Getting Things Done Streszczenie Ściągawka PDF | David Allen

Sztuka bezstresowej produktywności

Życie staje się pracowite. Ma Getting Things Done zbierał kurz na twojej półce? Zamiast tego poznaj teraz kilka kluczowych spostrzeżeń.

W tej ściągawce z metody Getting Things Done zarysowujemy tylko powierzchnię. Jeśli jeszcze nie masz tej książki, zamów ją tutaj lub uzyskać audiobook za darmo na Amazon, aby poznać soczyste szczegóły.

Disclaimer: To jest nieoficjalne podsumowanie i analiza.

Perspektywa Davida Allena

David Allen jest autorem, konsultantem, międzynarodowym wykładowcą i założycielem David Allen Company. Forbes uznał Davida Allena za jednego z pięciu najlepszych executive coachów w Stanach Zjednoczonych. Leadership Magazine zacytował go jako jednego z "100 najlepszych liderów myśli". Wreszcie Fast Company okrzyknął Davida Allena "Jednym z najbardziej wpływowych myślicieli na świecie" w dziedzinie osobistej produktywności.

Wstęp

Getting Things Done określa, jak można zmaksymalizować swoją zdolność do planowania i realizacji zadań i projektów. GTD stało się obecnie popularnym podejściem do realizacji zadań zawodowych i osobistych w sferze zarządzania. To powiedziawszy, podejścia Allena są przeznaczone do uogólnienia na wszystkie aspekty twojego życia. 

StoryShot #1: Przejmij kontrolę nad swoim życiem

Życie poza kontrolą uniemożliwi strategiczne myślenie lub skuteczne planowanie. Dlatego Allen zaleca uzyskanie kontroli nad codziennymi zadaniami przed skupieniem się na większym obrazie. Getting things done to oddolne podejście do produktywności. Celem tego podejścia jest ustanowienie poczucia kontroli nad swoją pracą. Kontrola ta uwolni energię mentalną potrzebną do myślenia o celach na całe życie.

StoryShot #2: Zdefiniuj swoją percepcję ukończenia

Aby załatwić sprawy, trzeba zrozumieć własną definicję ukończenia czegoś. Większość ludzi ma listę rzeczy do zrobienia, na której nie ma nawet jasnej wizji tego, jak wygląda skończone zadanie. Takie podejście nie jest zgodne z Twoimi naturalnymi skłonnościami. Twój mózg jest zaprojektowany do rozwiązywania problemów, w których rozumiesz, jaki jest punkt końcowy. Oznacza to, że zawsze powinieneś dążyć do ustalenia jasnego punktu końcowego. Jeśli masz trudności z osiągnięciem postępu, upewnij się, że cały czas masz świadomość tego, jak wygląda wykonanie zadania.

StoryShot #3: Pięć faz efektywnej pracy

Zbieranie

Twoja praca jest znacznie bardziej efektywna, jeśli przed rozpoczęciem masz wszystkie potrzebne zasoby w jednym miejscu. Lepiej też wykorzystasz dostępne nakłady, jeśli wszystkie Twoje zasoby będą razem. A zatem zaangażuj się w zbieranie. Zbieranie to czynność polegająca na gromadzeniu zasobów, wiedzy i zadań.

Przetwarzanie

Oprócz zgromadzenia wszystkich istotnych zasobów, musisz również ustalić, co możesz zrobić z zasobami, którymi dysponujesz. Allen nazywa to przetwarzaniem. Rozdziel i przydziel swoje zasoby, aby ustalić priorytety tego, co planujesz zrobić w następnej kolejności. Można to zrobić według zadań, projektów lub planów. Przetwarzanie oznacza opróżnienie pudełka lub szuflady i określenie następnego możliwego do wykonania działania dla wszystkich przedmiotów, które zebrałeś w pierwszym kroku. Większość ludzi ma trudności z podjęciem działań związanych z konkretnym zadaniem, ponieważ nie wiedzą, co muszą zrobić dalej. Bez zdefiniowania, zadanie jest niczym więcej niż abstrakcyjnym pomysłem i będzie ciągle pojawiać się w twoich myślach.

Organizacja

Po przetworzeniu, musisz wziąć swoje wyniki i umieścić je w systemie, któremu ufasz. Znaczenie tego systemu jest takie, że oznacza to, że nie będziesz musiał pamiętać wszystkich wyników przetwarzania. Organizowanie pozwala na umieszczenie tych wyników w użytecznym formacie. Allen zaleca umieszczanie zadań na listach rzeczy do zrobienia, a projektów na listach projektów. Następnie umieść przyszłe plany w systemie śledzenia, a informacje referencyjne w pliku lub bazie danych. 

Doing

'Wykonywanie' to po prostu proces podejmowania działań na podstawie planów, które już ustaliłeś. Tak więc "robienie" oznacza pracę nad zadaniami, które możesz zrealizować już teraz.

Przeglądając stronę

Po podjęciu działań, musisz zbadać wyniki swojej pracy. Po zbadaniu należy odpowiednio zrewidować swoją strategię i poprawić systemy, aby uzyskać lepsze wyniki. W tym kroku regularnie potwierdzasz, że zdefiniowałeś właściwe zadania i uwzględniłeś wszystko, co trzeba zrobić. Ten etap przeglądania powinien zająć około jednej lub dwóch minut na codzienny przegląd. Na przegląd tygodniowy poświęć dziesięć minut.

StoryShot #4: Przestań przechowywać rzeczy w swojej głowie

Ludzie mają tendencję do prób przechowywania wszystkiego w swoich umysłach. Nasze mózgi nie są zoptymalizowane do przechowywania pamięci. Są zoptymalizowane do szybkiego podejmowania decyzji. 

Staraj się więc unikać żonglowania informacjami w swojej głowie. Aby osiągnąć maksymalną wydajność, mózg musi skupić się 100% na wykonywanym zadaniu. Nigdy nie rozwodzić się nad czekającymi projektami lub innymi niepowiązanymi z nimi sprawami. Jednym ze sposobów, aby to zrobić jest zatrzymanie się na chwilę i umieszczenie wszystkich ważnych przechowywanych informacji na kartce papieru. Niektórzy ludzie wolą pisać te informacje, podczas gdy inni wolą rysować. Tak czy inaczej, chcesz uzyskać przechowywane informacje z mózgu. Gdy ty zrobiłeś to, ty znajdujesz je daleko łatwy robić decyzjom opierającym się na ten informaci. 

Takie podejście uzupełni Twój mózg, ale powinno też zapobiec stresowi. Jeśli zmniejszysz tarcie odczuwane podczas chwytania pomysłów, w naturalny sposób uchwycisz ich więcej. 

StoryShot #5: Projekty i zadania są różne

Częstym błędem jest śledzenie projektów i zadań w ten sam sposób. Innym błędem jest mylenie projektów i zadań w ramach tego samego procesu przeglądu. Pomieszanie tych dwóch rzeczy to niezawodny sposób na przytłoczenie siebie. Włączanie długoterminowych projektów do codziennych zadań sprawi, że poczujesz się jak porażka. W twoich oczach, ten długoterminowy projekt będzie nieudany przez miesiące lub lata, jakie zajmie ci jego realizacja.

Ze względu na różnice w ramach czasowych między projektami a zadaniami, powinieneś śledzić je inaczej i w innym miejscu. Na przykład, używając karteczek post-it do zadań i dziennika do projektów.

StoryShot #6: Zawsze szukaj następnego działania

Duże projekty mogą szybko stać się przytłaczające ze względu na swoją złożoność. Dlatego zamiast skupiać się na odległych celach z przeszłości, powinieneś po prostu skupić się na następnym działaniu wymaganym do posunięcia się naprzód. Rozwijając ten punkt, zawsze skupiaj się tylko na działaniach, które możesz wykonać w tej chwili. Jeśli jakieś zadanie jest niemożliwe do wykonania w tej chwili, nie ma sensu się nim przejmować.

StoryShot #7: Wykorzystaj zasadę 2 minut

Allen zaleca śledzenie zadań. Ta zasada nie dotyczy twoich małych zadań. Zadania, które zajmują dwie minuty lub mniej, nigdy nie powinny być śledzone. Jeśli zaczniesz śledzić te krótkie zadania, będziesz spędzać więcej czasu na zapisywaniu czasów niż na faktycznym działaniu. Deleguj zadania, gdy czujesz, że inna osoba mogłaby je wykonać szybciej i/lub lepiej niż ty. Wszystkie pozostałe obowiązki powinny być zorganizowane w systemie. System ten może zawierać różne rodzaje list. Osoby, do których należy zadzwonić, osoby, do których należy napisać e-mail, a także lista działań dla różnych projektów, nad którymi pracujesz. Natychmiast zaplanuj zadania w swoim kalendarzu, które są związane z czasem.

StoryShot #8: Używaj plików referencyjnych do działań długoterminowych

Długoterminowe zadania nie powinny być umieszczane w aktywnym, codziennym systemie śledzenia zadań. Allen zaleca używanie plików referencyjnych do przechowywania informacji o zadaniach długoterminowych, których nie musisz teraz realizować. Możesz wybrać, czy chcesz, aby te pliki referencyjne były fizyczne lub elektroniczne.

StoryShot #9: Śledź swoje zobowiązania za pomocą wiaderek

Podstawowym celem wiaderek jest przechowywanie informacji na tyle ważnych, że mogą stanowić potencjalne rozproszenie uwagi. Kluczową częścią tych wiaderek jest to, że są one wystarczająco blisko, aby mieć do nich dostęp. Istnieje siedem rodzajów wiaderek, które pomagają utrzymać czystość i przejrzystość systemu:

• Lista aktywnych zadań - Czynności, które zobowiązałeś się zrealizować w ciągu najbliższych dni.
• Lista aktywnych projektów - Od 4 do 20 projektów, które zobowiązałeś się zrealizować w ciągu najbliższych kilku tygodni.
• Kalendarz - Zobowiązania do spotkań z innymi ludźmi w najbliższym czasie.
• Lista someday/maybe - Pomysły, które chciałbyś zgłębić, ale nie teraz.
• Pliki referencyjne - Informacje lub dokumenty, do których będziesz musiał się odwołać w przyszłości.
• Urządzenie przechwytujące - Jakiś sposób na uchwycenie pomysłów lub kolejnych działań, gdy tylko o nich pomyślisz.

System kubełkowy jest niezwykle wydajny, ale dzieje się tak tylko wtedy, gdy zawiera przydatne, aktualne informacje. Trzeba więc konsekwentnie "wynosić śmieci". Regularnie czyść swoje kubły. Allen przytacza minimum jedno czyszczenie bucketów w tygodniu. Zawartość wiaderek należy przejrzeć, zmienić kolejność według priorytetów, a wszelkie nieistotne lub nieaktualne pozycje wyrzucić.

StoryShot #10: Zaplanuj niezbywalny czas na przegląd tygodniowy

Czas płynie tak szybko, że może być wyzwaniem śledzenie, czy osiągasz wyniki, których oczekujesz. Dlatego Allen sugeruje, abyś zaplanował czas na cotygodniowy przegląd. Proponuje wybór rzeczy, które możesz zawrzeć w swoim tygodniowym przeglądzie:

• Przetwarzaj i organizuj wszystko, co zebrałeś, ale jeszcze nie obsłużyłeś.
• Przeglądaj aktywne zadania, które możesz dodawać do, delegować, odraczać lub usuwać.
• Przejrzyj swoje aktywne projekty i zastanów się, czy są takie, które należy dodać, oddelegować, odroczyć lub usunąć.
• Przejrzyj swój kalendarz i określ, czy są jakieś spotkania, które należy dodać, oddelegować, odroczyć lub usunąć.
• Sekcja Someday/Maybe, która zawiera wszystko, co można dodać lub promować do aktywnego projektu.
• Pliki referencyjne mogą zawierać wszystko, co jest potrzebne w najbliższym czasie lub co można dodać lub zaktualizować.
• Cele, które udało ci się opracować. Cele te pokazują, czy idziesz w dobrym kierunku, czy też konieczne są zmiany.

StoryShot #11: Stwórz wygodne miejsce pracy

Kluczowe jest, abyś ustrukturyzował swoje zadania. Ale równie ważne jest, abyś zoptymalizował strukturę swojego miejsca pracy. Twoje miejsce pracy powinno zawierać wszystkie materiały potrzebne do wydajnej pracy. Musisz również zadbać o to, abyś czuł się komfortowo w swoim miejscu pracy.

StoryShot #12: Cel załatwiania spraw

Nie uzyskasz natychmiastowej gratyfikacji z załatwiania spraw. Zamiast tego, będzie to wymagało znacznego czasu, aby uzyskać wszystko pod kontrolą. Więc, należy wyciąć sobie trochę luzu. 

Załatwianie spraw polega na wypracowaniu zbioru nawyków. Nawyki wymagają czasu, aby je rozwinąć. Ponieważ załatwianie spraw wiąże się z szeroką gamą nawyków, powinieneś wprowadzać jeden nawyk na raz. Kiedy ten nawyk stanie się bezwysiłkowy, skup się na wprowadzeniu następnego nawyku.

Podstawowym celem getting things done jest ułatwienie wykonywania pracy, która ma dla Ciebie znaczenie. Oznacza to, że getting things done pomaga Ci skutecznie zwalczać prokrastynację poprzez nieskończone ulepszanie swojego systemu. Te ulepszenia są zazwyczaj dużo prostsze niż myślisz. Najbardziej efektywne systemy wykorzystują najprostsze podejścia, które działają. Kiedy masz wątpliwości, opowiedz się po stronie robienia mniej.

StoryShot #13: Wykorzystaj naturalne planowanie

Planowanie projektu ma tendencję do charakteryzowania się nienaturalnym, niestrukturalnym procesem. Allen opisuje naturalne planowanie jako szybki i przyjemny sposób na określenie konkretnych kroków. Te kroki doprowadzą Cię bliżej do osiągnięcia Twoich długoterminowych celów.

Po pierwsze, zacznij od swojego osiągniętego celu w umyśle. Kiedy masz już to w głowie, możesz rozpocząć burzę mózgów. Unikaj burzy mózgów w swoim umyśle i zapewnij sobie burzę mózgów na zewnątrz. Na przykład, zapisz swoje pomysły i narysuj mapy myśli. Kiedy Twoje pomysły zostaną uporządkowane, zaczniesz znajdować konkretne kroki, aby je zrealizować i zbliżyć się do swojego celu.

StoryShot #14: Ustalanie priorytetów dla swoich zadań

Priorytet zadań może pomóc ci określić, co należy zrobić w pierwszej kolejności. Allen nakreśla sześć poziomów priorytetyzacji, które powinieneś wziąć pod uwagę podczas planowania pracy:

1. Twoja wizja na 3-5 lat
2. Twoja wizja na 1-2 lata
3. Obecne obowiązki
4. Bieżące projekty
5. Aktualnie zdefiniowane działania
6. Działania te bezpośrednio wpływają na pozostałe pięć poziomów

Ostateczne podsumowanie, recenzja i krytyka Getting Things Done

Getting Things Done to przewodnik po poprawieniu produktywności we wszystkich częściach twojego życia. GTD to system, który jest używany w świecie korporacyjnym jako sposób na doprowadzenie projektów do końca. Książka sugeruje odpowiednie ustalanie priorytetów, jasne określanie celów, tworzenie produktywnego środowiska i zapisywanie wszystkiego. Te kroki, wraz z kilkoma innymi, mają potencjał, by przenieść twoje zadania z "do zrobienia" i "robienia" do "zrobienia".

Jednym z głównych zarzutów wobec książki jest to, że wprowadza ona wiele nowych nawyków naraz, które mogą być trudne lub przytłaczające dla większości ludzi do rozwinięcia.

My oceniamy Getting Things Done na 4,6/5.

Ściągawka z załatwiania spraw PDF

Pobierz ściągawkę Getting Things Done PDF tutaj.

Aplikacja Getting Things Done

Spróbuj wdrożyć GTD za pomocą nasz ulubiony pakiet produktywności, ClickUp.

Getting Things Done PDF, Za darmo Audiobook i animowane streszczenie książki

Skomentuj poniżej i daj innym znać, czego się nauczyłeś lub czy masz jakieś inne przemyślenia.

Jesteś nowy w StoryShots? Pobierz PDF i animowane wersje tego streszczenia i analizy Getting Things Done i setek innych bestsellerowych książek z dziedziny literatury faktu w naszej darmowa aplikacja z najwyższej półki. Apple, The Guardian, The UN i Google uznały ją za jedną z najlepszych na świecie aplikacji do czytania i nauki.

To był wierzchołek góry lodowej. Aby poznać szczegóły i wesprzeć autora, zamów tutaj lub kupić audiobook za darmo na Amazonie.

Getting Things Done FAQ

Streszczenia książek powiązanych

Zasada 80-20 przez Richarda Kocha

Siła nawyku przez Charlesa Duhigga

4-godzinny tydzień pracy przez Tima Ferrissa

Essentialism Greg McKeown

Technika Pomodoro przez Francisco Cirillo

Zmieniająca życie magia porządkowania przez Marie Kondo

Eat that Frog przez Briana Tracy

Głęboka praca przez Cala Newporta

Zdalnie David Hansson i Jason Fried

Przełącznik Chip Heath i Dan Heath

Efekt złożoności przez Darrena Hardy'ego

10 dni do szybszego czytania przez Abby Marks-Beale

7 nawyków ludzi wysoce skutecznych przez Stephena Coveya