De kunst om tweemaal zoveel werk te doen in de helft van de tijd

• Sla

Het leven wordt druk. Heeft Scrum van Jeff Sutherland op je leeslijst? Leer in plaats daarvan nu de belangrijkste ideeën.

In deze samenvatting en recensie van het Scrum boek komen we niet verder dan het oppervlak. Als je Scrum nog niet hebt, bestel het dan hier of krijg het audioboek gratis om de sappige details te horen.

Het perspectief van Jeff Sutherland

Jeff Sutherland is afgestudeerd aan de US Military Academy met een ingenieursdiploma. Hij schrijft zijn systematische manier van denken toe aan zijn tijd als gevechtspiloot in Vietnam. Na 11 jaar in het leger te hebben gewerkt, werd Jeff arts aan de University of Colorado School of Medicine. De Universiteit van Colorado is waar hij voor het eerst geïnteresseerd raakte in de ontwikkeling van IT-systemen. Hij zou uiteindelijk biometrie-expert worden, een vroege vernieuwer in ATM-technologie, en Vice President of Engineering of CTO bij 11 verschillende technologiebedrijven. Jeff schrijft dit succes toe aan het volgen van de grondslagen van Scrum. 

Synopsis

Scrum was baanbrekend toen Jeff Sutherland het introduceerde als een manier om de menselijke vooruitgang te verbeteren. Sommigen beschrijven de publicatie van Scrum in 2014 als een cruciaal moment in de menselijke geschiedenis. De naam is ontleend aan het rugbyspel om het belang van intens teamwerk te benadrukken. Het is een strategie die in de meeste technologische topbedrijven is geïntegreerd. We weten dat het werkt, maar dit boek schetst... waarom het werkt. Het boek onderzoekt meerdere scenario's uit de echte wereld om uit te leggen hoe mensen worstelen om taken soepel en efficiënt uit te voeren. De auteur beweert dat Scrum-strategieën dit dilemma kunnen oplossen. Scrum-oriëntatie ligt aan de basis van veel moderne prestaties. Jeffs systeem hielp bijvoorbeeld de FBI de 21e eeuw binnen te komen. Scrum heeft ook geholpen de armoede in de ontwikkelingslanden te verminderen. Dit boek is gebaseerd op inzichten die Jeff opdeed in vechtsporten, gerechtelijke besluitvorming, geavanceerde luchtgevechten en robotica.

 

StoryShot #1: Geldautomaten waren de inspiratie voor Scrum

Sutherland ontdekte voor het eerst de gebrekkige productiviteitsbenadering van de maatschappij toen hij hielp bij de invoering van geldautomaten in de VS. Hij geloofde dat de traditionele methode voor het ontwikkelen van software, inclusief het "waterval"-systeem dat met geldautomaten wordt geassocieerd, tekortschoot. Sutherland had ook een hekel aan het overdreven gebruik van Gantt-grafieken die de planning en status van de onderdelen van een project weergeven. Hij stuitte eens op een Japans artikel uit 1986, getiteld "The New New Product Development Game". Dit artikel was geschreven door Hirotaka Takeuchi en Ikujiro Nonaka, die de nadruk legden op het belang van cross-functionele teams voor een snellere en flexibelere werkomgeving. 

StoryShot #2: De Scrum Grondbeginselen

Dit zijn de boodschappen, geïnspireerd door de paper van Takeuchi en Nonaka, die de fundamenten van Scrum vormden:

• Aarzeling is de dood - Aarzel niet lang. Volg in plaats daarvan deze reeks acties: observeren, oriënteren, beslissen en handelen. U moet weten waar u en uw team zich momenteel bevinden. Beoordeel uw opties, neem een beslissing en handel vervolgens naar die beslissing.
• Kijk naar buiten voor antwoorden - De meest adaptieve systemen zijn die welke leren van de omgeving. Zij observeren de beste eigenschappen van andere systemen en passen die toe op hun eigen systeem.
• Teams moeten correct gestructureerd zijn - Een organisatie kan alleen excelleren als haar teams multifunctioneel, autonoom en bevoegd zijn.
• Niet alleen raden - In plaats van te gissen of iets zal werken, doe je het gewoon. Plan wat u wilt doen en handel dan. Controleer of deze actie het gewenste resultaat heeft opgeleverd en pas uw toekomstige beslissingen daarop aan. Door deze stap in regelmatige cycli te herhalen, zullen u en uw team tot voortdurende verbetering komen.
• Shu Ha Ri - Deze Chinese mantra staat voor "gehoorzamen, losmaken en scheiden." We moeten ons eerst houden aan de regels en normen die al gewerkt hebben. Zodra deze onder de knie zijn, kun je beginnen met innoveren. Tenslotte, in een verhoogde staat van meesterschap, kun je de oorspronkelijke regels overboord gooien en unieke beslissingen nemen.

StoryShot #3: Sprintcycli zijn cruciaal voor meer efficiëntie

Als mensen hebben we moeite ons te concentreren. Deze strijd om te focussen is de reden waarom Sutherland een voorstander is van de Sprint Cycle. Bij Sprint Cycles worden werkfuncties zo snel mogelijk gebouwd in een gekozen periode. Sprints worden vaak genoemd tijdvakken. Deze tijdvakken hebben elk een vaste duur en moeten consequent worden aangehouden, zodat u een werkritme kunt ontwikkelen. Gedurende deze tijd probeer je zoveel mogelijk taken van Backlog naar Doing te brengen. Uw Backlog is een opeenstapeling van taken of werkopdrachten die momenteel niet af zijn. U moet zich specifiek richten op de taken die aan het eind van deze periode als "Gereed" kunnen worden gemarkeerd.

Backlog->To Do->Doing->Done

Tijdens de Sprint Cyclus stelt Sutherland voor dat u zich de volgende drie vragen stelt:

1. Wat heb je gisteren gedaan om het team te helpen de sprint af te maken?
2. Wat ga je vandaag doen om het team te helpen de sprint af te maken?
3. Welke obstakels staan het team in de weg?

StoryShot #4: Breng uw informatie en tijd in kaart

Sutherland moedigt teams aan om informatie- en communicatiestromen in kaart te brengen. Het in kaart brengen helpt uw team knelpunten en gebieden waar de informatiestroom stokt op te sporen. Een andere manier om de productiviteit van het team te maximaliseren is ervoor te zorgen dat vergaderingen consequent en doelgericht worden gehouden. Jeff raadt aan om dagelijks of wekelijks te vergaderen, maar maximaal 15 minuten. Als team moet je ervoor zorgen dat deze tijd de meest bruikbare en waardevolle informatie oplevert. Iedereen in het team moet dus op een of andere manier actief deelnemen.

Hier zijn enkele belangrijke punten die Scrum belichaamt op het gebied van tijd:

• Tijd is eindig, en moet ook zo behandeld worden. Om je tijd optimaal te benutten, moet je je werk time-based. Verdeel je werk in regelmatige, vaste, korte periodes. Deze Sprint Cycli moeten variëren tussen één en vier weken.
• Het einde van je Sprint Cyclus zou een aantal deliverables moeten opleveren.
• Communicatie is van vitaal belang voor een goed gebruik van de tijd. Verzadiging van de communicatie versnelt het werk.
• Eén vergadering per dag zou de limiet moeten zijn. Neem gedurende de dag een moment op waarop u nagaat wat er gedaan kan worden om de snelheid van de workflow te verhogen en doe het gewoon.

StoryShot #5: Blindelings plannen volgen is dom.

Een van de meest voorkomende manieren waarop mensen hun productiviteit proberen te verhogen is door te plannen. Jeff erkent dat planning in sommige omstandigheden effectief kan zijn, maar dat het blindelings volgen van plannen dom is. Overplanning is een van de belangrijkste fouten in de samenleving. Organisaties proberen vaak een heel project te plannen door ingewikkelde en verwarrende schema's op te stellen waarin elke subtaak is opgenomen. Maar wanneer gedetailleerde plannen de realiteit ontmoeten, vallen ze vaak uit elkaar. Gedetailleerde plannen zijn te rigide en verhinderen dat we ons onderweg aanpassen aan veranderingen in de relevante omgeving. Daarom moedigt Jeff ons aan om te leren verandering te verwachten. Deze verwachting zal inspireren tot ontdekkingen en nieuwe ideeën. 

Binnen deze storyshot geeft Jeff enkele duidelijke tips over hoe we onze gebroken werkwereld kunnen uitdagen:

• Inspecteren en aanpassen - Laat jezelf niet in de automatische piloot modus vallen zonder evaluatie. Stop af en toe met het werk dat u doet en evalueer wat u hebt gedaan. Overweeg of de aanpak die je volgt nog steeds werkt. Overweeg of je het beter had kunnen doen.
• Veranderen of sterven - Vasthouden aan de oude manier van doen is een zekere manier om te falen. U moet bereid zijn te veranderen, of uw concurrenten zullen eerder veranderen dan u en u achterlaten, vastgelopen in uw oude, onproductieve manieren.
• Faal snel zodat je vroeg kunt herstellen - Organisaties hebben de neiging te veel energie te steken in procedures en vergaderingen. Het is vaak beter om zichtbare waarde te creëren die met korte tussenpozen kan worden gecontroleerd. Doe je werk dat geen echte waarde oplevert, dan moet je stoppen. Als het product dat u creëert moet worden aangepast, dan moet deze aanpassing in een vroeg stadium plaatsvinden.

StoryShot #6: Succes is gebouwd op efficiëntie van het team

Scrum werkt wanneer de teams binnen een organisatie efficiënt werken. Sutherland stelt dat teamefficiëntie een veel grotere impact heeft dan individuele efficiëntie. Te veel mensen en te veel middelen zullen een team... minder efficiënt. Voor een team wil je minimaal drie personen. In het algemeen is zeven personen het ideale aantal voor een team. Een team van meer dan negen personen zal de efficiëntie van het team verminderen. 

De volgende punten vatten samen hoe Sutherland een team karakteriseert dat de fundamenten heeft die nodig zijn voor uitmuntendheid:

• Overeenstemming over een hoger doel dan de doelen van elk individu.
• Autonomie, waarbij elk team de bevoegdheid heeft beslissingen te nemen zonder toestemming van anderen nodig te hebben. 
• Cross-functionaliteit waarbij het team alle vaardigheden bevat die nodig zijn om een project te voltooien
• Niet met de vinger wijzen of schuldigen aanwijzen. Mensen zijn niet schuldig aan slechte resultaten, maar slechte systemen.

StoryShot #7: Multitasking maakt je dom.

Een van de praktijken die in organisaties vaak wordt aangemoedigd is multitasking. Sutherland gelooft dat het beter is om uitsluitend één ding te doen en dan verder te gaan met een ander project. Hij denkt dat meer dan één ding tegelijk doen je vertraagt en je prestaties bij beide taken vermindert. Werk dus maar aan één ding tegelijk en doe de dingen in één keer goed. Als u een fout maakt, moet u deze fouten of bugs herstellen zodra u ze opmerkt. Wachten om iets later te repareren kan de efficiëntie verminderen.

Scrum PDF, infographic en geanimeerde boeksamenvatting

Dit was het topje van de ijsberg. Om in de details te duiken en de auteur te steunen, bestel het boek hier of krijg het audioboek gratis op Amazon.

Heb je genoten van de lessen die je hier hebt geleerd? Reageer hieronder of deel om te laten zien dat je het belangrijk vindt.

Nieuw bij StoryShots? Ontvang de PDF, infographic, gratis audio en geanimeerde versies van deze analyse en samenvatting van Scrum en honderden andere best verkopende non-fictie boeken in onze gratis top-ranking app. Het is door Apple, Google, The Guardian en de VN genoemd als een van 's werelds beste lees- en leerapps.

Noot van de redactie

Deze inhoud werd voor het eerst gepubliceerd in 2020.

Gerelateerde gratis boeksamenvattingen

Sprint door Jake Knapp

Beheer met hoog rendement door Andrew Grove

De 5 disfuncties van een team door Patrick Lencioni

De Lean Startup door Eric Ries

Denken, snel en langzaam door Daniel Kahnemann

The E-Myth Revisited door Michael E. Gerber

Het Checklist Manifest door Atul Gawande

Hoogwaardige gewoonten door Brendon Burchard 

De vijf disfuncties van een team

Hoe Google werkt door Eric Schmidt en Jonathan Rosenberg

Meten wat belangrijk is door John Doerr

Diep werk door Cal Newport

Burnout door Emily Nagoski

De 4-urige werkweek door Tim Ferriss

Checklist Manifest door Atul Gawande

Strategie en tactiek voor leiderschap door Jocko Willink

Drive door Daniel Pink

Het 80/20 principe door Richard Koch