op een volgsysteem, en referentie-informatie in een bestand of database. 

Doe

Doen' is gewoon het proces van actie ondernemen op de plannen die je al hebt opgesteld. Dus, "doen" betekent werken aan de taken die je nu kunt volbrengen.

Herziening van

Nadat u actie hebt ondernomen, moet u de resultaten van uw werk onderzoeken. Na dit onderzoek herziet u uw strategie en verbetert u uw systemen voor betere resultaten. In deze stap bevestigt u regelmatig dat u de juiste taken hebt gedefinieerd en alles hebt opgenomen wat gedaan moet worden. Deze herzieningsfase moet ongeveer één of twee minuten duren voor een dagelijkse beoordeling. Besteed tien minuten aan een wekelijkse evaluatie.

StoryShot #4: Stop met dingen in je hoofd op te slaan

Mensen proberen alles in hun hoofd op te slaan. Onze hersenen zijn niet geoptimaliseerd voor geheugenopslag. Ze zijn geoptimaliseerd voor snelle besluitvorming. 

Probeer dus het gegoochel met informatie in je hoofd te vermijden. Voor maximale efficiëntie moeten de hersenen zich 100% concentreren op de taak die ze moeten uitvoeren. Sta nooit stil bij lopende projecten of andere ongerelateerde zaken. Een manier om dit te doen is om even te stoppen en alle belangrijke opgeslagen informatie op een stuk papier te zetten. Sommige mensen schrijven deze informatie liever op, terwijl anderen liever tekenen. Hoe dan ook, je wilt je opgeslagen informatie uit je hersenen halen. Als je dit eenmaal hebt gedaan, zul je merken dat het veel gemakkelijker is om beslissingen te nemen op basis van deze informatie. 

Deze aanpak zal uw hersenen aanvullen, maar ook stress voorkomen. Als u de wrijving vermindert die u ondervindt bij het vastleggen van ideeën, zult u er vanzelf meer vastleggen. 

StoryShot #5: Projecten en taken zijn verschillend

Een veelgemaakte fout is projecten en taken op dezelfde manier volgen. Een andere fout is het door elkaar halen van projecten en taken binnen hetzelfde beoordelingsproces. De twee door elkaar halen is een zekere manier om jezelf te overweldigen. Door langetermijnprojecten naast je dagelijkse taken te zetten, krijg je het gevoel dat je faalt. In uw ogen faalt u met dit langetermijnproject gedurende de maanden of jaren die u nodig hebt om het te voltooien.

Vanwege het verschil in tijdsbestek tussen projecten en taken moet u ze op een andere manier en in een andere ruimte bijhouden. Gebruik bijvoorbeeld post-it's voor taken en een dagboek voor projecten.

StoryShot #6: Altijd op zoek naar de volgende actie

Grote projecten kunnen door hun complexiteit snel overweldigend worden. Dus, in plaats van u te richten op de doelen in het verre verleden, moet u zich gewoon richten op de volgende actie die nodig is om vooruit te komen. Hierop voortbouwend: richt u alleen op acties die u nu kunt doen. Als een taak op dit moment onmogelijk is, heeft het geen zin je er zorgen over te maken.

StoryShot #7: Gebruik de 2-minutenregel

Allen raadt aan om taken bij te houden. Deze regel geldt niet voor kleine taken. Taken die twee minuten of minder duren moeten nooit worden bijgehouden. Als u deze korte taken gaat bijhouden, besteedt u meer tijd aan het opschrijven van bijgehouden tijden dan aan het daadwerkelijk handelen. Delegeer wanneer u denkt dat een ander de taak sneller en/of beter kan uitvoeren dan u. Alle resterende taken moeten worden georganiseerd in een systeem. Het systeem kan verschillende soorten lijsten bevatten. Mensen om te bellen, mensen om een e-mail te schrijven, en een lijst met acties voor verschillende projecten waaraan u werkt. Plan onmiddellijk taken in uw agenda die tijdgebonden zijn.

StoryShot #8: Gebruik referentiebestanden voor langetermijnacties

Lange-termijn taken moeten niet in uw actieve dagelijkse taakvolgsysteem worden geplaatst. Allen raadt aan referentiebestanden te gebruiken om informatie op te slaan over langlopende taken waar u niet meteen iets mee hoeft te doen. U kunt kiezen of u deze referentiebestanden fysiek of elektronisch wilt hebben.

StoryShot #9: Houd uw verplichtingen bij met emmers

Het primaire doel van emmers is het opslaan van informatie die belangrijk genoeg is om een potentiële afleiding te zijn. Het cruciale deel van deze emmers is dat ze dicht genoeg bij elkaar staan om toegankelijk te zijn. Er zijn zeven soorten emmers die helpen het systeem schoon en overzichtelijk te houden:

• Een lijst van actieve taken - Acties die u de komende dagen wilt uitvoeren.
• Een lijst van actieve projecten - Tussen de 4 en 20 projecten die u de komende weken wilt uitvoeren.
• Een agenda - Toezeggingen om in de nabije toekomst andere mensen te ontmoeten.
• Een ooit/misschien lijst - Ideeën die je zou willen onderzoeken, maar nu nog niet.
• Referentiebestanden - Informatie of documenten waarnaar u in de toekomst moet verwijzen.
• Een apparaat om ideeën of volgende acties vast te leggen als u eraan denkt.

Het emmersysteem is uiterst efficiënt, maar dat is alleen het geval wanneer het nuttige actuele informatie bevat. U moet dus consequent 'de vuilnis buiten zetten'. Maak uw emmers regelmatig schoon. Allen stelt een minimum van één emmeropruiming per week voor. De inhoud van de emmers moet worden herzien, opnieuw gerangschikt op prioriteit, en alle irrelevante of verouderde items moeten worden verwijderd.

StoryShot #10: Plan niet-onderhandelbare tijd voor een wekelijks overzicht

De tijd gaat zo snel dat het een uitdaging kan zijn om bij te houden of u de verwachte resultaten bereikt. Allen stelt daarom voor tijd in te plannen voor een wekelijkse evaluatie. Hij geeft een selectie van dingen die u in uw wekelijkse evaluatie kunt opnemen:

• Verwerk en organiseer alles wat je hebt verzameld maar nog niet hebt behandeld.
• Bekijk de actieve taken die u kunt toevoegen, delegeren, uitstellen of verwijderen.
• Bekijk uw actieve projecten en overweeg of er projecten moeten worden toegevoegd, gedelegeerd, uitgesteld of geschrapt.
• Bekijk uw agenda en ga na of er vergaderingen zijn die u moet toevoegen, delegeren, uitstellen of schrappen.
• Een Someday/Maybe sectie die alles bevat wat je kunt toevoegen of promoten aan een actief project.
• Referentiebestanden kunnen alles bevatten wat je binnenkort nodig hebt of wat je moet toevoegen of bijwerken.
• Doelen die je hebt ontwikkeld. Deze doelen laten zien of u op de goede weg bent of dat er veranderingen nodig zijn.

StoryShot #11: Creëer een comfortabele werkplek

Het is cruciaal dat u structuur aanbrengt in uw taken. Maar het is ook cruciaal dat u de structuur van uw werkplek optimaliseert. Uw werkplek moet alle materialen bevatten die u nodig hebt om productief te werken. U moet er ook voor zorgen dat u zich comfortabel voelt op uw werkplek.

StoryShot #12: Het doel om dingen voor elkaar te krijgen

U zult geen onmiddellijke voldoening krijgen van het gedaan krijgen van dingen. Het zal veel tijd kosten om alles onder controle te krijgen. Je moet jezelf dus wat speling gunnen. 

Dingen gedaan krijgen gaat over het ontwikkelen van een verzameling gewoontes. Gewoonten ontwikkelen kost tijd. Omdat gedaan krijgen samenhangt met een groot aantal gewoonten, moet u één gewoonte tegelijk invoeren. Zodra deze gewoonte moeiteloos wordt, richt u zich op de volgende gewoonte.

Het primaire doel van getting things done is het gemakkelijker maken om het werk te doen dat voor jou van belang is. Dit betekent dat getting things done je helpt om uitstelgedrag effectief aan te pakken door je systeem eindeloos te verbeteren. Deze verbeteringen zijn meestal veel eenvoudiger dan u denkt. De meest effectieve systemen maken gebruik van de meest eenvoudige benaderingen die werken. Bij twijfel, kies er dan voor om minder te doen.

StoryShot #13: Maak gebruik van natuurlijke planning

Projectplanning wordt vaak gekenmerkt door een onnatuurlijk niet-gestructureerd proces. Allen beschrijft natuurlijke planning als een snelle en leuke manier om concrete stappen te identificeren. Deze stappen brengen u dichter bij het bereiken van uw lange termijn doelen.

Begin eerst met je bereikte doel voor ogen. Zodra je dit voor ogen hebt, kun je beginnen met brainstormen. Vermijd brainstormen in je hoofd en zorg ervoor dat je extern brainstormt. Schrijf bijvoorbeeld je ideeën op en teken mindmaps. Zodra je ideeën georganiseerd zijn, ga je concrete stappen vinden om ze te verwezenlijken en kom je dichter bij je doel.

StoryShot #14: Uw taken prioriteren

De prioriteit van taken kan u helpen bepalen wat u eerst moet doen. Allen schetst zes niveaus van prioritering waarmee u rekening moet houden bij het plannen van uw werk:

1. Uw visie voor 3-5 jaar
2. Uw visie voor 1-2 jaar
3. Huidige verantwoordelijkheden
4. Lopende projecten
5. Huidige gedefinieerde acties
6. Deze acties beïnvloeden rechtstreeks de andere vijf niveaus

Definitieve samenvatting, beoordeling en kritiek van Getting Things Done

Dingen gedaan krijgen is een gids voor het verbeteren van de productiviteit in alle delen van je leven. GTD is een systeem dat in het bedrijfsleven wordt gebruikt om projecten af te krijgen. Het boek stelt voor de juiste prioriteiten te stellen, doelen duidelijk te definiëren, een productieve omgeving te creëren en alles op te schrijven. Deze stappen, samen met verschillende andere, hebben het potentieel om uw taken te verplaatsen van "te doen" en "doen" naar "gedaan".

Een belangrijk punt van kritiek op het boek is dat het veel nieuwe gewoonten ineens introduceert die voor de meeste mensen moeilijk of overweldigend zijn om te ontwikkelen.

Wij beoordelen Getting Things Done met 4.6/5.

Getting Things Done spiekbriefje PDF

Download Getting Things Done spiekbriefje PDF hier.

Getting Things Done App

Probeer GTD te implementeren met onze favoriete productiviteitssuite, ClickUp.

Getting Things Done PDF, gratis luisterboek en geanimeerde samenvatting van het boek

Reageer hieronder en laat anderen weten wat je hebt geleerd of als je andere gedachten hebt.

Nieuw bij StoryShots? Ontvang de PDF en geanimeerde versies van deze samenvatting en analyse van Getting Things Done en honderden andere best verkochte non-fictie boeken in onze gratis top-ranking app. Het is door Apple, The Guardian, de VN en Google genoemd als een van 's werelds beste lees- en leerapps.

Dit was het topje van de ijsberg. Om de details te leren kennen en de auteur te steunen, bestel het hier of krijg het audioboek gratis op Amazon.

Getting Things Done FAQ

Gerelateerde boeksamenvattingen

Het 80-20 principe door Richard Koch

De kracht van de gewoonte door Charles Duhigg

De 4-urige werkweek door Tim Ferriss

Essentialisme door Greg McKeown

De Pomodoro techniek door Francisco Cirillo

De levensveranderende magie van het opruimen door Marie Kondo

Eat that Frog door Brian Tracy

Diep werk door Cal Newport

Remote door David Hansson en Jason Fried

Schakel door Chip Heath en Dan Heath

Het samengestelde effect door Darren Hardy

10 dagen tot sneller lezen door Abby Marks-Beale

De 7 gewoonten van zeer effectieve mensen door Stephen Covey