Konsten att göra dubbelt så mycket arbete på halva tiden

Livet är hektiskt. Har Scrum av Jeff Sutherland varit på din läslista? Lär dig istället de viktigaste idéerna nu. Vi skrapar bara på ytan i den här sammanfattningen och recensionen av Scrum-boken. Om du inte redan har Scrum, beställ det här eller köp ljudboken gratis för att få reda på de saftiga detaljerna.

Jeff Sutherlands perspektiv

Jeff Sutherland har en ingenjörsexamen från USA:s militärakademi. Han tillskriver sitt systematiska sätt att tänka sin tid som stridspilot i Vietnam. Efter att ha arbetat inom militären i 11 år blev Jeff läkare vid University of Colorado School of Medicine. Det var vid University of Colorado som han började intressera sig för utveckling av IT-system. Han skulle så småningom bli expert på biometri, en tidig innovatör inom ATM-teknik och vice ordförande för teknik eller CTO på 11 olika teknikföretag. Jeff tillskriver denna framgång till att han har följt Scrums grundprinciper. 

• Spara

Synopsis

Scrum var banbrytande när Jeff Sutherland introducerade den som ett sätt att förbättra människans framsteg. Vissa beskriver publiceringen av Scrum 2014 som ett avgörande ögonblick i mänsklighetens historia. Namnet är lånat från rugbyspelet för att understryka vikten av intensivt lagarbete. Det är en strategi som integreras i de flesta av världens främsta teknikföretag. Vi vet att den fungerar, men i den här boken beskrivs varför det fungerar. Boken utforskar flera verkliga scenarier för att förklara hur människor kämpar för att utföra uppgifter med smidighet och effektivitet. Författaren hävdar att Scrum-strategier kan lösa detta dilemma. Scrum-orientering finns vid rötterna till många moderna landvinningar. Jeffs system bidrog till exempel till att föra in FBI i 2000-talet. Scrum har också bidragit till att minska fattigdomen i utvecklingsländerna. Den här boken bygger på insikter som Jeff fått från kampsport, rättsligt beslutsfattande, avancerad flygstrid och robotteknik.

 

StoryShot #1: Bankautomater var inspirationen till Scrum

Sutherland upptäckte först samhällets bristfälliga inställning till produktivitet när han hjälpte till att installera bankomater i USA. Han ansåg att den traditionella metoden för programvaruutveckling, inklusive det "vattenfallssystem" som förknippas med bankomater, var bristfällig. Sutherland avskydde också samhällets överdrivna användning av Gantt-tabeller som visar tidsplanen och statusen för de olika delarna av ett projekt. Han snubblade en gång över en japansk artikel från 1986 med titeln "The New New Product Development Game". Denna artikel skrevs av Hirotaka Takeuchi och Ikujiro Nonaka, som fokuserade på vikten av tvärfunktionella team för att skapa en snabbare och mer flexibel arbetsmiljö. 

StoryShot #2: Scrums grunder

Detta är de budskap som inspirerats av Takeuchi och Nonakas artikel och som utgör grunden för Scrum:

• Tveksamhet är döden - Tveka inte länge. Följ i stället denna serie åtgärder: observera, orientera dig, fatta beslut och agera. Du måste veta var du och ditt team befinner er för närvarande. Bedöm dina alternativ, fatta ett beslut och agera sedan utifrån det beslutet.
• Titta utåt för att hitta svar - De mest anpassningsbara systemen är de som lär sig av sin omgivning. De observerar de bästa egenskaperna hos andra system och tillämpar dem på sitt eget.
• Grupperna måste struktureras på rätt sätt - För att en organisation ska kunna utmärka sig måste grupperna vara tvärfunktionella, självständiga och ha befogenhet.
• Gissa inte bara - Istället för att gissa om något kommer att fungera, gör det bara. Planera vad du vill göra och agera sedan. Kontrollera om åtgärden gav önskat resultat och ändra sedan dina framtida beslut i enlighet med detta. Genom att upprepa detta steg i regelbundna cykler kan du och ditt team uppnå ständiga förbättringar.
• Shu Ha Ri - Detta kinesiska mantra står för "lyda, ta avstånd och separera". Vi måste först lyda de regler och normer som redan har fungerat. När man väl behärskar dessa kan man börja förnya sig. Slutligen, i ett förhöjt tillstånd av behärskning, kan du kasta bort de ursprungliga reglerna och fatta unika beslut.

StoryShot #3: Sprintcykler är avgörande för att förbättra effektiviteten

Som människor har vi svårt att fokusera. Det är därför som Sutherland förespråkar sprintcykeln. Sprintcykler är en verksamhet där arbetsfunktioner byggs så snabbt som möjligt under en vald period. Sprintar kallas ofta för tidlådor. Dessa tidsrutor har var och en en bestämd varaktighet och bör hållas konsekvent så att du kan utveckla en arbetsrytm. Under denna tid strävar du efter att flytta så många uppgifter som möjligt från Backlog till Doing. Din Backlog är en samling av de uppgifter eller arbetsuppgifter som för närvarande är oavslutade. Du bör fokusera särskilt på de uppgifter som kan markeras som "gjorda" i slutet av den här perioden.

Backlog->Att göra->Göra->Göra->Gjort

Under sprintcykeln föreslår Sutherland att du ställer dig själv följande tre frågor:

1. Vad gjorde du igår för att hjälpa teamet att avsluta sprinten?
2. Vad ska du göra idag för att hjälpa teamet att avsluta sprinten?
3. Vilka hinder står i vägen för teamet?

StoryShot #4: Kartlägg din information och tid

Sutherland uppmuntrar team att kartlägga informations- och kommunikationsflöden. Kartläggningen hjälper teamet att upptäcka flaskhalsar och områden där informationsflödet blir långsammare. Ett annat sätt att maximera teamets produktivitet är att se till att möten hålls konsekvent och målmedvetet. Jeff rekommenderar att möten hålls dagligen eller veckovis, men att de får vara högst 15 minuter långa. Som team måste ni se till att den här tiden innebär att ni ger den mest användbara och värdefulla informationen. Alla i teamet måste alltså delta aktivt på något sätt.

Här är några av de viktigaste punkterna som Scrum har när det gäller tid:

• Tiden är begränsad och bör behandlas på det sättet. För att få ut mesta möjliga av din tid bör du göra ditt arbete tidsbaserad. Dela upp arbetet i regelbundna, fasta, korta perioder. Dessa sprintcykler bör vara mellan en och fyra veckor.
• I slutet av din sprintcykel bör du få några leveranser att visa upp.
• Kommunikation är avgörande för att utnyttja tiden på ett bra sätt. Mättad kommunikation påskyndar arbetet.
• Ett möte per dag bör vara gränsen. Lägg in en tid under dagen då du kontrollerar vad som kan göras för att öka arbetsflödets hastighet och gör det.

StoryShot #5: Att blint följa planer är dumt

Ett av de vanligaste sätten att öka sin produktivitet är att planera. Jeff accepterar att planering kan vara effektiv under vissa omständigheter, men att det är dumt att blint följa planer. Överplanering är en av de största bristerna i samhället. Organisationer försöker ofta planera ett helt projekt genom att upprätta komplicerade och förvirrande diagram som inkluderar varje deluppgift. När detaljerade planer möter verkligheten faller de dock ofta sönder. Detaljerade planer är alltför rigida och hindrar oss från att anpassa oss till förändringar i den relevanta miljön under resans gång. Jeff uppmuntrar oss därför att lära oss att förvänta oss förändringar. Denna förväntan kommer att inspirera till upptäckter och nya idéer. 

I den här berättelsen ger Jeff några tydliga tips om hur man kan utmana vår trasiga arbetsvärld:

• Inspektera och anpassa - Låt dig inte hamna i autopilotläge utan utvärdering. Stoppa ibland det arbete du utför och granska vad du har gjort. Fundera över om det tillvägagångssätt du använder fortfarande fungerar. Fundera över om du kunde ha gjort det bättre.
• Förändra eller dö - Att hålla fast vid gamla sätt att göra saker och ting är ett säkert sätt att misslyckas. Du måste vara villig att ändra dig, annars kommer dina konkurrenter att ändra sig före dig och lämna dig bakom sig, fast i dina gamla, improduktiva metoder.
• Fail Fast så att du kan åtgärda tidigt - Organisationer tenderar att lägga för mycket energi på förfaranden och möten. Det är ofta bättre att skapa ett synligt värde som kan kontrolleras med korta intervaller. Om du gör något arbete som inte skapar verkligt värde bör du sluta. Om den produkt du skapar behöver ändras bör denna justering göras tidigt.

StoryShot #6: Framgång bygger på teamets effektivitet

Scrum fungerar när teamen inom en organisation arbetar effektivt. Sutherland hävdar att teamets effektivitet har en mycket större inverkan än den individuella effektiviteten. För många människor och för många resurser gör att ett team blir mindre effektiv. Ett team bör bestå av minst tre personer. I allmänhet är sju personer det idealiska antalet för ett team. Ett team med fler än nio personer tenderar att försämra teamets effektivitet. 

Följande punkter sammanfattar hur Sutherland karaktäriserar ett team som har de grundläggande egenskaper som krävs för att uppnå toppkvalitet:

• Enighet om ett högre syfte än de individuella målen.
• Autonomi, vilket innebär att varje grupp har befogenhet att fatta beslut utan att behöva tillstånd från andra. 
• Tvärfunktionalitet där teamet innehåller alla färdigheter som krävs för att slutföra ett projekt.
• Inga anklagelser eller skuldbelägganden. Det är inte människorna som bär skulden för dåliga resultat, utan det är de dåliga systemen som bär skulden.

StoryShot #7: Multitasking gör dig dum

En av de metoder som ofta uppmuntras i organisationer är multitasking. Sutherland anser att det är bättre att göra enbart en sak och sedan gå vidare till ett annat projekt. Han anser att om man gör mer än en sak samtidigt blir man långsammare och försämrar sin prestation i båda uppgifterna. Så arbeta med endast en sak i taget och gör saker och ting rätt första gången. Om du gör ett fel bör du åtgärda dessa fel eller buggar så fort du märker dem. Att vänta med att åtgärda något senare kan minska effektiviteten.

StoryShot #8: Det finns tre typer av avfall

I denna bok beskriver Sutherland tre typer av avfall: Muri, Mura och Muda. Muri förknippas med slöseri genom orimlighet. Mura förknippas med slöseri genom inkonsekvens. Muda slutligen är förknippat med slöseri genom suboptimala resultat.

StoryShot #9: Att arbeta för hårt orsakar misstag

Att arbeta länge producerar avfall. Fler timmars arbete leder inte till att man får mer gjort;  mindre blir gjort. Även om det är viktigt att arbeta hårt för att lyckas, är det för hårt arbete som gör människor trötta. Trötthet leder till misstag. Arbeta på vardagar och på rimliga tider. Ta semester för att förebygga utbrändhet. Detta knyter också an till Jeffs synpunkt att heroisk ansträngning inte bör betraktas som något bra. I stället ser Jeff heroisk ansträngning som ett misslyckande i planeringen. 

Dessutom måste de mål du skapar vara sådana som du kan uppnå - att sätta upp mål som är utmanande. och kan motivera dig. Omöjliga mål gör dig bara olycklig och sänker din motivation. 

StoryShot #10: Sann lycka ligger i processen

Sutherland beskriver lycka som en viktig faktor för att förutsäga resultat. Lycka kan tillämpas på både individer och team och definieras som en kombination av autonomi, behärskning och målmedvetenhet. 

Sann lycka finns i processen, inte i resultatet. Ofta belönar organisationer prestationer. Vi borde i stället belöna dem som strävar efter storhet. Det är Scrum Masterens roll att hindra team från att utveckla självbelåtenhet. Scrum Master är den person som ansvarar för teamet. Stolthet förknippas ofta med belöningar baserade på resultat. Belöna i stället dina lagmedlemmar när de gör rätt saker för att driva dem mot storhet.

Här är några av anledningarna till att Jeff Sutherland tror att lycka får ditt team att prestera bättre:

1. Lycka hjälper dig att fatta smartare beslut
2. Lycka gör att du kan vara mer kreativ
3. Lycka innebär att det är mindre troligt att människor lämnar sitt arbete.
4. Om du kan kvantifiera din lycka kan du se hur den förbättrar din prestation. Lycka är ett framtidsorienterat mått, medan alla andra mått är bakåtsträvande.

En aspekt av teamglädje som Jeff tog upp var idén om fullständig öppenhet inom organisationen. Inga hemligheter ska hållas hemliga. Till exempel bör alla känna till varandras löner och ekonomi. Att dölja saker för varandra tjänar bara dem som är ute efter att hjälpa sig själva. 

Vi får inte heller låta vår lycka ta över helt och hållet genom att låta oss tro att vi presterar bättre än vad vi gör. Vi bör därför alltid mäta vår lycka mot våra prestationer.

StoryShot #11: Hur man prioriterar

Vad ni som organisation prioriterar bör ni avgöra genom att ställa er själva följande frågor:

• Kommer det att ha en betydande inverkan?
• Kommer det att vara relevant för våra kunder?
• Kommer det att ge pengar?
• Kommer det att vara det enklaste alternativet att genomföra?

För att bestämma vilken uppgift som ska göras först måste du skapa en lista över allt som kan göras i ett projekt. Sätt sedan de saker som har det högsta värdet och den lägsta risken högst upp i din backlog. Fyll slutligen ut resten av din lista genom att tillämpa samma formel på de återstående uppgifterna. Att få människor att prioritera efter värde tvingar dem att producera det viktigaste arbetet först.

När det gäller intäkter rekommenderar Sutherland att man identifierar 20% av insatsvaran som ger 80% av produktionen. Som team måste ni ta reda på var det största värdet kan levereras med minsta möjliga ansträngning. Detta kallas Minimum Viable Product (MVP) och är förknippat med Rapid Prototyping, vilket innebär att få ut en produkt på marknaden så snabbt som möjligt. 

För att snabbt ta fram en prototyp i en icke-teknisk miljö måste du testa din produkt och få ut den till slutanvändarna så snabbt som möjligt. Ta sedan emot feedback från dina slutanvändare och gör om den i enlighet med detta.

StoryShot #12: Scrum kan påverka alla sektorer

Scrum påskyndar alla mänskliga ansträngningar. Det kan tillämpas på allt. I den här berättelsen ges exempel på hur Scrum redan gör just det. Här är två exempel som är långt ifrån företagsvärlden: 

1. Scrum används av många nederländska gymnasieskolor. De har observerat en omedelbar förbättring av testresultaten med mer än 10%.
2. Scrum används i Uganda av Grameen Foundation för att bekämpa fattigdom. Scrum används för att leverera jordbruks- och marknadsdata till fattiga jordbrukare på landsbygden. Sedan Scrum infördes har jordbrukarna sett en fördubbling av sin avkastning och sina intäkter.

StoryShot #13: Planera aldrig fantasi

Sutherland uppmanar till att planera endast de saker som måste göras. Vi bör alltså aldrig planera allting flera år i förväg. Allt vi behöver göra är att planera tillräckligt för att hålla våra team sysselsatta och arbeta effektivt.

Ett vanligt planeringsfel är dessutom att planera i absoluta termer eller i steg, t.ex. timmar. Planering på detta sätt är för stelbent och tar inte hänsyn till olika faktorer som kan påverka hur lång tid uppgifterna tar. Använd något mer flexibelt som T-shirtstorlekar för att beskriva hur stor en uppgift är. 

När du planerar, försök att tänka på arbetet som en berättelse (en realistisk berättelse, förstås). Tänk alltså på vem som kommer att få nytta av uppgiften. Tänk sedan på vad värdet är. Slutligen, fundera på varför de behöver detta värde. 

Känn till teamets produktionshastighet. Alla team bör veta hur mycket arbete de kan få gjort under en sprintcykel. De bör också veta hur mycket de kan förbättra hastigheten genom att arbeta smartare. 

Du kan sätta upp mål för ditt team som kanske skulle ha verkat djärva innan du började använda ett Scrum-tänkande (t.ex. att fördubbla din produktion).

StoryShot #14: Hur man förbättrar effektiviteten

Slutligen uppmuntrar Jeff metoder som gör arbetet enklare och problemfritt. Scrum handlar om att möjliggöra den mest flöde möjligt. Därför bör vi ta bort alla åtgärder som hämmar lagets effektivitet. Om möjligt bör vi ta bort alla onödiga formulär, möten, godkännanden och standarder. Dessa saker står bara i vägen för ett produktivt team. Vidare ska du inte tillåta några beteenden som orsakar känslomässigt kaos eller förminskar andra i teamet.

StoryShot #15: Produktägare är viktiga

Produktägaren bestämmer vad arbetet ska bestå av. De bestämmer vad som finns i backloggen och i vilken ordning backlog-objekten ska färdigställas. Jeff beskriver produktägare som fantastiska produktmarknadsförare. Produktägaren behöver inte förstå den tekniska sidan av produkten. I stället måste de förstå produkten ur kundens synvinkel. Produktägaren bör ständigt tänka på vad kunden som använder produkten behöver. De bör sätta sig in i tankesättet hos de människor som får värde av din produkt. Jeff förklarar att scrum master och produktägare måste ställas på olika krav. Scrum master och teamet är ansvariga för hur snabbt saker och ting görs. Produktägaren ansvarar för att produktiviteten omvandlas till värde.

Jeff sammanfattar produktägarens roll med hjälp av fyra egenskaper:

1. Scrum master är den hur, medan produktägaren är den som vad. De senare bör ägna halva sin tid åt att prata med kunderna. Produktägaren måste känna marknaden tillräckligt väl för att förstå vad som kommer att göra skillnad.
2. Produktägaren bör ha befogenheter. De bör få bestämma om produktens vision utan att ledningen blockerar besluten.
3. Produktägaren måste vara pålitlig, konsekvent och tillgänglig. En nyckel till teamets framgång är en ständig dialog mellan teamet och produktägaren. Välj därför en produktägare som har tid att vara tillgänglig för teamet. Detta utesluter vd:ar och andra högre chefer.
4. Produktägaren måste vara ansvarig för värdet. Jeff mäter en produktägares prestationer med hur mycket intäkter de levererar per ansträngning. Anta att teamet producerar fyrtio arbetspoäng per vecka. I det fallet skulle Jeff vilja mäta hur mycket intäkter som skapas för var och en av de 40 olika punkterna. 

Slutsammanfattning och granskning av Scrum

Som Sutherland beskriver det är Scrum "Konsten att göra dubbelt så mycket arbete på halva tiden". Genom att avstå från rigida mikromanagementplaner och institutionell byråkrati arbetar grupperna mycket effektivare, vilket har visat sig globalt inom näringsliv, myndigheter och utbildning. Den här boken innehåller massor av praktiska insikter om Scrums grunder, sprintcykler, smart planering och prioritering, undvikande av distraktion, utbrändhet och slöseri, effektivt ledarskap och framför allt produktivt lagarbete.

Betyg

Vi ger Scrum-boken betyget 4,4/5.

Scrum PDF, infografik och animerad boksammanfattning

Detta var toppen av isberget. Om du vill gå in i detaljerna och stödja författaren kan du beställa boken. här eller köp ljudboken gratis på Amazon.

Var du nöjd med det du lärde dig här? Kommentera nedan eller dela för att visa att du bryr dig.

Är du ny på StoryShots? Få PDF-, infografik-, gratis ljud- och animerade versioner av denna analys och sammanfattning av Scrum och hundratals andra bästsäljande fackböcker i vår gratis topprankad app. Apple, Google, The Guardian och FN har nämnt appen som en av världens bästa läs- och inlärningsappar.

Redaktörens anmärkning

Detta innehåll publicerades första gången 2020.

Relaterade kostnadsfria boksammanfattningar

Sprint av Jake Knapp

Förvaltning med hög produktion av Andrew Grove

De 5 dysfunktionerna i ett team av Patrick Lencioni

Lean Startup av Eric Ries

Tänkande, snabbt och långsamt av Daniel Kahnemann

E-Mythen omprövad av Michael E. Gerber

Manifestet om checklistor av Atul Gawande

Vanor för höga prestationer av Brendon Burchard 

De fem dysfunktionerna i ett team

Hur Google fungerar av Eric Schmidt och Jonathan Rosenberg

Mät det som är viktigt av John Doerr

Djupt arbete av Cal Newport

Burnout av Emily Nagoski

4 timmars arbetsvecka av Tim Ferriss

Manifest för checklistor av Atul Gawande

Strategi och taktik för ledarskap av Jocko Willink

Kör av Daniel Pink

80/20-principen av Richard Koch