L'art de la productivité sans stress
La vie s'active. A Faire avancer les choses a pris la poussière sur votre étagère ? Apprenez-en plutôt quelques-uns dès maintenant.
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Avertissement : il s'agit d'un résumé et d'une analyse non officiels.
Le point de vue de David Allen
David Allen est un auteur, consultant, conférencier international et fondateur de la David Allen Company. Forbes a reconnu David Allen comme l'un des cinq meilleurs coachs de dirigeants aux États-Unis. Leadership Magazine l'a cité comme l'un des "100 meilleurs leaders d'opinion". Enfin, Fast Company a salué David Allen comme "l'un des penseurs les plus influents au monde" dans le domaine de la productivité personnelle.
Introduction
Faire avancer les choses identifie comment vous pouvez maximiser votre capacité à planifier et à actualiser les tâches et les projets. GTD est maintenant devenu une approche populaire pour accomplir des tâches professionnelles et personnelles dans le domaine de la gestion. Cela dit, les approches d'Allen sont censées pouvoir être généralisées à toutes les facettes de votre vie.
StoryShot #1 : Prenez le contrôle de votre vie
Une vie hors de contrôle rendra impossible toute réflexion stratégique ou planification efficace. Allen recommande donc de maîtriser ses tâches quotidiennes avant de s'intéresser à la situation dans son ensemble. Faire les choses est une approche ascendante de la productivité. L'objectif de cette approche est d'établir un sentiment de contrôle sur votre travail. Ce contrôle libérera l'énergie mentale nécessaire pour réfléchir aux objectifs de toute une vie.
StoryShot #2 : Définissez votre perception du fini
Pour faire avancer les choses, vous devez comprendre votre propre définition de l'achèvement de quelque chose. La plupart des gens ont une liste de choses à faire sans même avoir une vision claire de ce à quoi ressemble une tâche terminée. Cette approche ne correspond pas à vos tendances naturelles. Votre cerveau est conçu pour résoudre des problèmes lorsque vous comprenez quel est le point final. Cela signifie que vous devriez toujours chercher à établir un point d'arrêt clair. Si vous avez du mal à progresser, assurez-vous que vous êtes toujours conscient de ce à quoi ressemble une tâche terminée.
StoryShot #3 : Les cinq phases d'un travail efficace
Collectionner
Votre travail est considérablement plus efficace si vous disposez de toutes les ressources nécessaires au même endroit avant de commencer. Vous ferez également un meilleur usage de vos apports disponibles si toutes vos ressources sont réunies. Alors, faites de la collecte. La collecte est l'action de rassembler des ressources, des connaissances et des tâches.
Traitement
En plus de rassembler toutes les ressources pertinentes, vous devez également établir ce que vous pouvez faire avec les ressources à votre disposition. Allen appelle cela le traitement. Séparez et allouez vos ressources afin de classer par ordre de priorité ce que vous envisagez de faire ensuite. Cela peut se faire par tâche, par projet ou par plan. Le traitement consiste à vider la boîte ou le tiroir et à définir la prochaine action exécutable pour tous les éléments que vous avez rassemblés lors de la première étape. La plupart des gens trouvent difficile d'agir sur une tâche spécifique parce qu'ils ne savent pas ce qu'ils doivent faire ensuite. Sans définition, la corvée n'est rien de plus qu'une idée abstraite et ne cessera de surgir dans vos pensées.
Organiser
Après le traitement, vous devez ensuite prendre vos résultats et les placer dans un système auquel vous faites confiance. L'importance de ce système est qu'il vous évite de devoir vous souvenir de tous les résultats du traitement. L'organisation vous permet de placer ces résultats dans un format utile. Allen recommande de placer les tâches sur des listes de choses à faire et les projets sur des listes de projets. Ensuite, placez les plans futurs sur un système de suivi, et les informations de référence dans un dossier ou une base de données.
Faire
L'action est simplement le processus de mise en œuvre des plans que vous avez déjà établis. Donc, "faire" signifie travailler sur les tâches que vous pouvez accomplir dès maintenant.
Examen de
Après avoir pris des mesures, vous devez examiner les résultats de votre travail. Après examen, révisez votre stratégie en conséquence et améliorez vos systèmes pour obtenir de meilleurs résultats. Au cours de cette étape, vous confirmez régulièrement que vous avez défini les bonnes tâches et que vous avez inclus tout ce qui doit être fait. Cette phase d'examen devrait prendre environ une ou deux minutes pour un examen quotidien. Consacrez dix minutes pour une révision hebdomadaire.
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StoryShot #4 : Arrêtez de stocker des choses dans votre tête
Les gens ont tendance à essayer de tout stocker dans leur esprit. Nos cerveaux ne sont pas optimisés pour le stockage de la mémoire. Il est optimisé pour la prise de décision rapide.
Essayez donc d'éviter de jongler avec les informations dans votre tête. Pour atteindre une efficacité maximale, le cerveau doit se concentrer 100% sur la tâche à accomplir. Ne vous attardez jamais sur des projets en cours ou sur d'autres préoccupations sans rapport. Une façon d'y parvenir est de s'arrêter un instant et de coucher sur une feuille de papier toutes les informations importantes stockées. Certaines personnes préfèrent écrire ces informations tandis que d'autres préfèrent dessiner. Dans tous les cas, il s'agit de faire sortir les informations stockées de votre cerveau. Une fois que vous aurez fait cela, il vous sera beaucoup plus facile de prendre des décisions sur la base de ces informations.
Cette approche complétera votre cerveau, mais elle devrait également prévenir le stress. Si vous réduisez les frictions subies lors de la saisie des idées, vous en saisirez naturellement davantage.
StoryShot #5 : Les projets et les tâches sont différents
Une erreur courante consiste à suivre les projets et les tâches de la même manière. Une autre erreur consiste à confondre les projets et les tâches au sein d'un même processus de révision. Confondre les deux est un moyen infaillible de vous submerger. Inclure des projets à long terme dans vos tâches quotidiennes vous donnera l'impression d'échouer. À vos yeux, vous échouerez dans ce projet à long terme pendant les mois ou les années qu'il vous faudra pour le mener à bien.
En raison de la différence de délais entre les projets et les tâches, vous devez les suivre différemment et dans un espace différent. Par exemple, utilisez des post-it pour les tâches et un journal pour vos projets.
StoryShot #6 : Toujours chercher l'action suivante
Les grands projets peuvent rapidement devenir écrasants en raison de leur complexité. Ainsi, au lieu de vous concentrer sur les objectifs lointains du passé, vous devriez simplement vous concentrer sur la prochaine action nécessaire pour avancer. Dans le même ordre d'idées, ne vous concentrez jamais que sur les actions que vous pouvez faire maintenant. Si une tâche est impossible pour le moment, il est inutile de s'en inquiéter.
StoryShot #7 : Utiliser la règle des 2 minutes
Allen recommande le suivi des tâches. Cette règle ne s'applique pas à vos petites tâches. Les tâches qui prennent deux minutes ou moins ne doivent jamais être suivies. Si vous commencez à suivre ces petites tâches, vous passerez plus de temps à noter les temps suivis qu'à agir réellement. Déléguez lorsque vous pensez qu'une autre personne pourrait accomplir la tâche plus rapidement et/ou mieux que vous. Toutes les autres tâches doivent être organisées dans un système. Ce système peut inclure différents types de listes. Les personnes à appeler, les personnes à qui écrire un e-mail, et une liste d'actions pour les différents projets sur lesquels vous travaillez. Planifiez immédiatement dans votre calendrier les tâches qui sont limitées dans le temps.
Organigramme / Infographie / Aide-mémoire sur la gestion des tâches à accomplir
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