Getting Things Done Summary Cheat Sheet PDF | David Allen
L'art de la productivité sans stress
La vie s'active. A Faire avancer les choses a pris la poussière sur votre étagère ? Apprenez-en plutôt quelques-uns dès maintenant.
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Avertissement : il s'agit d'un résumé et d'une analyse non officiels.
Le point de vue de David Allen
David Allen est un auteur, consultant, conférencier international et fondateur de la David Allen Company. Forbes a reconnu David Allen comme l'un des cinq meilleurs coachs de dirigeants aux États-Unis. Leadership Magazine l'a cité comme l'un des "100 meilleurs leaders d'opinion". Enfin, Fast Company a salué David Allen comme "l'un des penseurs les plus influents au monde" dans le domaine de la productivité personnelle.
Introduction
Faire avancer les choses identifie comment vous pouvez maximiser votre capacité à planifier et à actualiser les tâches et les projets. GTD est maintenant devenu une approche populaire pour accomplir des tâches professionnelles et personnelles dans le domaine de la gestion. Cela dit, les approches d'Allen sont censées pouvoir être généralisées à toutes les facettes de votre vie.
StoryShot #1 : Prenez le contrôle de votre vie
Une vie hors de contrôle rendra impossible toute réflexion stratégique ou planification efficace. Allen recommande donc de maîtriser ses tâches quotidiennes avant de s'intéresser à la situation dans son ensemble. Faire les choses est une approche ascendante de la productivité. L'objectif de cette approche est d'établir un sentiment de contrôle sur votre travail. Ce contrôle libérera l'énergie mentale nécessaire pour réfléchir aux objectifs de toute une vie.
StoryShot #2 : Définissez votre perception du fini
Pour faire avancer les choses, vous devez comprendre votre propre définition de l'achèvement de quelque chose. La plupart des gens ont une liste de choses à faire sans même avoir une vision claire de ce à quoi ressemble une tâche terminée. Cette approche ne correspond pas à vos tendances naturelles. Votre cerveau est conçu pour résoudre des problèmes lorsque vous comprenez quel est le point final. Cela signifie que vous devriez toujours chercher à établir un point d'arrêt clair. Si vous avez du mal à progresser, assurez-vous que vous êtes toujours conscient de ce à quoi ressemble une tâche terminée.
StoryShot #3 : Les cinq phases d'un travail efficace
Collectionner
Votre travail est considérablement plus efficace si vous disposez de toutes les ressources nécessaires au même endroit avant de commencer. Vous ferez également un meilleur usage de vos apports disponibles si toutes vos ressources sont réunies. Alors, faites de la collecte. La collecte est l'action de rassembler des ressources, des connaissances et des tâches.
Traitement
En plus de rassembler toutes les ressources pertinentes, vous devez également établir ce que vous pouvez faire avec les ressources à votre disposition. Allen appelle cela le traitement. Séparez et allouez vos ressources afin de classer par ordre de priorité ce que vous envisagez de faire ensuite. Cela peut se faire par tâche, par projet ou par plan. Le traitement consiste à vider la boîte ou le tiroir et à définir la prochaine action exécutable pour tous les éléments que vous avez rassemblés lors de la première étape. La plupart des gens trouvent difficile d'agir sur une tâche spécifique parce qu'ils ne savent pas ce qu'ils doivent faire ensuite. Sans définition, la corvée n'est rien de plus qu'une idée abstraite et ne cessera de surgir dans vos pensées.
Organiser
Après le traitement, vous devez ensuite prendre vos résultats et les placer dans un système auquel vous faites confiance. L'importance de ce système est qu'il vous évite de devoir vous souvenir de tous les résultats du traitement. L'organisation vous permet de placer ces résultats dans un format utile. Allen recommande de placer les tâches sur des listes de choses à faire et les projets sur des listes de projets. Ensuite, placez les plans futurs sur un système de suivi, et les informations de référence dans un dossier ou une base de données.
Faire
L'action est simplement le processus de mise en œuvre des plans que vous avez déjà établis. Donc, "faire" signifie travailler sur les tâches que vous pouvez accomplir dès maintenant.
Examen de
Après avoir pris des mesures, vous devez examiner les résultats de votre travail. Après examen, révisez votre stratégie en conséquence et améliorez vos systèmes pour obtenir de meilleurs résultats. Au cours de cette étape, vous confirmez régulièrement que vous avez défini les bonnes tâches et que vous avez inclus tout ce qui doit être fait. Cette phase d'examen devrait prendre environ une ou deux minutes pour un examen quotidien. Consacrez dix minutes pour une révision hebdomadaire.
StoryShot #4 : Arrêtez de stocker des choses dans votre tête
Les gens ont tendance à essayer de tout stocker dans leur esprit. Nos cerveaux ne sont pas optimisés pour le stockage de la mémoire. Il est optimisé pour la prise de décision rapide.
Essayez donc d'éviter de jongler avec les informations dans votre tête. Pour atteindre une efficacité maximale, le cerveau doit se concentrer 100% sur la tâche à accomplir. Ne vous attardez jamais sur des projets en cours ou sur d'autres préoccupations sans rapport. Une façon d'y parvenir est de s'arrêter un instant et de coucher sur une feuille de papier toutes les informations importantes stockées. Certaines personnes préfèrent écrire ces informations tandis que d'autres préfèrent dessiner. Dans tous les cas, il s'agit de faire sortir les informations stockées de votre cerveau. Une fois que vous aurez fait cela, il vous sera beaucoup plus facile de prendre des décisions sur la base de ces informations.
Cette approche complétera votre cerveau, mais elle devrait également prévenir le stress. Si vous réduisez les frictions subies lors de la saisie des idées, vous en saisirez naturellement davantage.
StoryShot #5 : Les projets et les tâches sont différents
Une erreur courante consiste à suivre les projets et les tâches de la même manière. Une autre erreur consiste à confondre les projets et les tâches au sein d'un même processus de révision. Confondre les deux est un moyen infaillible de vous submerger. Inclure des projets à long terme dans vos tâches quotidiennes vous donnera l'impression d'échouer. À vos yeux, vous échouerez dans ce projet à long terme pendant les mois ou les années qu'il vous faudra pour le mener à bien.
En raison de la différence de délais entre les projets et les tâches, vous devez les suivre différemment et dans un espace différent. Par exemple, utilisez des post-it pour les tâches et un journal pour vos projets.
StoryShot #6 : Toujours chercher l'action suivante
Les grands projets peuvent rapidement devenir écrasants en raison de leur complexité. Ainsi, au lieu de vous concentrer sur les objectifs lointains du passé, vous devriez simplement vous concentrer sur la prochaine action nécessaire pour avancer. Dans le même ordre d'idées, ne vous concentrez jamais que sur les actions que vous pouvez faire maintenant. Si une tâche est impossible pour le moment, il est inutile de s'en inquiéter.
StoryShot #7 : Utiliser la règle des 2 minutes
Allen recommande le suivi des tâches. Cette règle ne s'applique pas à vos petites tâches. Les tâches qui prennent deux minutes ou moins ne doivent jamais être suivies. Si vous commencez à suivre ces petites tâches, vous passerez plus de temps à noter les temps suivis qu'à agir réellement. Déléguez lorsque vous pensez qu'une autre personne pourrait accomplir la tâche plus rapidement et/ou mieux que vous. Toutes les autres tâches doivent être organisées dans un système. Ce système peut inclure différents types de listes. Les personnes à appeler, les personnes à qui écrire un e-mail, et une liste d'actions pour les différents projets sur lesquels vous travaillez. Planifiez immédiatement dans votre calendrier les tâches qui sont limitées dans le temps.
StoryShot #8 : Utiliser des fichiers de référence pour des actions à long terme
Les tâches à long terme ne doivent pas être placées dans votre système de suivi des tâches quotidiennes actives. Allen recommande d'utiliser des fichiers de référence pour stocker des informations sur les tâches à long terme que vous n'avez pas à accomplir dans l'immédiat. Vous pouvez choisir si vous voulez que ces fichiers de référence soient physiques ou électroniques.
StoryShot #9 : Gardez la trace de vos engagements avec des seaux
L'objectif premier des bacs est de stocker des informations suffisamment importantes pour constituer une distraction potentielle. La partie cruciale de ces bacs est qu'ils sont suffisamment proches pour être accessibles. Il existe sept types de bacs qui permettent de garder le système propre et clair :
- Une liste des tâches actives - Actions que vous vous êtes engagé à accomplir dans les prochains jours.
- Une liste de projets actifs - Entre 4 et 20 projets que vous vous êtes engagé à réaliser au cours des prochaines semaines.
- Un calendrier - Des engagements à rencontrer d'autres personnes dans un avenir proche.
- Une liste "un jour ou l'autre" - Des idées que vous aimeriez explorer, mais pas tout de suite.
- Dossiers de référence - Informations ou documents auxquels vous devrez vous référer à l'avenir.
- Un dispositif de capture - Un moyen de capturer les idées ou les actions suivantes à mesure que vous y pensez.
Le système des seaux est extrêmement efficace, mais ce n'est le cas que lorsqu'il contient des informations utiles et actualisées. Vous devez donc constamment "sortir la poubelle". Nettoyez vos seaux régulièrement. Allen cite un minimum d'un nettoyage de seau par semaine. Le contenu des seaux doit être revu, réorganisé par priorité, et tout élément non pertinent ou obsolète doit être éliminé.
StoryShot #10 : Prévoyez un temps non négociable pour une revue hebdomadaire
Le temps passe si vite qu'il peut être difficile de savoir si vous obtenez les résultats escomptés. Allen vous suggère donc de prévoir du temps pour un bilan hebdomadaire. Il propose une sélection d'éléments que vous pouvez inclure dans votre bilan hebdomadaire :
- Traitez et organisez tout ce que vous avez collecté mais que vous n'avez pas encore traité.
- Passez en revue les tâches actives auxquelles vous pouvez ajouter, déléguer, différer ou supprimer.
- Passez en revue vos projets actifs et voyez s'il y a lieu d'en ajouter, d'en déléguer, d'en différer ou d'en supprimer.
- Passez en revue votre calendrier et déterminez s'il y a des réunions à ajouter, à déléguer, à reporter ou à supprimer.
- Une section Someday/Maybe qui comprend tout ce que vous pouvez ajouter ou promouvoir à un projet actif.
- Les fichiers de référence peuvent inclure tout ce dont vous avez besoin prochainement ou tout ce que vous devez ajouter ou mettre à jour.
- Les objectifs que vous avez développés. Ces objectifs montrent si vous allez dans la bonne direction ou si des changements sont nécessaires.
StoryShot #11 : Créer un lieu de travail confortable
Il est crucial que vous structuriez vos tâches. Mais il est également crucial que vous optimisiez la structure de votre lieu de travail. Votre espace de travail doit comprendre tout le matériel dont vous avez besoin pour travailler de manière productive. Vous devez également vous assurer que vous êtes à l'aise sur votre lieu de travail.
StoryShot #12 : L'objectif de faire les choses correctement
Vous n'obtiendrez pas de satisfaction instantanée en accomplissant vos tâches. Au contraire, il vous faudra beaucoup de temps pour tout maîtriser. Vous devriez donc vous laisser un peu de répit.
Pour arriver à faire les choses, il faut développer une série d'habitudes. Les habitudes prennent du temps à se développer. Étant donné que l'accomplissement des tâches est associé à un large éventail d'habitudes, vous devriez intégrer une habitude à la fois. Une fois que cette habitude devient sans effort, concentrez-vous sur l'installation de l'habitude suivante.
L'objectif premier de l'initiative "getting things done" est de faciliter l'exécution des tâches qui vous importent. Cela signifie que le fait de faire les choses vous aide à lutter efficacement contre la procrastination en améliorant sans cesse votre système. Ces améliorations sont généralement beaucoup plus simples que vous ne le pensez. Les systèmes les plus efficaces utilisent les approches les plus directes qui fonctionnent. Dans le doute, préférez en faire moins.
StoryShot #13 : Utiliser la planification naturelle
La planification de projet tend à se caractériser par un processus non naturel et non structuré. Allen décrit la planification naturelle comme un moyen rapide et amusant d'identifier des étapes concrètes. Ces étapes vous rapprocheront de la réalisation de vos objectifs à long terme.
Tout d'abord, commencez par avoir à l'esprit votre objectif accompli. Une fois que vous l'avez en tête, vous pouvez commencer à faire du brainstorming. Évitez de faire du brainstorming dans votre esprit et veillez à faire du brainstorming externe. Par exemple, mettez vos idées par écrit et dessinez des cartes mentales. Une fois vos idées organisées, vous commencerez à trouver des étapes concrètes pour les accomplir et vous rapprocher de votre objectif.
StoryShot #14 : Prioriser vos tâches
La priorité des tâches peut vous aider à définir ce qu'il faut faire en premier. Allen décrit six niveaux de priorité que vous devriez prendre en compte lorsque vous planifiez votre travail :
- Votre vision à 3-5 ans
- Votre vision à 1 ou 2 ans
- Responsabilités actuelles
- Projets en cours
- Actions définies actuelles
- Ces actions influencent directement les cinq autres niveaux
Résumé final, examen et critique de Getting Things Done
Faire avancer les choses est un guide pour améliorer la productivité dans tous les domaines de votre vie. GTD est un système utilisé dans le monde de l'entreprise pour mener à bien les projets. Le livre suggère d'établir des priorités appropriées, de définir clairement les objectifs, de créer un environnement productif et de tout noter. Ces étapes, ainsi que plusieurs autres, ont le potentiel de faire passer vos tâches de "à faire" et "faire" à "faire".
L'une des principales critiques formulées à l'encontre de ce livre est qu'il introduit un grand nombre de nouvelles habitudes d'un seul coup, ce qui peut être difficile ou accablant pour la plupart des gens.
Nous attribuons à Getting Things Done la note de 4,6/5.
L'aide-mémoire pour faire avancer les choses PDF
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Application Getting Things Done
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Getting Things Done PDF, livre audio gratuit et résumé animé du livre
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Faire avancer les choses FAQ
De quoi parle le livre Getting Things Done ?
Le livre Getting Things Done est un guide complet sur la productivité et l'organisation personnelles, qui fournit des stratégies efficaces pour gérer les tâches, réduire le stress et atteindre une plus grande efficacité dans la vie personnelle et professionnelle.
Le livre Getting Things Done a été écrit par David Allen, consultant en productivité renommé et auteur de best-sellers.
Quels sont les principes clés de la méthodologie "Getting Things Done" ?
La méthodologie "Getting Things Done" met l'accent sur la saisie de toutes vos tâches et idées dans un système externe, leur décomposition en étapes réalisables, leur organisation en différentes catégories, leur révision et leur mise à jour régulières, et la hiérarchisation des tâches en fonction du contexte et de l'importance.
Comment le livre Getting Things Done peut-il m'aider à améliorer ma productivité ?
Le livre Getting Things Done fournit des techniques pratiques et des idées pour vous aider à surmonter la procrastination, à augmenter votre concentration et à gérer efficacement votre temps et vos ressources, ce qui vous permet d'accomplir plus de choses avec moins de stress.
Existe-t-il des outils ou des applications recommandés pour mettre en œuvre le système "Getting Things Done" ?
Si la méthode Getting Things Done peut être mise en œuvre à l'aide d'un stylo et de papier, il existe divers outils et applications numériques, tels que Todoist, Evernote et Trello, qui peuvent aider à organiser et à gérer les tâches selon les principes énoncés dans le livre.
Le livre "Getting Things Done" peut-il s'appliquer à des contextes personnels et professionnels ?
Oui, les principes et les stratégies présentés dans le livre Getting Things Done sont applicables à tous les domaines de la vie, permettant aux individus de mieux gérer leurs responsabilités personnelles, leurs projets professionnels et d'atteindre un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
Le livre Getting Things Done propose-t-il des mesures concrètes pour réduire le stress ?
Absolument ! Le livre Getting Things Done propose non seulement des stratégies d'organisation et de gestion des tâches, mais souligne également l'importance de désencombrer l'esprit et de réduire le stress en procédant à des révisions régulières, en clarifiant les engagements et en veillant à ce que toutes les actions nécessaires soient prises en compte et mises en œuvre.
Où puis-je acheter le livre Getting Things Done ?
Le livre Getting Things Done est largement disponible à l'achat en ligne sur des plateformes telles qu'Amazon, Barnes & Noble et d'autres grands détaillants de livres. On le trouve également dans les librairies et les bibliothèques.
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