A arte de fazer duas vezes o trabalho na metade do tempo

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A vida se agita. Tem Scrum por Jeff Sutherland estava em sua lista de leitura? Em vez disso, aprenda as ideias principais agora.

Estamos apenas arranhando a superfície neste resumo e resenha do livro Scrum. Se você ainda não tem o Scrum, peça-o aqui ou obter o audiolivro de graça para aprender os detalhes suculentos.

A Perspectiva de Jeff Sutherland

Jeff Sutherland é graduado pela Academia Militar dos Estados Unidos com um diploma de engenharia. Ele atribui sua maneira sistemática de pensar ao seu tempo de trabalho como piloto de caça do Vietnã. Depois de trabalhar no exército por 11 anos, Jeff se tornou doutor na Faculdade de Medicina da Universidade do Colorado. Foi na Universidade do Colorado que ele se interessou pela primeira vez pelo desenvolvimento de sistemas de TI. Ele acabaria se tornando um especialista em biometria, um dos primeiros inovadores em tecnologia ATM, e vice-presidente de engenharia ou CTO em 11 empresas de tecnologia diferentes. Jeff atribui este sucesso a seguir os fundamentos do Scrum. 

Sinopse

Scrum foi inovador quando Jeff Sutherland o introduziu como uma forma de melhorar o progresso humano. Alguns descrevem a publicação de Scrum em 2014 como sendo um momento crucial na história da humanidade. Seu nome é emprestado do jogo de rúgbi para enfatizar a importância de um intenso trabalho em equipe. É uma estratégia integrada na maioria das principais empresas de tecnologia do mundo. Sabemos que funciona, mas este livro esboça por que funciona. O livro explora múltiplos cenários do mundo real para explicar como as pessoas lutam para realizar tarefas com agilidade e eficiência. O autor afirma que as estratégias Scrum podem resolver este dilema. A orientação Scrum é encontrada na raiz de muitas realizações modernas. O sistema de Jeff ajudou a trazer o FBI para o século XXI, por exemplo. Scrum também ajudou a reduzir a pobreza no mundo em desenvolvimento. Este livro é construído a partir de insights que Jeff obteve das artes marciais, da tomada de decisões judiciais, do combate aéreo avançado e da robótica.

 

StoryShot #1: Os caixas eletrônicos foram a inspiração para Scrum

Sutherland identificou pela primeira vez a abordagem deficiente da sociedade em relação à produtividade enquanto ele ajudava a distribuir caixas eletrônicos em todos os EUA. Ele acreditava que o método tradicional de desenvolvimento de software, incluindo o sistema de "cascata" associado aos caixas eletrônicos, era deficiente. Sutherland também detestava o uso excessivo da sociedade dos Gráficos de Gantt que ilustram o cronograma e o status das partes de um projeto. Uma vez ele tropeçou em um jornal japonês, publicado em 1986, intitulado "The New Product Development Game" (O Novo Jogo de Desenvolvimento de Novos Produtos). Este artigo foi escrito por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka, que se concentraram na importância das equipes multifuncionais na produção de um ambiente de trabalho mais rápido e mais flexível. 

StoryShot #2: Os Fundamentos do Scrum

Estas são as mensagens de take-away, inspiradas no papel de Takeuchi e Nonaka, que formaram os fundamentos do Scrum:

• Hesitação é Morte - Não hesite por muito tempo. Ao invés disso, siga esta série de ações: observe, oriente, decida e aja. Você precisa saber onde você e sua equipe estão atualmente. Avalie suas opções, tome uma decisão, e então aja de acordo com essa decisão.
• Procure respostas - Os sistemas mais adaptativos são aqueles que aprendem com o ambiente ao redor. Eles observam as melhores características de outros sistemas e os aplicam a seus próprios sistemas.
• As equipes devem ser estruturadas corretamente - Para que uma organização se sobressaia, suas equipes devem ser interfuncionais, autônomas e capacitadas.
• Não adivinhe apenas - Em vez de adivinhar se algo vai funcionar, basta fazê-lo. Planeje o que você quer fazer e depois aja. Verifique se esta ação produziu o resultado desejado e depois mude suas decisões futuras de acordo. A repetição desta etapa em ciclos regulares ajudará você e sua equipe a alcançar uma melhoria contínua.
• Shu Ha Ri - Este mantra chinês significa "obedecer, desprender e separar". Devemos primeiro obedecer às regras e normas que já funcionaram. Uma vez que estas sejam dominadas, você pode começar a inovar. Finalmente, em um estado elevado de domínio, você pode descartar as regras iniciais e tomar decisões únicas.

StoryShot #3: Ciclos de Sprint são cruciais para melhorar a eficiência

Como humanos, lutamos para nos concentrar. Esta luta para focalizar é a razão pela qual Sutherland é um defensor do Ciclo Sprint. Os Ciclos de Sprint estão operando quando as características de trabalho são construídas o mais rápido possível durante um período escolhido. Os Sprints são freqüentemente chamados de caixas de tempo. Estas caixas de tempo têm uma duração definida e devem ser mantidas de forma consistente para que você possa desenvolver um ritmo de trabalho. Durante este tempo, você pretende passar o maior número possível de tarefas do Backlog para o Doing. Seu Backlog é um acúmulo das tarefas ou tarefas de trabalho que estão atualmente inacabadas. Você deve se concentrar especificamente nas tarefas que podem ser marcadas como "Concluídas" até o final deste período.

Backlog->Para Do->Doing->Done

Durante o Ciclo Sprint, Sutherland sugere que você se faça as três perguntas a seguir:

1. O que você fez ontem para ajudar a equipe a terminar o sprint?
2. O que você vai fazer hoje para ajudar a equipe a terminar o sprint?
3. Que obstáculos estão se colocando no caminho da equipe?

StoryShot #4: Mapeie suas informações e tempo

Sutherland incentiva as equipes a mapear os fluxos de informação e comunicação. O mapeamento ajuda sua equipe a identificar pontos de estrangulamento e áreas onde o fluxo de informações se reduz. Outra maneira de maximizar a produtividade da equipe é garantir que as reuniões sejam realizadas de forma consistente e objetiva. Jeff recomenda que as reuniões sejam realizadas diariamente ou semanalmente, mas por uma duração máxima de 15 minutos. Como uma equipe, é preciso garantir que este tempo envolva o fornecimento das informações mais acionáveis e valiosas. Portanto, todos da equipe devem participar ativamente de alguma forma.

Aqui estão alguns pontos principais que o Scrum encarna no tópico do tempo:

• O tempo é finito, e deve ser tratado dessa forma. Para aproveitar ao máximo o seu tempo, você deve fazer o seu trabalho baseado no tempo. Dividir seu trabalho em períodos regulares, fixos e curtos. Estes ciclos de Sprint devem variar entre uma e quatro semanas.
• O final de seu Ciclo Sprint deve trazer alguns produtos para mostrar.
• A comunicação é vital para se fazer bom uso do tempo. A saturação da comunicação acelera o trabalho.
• Uma reunião por dia deve ser o limite. Inclua um tempo durante o dia quando você verificar o que pode ser feito para aumentar a velocidade do fluxo de trabalho e simplesmente fazê-lo.

StoryShot #5: Planos para seguir cegamente é estúpido

Uma das formas mais comuns de as pessoas procurarem aumentar sua produtividade é através do planejamento. Jeff aceita que o planejamento pode ser eficaz em algumas circunstâncias, mas que seguir cegamente os planos é estúpido. O planejamento excessivo é uma das falhas mais significativas na sociedade. As organizações freqüentemente tentam planejar um projeto inteiro elaborando gráficos complicados e confusos que incluem cada sub-tarefa. Entretanto, quando os planos detalhados se encontram com a realidade, eles muitas vezes se desfazem. Os planos detalhados são rígidos demais e nos impedem de nos adaptarmos às mudanças no ambiente relevante ao longo do caminho. Portanto, Jeff nos encoraja a aprender a esperar mudanças. Esta expectativa irá inspirar descobertas e novas idéias. 

Dentro deste storyshot, Jeff fornece algumas dicas claras sobre como desafiar nosso mundo de trabalho quebrado:

• Inspecione e adapte - Não se deixe cair no modo piloto automático sem avaliação. Ocasionalmente, pare o trabalho que você está fazendo e reveja o que você fez. Considere se a abordagem que você está adotando ainda está funcionando. Considere se você poderia ter feito melhor.
• Mudar ou morrer - Agarrar-se às velhas maneiras de fazer as coisas é uma maneira segura de falhar. Você tem que estar disposto a mudar, ou seus concorrentes mudarão antes de você e o deixarão para trás, atolados em suas velhas e improdutivas maneiras.
• Falha rápida para que você possa consertar cedo - Há uma tendência das organizações de investir muito de sua energia em procedimentos e reuniões. Muitas vezes é melhor criar valor visível que possa ser inspecionado em intervalos curtos. Se você estiver fazendo algum trabalho que não esteja produzindo valor real, então você deve parar. Se o produto que você está criando precisa ser alterado, então este ajuste deve ser feito com antecedência.

StoryShot #6: O sucesso é construído com base na eficiência da equipe

Scrum funciona quando as equipes dentro de uma organização operam eficientemente. Sutherland argumenta que a eficiência da equipe tem um impacto muito mais significativo do que a eficiência individual. Demasiadas pessoas e demasiados recursos farão com que uma equipe menos eficiente. Para uma equipe, você quer um mínimo de três pessoas. Geralmente, sete pessoas é o número ideal para uma equipe. Uma equipe com mais de nove pessoas tenderá a degradar a eficiência da equipe. 

Os pontos a seguir resumem como Sutherland caracteriza uma equipe que tem os fundamentos necessários para a excelência:

• Acordo sobre um propósito superior aos objetivos de qualquer indivíduo
• Autonomia, onde cada equipe tem o poder de tomar decisões sem precisar da permissão de outros 
• Funcionalidade cruzada na qual a equipe contém todas as habilidades necessárias para completar um projeto
• Sem apontar o dedo ou culpar. As pessoas não são culpadas pelos maus resultados; os culpados são os maus sistemas.

StoryShot #7: O multitarefa torna você estúpido

Uma das práticas frequentemente incentivadas nas organizações é a multitarefa. Sutherland acredita que é melhor fazer uma coisa exclusivamente e depois passar para outro projeto. Ele acha que fazer mais de uma coisa de cada vez atrasa e degrada seu desempenho em ambas as tarefas. Portanto, trabalhe em apenas uma coisa de cada vez e faça as coisas direito na primeira vez. Se você cometer um erro, você deve corrigir esses erros ou bugs assim que perceber. A espera para corrigir algo mais tarde pode reduzir a eficiência.

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Nota do editor

Este conteúdo foi publicado pela primeira vez em 2020.

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