De kunst om tweemaal zoveel werk te doen in de helft van de tijd

Het leven wordt druk. Heeft Scrum van Jeff Sutherland op je leeslijst? Leer in plaats daarvan nu de belangrijkste ideeën. In deze samenvatting en recensie van het Scrum boek komen we niet verder dan het oppervlak. Als je Scrum nog niet hebt, bestel het dan hier of krijg het audioboek gratis om de sappige details te horen.

Het perspectief van Jeff Sutherland

Jeff Sutherland is afgestudeerd aan de US Military Academy met een ingenieursdiploma. Hij schrijft zijn systematische manier van denken toe aan zijn tijd als gevechtspiloot in Vietnam. Na 11 jaar in het leger te hebben gewerkt, werd Jeff arts aan de University of Colorado School of Medicine. De Universiteit van Colorado is waar hij voor het eerst geïnteresseerd raakte in de ontwikkeling van IT-systemen. Hij zou uiteindelijk biometrie-expert worden, een vroege vernieuwer in ATM-technologie, en Vice President of Engineering of CTO bij 11 verschillende technologiebedrijven. Jeff schrijft dit succes toe aan het volgen van de grondslagen van Scrum. 

• Sla

Synopsis

Scrum was baanbrekend toen Jeff Sutherland het introduceerde als een manier om de menselijke vooruitgang te verbeteren. Sommigen beschrijven de publicatie van Scrum in 2014 als een cruciaal moment in de menselijke geschiedenis. De naam is ontleend aan het rugbyspel om het belang van intens teamwerk te benadrukken. Het is een strategie die in de meeste technologische topbedrijven is geïntegreerd. We weten dat het werkt, maar dit boek schetst... waarom het werkt. Het boek onderzoekt meerdere scenario's uit de echte wereld om uit te leggen hoe mensen worstelen om taken soepel en efficiënt uit te voeren. De auteur beweert dat Scrum-strategieën dit dilemma kunnen oplossen. Scrum-oriëntatie ligt aan de basis van veel moderne prestaties. Jeffs systeem hielp bijvoorbeeld de FBI de 21e eeuw binnen te komen. Scrum heeft ook geholpen de armoede in de ontwikkelingslanden te verminderen. Dit boek is gebaseerd op inzichten die Jeff opdeed in vechtsporten, gerechtelijke besluitvorming, geavanceerde luchtgevechten en robotica.

 

StoryShot #1: Geldautomaten waren de inspiratie voor Scrum

Sutherland ontdekte voor het eerst de gebrekkige productiviteitsbenadering van de maatschappij toen hij hielp bij de invoering van geldautomaten in de VS. Hij geloofde dat de traditionele methode voor het ontwikkelen van software, inclusief het "waterval"-systeem dat met geldautomaten wordt geassocieerd, tekortschoot. Sutherland had ook een hekel aan het overdreven gebruik van Gantt-grafieken die de planning en status van de onderdelen van een project weergeven. Hij stuitte eens op een Japans artikel uit 1986, getiteld "The New New Product Development Game". Dit artikel was geschreven door Hirotaka Takeuchi en Ikujiro Nonaka, die de nadruk legden op het belang van cross-functionele teams voor een snellere en flexibelere werkomgeving. 

StoryShot #2: De Scrum Grondbeginselen

Dit zijn de boodschappen, geïnspireerd door de paper van Takeuchi en Nonaka, die de fundamenten van Scrum vormden:

• Aarzeling is de dood - Aarzel niet lang. Volg in plaats daarvan deze reeks acties: observeren, oriënteren, beslissen en handelen. U moet weten waar u en uw team zich momenteel bevinden. Beoordeel uw opties, neem een beslissing en handel vervolgens naar die beslissing.
• Kijk naar buiten voor antwoorden - De meest adaptieve systemen zijn die welke leren van de omgeving. Zij observeren de beste eigenschappen van andere systemen en passen die toe op hun eigen systeem.
• Teams moeten correct gestructureerd zijn - Een organisatie kan alleen excelleren als haar teams multifunctioneel, autonoom en bevoegd zijn.
• Niet alleen raden - In plaats van te gissen of iets zal werken, doe je het gewoon. Plan wat u wilt doen en handel dan. Controleer of deze actie het gewenste resultaat heeft opgeleverd en pas uw toekomstige beslissingen daarop aan. Door deze stap in regelmatige cycli te herhalen, zullen u en uw team tot voortdurende verbetering komen.
• Shu Ha Ri - Deze Chinese mantra staat voor "gehoorzamen, losmaken en scheiden." We moeten ons eerst houden aan de regels en normen die al gewerkt hebben. Zodra deze onder de knie zijn, kun je beginnen met innoveren. Tenslotte, in een verhoogde staat van meesterschap, kun je de oorspronkelijke regels overboord gooien en unieke beslissingen nemen.

StoryShot #3: Sprintcycli zijn cruciaal voor meer efficiëntie

Als mensen hebben we moeite ons te concentreren. Deze strijd om te focussen is de reden waarom Sutherland een voorstander is van de Sprint Cycle. Bij Sprint Cycles worden werkfuncties zo snel mogelijk gebouwd in een gekozen periode. Sprints worden vaak genoemd tijdvakken. Deze tijdvakken hebben elk een vaste duur en moeten consequent worden aangehouden, zodat u een werkritme kunt ontwikkelen. Gedurende deze tijd probeer je zoveel mogelijk taken van Backlog naar Doing te brengen. Uw Backlog is een opeenstapeling van taken of werkopdrachten die momenteel niet af zijn. U moet zich specifiek richten op de taken die aan het eind van deze periode als "Gereed" kunnen worden gemarkeerd.

Backlog->To Do->Doing->Done

Tijdens de Sprint Cyclus stelt Sutherland voor dat u zich de volgende drie vragen stelt:

1. Wat heb je gisteren gedaan om het team te helpen de sprint af te maken?
2. Wat ga je vandaag doen om het team te helpen de sprint af te maken?
3. Welke obstakels staan het team in de weg?

StoryShot #4: Breng uw informatie en tijd in kaart

Sutherland moedigt teams aan om informatie- en communicatiestromen in kaart te brengen. Het in kaart brengen helpt uw team knelpunten en gebieden waar de informatiestroom stokt op te sporen. Een andere manier om de productiviteit van het team te maximaliseren is ervoor te zorgen dat vergaderingen consequent en doelgericht worden gehouden. Jeff raadt aan om dagelijks of wekelijks te vergaderen, maar maximaal 15 minuten. Als team moet je ervoor zorgen dat deze tijd de meest bruikbare en waardevolle informatie oplevert. Iedereen in het team moet dus op een of andere manier actief deelnemen.

Hier zijn enkele belangrijke punten die Scrum belichaamt op het gebied van tijd:

• Tijd is eindig, en moet ook zo behandeld worden. Om je tijd optimaal te benutten, moet je je werk time-based. Verdeel je werk in regelmatige, vaste, korte periodes. Deze Sprint Cycli moeten variëren tussen één en vier weken.
• Het einde van je Sprint Cyclus zou een aantal deliverables moeten opleveren.
• Communicatie is van vitaal belang voor een goed gebruik van de tijd. Verzadiging van de communicatie versnelt het werk.
• Eén vergadering per dag zou de limiet moeten zijn. Neem gedurende de dag een moment op waarop u nagaat wat er gedaan kan worden om de snelheid van de workflow te verhogen en doe het gewoon.

StoryShot #5: Blindelings plannen volgen is dom.

Een van de meest voorkomende manieren waarop mensen hun productiviteit proberen te verhogen is door te plannen. Jeff erkent dat planning in sommige omstandigheden effectief kan zijn, maar dat het blindelings volgen van plannen dom is. Overplanning is een van de belangrijkste fouten in de samenleving. Organisaties proberen vaak een heel project te plannen door ingewikkelde en verwarrende schema's op te stellen waarin elke subtaak is opgenomen. Maar wanneer gedetailleerde plannen de realiteit ontmoeten, vallen ze vaak uit elkaar. Gedetailleerde plannen zijn te rigide en verhinderen dat we ons onderweg aanpassen aan veranderingen in de relevante omgeving. Daarom moedigt Jeff ons aan om te leren verandering te verwachten. Deze verwachting zal inspireren tot ontdekkingen en nieuwe ideeën. 

Binnen deze storyshot geeft Jeff enkele duidelijke tips over hoe we onze gebroken werkwereld kunnen uitdagen:

• Inspecteren en aanpassen - Laat jezelf niet in de automatische piloot modus vallen zonder evaluatie. Stop af en toe met het werk dat u doet en evalueer wat u hebt gedaan. Overweeg of de aanpak die je volgt nog steeds werkt. Overweeg of je het beter had kunnen doen.
• Veranderen of sterven - Vasthouden aan de oude manier van doen is een zekere manier om te falen. U moet bereid zijn te veranderen, of uw concurrenten zullen eerder veranderen dan u en u achterlaten, vastgelopen in uw oude, onproductieve manieren.
• Faal snel zodat je vroeg kunt herstellen - Organisaties hebben de neiging te veel energie te steken in procedures en vergaderingen. Het is vaak beter om zichtbare waarde te creëren die met korte tussenpozen kan worden gecontroleerd. Doe je werk dat geen echte waarde oplevert, dan moet je stoppen. Als het product dat u creëert moet worden aangepast, dan moet deze aanpassing in een vroeg stadium plaatsvinden.

StoryShot #6: Succes is gebouwd op efficiëntie van het team

Scrum werkt wanneer de teams binnen een organisatie efficiënt werken. Sutherland stelt dat teamefficiëntie een veel grotere impact heeft dan individuele efficiëntie. Te veel mensen en te veel middelen zullen een team... minder efficiënt. Voor een team wil je minimaal drie personen. In het algemeen is zeven personen het ideale aantal voor een team. Een team van meer dan negen personen zal de efficiëntie van het team verminderen. 

De volgende punten vatten samen hoe Sutherland een team karakteriseert dat de fundamenten heeft die nodig zijn voor uitmuntendheid:

• Overeenstemming over een hoger doel dan de doelen van elk individu.
• Autonomie, waarbij elk team de bevoegdheid heeft beslissingen te nemen zonder toestemming van anderen nodig te hebben. 
• Cross-functionaliteit waarbij het team alle vaardigheden bevat die nodig zijn om een project te voltooien
• Niet met de vinger wijzen of schuldigen aanwijzen. Mensen zijn niet schuldig aan slechte resultaten, maar slechte systemen.

StoryShot #7: Multitasking maakt je dom.

Een van de praktijken die in organisaties vaak wordt aangemoedigd is multitasking. Sutherland gelooft dat het beter is om uitsluitend één ding te doen en dan verder te gaan met een ander project. Hij denkt dat meer dan één ding tegelijk doen je vertraagt en je prestaties bij beide taken vermindert. Werk dus maar aan één ding tegelijk en doe de dingen in één keer goed. Als u een fout maakt, moet u deze fouten of bugs herstellen zodra u ze opmerkt. Wachten om iets later te repareren kan de efficiëntie verminderen.

StoryShot #8: Er zijn drie soorten afval

In dit boek beschrijft Sutherland drie soorten afval: Muri, Mura en Muda. Muri wordt geassocieerd met verspilling door onredelijkheid. Mura wordt geassocieerd met verspilling door inconsistentie. Muda tenslotte wordt geassocieerd met verspilling door suboptimale resultaten.

StoryShot #9: Te hard werken veroorzaakt fouten

Lang werken produceert verspilling. Meer uren werken resulteert niet in meer gedaan krijgen;  minder gedaan krijgt. Hoewel hard werken essentieel is voor succes, zorgt te hard werken voor vermoeidheid. Vermoeidheid leidt tot fouten. Werk doordeweeks en maak redelijke werktijden. Neem vakanties om een burn-out te voorkomen. Dit sluit ook aan bij Jeffs punt dat heroïsche inspanning niet als iets goeds moet worden beschouwd. In plaats daarvan ziet Jeff heroïsche inspanning als een mislukte planning. 

Bovendien moeten de doelen die u stelt, doelen zijn die u kunt bereiken - doelen stellen die een uitdaging vormen... en haalbaar kan je motiveren. Onmogelijke doelen maken je ongelukkig en verlagen je motivatie. 

StoryShot #10: Echt geluk zit in het proces.

Sutherland beschrijft geluk als een belangrijke factor in het voorspellen van resultaten. Geluk kan worden toegepast op zowel individuen als teams en wordt gedefinieerd als een combinatie van autonomie, meesterschap en doelgerichtheid. 

Echt geluk wordt gevonden in het proces, niet in het resultaat. Vaak zullen organisaties prestaties belonen. Wij zouden in plaats daarvan diegenen moeten belonen die streven naar grootsheid. Het is de rol van de Scrum Master om teams te behoeden voor zelfgenoegzaamheid. De Scrum Master is de leider van het team. Trots wordt vaak geassocieerd met beloningen op basis van resultaten. Beloon uw teamleden juist wanneer zij de juiste dingen doen om hen naar grootsheid te stuwen.

Hier zijn enkele van de redenen waarom Jeff Sutherland gelooft dat geluk uw team beter doet presteren:

1. Geluk helpt je om slimmere beslissingen te nemen
2. Geluk stelt je in staat creatiever te zijn
3. Geluk betekent dat mensen minder geneigd zijn hun baan te verlaten
4. Als je je geluk kunt kwantificeren, kun je zien hoe het je prestaties verbetert. Geluk is een toekomstgerichte metriek, terwijl alle andere metriek achterwaarts gericht is.

Een aspect van teamgeluk dat Jeff opnam was het idee van volledige transparantie binnen de organisatie. Er mogen geen geheimen worden bewaard. Iedereen moet bijvoorbeeld elkaars salaris en financiën kennen. Dingen voor elkaar verbergen dient alleen degenen die zichzelf willen helpen. 

We moeten ons geluk ons ook niet volledig laten overnemen door ons te laten geloven dat we beter presteren dan we doen. We moeten ons geluk dus altijd afmeten aan onze prestaties.

StoryShot #11: Hoe prioriteiten stellen

Wat u als organisatie prioriteit geeft, moet worden bepaald aan de hand van de volgende vragen:

• Zal het een significant effect hebben?
• Zal het relevant zijn voor onze klanten?
• Zal het geld opleveren?
• Zal het de gemakkelijkste optie zijn om uit te voeren?

Om te beslissen welke taak het eerst moet worden uitgevoerd, moet u een lijst maken van alles wat op een project kan worden gedaan. Zet vervolgens de punten met de hoogste waarde en het laagste risico bovenaan je Backlog. Vul ten slotte de rest van je lijst in door dezelfde formule toe te passen op de resterende taken. Mensen prioriteiten laten stellen op basis van waarde dwingt hen om het belangrijkste werk eerst te produceren.

Wat de inkomsten betreft, beveelt Sutherland aan om 20% van de input te identificeren die 80% van de output oplevert. Als team moet je uitzoeken waar met de minste inspanning de meeste waarde kan worden geleverd. Dit wordt het Minimum Viable Product (MVP) genoemd en hangt samen met Rapid Prototyping, waarbij een product zo snel mogelijk op de markt wordt gebracht. 

Om snel prototypes te maken in een niet-technische omgeving, moet u uw product testen, maar het zo snel mogelijk naar eindgebruikers brengen. Ontvang vervolgens feedback van uw eindgebruikers en pas deze aan.

StoryShot #12: Scrum kan elke sector beïnvloeden

Scrum versnelt elke menselijke inspanning. Het kan op alles worden toegepast. Deze storyshot geeft voorbeelden van hoe Scrum precies dat al doet. Hier zijn twee voorbeelden die ver verwijderd zijn van de bedrijfswereld: 

1. Scrum wordt door veel Nederlandse middelbare scholen gebruikt. Zij constateerden een onmiddellijke verbetering in testscores van meer dan 10%.
2. Scrum wordt in Oeganda gebruikt door de Grameen Foundation om armoede aan te pakken. Scrum wordt gebruikt om landbouw- en marktgegevens te leveren aan arme boeren op het platteland. Sinds de invoering van Scrum hebben de boeren hun opbrengst en inkomsten zien verdubbelen.

StoryShot #13: Never Plan Fantasy

Sutherland moedigt aan alleen die dingen te plannen die gedaan moeten worden. We moeten dus nooit alles jaren van tevoren plannen. We hoeven alleen maar genoeg te plannen om onze teams bezig te houden en efficiënt te laten werken.

Een veelgemaakte fout bij het plannen is bovendien het plannen in absolute termen of stappen zoals uren. Zo plannen is te rigide en houdt geen rekening met verschillende factoren die de tijdsduur van taken kunnen beïnvloeden. Gebruik iets flexibeler zoals T-shirtmaten om te beschrijven hoe groot een taak is. 

Probeer bij het plannen te denken aan het werk als een verhaal (een realistisch verhaal natuurlijk). Denk dus na over wie er waarde haalt uit een taak. Bedenk vervolgens wat die waarde is. Bedenk tenslotte waarom zij deze waarde nodig hebben. 

Ken de productiesnelheid van je team. Elk team zou moeten weten hoeveel werk het gedaan kan krijgen in een Sprint Cycle. Ze zouden ook moeten weten hoeveel ze deze snelheid kunnen verbeteren door slimmer te werken. 

U kunt doelen stellen voor uw team die misschien gedurfd leken voordat u een Scrum-mentaliteit aannam (zoals een verdubbeling van uw productie).

StoryShot #14: De efficiëntie verbeteren

Tot slot moedigt Jeff praktijken aan die het werken gemakkelijker en probleemloos maken. Scrum gaat over het mogelijk maken van de meest stroom mogelijk. Dus moeten we elk beleid dat de efficiëntie van het team belemmert, schrappen. Indien mogelijk, verwijder onnodige formulieren, vergaderingen, goedkeuringen of normen. Deze zaken staan een productief team alleen maar in de weg. Laat verder geen gedrag toe dat emotionele chaos veroorzaakt of anderen in het team kleineert.

StoryShot #15: Producteigenaren zijn essentieel

De producteigenaar bepaalt wat het werk moet zijn. Hij bepaalt wat er op de backlog staat en in welke volgorde de backlog-items worden afgewerkt. Jeff beschrijft product owners als fantastische productmarketeers. De product owner hoeft de technische kant van het product niet te begrijpen. In plaats daarvan moet hij het product begrijpen vanuit het oogpunt van de klant. De product owner moet voortdurend nadenken over wat de klant die het product gebruikt nodig heeft. Hij moet zich verplaatsen in de mindset van mensen die waarde halen uit uw product. Jeff legt uit dat de scrum master en producteigenaar moeten aan verschillende normen worden gehouden. De scrum master en het team zijn verantwoordelijk voor hoe snel dingen gedaan worden. De product owner is verantwoordelijk voor het omzetten van productiviteit in waarde.

Jeff vat de rol van de producteigenaar samen aan de hand van vier kenmerken:

1. De scrum master is de hoeterwijl de producteigenaar de wat. Deze moeten de helft van hun tijd besteden aan het praten met de klanten. De producteigenaar moet de markt goed genoeg kennen om te begrijpen wat het verschil zal maken.
2. De producteigenaar moet bevoegd zijn. Zij moeten kunnen beslissen over de visie van het product zonder dat het management beslissingen blokkeert.
3. De product owner moet betrouwbaar, consistent en beschikbaar zijn. Een sleutel tot het succes van het team is een constante dialoog tussen het team en de product owner. Kies daarom een product owner die de tijd heeft om beschikbaar te zijn voor het team. Dit sluit CEO's en andere senior executives uit.
4. De product owner moet verantwoordelijk zijn voor de waarde. Jeff meet de prestatie van een product owner aan de hand van hoeveel omzet hij levert per punt inspanning. Stel dus dat het team wekelijks veertig werkpunten produceert. In dat geval zou Jeff willen meten hoeveel inkomsten er voor elk van de 40 verschillende punten worden gecreëerd. 

Definitieve samenvatting en evaluatie van Scrum

Zoals Sutherland het omschrijft, is Scrum "De kunst om twee keer zoveel werk te doen in de helft van de tijd". Door rigide micromanagementplannen en institutionele bureaucratie overboord te gooien, werken teams veel efficiënter, en dat is wereldwijd aangetoond in het bedrijfsleven, bij de overheid en in het onderwijs. Dit boek bevat tal van bruikbare inzichten over de grondbeginselen van Scrum, sprintcycli, slim plannen en prioriteren, vermijden van afleiding, burn-out en verspilling, effectief leiderschap en vooral productief teamwerk.

Beoordeling

We beoordelen Scrum boek met 4.4/5.

Scrum PDF, infographic en geanimeerde boeksamenvatting

Dit was het topje van de ijsberg. Om in de details te duiken en de auteur te steunen, bestel het boek hier of krijg het audioboek gratis op Amazon.

Heb je genoten van de lessen die je hier hebt geleerd? Reageer hieronder of deel om te laten zien dat je het belangrijk vindt.

Nieuw bij StoryShots? Ontvang de PDF, infographic, gratis audio en geanimeerde versies van deze analyse en samenvatting van Scrum en honderden andere best verkopende non-fictie boeken in onze gratis top-ranking app. Het is door Apple, Google, The Guardian en de VN genoemd als een van 's werelds beste lees- en leerapps.

Noot van de redactie

Deze inhoud werd voor het eerst gepubliceerd in 2020.

Gerelateerde gratis boeksamenvattingen

Sprint door Jake Knapp

Beheer met hoog rendement door Andrew Grove

De 5 disfuncties van een team door Patrick Lencioni

De Lean Startup door Eric Ries

Denken, snel en langzaam door Daniel Kahnemann

The E-Myth Revisited door Michael E. Gerber

Het Checklist Manifest door Atul Gawande

Hoogwaardige gewoonten door Brendon Burchard 

De vijf disfuncties van een team

Hoe Google werkt door Eric Schmidt en Jonathan Rosenberg

Meten wat belangrijk is door John Doerr

Diep werk door Cal Newport

Burnout door Emily Nagoski

De 4-urige werkweek door Tim Ferriss

Checklist Manifest door Atul Gawande

Strategie en tactiek voor leiderschap door Jocko Willink

Drive door Daniel Pink

Het 80/20 principe door Richard Koch