Getting Things Done Sammanfattning Cheat Sheet PDF | David Allen

Konsten att vara stressfri produktivitet

Livet är hektiskt. Har Att få saker gjorda samlat damm i din bokhylla? Lär dig i stället några av de viktigaste insikterna nu.

Vi skrapar bara på ytan i denna fusklapp om Getting Things Done. Om du inte redan har boken, beställ den här eller få den gratis ljudbok på Amazon för att få reda på de saftiga detaljerna.

Ansvarsfriskrivning: Detta är en inofficiell sammanfattning och analys.

David Allens perspektiv

David Allen är författare, konsult, internationell föreläsare och grundare av David Allen Company. Forbes har erkänt David Allen som en av de fem bästa ledarskapscoacherna i USA. Leadership Magazine citerade honom som en av de "100 främsta tankeledarna". Fast Company slutligen hyllade David Allen som "en av världens mest inflytelserika tänkare" inom området personlig produktivitet.

Introduktion

Att få saker gjorda identifierar hur du kan maximera din förmåga att planera och förverkliga uppgifter och projekt. GTD har nu blivit en populär metod för att få yrkesmässiga och personliga uppgifter utförda inom managementområdet. Med det sagt är Allens tillvägagångssätt tänkt att kunna generaliseras till alla aspekter av ditt liv. 

StoryShot #1: Få kontroll över ditt liv

Ett liv som är utom kontroll gör det omöjligt att tänka strategiskt och planera effektivt. Allen rekommenderar därför att du får kontroll över dina dagliga uppgifter innan du fokuserar på helheten. Att få saker gjorda är en nedifrån och upp-strategi för produktivitet. Målet med detta tillvägagångssätt är att skapa en känsla av kontroll över ditt arbete. Denna kontroll kommer att frigöra den mentala energi som krävs för att tänka på livslånga mål.

StoryShot #2: Definiera din uppfattning om vad som är färdigt

För att få saker gjorda måste du förstå din egen definition av att avsluta något. De flesta människor har en lista med saker att göra som de inte ens har en tydlig vision av hur en avslutad uppgift ser ut. Detta tillvägagångssätt stämmer inte överens med dina naturliga tendenser. Din hjärna är utformad för att lösa problem där du förstår vad slutpunkten är. Detta innebär att du alltid bör försöka fastställa en tydlig stoppunkt. Om du kämpar för att göra framsteg, se till att du fortfarande är medveten om hur färdigt ser ut.

StoryShot #3: De fem faserna av effektivt arbete

Samla in

Arbetet blir betydligt effektivare om du har alla nödvändiga resurser samlade på ett ställe innan du börjar. Du kommer också att utnyttja dina tillgängliga resurser bättre om alla dina resurser är samlade. Så börja samla in. Att samla in är att samla in resurser, kunskap och uppgifter.

Bearbetning

Förutom att samla in alla relevanta resurser måste du också fastställa vad du kan göra med de resurser du har till ditt förfogande. Allen kallar detta för bearbetning. Separera och fördela dina resurser för att prioritera vad du planerar att göra härnäst. Detta kan göras per uppgift, projekt eller plan. Bearbetning innebär att man tömmer lådan eller lådan och definierar nästa genomförbara åtgärd för alla objekt som du har samlat in i det första steget. De flesta människor tycker att det är svårt att agera på en specifik uppgift eftersom de inte vet vad de måste göra härnäst. Utan att definiera är uppgiften inget annat än en abstrakt idé och kommer att fortsätta att dyka upp i dina tankar.

Organisering av

Efter bearbetningen måste du ta dina resultat och lägga in dem i ett system som du litar på. Vikten av detta system är att du slipper komma ihåg alla bearbetningsresultat. Organisering gör att du kan placera dessa resultat i ett användbart format. Allen rekommenderar att man placerar uppgifter på att-göra-listor och projekt på projektlistor. Placera sedan framtida planer på ett spårningssystem och referensinformation i en fil eller databas. 

Gör

"Att göra" är helt enkelt processen att vidta åtgärder för att genomföra de planer som du redan har fastställt. Att göra innebär alltså att arbeta med de uppgifter som du kan utföra just nu.

Översyn av

När du har vidtagit åtgärder måste du granska resultatet av ditt arbete. När du har undersökt det kan du revidera din strategi och förbättra dina system för att uppnå bättre resultat. I detta steg bekräftar du regelbundet att du har definierat rätt uppgifter och att du har inkluderat allt som behöver göras. Denna granskningsfas bör ta ungefär en eller två minuter för en daglig granskning. Tillbringa tio minuter för en veckovis översyn.

StoryShot #4: Sluta lagra saker i huvudet

Människor har en tendens att försöka lagra allt i sitt huvud. Vår hjärna är inte optimerad för minneslagring. De är optimerade för snabbt beslutsfattande. 

Försök därför att undvika att jonglera med information i ditt huvud. För att uppnå maximal effektivitet måste hjärnan fokusera 100% på den aktuella uppgiften. Tänk aldrig på pågående projekt eller andra orelaterade frågor. Ett sätt att göra detta är att stanna upp en stund och skriva ner all viktig lagrad information på ett papper. Vissa människor föredrar att skriva denna information medan andra föredrar att rita. Oavsett vilket vill du få ut den lagrade informationen ur din hjärna. När du väl har gjort detta kommer du att finna det mycket lättare att fatta beslut utifrån denna information. 

Detta tillvägagångssätt kompletterar din hjärna, men det bör också förebygga stress. Om du minskar friktionen när du samlar in idéer kommer du naturligtvis att samla in fler idéer. 

StoryShot #5: Projekt och uppgifter är olika

Ett vanligt misstag är att följa upp projekt och uppgifter på samma sätt. Ett annat misstag är att blanda ihop projekt och uppgifter i samma granskningsprocess. Att blanda ihop de två är ett säkert sätt att överväldiga sig själv. Att inkludera långsiktiga projekt tillsammans med dina dagliga uppgifter får dig att känna dig misslyckad. I dina ögon kommer du att misslyckas med detta långsiktiga projekt under de månader eller år som det tar för dig att slutföra det.

Eftersom tidsramarna för projekt och uppgifter skiljer sig åt bör du följa dem på olika sätt och i olika utrymmen. Du kan till exempel använda post-it-lappar för uppgifter och en dagbok för dina projekt.

StoryShot #6: Sök alltid efter nästa åtgärd

Stora projekt kan snabbt bli överväldigande på grund av sin komplexitet. Så i stället för att fokusera på de gamla målen bör du helt enkelt fokusera på nästa åtgärd som krävs för att gå vidare. Med utgångspunkt i denna punkt bör du alltid fokusera på åtgärder som du kan göra just nu. Om en uppgift är omöjlig för tillfället är det ingen idé att oroa sig för den.

StoryShot #7: Använd tvåminutersregeln

Allen rekommenderar att du spårar uppgifter. Denna regel gäller inte för små uppgifter. Uppgifter som tar två minuter eller mindre bör aldrig spåras. Om du börjar spåra dessa korta uppgifter kommer du att tillbringa mer tid med att skriva ner de tider som spåras än att agera. Delegera när du känner att en annan person kan utföra uppgiften snabbare och/eller bättre än du. Alla återstående sysslor bör organiseras i ett system. Systemet kan innehålla olika typer av listor. Personer att ringa, personer att skriva ett e-postmeddelande och en lista över åtgärder för olika projekt som du arbetar med. Planera omedelbart in uppgifter i din kalender som är tidsbundna.

StoryShot #8: Använd referensfiler för långsiktiga åtgärder

Långsiktiga uppgifter bör inte placeras i ditt aktiva dagliga system för uppföljning av uppgifter. Allen rekommenderar att du använder referensfiler för att lagra information om långsiktiga uppgifter som du inte behöver göra just nu. Du kan välja om du vill att dessa referensfiler ska vara fysiska eller elektroniska.

StoryShot #9: Håll koll på dina åtaganden med hinkar

Det primära syftet med hinkar är att lagra information som är tillräckligt viktig för att vara en potentiell distraktion. Det viktiga med dessa hinkar är att de är tillräckligt nära för att man ska kunna komma åt dem. Det finns sju typer av hinkar som hjälper till att hålla systemet rent och tydligt:

• En lista över aktiva uppgifter - Åtgärder som du har åtagit dig att utföra under de närmaste dagarna.
• En lista över aktiva projekt - mellan 4 och 20 projekt som du har åtagit dig att genomföra under de närmaste veckorna.
• En kalender - Åtaganden om att träffa andra människor inom en snar framtid.
• En lista med idéer som du skulle vilja utforska, men inte just nu.
• Referensfiler - Information eller dokument som du kommer att behöva hänvisa till i framtiden.
• En anordning för att fånga upp idéer eller nästa åtgärder när du kommer på dem.

Hinksystemet är mycket effektivt, men det är bara fallet när det innehåller nyttig och aktuell information. Du måste alltså ständigt "ta ut soporna". Rengör dina hinkar regelbundet. Allen anger minst en rensning av hinkar per vecka. Hinkarnas innehåll måste ses över, omorganiseras efter prioritet och alla irrelevanta eller föråldrade saker måste tas bort.

StoryShot #10: Planera in tid som inte är förhandlingsbar för en veckovis granskning

Tiden går så fort att det kan vara svårt att hålla reda på om du uppnår de resultat du förväntar dig. Allen föreslår därför att du schemalägger tid för en översyn varje vecka. Han erbjuder ett urval av saker som du kan inkludera i din veckovisa granskning:

• Bearbeta och organisera allt du har samlat in men ännu inte hanterat.
• Se de aktiva uppgifterna som du kan lägga till, delegera, skjuta upp eller ta bort.
• Se över dina aktiva projekt och fundera på om det finns några som du bör lägga till, delegera, skjuta upp eller ta bort.
• Se över din kalender och identifiera om det finns några möten som du måste lägga till, delegera, skjuta upp eller ta bort.
• En sektion Someday/Maybe som innehåller allt som du kan lägga till eller främja till ett aktivt projekt.
• Referensfilerna kan innehålla allt du behöver snart eller allt du vill lägga till eller uppdatera.
• Mål som du har utvecklat. Dessa mål visar om du rör dig i rätt riktning eller om du behöver göra förändringar.

StoryShot #11: Skapa en bekväm arbetsplats

Det är viktigt att du strukturerar dina uppgifter. Men det är också viktigt att du optimerar strukturen på din arbetsplats. Din arbetsplats bör innehålla allt material som du behöver för att arbeta produktivt. Du måste också se till att du trivs på din arbetsplats.

StoryShot #12: Målet med att få saker gjorda

Du kommer inte att få omedelbar tillfredsställelse genom att få saker gjorda. I stället kommer det att ta lång tid att få allt under kontroll. Så du bör ge dig själv lite tid. 

Att få saker gjorda handlar om att utveckla en samling vanor. Det tar tid att utveckla vanor. Eftersom att få saker gjorda är förknippat med ett stort antal vanor bör du införliva en vana i taget. När denna vana väl blir lätt att göra fokuserar du på att installera nästa vana.

Det primära målet med att få saker gjorda är att göra det lättare att göra det arbete som är viktigt för dig. Det betyder att du genom att få saker gjorda hjälper dig att effektivt ta itu med prokrastinering genom att oändligt förbättra ditt system. Dessa förbättringar är oftast mycket enklare än du tror. De mest effektiva systemen utnyttjar de enklaste tillvägagångssätten som fungerar. När du är osäker, gör hellre mindre än att göra mindre.

StoryShot #13: Utnyttja naturlig planering

Projektplanering tenderar att kännetecknas av en onaturlig och ostrukturerad process. Allen beskriver naturlig planering som ett snabbt och roligt sätt att identifiera konkreta steg. Dessa steg kommer att leda dig närmare att uppnå dina långsiktiga mål.

Börja med att ha ditt mål i åtanke. När du har detta i åtanke kan du börja brainstorma. Undvik att brainstorma i ditt huvud och se till att du brainstormar externt. Skriv till exempel ner dina idéer och rita tankekartor. När dina idéer är organiserade börjar du hitta konkreta steg för att uppnå dem och komma närmare ditt mål.

StoryShot #14: Prioritera dina uppgifter

Prioriteringen av uppgifterna kan hjälpa dig att fastställa vad du ska göra först. Allen beskriver sex prioriteringsnivåer som du bör tänka på när du planerar ditt arbete:

1. Din vision för 3-5 år
2. Din vision för 1-2 år
3. Nuvarande ansvarsområden
4. Aktuella projekt
5. Nuvarande definierade åtgärder
6. Dessa åtgärder påverkar direkt de andra fem nivåerna.

Slutlig sammanfattning, granskning och kritik av Getting Things Done

Att få saker gjorda är en guide för att förbättra produktiviteten i alla delar av ditt liv. GTD är ett system som används i företagsvärlden för att få projekt slutförda. I boken föreslås att man ska prioritera på lämpligt sätt, tydligt definiera mål, skapa en produktiv miljö och skriva ner allting. Dessa steg, tillsammans med flera andra, har potential att flytta dina uppgifter från "att göra" och "göra" till "gjort".

En stor kritik mot boken är att den introducerar många nya vanor på en gång som kan vara svåra eller överväldigande för de flesta att utveckla.

Vi ger Getting Things Done betyget 4.6/5.

Att få saker gjorda Cheat Sheet PDF

Ladda ner Getting Things Done Cheat Sheet PDF här.

Appen "Att få saker gjorda

Prova att införa GTD med vårt favoritprogram för produktivitet, ClickUp.

Getting Things Done PDF, gratis ljudbok och animerad boksammanfattning

Kommentera nedan och låt andra veta vad du har lärt dig eller om du har några andra tankar.

Är du ny på StoryShots? Få PDF- och animerade versioner av den här sammanfattningen och analysen av Getting Things Done och hundratals andra bästsäljande fackböcker i vår gratis topprankad app. Apple, The Guardian, FN och Google har nämnt appen som en av världens bästa läs- och inlärningsappar.

Detta var toppen av isberget. Om du vill veta mer om detaljerna och stödja författaren, beställ den. här eller köp ljudboken gratis på Amazon.

Att få saker gjorda FAQ

Sammanfattningar av relaterade böcker

80-20-principen av Richard Koch

Kraften hos vanor av Charles Duhigg

4 timmars arbetsvecka av Tim Ferriss

Essentialism av Greg McKeown

Pomodoro tekniken av Francisco Cirillo

Den livsförändrande magin i att städa upp av Marie Kondo

Ät den där grodan av Brian Tracy

Djupt arbete av Cal Newport

Fjärrkontroll av David Hansson och Jason Fried

Växla av Chip Heath och Dan Heath

Den sammansatta effekten av Darren Hardy

10 dagar för snabbare läsning av Abby Marks-Beale

De 7 vanorna hos mycket effektiva människor av Stephen Covey