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Die Kunst, die doppelte Arbeit in der Hälfte der Zeit zu erledigen

Das Leben hat viel zu tun. Hat Scrum in Ihrem Bücherregal verstaubt? Nehmen Sie stattdessen jetzt einige der wichtigsten Ideen auf.

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Jeff Sutherland's Perspektive

Jeff Sutherland ist Absolvent der US-Militärakademie und hat einen Abschluss als Ingenieur. Seine systematische Denkweise führt er auf seine Zeit als Vietnam-Kampfpilot zurück. Nachdem er 11 Jahre lang beim Militär gearbeitet hatte, wurde Jeff an der University of Colorado School of Medicine zum Arzt ausgebildet. An der University of Colorado begann er, sich für die Entwicklung von IT-Systemen zu interessieren. Er wurde schließlich Biometrieexperte, ein früher Innovator in der ATM-Technologie und Vice President of Engineering oder CTO in 11 verschiedenen Technologieunternehmen. Jeff führt diesen Erfolg darauf zurück, dass er die Grundlagen von Scrum befolgt hat. 

Synopse

Scrum war bahnbrechend, als Jeff Sutherland es als Mittel zur Verbesserung des menschlichen Fortschritts vorstellte. Einige beschreiben die Veröffentlichung von Scrum im Jahr 2014 als ein entscheidender Moment in der Geschichte der Menschheit. Der Name ist dem Rugby-Spiel entlehnt, um die Bedeutung intensiver Teamarbeit zu unterstreichen. Es ist eine Strategie, die in die meisten der weltweit führenden Technologieunternehmen integriert ist. Wir wissen, dass sie funktioniert, aber dieses Buch zeigt auf warum es funktioniert. Das Buch untersucht mehrere Szenarien aus der realen Welt, um zu erklären, wie Menschen damit kämpfen, Aufgaben mit Agilität und Effizienz durchzuführen. Der Autor behauptet, dass Scrum-Strategien dieses Dilemma lösen können. Die Scrum-Orientierung findet sich an den Wurzeln vieler moderner Errungenschaften. Jeffs System hat zum Beispiel dazu beigetragen, das FBI ins 21. Jahrhundert zu bringen. Scrum hat auch dazu beigetragen, die Armut in den Entwicklungsländern zu verringern. Dieses Buch basiert auf den Erkenntnissen, die Jeff in den Bereichen Kampfsport, juristische Entscheidungsfindung, fortgeschrittener Luftkampf und Robotik gewonnen hat.

 

StoryShot #1: Geldautomaten waren die Inspiration für Scrum

Sutherland erkannte den fehlerhaften Produktivitätsansatz der Gesellschaft zum ersten Mal, als er bei der Einführung von Geldautomaten in den USA half. Er war der Meinung, dass die traditionelle Methode der Softwareentwicklung, einschließlich des "Wasserfall"-Systems, das mit Geldautomaten in Verbindung gebracht wird, mangelhaft ist. Sutherland verabscheute auch die übermäßige Verwendung von Gantt-Diagrammen in der Gesellschaft, die den Zeitplan und den Status der einzelnen Teile eines Projekts veranschaulichen. Er stolperte über ein japanisches Papier aus dem Jahr 1986 mit dem Titel "The New New Product Development Game". Dieses Papier wurde von Hirotaka Takeuchi und Ikujiro Nonaka verfasst, die sich auf die Bedeutung funktionsübergreifender Teams für eine schnellere und flexiblere Arbeitsumgebung konzentrierten. 

StoryShot #2: Die Scrum-Grundlagen

Dies sind die Botschaften, die von Takeuchis und Nonakas Arbeit inspiriert wurden und die die Grundlagen von Scrum bilden:

• Zögern ist der Tod - Zögern Sie nicht lange. Befolgen Sie stattdessen die folgenden Schritte: beobachten, orientieren, entscheiden und handeln. Sie müssen wissen, wo Sie und Ihr Team derzeit stehen. Schätzen Sie Ihre Optionen ein, treffen Sie eine Entscheidung und handeln Sie dann entsprechend dieser Entscheidung.
• Nach außen schauen für Antworten - Die anpassungsfähigsten Systeme sind diejenigen, die von ihrer Umgebung lernen. Sie beobachten die besten Eigenschaften anderer Systeme und wenden sie auf ihr eigenes System an.
• Teams müssen richtig strukturiert sein - Damit ein Unternehmen Spitzenleistungen erbringen kann, müssen seine Teams funktionsübergreifend, autonom und befähigt sein.
• Raten Sie nicht nur - Anstatt zu raten, ob etwas funktionieren wird, tun Sie es einfach. Planen Sie, was Sie tun wollen, und handeln Sie dann. Überprüfen Sie, ob diese Maßnahme zum gewünschten Ergebnis geführt hat, und ändern Sie dann Ihre künftigen Entscheidungen entsprechend. Wenn Sie diesen Schritt in regelmäßigen Abständen wiederholen, können Sie und Ihr Team eine kontinuierliche Verbesserung erreichen.
• Shu Ha Ri - Dieses chinesische Mantra steht für "gehorchen, loslösen und trennen". Wir müssen zunächst die Regeln und Normen befolgen, die sich bereits bewährt haben. Sobald diese gemeistert sind, kann man mit der Innovation beginnen. Und schließlich, in einem Zustand höchster Meisterschaft, kann man die ursprünglichen Regeln verwerfen und einzigartige Entscheidungen treffen.

StoryShot #3: Sprint-Zyklen sind ausschlaggebend für die Verbesserung der Effizienz

Als Menschen fällt es uns schwer, uns zu konzentrieren. Diese Schwierigkeit, sich zu konzentrieren, ist der Grund, warum Sutherland ein Verfechter des Sprint-Zyklus ist. Sprint-Zyklen sind Arbeitsabläufe, bei denen innerhalb eines bestimmten Zeitraums so schnell wie möglich Arbeitsfunktionen erstellt werden. Sprints werden oft als Zeitfenster. Diese Zeitfenster haben jeweils eine bestimmte Dauer und sollten konsequent eingehalten werden, damit Sie einen Arbeitsrhythmus entwickeln können. Während dieser Zeit versuchen Sie, so viele Aufgaben wie möglich vom Backlog in die Erledigung zu verschieben. Ihr Backlog ist eine Ansammlung von Aufgaben oder Arbeitsaufträgen, die derzeit unerledigt sind. Sie sollten sich gezielt auf die Aufgaben konzentrieren, die am Ende dieses Zeitraums als "Erledigt" markiert werden können.

Rückstand->zu tun->erledigen->erledigt

Sutherland schlägt vor, dass Sie sich während des Sprint-Zyklus die folgenden drei Fragen stellen:

1. Was haben Sie gestern getan, um dem Team zu helfen, den Sprint zu beenden?
2. Was werden Sie heute tun, um dem Team zu helfen, den Sprint zu beenden?
3. Welche Hindernisse stellen sich dem Team in den Weg?

StoryShot #4: Informationen und Zeit zuordnen

Sutherland ermutigt Teams, Informations- und Kommunikationsflüsse zu kartieren. Die Kartierung hilft Ihrem Team, Engpässe und Bereiche zu erkennen, in denen der Informationsfluss ins Stocken gerät. Eine weitere Möglichkeit, die Produktivität des Teams zu maximieren, besteht darin, dafür zu sorgen, dass Besprechungen konsequent und zielgerichtet durchgeführt werden. Jeff empfiehlt, täglich oder wöchentlich Besprechungen abzuhalten, die jedoch höchstens 15 Minuten dauern sollten. Als Team müssen Sie dafür sorgen, dass in dieser Zeit die umsetzbaren und wertvollen Informationen vermittelt werden. Jeder im Team muss sich also in irgendeiner Weise aktiv beteiligen.

Hier sind einige wesentliche Punkte, die Scrum zum Thema Zeit verkörpert:

• Zeit ist endlich, und das sollte man auch so sehen. Um das Beste aus Ihrer Zeit zu machen, sollten Sie Ihre Arbeit Zeitbasierte. Teilen Sie Ihre Arbeit in regelmäßige, festgelegte, kurze Zeiträume ein. Diese Sprint-Zyklen sollten zwischen einer und vier Wochen betragen.
• Am Ende Ihres Sprint-Zyklus sollten Sie einige Ergebnisse vorweisen können.
• Kommunikation ist eine wesentliche Voraussetzung für eine gute Nutzung der Zeit. Sättigende Kommunikation beschleunigt die Arbeit.
• Eine Besprechung pro Tag sollte die Obergrenze sein. Planen Sie einen Zeitpunkt am Tag ein, an dem Sie prüfen, was getan werden kann, um die Arbeitsabläufe zu beschleunigen, und tun Sie es einfach.

StoryShot #5: Plänen blindlings zu folgen ist dumm

Eine der häufigsten Methoden, mit denen Menschen versuchen, ihre Produktivität zu steigern, ist die Planung. Jeff räumt ein, dass Planung unter bestimmten Umständen effektiv sein kann, dass es aber dumm ist, Plänen blindlings zu folgen. Überplanung ist einer der größten Fehler in der Gesellschaft. Unternehmen versuchen oft, ein ganzes Projekt zu planen, indem sie komplizierte und verwirrende Diagramme erstellen, die alle Teilaufgaben enthalten. Wenn jedoch detaillierte Pläne auf die Realität treffen, fallen sie oft auseinander. Detaillierte Pläne sind zu starr und hindern uns daran, uns auf Veränderungen im jeweiligen Umfeld einzustellen. Jeff ermutigt uns daher zu lernen, Veränderungen zu erwarten. Diese Erwartung wird uns zu Entdeckungen und neuen Ideen inspirieren. 

In diesem Storyshot gibt Jeff einige klare Tipps, wie wir unsere kaputte Arbeitswelt in Frage stellen können:

• Prüfen und anpassen - Lassen Sie sich nicht in den Autopilot-Modus versetzen, ohne zu bewerten. Halten Sie gelegentlich Ihre Arbeit an und überprüfen Sie, was Sie getan haben. Überlegen Sie, ob der Ansatz, den Sie verfolgen, noch funktioniert. Überlegen Sie, ob Sie es besser hätten machen können.
• Ändern oder sterben - Das Festhalten an alten Vorgehensweisen ist ein todsicherer Weg zum Scheitern. Sie müssen bereit sein, sich zu ändern, oder Ihre Konkurrenten werden sich vor Ihnen ändern und Sie in Ihren alten, unproduktiven Methoden zurücklassen.
• Schnell scheitern, damit Sie früh korrigieren können - Organisationen neigen dazu, zu viel Energie in Verfahren und Sitzungen zu investieren. Es ist oft besser, sichtbaren Wert zu schaffen, der in kurzen Abständen überprüft werden kann. Wenn Sie eine Arbeit verrichten, die keinen wirklichen Wert schafft, dann sollten Sie damit aufhören. Wenn das Produkt, das Sie schaffen, geändert werden muss, dann sollte diese Anpassung frühzeitig erfolgen.

StoryShot #6: Erfolg beruht auf Teameffizienz

Scrum funktioniert, wenn die Teams innerhalb einer Organisation effizient arbeiten. Sutherland argumentiert, dass die Teameffizienz einen viel größeren Einfluss hat als die individuelle Effizienz. Zu viele Menschen und zu viele Ressourcen machen ein Team weniger effizient. Ein Team sollte aus mindestens drei Personen bestehen. Im Allgemeinen sind sieben Personen die ideale Anzahl für ein Team. Ein Team mit mehr als neun Personen wird tendenziell die Effizienz des Teams beeinträchtigen. 

Die folgenden Aufzählungspunkte fassen zusammen, wie Sutherland ein Team charakterisiert, das über die für Spitzenleistungen erforderlichen Grundlagen verfügt:

• Einigung auf einen höheren Zweck als die Ziele des Einzelnen
• Autonomie, d. h. jedes Team hat die Befugnis, Entscheidungen zu treffen, ohne die Erlaubnis anderer einzuholen 
• Funktionsübergreifende Zusammenarbeit, bei der das Team alle für die Durchführung eines Projekts erforderlichen Fähigkeiten vereint
• Keine Schuldzuweisungen oder Schuldzuweisungen. Es sind nicht die Menschen, die für schlechte Ergebnisse verantwortlich sind, sondern die schlechten Systeme.

StoryShot #7: Multitasking macht Sie dumm

Eine der Praktiken, die in Unternehmen häufig gefördert wird, ist das Multitasking. Sutherland ist der Meinung, dass es besser ist, nur eine Sache zu tun und sich dann einem anderen Projekt zuzuwenden. Er ist der Meinung, dass die gleichzeitige Erledigung von mehr als einer Sache Sie verlangsamt und Ihre Leistung bei beiden Aufgaben verschlechtert. Arbeiten Sie also immer nur an einer Sache und machen Sie die Dinge gleich beim ersten Mal richtig. Wenn Ihnen ein Fehler unterläuft, sollten Sie diesen sofort beheben, sobald Sie ihn bemerken. Wenn Sie mit der Behebung eines Fehlers warten, kann dies die Effizienz beeinträchtigen.

StoryShot #8: Es gibt drei Arten von Abfall

In diesem Buch beschreibt Sutherland drei Arten von Abfall: Muri, Mura und Muda. Muri wird mit Verschwendung durch Unvernunft in Verbindung gebracht. Mura wird mit Verschwendung durch Inkonsequenz in Verbindung gebracht. Muda schließlich wird mit Verschwendung durch suboptimale Ergebnisse in Verbindung gebracht.

StoryShot #9: Zu viel Arbeit führt zu Fehlern

Lange Arbeitszeiten sind Verschwendung. Mehr Stunden zu arbeiten, führt nicht dazu, mehr zu schaffen;  weniger erledigt wird. Hartes Arbeiten ist zwar wichtig für den Erfolg, aber zu hartes Arbeiten führt zu Ermüdung. Müdigkeit führt zu Fehlern. Arbeiten Sie wochentags und arbeiten Sie zu angemessenen Zeiten. Nehmen Sie Urlaub, um einem Burnout vorzubeugen. Dies steht auch im Zusammenhang mit Jeffs Aussage, dass heroische Anstrengung nicht als etwas Gutes angesehen werden sollte. Stattdessen betrachtet Jeff heroischen Einsatz als einen Fehler in der Planung. 

Darüber hinaus müssen die Ziele, die Sie sich setzen, auch erreichbar sein - setzen Sie sich Ziele, die eine Herausforderung darstellen und Erreichbare Ziele können Sie motivieren. Unmögliche Ziele machen Sie nur unglücklich und senken Ihre Motivation. 

StoryShot #10: Das wahre Glück liegt im Prozess

Sutherland beschreibt Glück als einen wichtigen Faktor bei der Vorhersage von Ergebnissen. Glück kann sowohl auf Einzelpersonen als auch auf Teams angewandt werden und ist definiert als eine Kombination aus Autonomie, Beherrschung und Zielsetzung. 

Das wahre Glück liegt im Prozess, nicht im Ergebnis. Oft belohnen Organisationen Leistungen. Wir sollten stattdessen diejenigen belohnen, die nach Großartigem streben. Es ist die Aufgabe des Scrum Masters, Teams davor zu bewahren, Selbstzufriedenheit zu entwickeln. Der Scrum Master ist die Person, die für das Team verantwortlich ist. Stolz wird oft mit ergebnisabhängigen Belohnungen in Verbindung gebracht. Belohnen Sie stattdessen Ihre Teammitglieder, wenn sie die richtigen Dinge tun, um sie zu Großartigem anzutreiben.

Jeff Sutherland ist der Meinung, dass Glück Ihrem Team zu besseren Leistungen verhilft, und nennt einige der Gründe dafür:

1. Glück hilft Ihnen, klügere Entscheidungen zu treffen
2. Glück ermöglicht es Ihnen, kreativer zu sein
3. Glück bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass jemand seinen Arbeitsplatz verlässt
4. Wenn Sie Ihr Glück quantifizieren können, können Sie sehen, wie es Ihre Leistung verbessert. Glück ist eine zukunftsorientierte Messgröße, während alle anderen Messgrößen rückwärts gerichtet sind

Ein Aspekt des Teamglücks, den Jeff aufgriff, war die Idee der vollständigen Transparenz innerhalb der Organisation. Es sollten keine Geheimnisse bewahrt werden. Zum Beispiel sollte jeder die Gehälter und Finanzen des anderen kennen. Dinge voreinander zu verbergen dient nur denen, die sich selbst helfen wollen. 

Wir sollten auch nicht zulassen, dass unser Glück uns völlig vereinnahmt, indem es uns glauben lässt, dass wir mehr leisten als wir tatsächlich tun. Wir sollten also unser Glück immer an der Leistung messen.

StoryShot #11: Wie man Prioritäten setzt

Welche Prioritäten Sie als Unternehmen setzen, sollten Sie sich anhand der folgenden Fragen überlegen:

• Wird sie erhebliche Auswirkungen haben?
• Wird es für unsere Kunden relevant sein?
• Wird es Geld einbringen?
• Ist dies die am einfachsten umzusetzende Option?

Um zu entscheiden, welche Aufgabe zuerst erledigt werden soll, müssen Sie eine Liste mit allen Aufgaben erstellen, die im Rahmen eines Projekts erledigt werden könnten. Dann setzen Sie die Aufgaben mit dem höchsten Wert und dem geringsten Risiko an den Anfang Ihres Backlogs. Füllen Sie schließlich den Rest Ihrer Liste aus, indem Sie dieselbe Formel auf die übrigen Aufgaben anwenden. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter zwingen, Prioritäten nach ihrem Wert zu setzen, werden sie gezwungen, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen.

In Bezug auf die Einnahmen empfiehlt Sutherland, 20% des Inputs zu ermitteln, die 80% des Outputs ergeben. Als Team müssen Sie herausfinden, wo der größte Wert mit dem geringsten Aufwand erzielt werden kann. Dies wird als Minimum Viable Product (MVP) bezeichnet und steht im Zusammenhang mit dem Rapid Prototyping, bei dem es darum geht, ein Produkt so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen. 

Um in einem nicht-technischen Umfeld schnell einen Prototyp zu entwickeln, müssen Sie Ihr Produkt testen, es aber so schnell wie möglich an die Endnutzer weitergeben. Dann erhalten Sie Feedback von Ihren Endnutzern und können es entsprechend verbessern.

StoryShot #12: Scrum kann jeden Sektor beeinflussen

Scrum beschleunigt jedes menschliche Unterfangen. Es kann auf alles angewendet werden. In diesem Storyshot finden Sie Beispiele dafür, wie Scrum genau das bereits tut. Hier sind zwei Beispiele, die weit von der Unternehmenswelt entfernt sind: 

1. Scrum wird von vielen niederländischen Gymnasien eingesetzt. Sie beobachteten eine sofortige Verbesserung der Testergebnisse um mehr als 10%.
2. Scrum wird in Uganda von der Grameen Foundation eingesetzt, um die Armut zu bekämpfen. Scrum wird eingesetzt, um armen Landwirten in ländlichen Gebieten Agrar- und Marktdaten zur Verfügung zu stellen. Seit der Einführung von Scrum konnten die Landwirte ihre Erträge verdoppeln und die Einnahmen verdoppeln.

StoryShot #13: Niemals Fantasie planen

Sutherland ermutigt dazu, nur die Dinge zu planen, die getan werden müssen. Wir sollten also niemals alles auf Jahre im Voraus planen. Wir müssen nur so viel planen, dass unsere Teams beschäftigt sind und effizient arbeiten können.

Ein häufiger Fehler bei der Planung ist außerdem, in absoluten Zahlen oder in Schritten wie Stunden zu planen. Diese Art der Planung ist zu starr und berücksichtigt nicht die verschiedenen Faktoren, die sich auf die Dauer der Aufgaben auswirken können. Verwenden Sie etwas Flexibleres wie T-Shirt-Größen, um zu beschreiben, wie groß eine Aufgabe ist. 

Versuchen Sie bei der Planung, sich die Arbeit als eine Geschichte vorzustellen (natürlich eine realistische). Überlegen Sie also, wer von einer Aufgabe profitieren wird. Überlegen Sie dann, worin dieser Wert besteht. Überlegen Sie schließlich, warum sie diesen Wert brauchen. 

Kennen Sie die Produktionsgeschwindigkeit Ihres Teams. Jedes Team sollte wissen, wie viel Arbeit es in einem Sprint-Zyklus erledigen kann. Sie sollten auch wissen, wie sehr sie diese Geschwindigkeit durch intelligenteres Arbeiten verbessern können. 

Sie können Ihrem Team Ziele setzen, die vor der Einführung der Scrum-Mentalität gewagt erschienen (z. B. die Verdoppelung der Produktion).

StoryShot #14: Wie man die Effizienz steigert

Schließlich ermutigt Jeff zu Praktiken, die das Arbeiten einfacher und störungsfreier machen. Bei Scrum geht es darum, das Beste zu ermöglichen. Durchfluss möglich. Wir sollten also alle Richtlinien abschaffen, die die Effizienz des Teams beeinträchtigen. Wenn möglich, sollten wir alle unnötigen Formulare, Besprechungen, Genehmigungen oder Standards abschaffen. Diese Dinge stehen einem produktiven Team nur im Weg. Außerdem sollten Sie keine Verhaltensweisen zulassen, die ein Gefühlschaos verursachen oder andere im Team herabsetzen.

StoryShot #15: Produktverantwortliche sind unverzichtbar

Der Product Owner entscheidet, wie die Arbeit aussehen soll. Er entscheidet, was auf dem Backlog steht und in welcher Reihenfolge die Backlog-Elemente fertiggestellt werden. Jeff beschreibt Produktverantwortliche als fantastische Produktvermarkter. Der Product Owner muss nicht die technische Seite des Produkts verstehen. Stattdessen muss er das Produkt aus der Sicht des Kunden verstehen. Der Produktverantwortliche sollte ständig darüber nachdenken, was der Kunde, der das Produkt nutzt, braucht. Er sollte sich in die Denkweise der Menschen hineinversetzen, die einen Nutzen aus dem Produkt ziehen. Jeff erklärt, dass die Scrum-Master und Produktinhaber müssen mit unterschiedlichen Maßstäben gemessen werden. Der Scrum Master und das Team sind dafür verantwortlich, wie schnell die Dinge erledigt werden. Der Product Owner ist dafür verantwortlich, dass Produktivität in Wert umgesetzt wird.

Jeff fasst die Rolle des Produkteigentümers anhand von vier Merkmalen zusammen:

1. Der Scrum Master ist der wiewährend der Product Owner der was. Letztere sollten die Hälfte ihrer Zeit damit verbringen, mit den Kunden zu sprechen. Der Produktverantwortliche muss den Markt gut genug kennen, um zu verstehen, was einen Unterschied macht.
2. Der Produktverantwortliche sollte über die nötigen Befugnisse verfügen. Er sollte über die Vision des Produkts entscheiden dürfen, ohne dass das Management Entscheidungen blockiert.
3. Der Product Owner muss zuverlässig, konsequent und verfügbar sein. Ein Schlüssel zum Erfolg des Teams ist der ständige Dialog zwischen dem Team und dem Product Owner. Wählen Sie daher einen Product Owner, der die Zeit hat, dem Team zur Verfügung zu stehen. Dies schließt CEOs und andere leitende Angestellte aus.
4. Der Product Owner muss für den Wert verantwortlich sein. Jeff misst die Leistung eines Product Owners daran, wie viel Umsatz er pro Arbeitspunkt erzielt. Nehmen wir also an, das Team produziert wöchentlich vierzig Arbeitspunkte. In diesem Fall würde Jeff gerne messen, wie viel Umsatz für jeden der 40 verschiedenen Punkte erzielt wird. 

Abschließende Zusammenfassung und Überprüfung von Scrum

Wie Sutherland es beschreibt, ist Scrum "die Kunst, die doppelte Arbeit in der Hälfte der Zeit zu erledigen". Durch den Verzicht auf starre Mikromanagement-Pläne und institutionelle Bürokratie arbeiten Teams weitaus effizienter, und das hat sich weltweit in Unternehmen, Behörden und im Bildungswesen bewährt. Dieses Buch enthält tonnenweise umsetzbare Erkenntnisse über Scrum-Grundlagen, Sprint-Zyklen, intelligente Planung und Priorisierung, Vermeidung von Ablenkung, Burnout und Verschwendung, effektive Führung und vor allem produktive Teamarbeit.

StoryShots Bewertung: Wir bewerten dieses Buch mit 4,4 von 5 Punkten.

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Anmerkung der Redaktion

Dieser Inhalt wurde erstmals im Jahr 2020 veröffentlicht.

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