Підсумкова шпаргалка "Зробимо все" PDF | Девід Аллен

Мистецтво продуктивності без стресу

Життя стає напруженим. Має Здійснення справ припадає пилом на вашій книжковій полиці? Замість цього, дізнайтеся про деякі ключові моменти прямо зараз.

У цій шпаргалці "Як досягти мети" ми лише зачіпаємо поверхню. Якщо у вас ще немає книги, замовте її тут або отримати аудіокнига безкоштовно на Amazon, щоб дізнатися пікантні подробиці.

Відмова від відповідальності: Це неофіційне резюме та аналіз.

Погляд Девіда Аллена

Девід Аллен автор, консультант, міжнародний лектор, засновник David Allen Company. Forbes визнав Девіда Аллена одним з п'яти найкращих коучів для керівників у США. Журнал Leadership Magazine назвав його одним з "100 найкращих лідерів думок". Нарешті, Fast Company назвав Девіда Аллена "одним з найвпливовіших у світі мислителів" у сфері особистої продуктивності.

Вступ

Здійснення справ визначає, як ви можете максимізувати свою здатність планувати та реалізовувати завдання та проекти. GTD зараз став популярним підходом для виконання професійних та особистих завдань в управлінській сфері. Разом з тим, підходи Аллена можуть бути узагальнені до всіх аспектів вашого життя. 

StoryShot #1: Візьміть під контроль своє життя

Неконтрольоване життя унеможливить стратегічне мислення та ефективне планування. Тому Аллен рекомендує взяти під контроль свої щоденні завдання, перш ніж зосередитися на більш широкій картині. Виконання справ - це висхідний підхід до продуктивності. Мета цього підходу - встановити відчуття контролю над своєю роботою. Цей контроль вивільнить розумову енергію, необхідну для того, щоб думати про життєві цілі.

StoryShot #2: визначте своє сприйняття готового

Для того, щоб щось зробити, ви повинні зрозуміти своє власне визначення завершення чогось. Більшість людей мають список справ, які навіть не мають чіткого бачення того, як виглядає завершене завдання. Такий підхід не відповідає вашим природним схильностям. Ваш мозок створений для вирішення завдань, де ви розумієте, що є кінцевою точкою. Це означає, що ви завжди повинні прагнути встановити чітку точку зупинки. Якщо ви намагаєтеся досягти прогресу, переконайтеся, що ви все ще усвідомлюєте, як виглядає зроблене.

StoryShot #3: п'ять фаз ефективної роботи

Інкасація

Ваша робота буде значно ефективнішою, якщо всі необхідні ресурси будуть зібрані в одному місці до того, як ви почнете. Ви також краще використаєте наявні матеріали, якщо всі ваші ресурси будуть зібрані разом. Отже, займіться збором інформації. Збирання - це акт збору ресурсів, знань і завдань.

Обробка

Окрім збору всіх необхідних ресурсів, ви також повинні визначити, що ви можете зробити з тими ресурсами, які є у вашому розпорядженні. Аллен називає це обробкою. Відокремте і розподіліть свої ресурси, щоб визначити пріоритети того, що ви плануєте робити далі. Це можна зробити за завданням, проектом або планом. Обробка означає спорожнення коробки або ящика і визначення наступної виконуваної дії для всіх предметів, які ви зібрали на першому кроці. Більшості людей важко діяти за конкретним завданням, тому що вони не знають, що їм потрібно робити далі. Без визначення, рутинна робота - це не більше ніж абстрактна ідея, яка буде постійно з'являтися у Ваших думках.

Організація

Після обробки ви повинні взяти свої результати і помістити їх в систему, якій ви довіряєте. Важливість цієї системи полягає в тому, що вона означає, що Вам не доведеться пам'ятати всі результати обробки. Впорядкування дозволяє розмістити ці результати у зручному для вас форматі. Аллен рекомендує розміщувати завдання у списках справ, а проекти - у списках проектів. Потім розмістити майбутні плани в системі відстеження, а довідкову інформацію - у файлі або базі даних. 

Здійснення

"Робити" - це просто процес здійснення дій за планами, які ви вже склали. Отже, "робити" означає працювати над тими завданнями, які ви можете виконати прямо зараз.

Рецензування

Після вжитих заходів необхідно проаналізувати результати своєї роботи. За результатами аналізу необхідно переглянути свою стратегію та вдосконалити свої системи для досягнення кращих результатів. На цьому етапі ви регулярно підтверджуєте, що визначили правильні завдання і включили все, що необхідно зробити. Цей етап перегляду повинен займати близько однієї-двох хвилин для щоденного перегляду. Витрачайте десять хвилин на щотижневий огляд.

StoryShot #4: Припиніть зберігати все в голові

Люди схильні намагатися тримати все в голові. Наш мозок не оптимізований для зберігання пам'яті. Він оптимізований для швидкого прийняття рішень. 

Тому намагайтеся уникати жонглювання інформацією в голові. Щоб досягти максимальної ефективності, мозок повинен зосередитися 100% на поставленому завданні. Ніколи не зациклюйтеся на незавершених проектах або інших не пов'язаних з ними турботах. Один із способів зробити це - зупинитися на мить і викласти всю важливу інформацію, що зберігається в пам'яті, на аркуш паперу. Деякі люди вважають за краще писати цю інформацію, в той час як інші віддають перевагу малюнку. У будь-якому випадку, ви хочете отримати інформацію, що зберігається у вашому мозку. Як тільки ви це зробите, вам буде набагато легше приймати рішення на основі цієї інформації. 

Такий підхід доповнить роботу вашого мозку, але він також повинен запобігати стресу. Якщо ви зменшите тертя, яке відчуваєте під час фіксації ідей, ви, природно, зафіксуєте більше з них. 

StoryShot #5: проекти та завдання різні

Поширеною помилкою є відстеження проектів і завдань в один і той же спосіб. Інша помилка - об'єднання проектів і завдань в рамках одного і того ж процесу перевірки. Поєднання цих двох процесів - це вірний спосіб перевантажити себе. Включення довгострокових проектів поряд з щоденними завданнями змусить вас відчувати себе невдахою. У ваших очах ви будете провалювати цей довгостроковий проект протягом місяців або років, які знадобляться вам для його завершення.

Через різницю в часових рамках між проектами та завданнями, слід відстежувати їх по-різному та в іншому просторі. Наприклад, використовуючи стікери для завдань і журнал для проектів.

StoryShot #6: завжди шукайте наступну дію

Великі проекти можуть швидко стати непосильними через свою складність. Тому замість того, щоб зосереджуватися на далеких минулих цілях, вам слід просто зосередитися на наступних діях, необхідних для просування вперед. Виходячи з цього, завжди зосереджуйтесь лише на тих діях, які ви можете зробити прямо зараз. Якщо завдання є нездійсненним в даний момент, немає сенсу турбуватися про це.

StoryShot #7: використовуйте правило 2-х хвилин

Аллен рекомендує відстежувати завдання. Це правило не поширюється на ваші невеликі завдання. Завдання, які займають дві хвилини або менше, ніколи не повинні відстежуватися. Якщо ви почнете відстежувати ці короткі завдання, ви витратите більше часу на запис відстежуваного часу, ніж на реальні дії. Делегуйте повноваження, коли відчуваєте, що інша людина може виконати завдання швидше та/або краще за вас. Всі інші справи повинні бути організовані в систему. Система може включати різні типи списків. Кому зателефонувати, кому написати електронного листа, список дій для різних проектів, над якими ви працюєте. Відразу плануйте у своєму календарі завдання, які мають часові рамки.

StoryShot #8: Використовуйте довідкові файли для довгострокових дій

Довгострокові завдання не слід розміщувати у вашій активній щоденній системі відстеження завдань. Аллен рекомендує використовувати довідкові файли для зберігання інформації про довгострокові завдання, які вам не потрібно виконувати прямо зараз. Ви можете вибрати, чи хочете ви, щоб ці довідкові файли були фізичними або електронними.

StoryShot #9: відстежуйте свої зобов'язання за допомогою відер

Основне призначення відер - зберігати інформацію, яка є достатньо важливою для того, щоб бути потенційним відволікаючим фактором. Важливою частиною цих відер є те, що вони знаходяться досить близько для доступу. Існує сім типів відер, які допомагають підтримувати систему в чистоті та порядку:

• Список активних завдань - дії, які ви зобов'язалися виконати в найближчі кілька днів.
• Перелік активних проектів - від 4 до 20 проектів, які ви зобов'язалися виконати протягом наступних кількох тижнів.
• Календар - зобов'язання зустрітися з іншими людьми найближчим часом.
• Список "колись/може бути" - ідеї, які ви хотіли б дослідити, але не зараз.
• Довідкові файли - інформація або документи, до яких Вам потрібно буде звертатися в майбутньому.
• Пристрій фіксації - певний спосіб фіксації ідей або наступних дій, коли ви думаєте про них.

Система "відра" надзвичайно ефективна, але це лише в тому випадку, коли вона містить корисну актуальну інформацію. Отже, потрібно постійно "виносити сміття". Регулярно чистити відра. Аллен рекомендує очищати мінімум одне відро на тиждень. Вміст відер потрібно переглянути, впорядкувати за пріоритетністю і викинути все неактуальне або застаріле.

StoryShot #10: Запланований час для щотижневого перегляду не підлягає обговоренню

Час рухається так швидко, що може бути складно відстежувати, чи досягаєте ви очікуваних результатів. Тому Аллен пропонує вам запланувати час для щотижневого аналізу. Він пропонує перелік речей, які ви можете включити в свій щотижневий огляд:

• Обробіть і впорядкуйте все, що ви зібрали, але ще не встигли обробити.
• Перегляньте активні завдання, які ви можете додати, делегувати, відкласти або видалити.
• Перегляньте свої активні проекти та подумайте, чи є такі, які слід додати, делегувати, відкласти або видалити.
• Перегляньте свій календар і визначте, чи є зустрічі, які потрібно додати, делегувати, відкласти або видалити.
• Розділ "Коли-небудь/Може бути", який включає в себе все, що ви можете додати або просувати до активного проекту.
• Довідкові файли можуть містити все, що вам знадобиться найближчим часом, або те, що потрібно додати чи оновити.
• Цілі, які ви розробили. Ці цілі показують, чи рухаєтеся ви в правильному напрямку, чи необхідні зміни.

StoryShot #11: створюємо комфортне робоче місце

Дуже важливо структурувати свої завдання. Але також важливо, щоб ви оптимізували структуру свого робочого місця. Ваше робоче місце повинно включати всі матеріали, необхідні для продуктивної роботи. Ви також повинні переконатися, що вам комфортно на вашому робочому місці.

StoryShot #12: Мета - зробити справу

Ви не отримаєте миттєвого задоволення від виконаної роботи. Навпаки, вам знадобиться чимало часу, щоб утримати все під контролем. Тож, ви повинні дати собі певний час на роздуми. 

Виконання справ - це вироблення колекції звичок. На вироблення звичок потрібен час. Оскільки виконання справ пов'язане з широким спектром звичок, слід впроваджувати по одній з них за один раз. Як тільки ця звичка стане легкою, зосередьтеся на впровадженні наступної звички.

Основна мета "доведення справ до кінця" полягає в тому, щоб полегшити виконання важливої для вас роботи. Це означає, що "доведення справ до кінця" допомагає вам ефективно боротися з прокрастинацією шляхом нескінченного вдосконалення вашої системи. Ці вдосконалення, як правило, набагато простіші, ніж ви думаєте. Найефективніші системи використовують найпростіші підходи, які працюють. Коли ви сумніваєтеся, схиляйтеся до того, щоб зробити менше.

StoryShot #13: Використовуйте природне планування

Планування проекту, як правило, характеризується неприродним неструктурованим процесом. Аллен описує природне планування як швидкий і цікавий спосіб визначення конкретних кроків. Ці кроки наблизять вас до досягнення ваших довгострокових цілей.

По-перше, почніть з вашої досягнутої мети. Після того, як ви це зрозуміли, можете розпочати мозковий штурм. Уникайте мозкового штурму в думках і забезпечте собі мозковий штурм ззовні. Наприклад, запишіть свої ідеї та намалюйте ментальні карти. Після того, як ваші ідеї будуть впорядковані, ви почнете шукати конкретні кроки для їх реалізації та наближення до своєї мети.

StoryShot #14: визначення пріоритетності завдань

Пріоритетність завдань може допомогти вам визначити, що робити в першу чергу. Аллен окреслює шість рівнів визначення пріоритетів, які слід враховувати при плануванні своєї роботи:

1. Ваше бачення на 3-5 років
2. Ваше бачення на 1-2 роки
3. Поточні обов'язки
4. Поточні проекти
5. Поточні визначені дії
6. Ці дії безпосередньо впливають на інші п'ять рівнів

Остаточний підсумок, огляд та критика "Getting Things Done

Здійснення справ це посібник з підвищення продуктивності в усіх сферах вашого життя. GTD - це система, яка використовується в корпоративному світі як спосіб завершення проектів. Книга пропонує правильно розставляти пріоритети, чітко визначати цілі, створювати продуктивне середовище і все записувати. Ці кроки, разом з кількома іншими, мають потенціал для того, щоб перевести ваші завдання зі стану "треба зробити" та "роблю" у стан "зроблено".

Однією з основних критичних зауважень до книги є те, що вона вводить відразу багато нових звичок, які для більшості людей можуть бути важкими або непосильними для розвитку.

Ми оцінюємо "Getting Things Done" на 4,6/5.

Шпаргалка "Getting Things Done" PDF

Завантажити Шпаргалка "Як зробити справу" PDF тут.

Додаток "Getting Things Done

Спробуйте впровадити GTD з наш улюблений пакет для підвищення продуктивності ClickUp.

Як це робиться PDF, безкоштовна аудіокнига та анотація до книги

Прокоментуйте нижче і дайте іншим знати, що ви дізналися або якщо у вас є якісь інші думки.

Новачок у StoryShots? Отримайте PDF та анімовані версії цього резюме та аналізу книги "Як зробити справу" та сотень інших бестселерів у нашому розділі безкоштовний топовий додаток. Apple, The Guardian, ООН та Google визнали його одним з найкращих у світі додатків для читання та навчання.

Це була лише верхівка айсберга. Щоб дізнатися подробиці та підтримати автора, замовляйте тут або придбати аудіокнигу безкоштовно на Амазонці.

Часті запитання про те, як це зробити

Анотації до книг, пов'язаних з темою

Принцип 80-20 Річард Кох

Сила звички Чарльз Духігг

4-годинний робочий тиждень Тіма Ферріса

Есенціалізм Грег Маккін

Техніка Помодоро Франциско Сірілло

Магія прибирання, що змінює життя Марі Кондо

З'їж цю жабу Брайан Трейсі

Глибока робота Кел Ньюпорт

Пульт дистанційного керування Девід Ханссон та Джейсон Фрід

Перемикач Чіп Хіт та Ден Хіт

Комбінований ефект Даррен Харді

10 днів до швидшого читання Еббі Маркс-Біл

7 звичок високоефективних людей Стівена Кові