A arte de fazer duas vezes o trabalho na metade do tempo

A vida se agita. Tem Scrum por Jeff Sutherland estava em sua lista de leitura? Em vez disso, aprenda as ideias principais agora. Estamos apenas arranhando a superfície neste resumo e resenha do livro Scrum. Se você ainda não tem o Scrum, encomende-o aqui ou obter o audiolivro de graça para aprender os detalhes suculentos.

A Perspectiva de Jeff Sutherland

Jeff Sutherland é graduado pela Academia Militar dos Estados Unidos com um diploma de engenharia. Ele atribui sua maneira sistemática de pensar ao seu tempo de trabalho como piloto de caça do Vietnã. Depois de trabalhar no exército por 11 anos, Jeff se tornou doutor na Faculdade de Medicina da Universidade do Colorado. Foi na Universidade do Colorado que ele se interessou pela primeira vez pelo desenvolvimento de sistemas de TI. Ele acabaria se tornando um especialista em biometria, um dos primeiros inovadores em tecnologia ATM, e vice-presidente de engenharia ou CTO em 11 empresas de tecnologia diferentes. Jeff atribui este sucesso a seguir os fundamentos do Scrum. 

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Sinopse

Scrum foi inovador quando Jeff Sutherland o introduziu como uma forma de melhorar o progresso humano. Alguns descrevem a publicação de Scrum em 2014 como sendo um momento crucial na história da humanidade. Seu nome é emprestado do jogo de rúgbi para enfatizar a importância de um intenso trabalho em equipe. É uma estratégia integrada na maioria das principais empresas de tecnologia do mundo. Sabemos que funciona, mas este livro esboça por que funciona. O livro explora múltiplos cenários do mundo real para explicar como as pessoas lutam para realizar tarefas com agilidade e eficiência. O autor afirma que as estratégias Scrum podem resolver este dilema. A orientação Scrum é encontrada na raiz de muitas realizações modernas. O sistema de Jeff ajudou a trazer o FBI para o século XXI, por exemplo. Scrum também ajudou a reduzir a pobreza no mundo em desenvolvimento. Este livro é construído a partir de insights que Jeff obteve das artes marciais, da tomada de decisões judiciais, do combate aéreo avançado e da robótica.

 

StoryShot #1: Os caixas eletrônicos foram a inspiração para Scrum

Sutherland identificou pela primeira vez a abordagem deficiente da sociedade em relação à produtividade enquanto ele ajudava a distribuir caixas eletrônicos em todos os EUA. Ele acreditava que o método tradicional de desenvolvimento de software, incluindo o sistema de "cascata" associado aos caixas eletrônicos, era deficiente. Sutherland também detestava o uso excessivo da sociedade dos Gráficos de Gantt que ilustram o cronograma e o status das partes de um projeto. Uma vez ele tropeçou em um jornal japonês, publicado em 1986, intitulado "The New Product Development Game" (O Novo Jogo de Desenvolvimento de Novos Produtos). Este artigo foi escrito por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka, que se concentraram na importância das equipes multifuncionais na produção de um ambiente de trabalho mais rápido e mais flexível. 

StoryShot #2: Os Fundamentos do Scrum

Estas são as mensagens de take-away, inspiradas no papel de Takeuchi e Nonaka, que formaram os fundamentos do Scrum:

• Hesitação é Morte - Não hesite por muito tempo. Ao invés disso, siga esta série de ações: observe, oriente, decida e aja. Você precisa saber onde você e sua equipe estão atualmente. Avalie suas opções, tome uma decisão, e então aja de acordo com essa decisão.
• Procure respostas - Os sistemas mais adaptativos são aqueles que aprendem com o ambiente ao redor. Eles observam as melhores características de outros sistemas e os aplicam a seus próprios sistemas.
• As equipes devem ser estruturadas corretamente - Para que uma organização se sobressaia, suas equipes devem ser interfuncionais, autônomas e capacitadas.
• Não adivinhe apenas - Em vez de adivinhar se algo vai funcionar, basta fazê-lo. Planeje o que você quer fazer e depois aja. Verifique se esta ação produziu o resultado desejado e depois mude suas decisões futuras de acordo. A repetição desta etapa em ciclos regulares ajudará você e sua equipe a alcançar uma melhoria contínua.
• Shu Ha Ri - Este mantra chinês significa "obedecer, desprender e separar". Devemos primeiro obedecer às regras e normas que já funcionaram. Uma vez que estas sejam dominadas, você pode começar a inovar. Finalmente, em um estado elevado de domínio, você pode descartar as regras iniciais e tomar decisões únicas.

StoryShot #3: Ciclos de Sprint são cruciais para melhorar a eficiência

Como humanos, lutamos para nos concentrar. Esta luta para focalizar é a razão pela qual Sutherland é um defensor do Ciclo Sprint. Os Ciclos de Sprint estão operando quando as características de trabalho são construídas o mais rápido possível durante um período escolhido. Os Sprints são freqüentemente chamados de caixas de tempo. Estas caixas de tempo têm uma duração definida e devem ser mantidas de forma consistente para que você possa desenvolver um ritmo de trabalho. Durante este tempo, você pretende passar o maior número possível de tarefas do Backlog para o Doing. Seu Backlog é um acúmulo das tarefas ou tarefas de trabalho que estão atualmente inacabadas. Você deve se concentrar especificamente nas tarefas que podem ser marcadas como "Concluídas" até o final deste período.

Backlog->Para Do->Doing->Done

Durante o Ciclo Sprint, Sutherland sugere que você se faça as três perguntas a seguir:

1. O que você fez ontem para ajudar a equipe a terminar o sprint?
2. O que você vai fazer hoje para ajudar a equipe a terminar o sprint?
3. Que obstáculos estão se colocando no caminho da equipe?

StoryShot #4: Mapeie suas informações e tempo

Sutherland incentiva as equipes a mapear os fluxos de informação e comunicação. O mapeamento ajuda sua equipe a identificar pontos de estrangulamento e áreas onde o fluxo de informações se reduz. Outra maneira de maximizar a produtividade da equipe é garantir que as reuniões sejam realizadas de forma consistente e objetiva. Jeff recomenda que as reuniões sejam realizadas diariamente ou semanalmente, mas por uma duração máxima de 15 minutos. Como uma equipe, é preciso garantir que este tempo envolva o fornecimento das informações mais acionáveis e valiosas. Portanto, todos da equipe devem participar ativamente de alguma forma.

Aqui estão alguns pontos principais que o Scrum encarna no tópico do tempo:

• O tempo é finito, e deve ser tratado dessa forma. Para aproveitar ao máximo o seu tempo, você deve fazer o seu trabalho baseado no tempo. Dividir seu trabalho em períodos regulares, fixos e curtos. Estes ciclos de Sprint devem variar entre uma e quatro semanas.
• O final de seu Ciclo Sprint deve trazer alguns produtos para mostrar.
• A comunicação é vital para se fazer bom uso do tempo. A saturação da comunicação acelera o trabalho.
• Uma reunião por dia deve ser o limite. Inclua um tempo durante o dia quando você verificar o que pode ser feito para aumentar a velocidade do fluxo de trabalho e simplesmente fazê-lo.

StoryShot #5: Planos para seguir cegamente é estúpido

Uma das formas mais comuns de as pessoas procurarem aumentar sua produtividade é através do planejamento. Jeff aceita que o planejamento pode ser eficaz em algumas circunstâncias, mas que seguir cegamente os planos é estúpido. O planejamento excessivo é uma das falhas mais significativas na sociedade. As organizações freqüentemente tentam planejar um projeto inteiro elaborando gráficos complicados e confusos que incluem cada sub-tarefa. Entretanto, quando os planos detalhados se encontram com a realidade, eles muitas vezes se desfazem. Os planos detalhados são rígidos demais e nos impedem de nos adaptarmos às mudanças no ambiente relevante ao longo do caminho. Portanto, Jeff nos encoraja a aprender a esperar mudanças. Esta expectativa irá inspirar descobertas e novas idéias. 

Dentro deste storyshot, Jeff fornece algumas dicas claras sobre como desafiar nosso mundo de trabalho quebrado:

• Inspecione e adapte - Não se deixe cair no modo piloto automático sem avaliação. Ocasionalmente, pare o trabalho que você está fazendo e reveja o que você fez. Considere se a abordagem que você está adotando ainda está funcionando. Considere se você poderia ter feito melhor.
• Mudar ou morrer - Agarrar-se às velhas maneiras de fazer as coisas é uma maneira segura de falhar. Você tem que estar disposto a mudar, ou seus concorrentes mudarão antes de você e o deixarão para trás, atolados em suas velhas e improdutivas maneiras.
• Falha rápida para que você possa consertar cedo - Há uma tendência das organizações de investir muito de sua energia em procedimentos e reuniões. Muitas vezes é melhor criar valor visível que possa ser inspecionado em intervalos curtos. Se você estiver fazendo algum trabalho que não esteja produzindo valor real, então você deve parar. Se o produto que você está criando precisa ser alterado, então este ajuste deve ser feito com antecedência.

StoryShot #6: O sucesso é construído com base na eficiência da equipe

Scrum funciona quando as equipes dentro de uma organização operam eficientemente. Sutherland argumenta que a eficiência da equipe tem um impacto muito mais significativo do que a eficiência individual. Demasiadas pessoas e demasiados recursos farão com que uma equipe menos eficiente. Para uma equipe, você quer um mínimo de três pessoas. Geralmente, sete pessoas é o número ideal para uma equipe. Uma equipe com mais de nove pessoas tenderá a degradar a eficiência da equipe. 

Os pontos a seguir resumem como Sutherland caracteriza uma equipe que tem os fundamentos necessários para a excelência:

• Acordo sobre um propósito superior aos objetivos de qualquer indivíduo
• Autonomia, onde cada equipe tem o poder de tomar decisões sem precisar da permissão de outros 
• Funcionalidade cruzada na qual a equipe contém todas as habilidades necessárias para completar um projeto
• Sem apontar o dedo ou culpar. As pessoas não são culpadas pelos maus resultados; os culpados são os maus sistemas.

StoryShot #7: O multitarefa torna você estúpido

Uma das práticas frequentemente incentivadas nas organizações é a multitarefa. Sutherland acredita que é melhor fazer uma coisa exclusivamente e depois passar para outro projeto. Ele acha que fazer mais de uma coisa de cada vez atrasa e degrada seu desempenho em ambas as tarefas. Portanto, trabalhe em apenas uma coisa de cada vez e faça as coisas direito na primeira vez. Se você cometer um erro, você deve corrigir esses erros ou bugs assim que perceber. A espera para corrigir algo mais tarde pode reduzir a eficiência.

StoryShot #8: Há três tipos de resíduos

Neste livro, Sutherland descreve três tipos de desperdício: Muri, Mura, e Muda. Muri está associado ao desperdício por falta de razoabilidade. Mura está associado ao desperdício através da inconsistência. Finalmente, Muda está associado com o desperdício através de resultados subótimos.

StoryShot #9: Trabalhando muito duro causa erros

Trabalhar longas horas produz desperdício. Trabalhar mais horas não resulta em fazer mais;  menos é feito. Embora trabalhar duro seja vital para o sucesso, trabalhar duro demais é o que faz as pessoas se cansarem. O cansaço leva a erros. Trabalhar em dias de semana e trabalhar em horários razoáveis. Tire férias para evitar o esgotamento. Isto também se associa ao ponto de Jeff de que o esforço heróico não deve ser considerado como uma coisa boa. Ao invés disso, Jeff vê o esforço heróico como um fracasso no planejamento. 

Além disso, as metas que você cria devem ser aquelas que você pode alcançar - estabelecendo metas que são desafiadoras e alcançável pode motivá-lo. Objetivos impossíveis simplesmente o deixarão insatisfeito e diminuirão sua motivação. 

StoryShot #10: A Verdadeira Felicidade Está em Processo

Sutherland descreve a felicidade como um fator significativo na previsão de resultados. A felicidade pode ser aplicada tanto a indivíduos quanto a equipes e é definida como uma combinação de autonomia, maestria e propósito. 

A verdadeira felicidade é encontrada no processo, não no resultado. Muitas vezes as organizações recompensarão as realizações. Em vez disso, deveríamos estar recompensando aqueles que estão lutando pela grandeza. O papel do Scrum Master é impedir que as equipes desenvolvam a complacência. O Scrum Master é a pessoa encarregada da equipe. O orgulho é freqüentemente associado a recompensas baseadas em resultados. Em vez disso, recompensa os membros de sua equipe quando eles estão fazendo as coisas certas para impulsioná-los para a grandeza.

Aqui estão algumas das razões pelas quais Jeff Sutherland acredita que a felicidade faz sua equipe ter um melhor desempenho:

1. A felicidade ajuda você a tomar decisões mais inteligentes
2. A felicidade permite que você seja mais criativo
3. A felicidade significa que os indivíduos têm menos probabilidade de deixar seu trabalho
4. Se você pode quantificar sua felicidade, você pode ver como ela melhora seu desempenho. A felicidade é uma métrica com aparência de futuro, enquanto todas as outras métricas são retrógradas.

Um aspecto da felicidade da equipe que Jeff incluiu foi a idéia de total transparência dentro da organização. Nenhum segredo deve ser guardado. Por exemplo, todos deveriam conhecer os salários e as finanças uns dos outros. Esconder as coisas uns dos outros só serve àqueles que procuram se ajudar. 

Também não devemos deixar que nossa felicidade nos assuma completamente, levando-nos a acreditar que estamos tendo um desempenho melhor do que o nosso. Portanto, devemos sempre medir nossa felicidade em relação ao desempenho.

StoryShot #11: Como priorizar

O que você prioriza como organização deve ser determinado a partir das seguintes perguntas a si mesmo:

• Terá um impacto significativo?
• Será relevante para nossos clientes?
• Vai ganhar dinheiro?
• Será a opção mais fácil de implementar?

Para decidir qual tarefa fazer primeiro, é preciso criar uma lista de tudo o que poderia ser feito em um projeto. Em seguida, coloque os itens de maior valor e menor risco no topo do seu Backlog. Finalmente, preencha o resto de sua lista aplicando esta mesma fórmula às tarefas restantes. Fazer com que as pessoas priorizem por valor as obriga a produzir primeiro o trabalho mais importante.

Com relação à receita, Sutherland recomenda a identificação de 20% da entrada que produz 80% da saída. Como uma equipe, é preciso trabalhar onde o maior valor pode ser entregue com o menor esforço. Isto é chamado de Produto Mínimo Viavel (MVP) e está associado à Prototipagem Rápida, o que significa colocar um produto no mercado o mais rápido possível. 

Para fazer um protótipo rápido em um ambiente não tecnológico, você precisa testar seu produto, mas levá-lo aos clientes usuários finais o mais rápido possível. Em seguida, receba o feedback de seus usuários finais e itere de acordo.

StoryShot #12: Scrum Can Influence Any Sector

Scrum acelera todos os esforços humanos. Ele pode ser aplicado a tudo. Este storyshot fornece exemplos de como Scrum já está fazendo exatamente isso. Aqui estão dois exemplos que estão muito distantes do mundo corporativo: 

1. O Scrum está sendo usado por muitas escolas secundárias holandesas. Eles observaram uma melhora imediata nos resultados dos testes de mais de 10%.
2. Scrum está sendo usado em Uganda pela Grameen Foundation para combater a pobreza. O Scrum está sendo usado para fornecer dados agrícolas e de mercado aos agricultores rurais pobres. Desde a introdução do Scrum, os agricultores têm testemunhado o dobro de seu rendimento e o dobro da receita.

StoryShot #13: Nunca Planeje a Fantasia

Sutherland encoraja o planejamento apenas daquelas coisas que precisam ser feitas. Portanto, nunca devemos projetar tudo com anos de antecedência. Tudo o que precisamos fazer é planejar o suficiente para manter nossas equipes ocupadas e trabalhando eficientemente.

Além disso, um erro comum de planejamento é planejar em termos absolutos ou incrementos como as horas. O planejamento desta forma é muito rígido e não leva em conta fatores variáveis que podem afetar o tempo que as tarefas irão consumir. Use algo mais flexível como tamanhos de camisetas para descrever o tamanho de uma tarefa. 

Ao planejar, tente pensar no trabalho como uma história (uma história realista, é claro). Portanto, pense em quem estará ganhando valor com uma tarefa. Depois, pense em qual é o valor. Finalmente, considere por que eles precisam deste valor. 

Conheça a velocidade de produção de sua equipe. Cada equipe deve saber quanto trabalho pode ser feito em um Ciclo Sprint. Eles também devem saber o quanto podem melhorar esta velocidade através de um trabalho mais inteligente. 

Você pode estabelecer metas para sua equipe que poderiam parecer audaciosas antes de adotar uma mentalidade Scrum (tal como dobrar sua produção).

StoryShot #14: Como melhorar a eficiência

Finalmente, Jeff incentiva práticas que tornem o trabalho mais fácil e livre de problemas. Scrum tem a ver com permitir o máximo fluxo possível. Portanto, devemos remover todas as políticas que atentem contra a eficiência da equipe. Se possível, remover quaisquer formulários, reuniões, aprovações ou normas desnecessárias. Estas coisas só atrapalham o trabalho de ser uma equipe produtiva. Além disso, não permita nenhum comportamento que cause caos emocional ou que diminua outros na equipe.

StoryShot #15: Os proprietários do produto são essenciais

O proprietário do produto decide o que deve ser o trabalho. Eles decidem o que está em atraso e em que ordem os itens em atraso são concluídos. Jeff descreve os proprietários de produtos como sendo fantásticos comerciantes de produtos. O proprietário do produto não tem que entender o lado técnico do produto. Ao invés disso, eles precisam entender o produto do ponto de vista do cliente. O proprietário do produto deve estar constantemente pensando sobre o que o cliente que usa o produto precisa. Eles devem se colocar na mentalidade das pessoas que estão obtendo valor com seu produto. Jeff explica que o scrum master e proprietário do produto têm de ser mantidos segundo padrões diferentes. O scrum master e a equipe são responsáveis pela rapidez com que as coisas estão sendo feitas. O proprietário do produto é responsável por transformar a produtividade em valor.

Jeff resume o papel do proprietário do produto usando quatro características:

1. O mestre do scrum é o comoenquanto o proprietário do produto é o o que. Estes últimos devem passar a metade do tempo conversando com os clientes. O proprietário do produto precisa conhecer o mercado suficientemente bem para entender o que fará a diferença.
2. O proprietário do produto deve estar habilitado. Eles devem ser autorizados a decidir sobre a visão do produto sem bloquear as decisões da gerência.
3. O proprietário do produto deve ser confiável, consistente e disponível. Uma chave para o sucesso da equipe é um diálogo constante entre a equipe e o proprietário do produto. Portanto, escolha um proprietário do produto que terá tempo para estar disponível para a equipe. Isto exclui os CEOs e outros executivos seniores.
4. O proprietário do produto precisa ser responsável pelo valor. Jeff mede o desempenho do proprietário de um produto pela receita que ele fornece por ponto de esforço. Portanto, suponha que a equipe esteja produzindo quarenta pontos de trabalho semanalmente. Nesse caso, Jeff gostaria de medir quanto rendimento é criado para cada um dos 40 pontos diferentes. 

Resumo final e revisão do Scrum

Como Sutherland o descreve, Scrum é "A Arte de fazer duas vezes o trabalho na metade do tempo". Ao abandonar planos rígidos de microgestão e burocracia institucional, as equipes trabalham muito mais eficientemente, e isso tem sido demonstrado globalmente nos negócios, governo e educação. Este livro contém toneladas de insights acionáveis envolvendo fundamentos Scrum, ciclos de sprint, planejamento inteligente e priorização, evitando distrações, burnout e desperdício, liderança eficaz e, acima de tudo, trabalho produtivo em equipe.

Classificação

Avaliamos o livro Scrum em 4,4/5.

Scrum PDF, Infográfico e Animado Resumo do Livro

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Nota do editor

Este conteúdo foi publicado pela primeira vez em 2020.

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